Você já ouviu falar em assinatura em lote?
Em um primeiro momento, o termo pode parecer estranho, mas é o modo como costumamos chamar o ato de assinar vários documentos digitais de uma só vez.
Realizar esse processo de modo físico, com documentos em papel, leva um tempo considerável. Mas hoje, com a assinatura eletrônica, é possível assinar inúmeros documentos em instantes, de forma simples e ágil.
Neste artigo, vamos explicar como funciona e quais as vantagens desse processo.
Vamos lá?
O que é assinatura em lote?
A assinatura em lote é o termo utilizado para o ato de assinar vários documentos digitais de forma simultânea.
No caso, esse processo ocorre com o uso da assinatura eletrônica em plataformas especializadas, para que a formalização ocorra em um ambiente seguro e que garanta a validade jurídica dos documentos.
O que é assinatura eletrônica?
De forma geral, podemos definir assinatura eletrônica como todo tipo de assinatura realizada por meio de um dispositivo eletrônico.
Nesse sentido, hoje temos diferentes modalidades de assinatura eletrônica disponíveis no mercado. O que as difere são os tipos de tecnologia utilizadas para certificar a autoria da assinatura e, consequentemente, o nível de segurança que elas oferecem.
Quando a assinatura eletrônica começou a ser utilizada no Brasil nos anos 2000, costumava-se utilizar os termos assinatura eletrônica e assinatura digital para definir as modalidades disponíveis.
A assinatura eletrônica enquanto modalidade de assinatura é aquela que utiliza dados e evidências digitais (como número IP, geolocalização etc) para identificar e comprovar a autenticidade do signatário.
Já a assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica que obrigatoriamente utiliza certificado digital, um documento que funciona como uma identidade eletrônica única do signatário. No meio digital, seria equivalente ao CPF (para pessoa física) e ao CNPJ (para pessoa jurídica).
Hoje, mesmo após a publicação da Lei nº 14.063/2020, que criou outras denominações para as modalidades de assinatura eletrônica (as quais explicaremos posteriormente), esses termos ainda são utilizados. Por isso, é importante saber identificá-los no discurso sobre assinatura eletrônica.
Qual a validade jurídica da assinatura em lote?
A assinatura em lote consiste, como explicamos, no uso da assinatura eletrônica para rubricar diversos documentos de uma só vez.
Sendo assim, a validade jurídica da assinatura em lote possui a mesma base da assinatura eletrônica: a Medida Provisória (MP) nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.
Medida Provisória nº 2.200-2/2001
A MP nº 2.200-2/2001 é a legislação responsável por instituir a ICP-Brasil, órgão responsável por garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de aplicações que utilizem certificados digitais e transações e documentos em forma eletrônica. Foi a partir da implementação dessa cadeira hierárquica que o Brasil passou a ter uma base jurídica para regulamentar o uso de assinaturas eletrônicas.
Neste tema, a principal contribuição da MP nº 2.200-2/2001 é definir que outros meios de comprovação, além do certificado digital emitido pela ICP-Brasil, são válidos para atestar a autoria de documentos eletrônicos, contanto que todas as partes estejam de acordo.
Lei nº 14.063/2020
A Lei nº 14.063/2020 dispõe sobre o uso das assinaturas eletrônicas em três âmbitos:
- Interações entre e com os entes públicos — ou seja, órgãos e entidades governamentais;
- Interações entre pessoas naturais e jurídicas de direito privado;
- Questões de saúde pública.
Outra das contribuições mais importantes da Lei nº 14.063/2020 é a categorização de assinaturas eletrônicas em três classes. São as seguintes:
- Assinatura eletrônica simples: ao anexar e associar dados em formato eletrônico, possibilita a identificação do signatário. Equivale à assinatura eletrônica;
- Assinatura eletrônica avançada: utiliza certificados digitais não emitidos pela ICP-Brasil ou outras tecnologias, que oferecem elevado nível de confiança ou estão associadas de maneira unívoca ao signatário. No primeiro caso, equivale à assinatura digital, e no segundo caso, à assinatura eletrônica;
- Assinatura eletrônica qualificada: exige obrigatoriamente o uso de certificado digital no padrão da ICP-Brasil. Equivale à assinatura digital.
Quais assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas na assinatura em lote?
É possível utilizar qualquer tipo de assinatura eletrônica na assinatura em lote, desde as modalidades mais simples até as que utilizam certificado digital.
No caso das modalidades mais simples, que não utilizam tecnologias avançadas ou certificado digital no padrão da ICP-Brasil, é recomendável deixar em evidência, no contrato ou documento a ser assinado, que todos os signatários estão cientes e de acordo com o uso da modalidade de assinatura escolhida.
Esse é um ponto importante para garantir a validade jurídica do documento posteriormente, como observado na MP nº 2.200-2/2001:
Art. 10, § 2o: “O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”
Já no caso da assinatura digital, o uso de certificado digital no padrão ICP-Brasil já presume que o documento ou contrato assinado com a modalidade é verdadeiro. Isso acontece porque o certificado digital, por utilizar criptografia, torna a autenticidade da assinatura digital inquestionável.
Como garantir a segurança da assinatura em lote?
A segurança da assinatura em lote está diretamente relacionada a dois pontos: a credibilidade do site/plataforma/sistema em que ela é realizada e o tipo de modalidade de assinatura eletrônica.
Quanto ao primeiro ponto, é fundamental realizar a assinatura em lote em uma solução que disponibiliza condições mínimas para garantir a segurança dos dados do usuário.
Caso esta solução seja um site, por exemplo, é possível verificar a presença dos seguintes elementos, que atestam a seriedade da empresa:
- URL e domínio: a presença do https e de domínios como .com ou com.br na url transmitem mais confiança;
- Informações de contato: dados como telefone, e-mail e redes sociais oferecem caminhos para contatar a empresa caso ocorra algum problema;
- Política de privacidade: empresas confiáveis informam como tratarão os dados pessoais de seus clientes;
- Termos e condições de uso: indicam quais são os direitos e obrigações da empresa e o usuário que utilizará o serviço.
Neste contexto, em que estamos falando de assinatura eletrônica, também é importante observar se as operações da solução são realizadas de acordo com a MP nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020.
Já quanto à modalidade de assinatura eletrônica, quanto mais avançada a tecnologia utilizada para comprovar a autenticidade da autoria, mais segura será a assinatura.
Sendo assim, a modalidade mais segura de assinatura eletrônica é a assinatura digital, que utiliza certificado digital — em particular a assinatura eletrônica qualificada, que exige obrigatoriamente o uso de certificado digital no padrão da ICP-Brasil. A própria Lei nº 14.063/2020 ressalta isso:
Art. 4º, item III, § 1º – Os 3 (três) tipos de assinatura referidos nos incisos I, II e III do caput deste artigo caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular, e a assinatura eletrônica qualificada é a que possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas, de seus padrões e de seus procedimentos específicos.
Quais são as vantagens da assinatura em lote?
A assinatura em lote oferece diversas vantagens ao signatário. Confira mais sobre elas abaixo!
Praticidade
Se assinar um documento de forma eletrônica já é prático, imaginar assinar vários de uma vez só! Essa facilidade, possível com a assinatura em lote, permite que o signatário formalize diversos documentos à distância, em qualquer lugar e horário, desde que tenha um dispositivo eletrônico com acesso à internet.
Agilidade
A assinatura em lote também traz mais agilidade às negociações, já que assinar vários documentos de uma vez reduz o tempo necessário para formalizar todos eles.
Redução de custos
Com a assinatura em lote, não há necessidade de se deslocar para assinar os documentos de forma presencial, o que diminui os gastos com transporte.
Além disso, como a assinatura em lote é realizada de forma virtual, não é preciso imprimir os documentos. Desse modo, também é possível reduzir gastos com a impressão, seja em gráficas/papelarias ou com a compra de papel e manutenção da impressora.
Como utilizar a assinatura em lote?
Primeiramente, para começar a utilizar a assinatura em lote, é preciso escolher em qual solução você adicionará os documentos e contratos para serem assinados.
Nesse contexto, o ideal é escolher uma plataforma especializada em assinatura eletrônica, para garantir que as operações serão realizadas conforme as diretrizes da MP nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.
Após selecionar as opções de plataformas especializadas em assinatura eletrônica, é hora de verificar se a solução disponibiliza a funcionalidade de assinatura em lote. A Assinei é uma opção — é possível assinar os documentos em lote tanto com assinatura eletrônica, sem uso de certificado digital, ou com assinatura digital.
Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é assinatura em lote e como utilizá-la com segurança e validade jurídica. Também apresentamos quais modalidades de assinatura eletrônica podem ser adotadas para assinar vários documentos de uma vez.
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