Assinatura digital e assinatura eletrônica: guia definitivo com tudo o que você precisa saber

Imagem de destaque para artigo do Blog Assinei sobre assinatura digital e assinatura eletrônica. Na imagem, um homem negro jovem sorri enquanto olha para o smartphone (Créditos: Freepik)
Entenda o que são, como fazer e em quais contratos e documentos utilizar a assinatura digital e assinatura eletrônica, modalidades com validade jurídica no Brasil.

Assinatura digital, assinatura eletrônica, assinatura digitalizada… afinal, elas significam a mesma coisa? 

Apesar de ter ganhado popularidade nos últimos anos, a ideia de assinar um documento de forma eletrônica ainda gera insegurança para muitos.  

Muitas dúvidas podem se passar pela sua cabeça: esse é um procedimento seguro? A assinatura eletrônica é aceita pela legislação brasileira? Qualquer pessoa pode assinar um documento eletronicamente? 

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre assinatura digital e assinatura eletrônica — que já adiantando, não são sinônimos, mas duas modalidades de assinatura diferentes! 

Além disso, também iremos entender qual a relação das duas modalidades com as classes de assinatura eletrônica da Lei nº 14.063/2020 (simples, avançada e qualificada). 

Vamos lá? 

Nos acompanhe e saiba mais! 

Assinatura eletrônica: categoria x modalidade 

Primeiramente, antes de diferenciarmos as duas modalidades, precisamos entender que o termo “assinatura eletrônica” pode-se referir à: 

  • Categoria assinatura eletrônica, que abarca todas as modalidades de assinatura realizadas por meio de um dispositivo eletrônico; 
  • Modalidade assinatura eletrônica, uma forma específica de assinatura eletrônica que utiliza dados básicos para comprovar a autoria do signatário. 

Para ficar mais fácil de entender, vamos visualizar a imagem abaixo: 

Imagem que apresenta os diferentes tipos de assinatura: assinatura manuscrita, assinatura digitalizada e assinatura eletrônica. Quanto à assinatura eletrônica, temos duas modalidades existentes: a assinatura eletrônica, que não utiliza certificado digital, e a assinatura digital, que utiliza certificado digital

Observe que de forma geral, temos três tipos de assinatura: a manuscrita, a digitalizada e a eletrônica

No entanto, na assinatura eletrônica, temos duas ramificações: a assinatura eletrônica e a assinatura digital

Esta assinatura eletrônica que aparece como um dos tipos de assinatura é a que nos referimos acima como a categoria assinatura eletrônica. Também podemos entendê-la como gênero, no sentido de ser uma divisão que engloba todas as modalidades de assinatura que podem ser realizadas de modo eletrônico. 

Já a assinatura eletrônica que aparece como ramificação da categoria assinatura eletrônica é a modalidade.  

Ao seu lado, temos a assinatura digital como outra ramificação de assinatura eletrônica — ou seja, ela é uma outra modalidade de assinatura que pode ser realizada eletronicamente. 

Entendido isso, vamos agora compreender as diferenças dessas duas modalidades de assinatura eletrônica: a assinatura eletrônica e a assinatura digital. 

O que é assinatura eletrônica? 

A assinatura eletrônica é uma modalidade de assinatura, realizada por meio de um dispositivo eletrônico, que utiliza um conjunto de dados e evidências digitais para identificar e comprovar a autenticidade do signatário. 

E quais dados e evidências seriam esses? 

Eles variam de acordo com o contexto em que a assinatura eletrônica é realizada. Alguns exemplos possíveis são: 

  • Geolocalização; 
  • Número IP ou identificação da conexão; 
  • Código via e-mail; 
  • Código via SMS. 

O que é assinatura digital? 

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica que obrigatoriamente utiliza certificado digital, um documento que funciona como uma identidade eletrônica única do signatário. No meio digital, seria equivalente ao CPF (para pessoa física) e ao CNPJ (para pessoa jurídica). 

Por meio do uso de certificado digital, a assinatura digital é a única modalidade de assinatura eletrônica que utiliza criptografia, tecnologia que transforma dados em códigos e é um dos principais mecanismos de segurança digital. 

Qual a relação da assinatura eletrônica e digital com a assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada? Elas são iguais? 

Agora que entendemos o que é assinatura eletrônica e assinatura digital, vamos destrinchar o que é assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada. 

Estas denominações foram definidas por meio da Lei nº 14.063/2020. Segundo a legislação, essas são as três categorias de assinaturas eletrônicas utilizadas no Brasil:  

  • Assinatura eletrônica simples; 
  • Assinatura eletrônica avançada; 
  • Assinatura eletrônica qualificada. 

As novas nomenclaturas acabam por se confundir com as outras denominações — assinatura eletrônica e assinatura digital — que temos utilizado nos últimos anos e ainda são mais conhecidas. 

O que precisamos entender é que, na prática, essas classes não são diferentes das modalidades de assinatura eletrônica que conhecemos. 

Vamos ver com mais detalhes abaixo.  

Assinatura eletrônica simples 

Anteriormente, explicamos que a assinatura eletrônica é aquela que utiliza um conjunto de informações digitais para comprovar a autenticidade do signatário. 

Esta modalidade é equivalente à assinatura eletrônica simples, que pela definição do artigo 4 da Lei nº 14.063/2020, é: 

  • A que permite identificar o seu signatário; 
  • A que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. 

Sendo assim, podemos entender a assinatura eletrônica e a assinatura eletrônica simples como sinônimos. 

Assinatura eletrônica avançada 

Nos padrões da Lei nº 14.063/2020, a assinatura digital é equivalente às classes assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada. 

A assinatura eletrônica avançada é uma classe de assinatura que utiliza certificados digitais não emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outras tecnologias para comprovar a autenticidade do signatário. 

Em comparação à assinatura eletrônica simples, a assinatura eletrônica avançada utiliza recursos mais rigorosos, que são inequívocos do signatário, como meio de comprovação.  

Algumas dessas tecnologias, por exemplo, são a biometria e o reconhecimento facial. Ambos são métodos que utilizam características físicas individuais de cada pessoa para atestar a identidade. 

Pelo uso do certificado digital, englobamos a assinatura eletrônica avançada no conceito de assinatura digital. 

Assinatura eletrônica qualificada 

A assinatura eletrônica qualificada, por sua vez, é uma classe de assinatura que exige obrigatoriamente o uso de certificado digital no padrão da ICP-Brasil.  

Este é o único meio de comprovação utilizado por essa modalidade. Por isso, também é o equivalente ao que nos referimos como assinatura digital. 

Classes de assinatura eletrônica conforme a Lei nº 14.063/2020: assinatura eletrônica simples, assinatura avançada e assinatura qualificada

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? 

A única diferença entre as modalidades assinatura eletrônica e assinatura digital é o uso de certificado digital. 

Como verificamos acima, a assinatura eletrônica não utiliza certificado digital. Já a assinatura digital, ao contrário, sempre adota o uso do certificado digital. 

Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica e da assinatura digital? 

A assinatura eletrônica e a assinatura digital possuem pleno amparo jurídico na legislação brasileira. 

As duas principais leis que validam o uso das modalidades no país são a MP nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020

Vamos ver mais sobre elas abaixo! 

Medida Provisória nº 2.200-2/2001 

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 é a legislação responsável por instituir a ICP-Brasil, uma cadeira hierárquica com diferentes entidades que trabalham em conjunto para garantir a integridade e a validade jurídica de transações e documentos em forma eletrônica. 

Assim, a partir da implementação dessa cadeira hierárquica, o Brasil passou a ter uma base jurídica para regulamentar o uso de assinaturas eletrônicas. 

A modalidade de assinatura eletrônica que não utiliza certificado digital está fundamentada no segundo parágrafo do artigo 10.  

Trecho da MP nº 2.200-2/2001 que ampara juridicamente o uso de assinatura eletrônica no Brasil.

Neste trecho, a MP nº 2.200-2/2001 define que para atestar a autoria de documentos eletrônico, são válidos outros meios de comprovação além do certificado digital emitido pela ICP-Brasil desde que todas as partes estejam de acordo com o método

Sendo assim, a assinatura eletrônica terá validade jurídica se todos concordam com o uso da modalidade para formalizar o documento.  

O amparo jurídico da assinatura digital também está disposto no artigo 10, mais precisamente no primeiro parágrafo.   

Primeiro parágrafo do artigo 10 da MP nº 2.200-2/2001 que ampara juridicamente o uso da assinatura digital no Brasil.

Vale reforçar que é fundamental verificar se o contrato e documento em questão não determina, por lei, o uso de alguma modalidade específica de assinatura eletrônica. 

Se este for o caso, então é preciso atender a exigência. 

Lei nº 14.063/2020 

Além da MP nº 2.200/2001, nós também temos a Lei nº 14.063/2020 que dispõe sobre o uso das assinaturas eletrônicas em três âmbitos: 

  • Interações entre e com os entes públicos — ou seja, órgãos e entidades governamentais; 
  • Interações entre pessoas naturais e jurídicas de direito privado; 
  • Questões de saúde pública. 

Como explicamos anteriormente, a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias: assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada e assinatura qualificada. 

Logo, se a formalização do documento atender as disposições da lei, bem como outras particularidades exigidas para o documento, a assinatura eletrônica será válida. 

Onde e como fazer uma assinatura eletrônica? 

Para fazer uma assinatura eletrônica válida juridicamente, o ponto mais importante é utilizar uma plataforma especializada neste tipo de assinatura, que deve operar conforme as exigências da lei.  

É por meio destas plataformas, que permitem a elaboração ou upload de contratos e documentos, que você irá assinar eletronicamente. 

Cada plataforma utiliza dados e evidências digitais pré-definidos para comprovar a autoria. 

Um software, por exemplo, pode utilizar apenas o nome, e-mail e senha para a realização da assinatura eletrônica. Já outro sistema, além de exigir que esses dados sejam informados, também pede o número de CPF para assinar o documento. 

Por isso, a ideia de fazer uma assinatura eletrônica não segue a mesma lógica de uma assinatura manuscrita. 

Quando vamos assinar um documento físico, recriamos a assinatura do mesmo modo que registramos em nossa identidade, certo? 

Já a assinatura eletrônica não possui um modelo definido que vale para todas as ocasiões. Os dados e evidências digitais utilizados para comprovar a autoria variam de acordo com a plataforma escolhida. 

Onde e como fazer uma assinatura digital? 

Para fazer uma assinatura digital com amparo jurídico, é imprescindível utilizar um certificado digital, que deve estar no prazo de validade. Caso não esteja, é necessário adquirir outro ou fazer a renovação

O processo de assinatura digital também ocorre por meio de uma plataforma especializada em assinaturas eletrônicas.  

Neste contexto, é necessário informar os dados pessoais (nome, CPF/CNPJ, e-mail etc) e selecionar o certificado digital, que deverá estar instalado no dispositivo (computador, celular ou tablet), conectado por token/cartão ou armazenado na nuvem

Você pode conferir mais detalhes sobre todo esse processo no artigo Como criar uma assinatura eletrônica e assinatura digital do Blog Assinei.

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Quais são as vantagens da assinatura eletrônica e da assinatura digital? 

A assinatura eletrônica e assinatura digital oferecem diversos benefícios. Os principais são: 

Praticidade 

Assinar um documento de forma eletrônica é mais prático do que formalizá-lo de modo presencial, com a assinatura manuscrita. 

Por meio da assinatura eletrônica e digital, você consegue assinar documentos em qualquer lugar e horário desde que tenha um dispositivo eletrônico com acesso à internet. 

Esta é uma funcionalidade muito útil para a realização de diversas transações pela internet e também para o trabalho remoto, modalidade que ganhou força com a pandemia do Covid-19. 

Agilidade 

Ter mais mobilidade e praticidade na hora de formalizar documentos também traz outro benefício: a agilidade. 

Além da praticidade de assinar o arquivo de qualquer lugar, horário e dispositivo eletrônico, o processo de preparar e enviar um documento para assinatura leva poucos minutos. 

O próprio ato de assinar um documento com assinatura eletrônica e digital também é extremamente rápido — basta informar os dados necessários e alguns cliques para formalizar o documento. 

Algumas plataformas, como a Assinei, ainda disponibilizam a assinatura em lote, que permite assinar vários documentos de uma só vez. 

Assim, nada de perder tempo com a impressão, deslocamento, trânsito e envio de documentos pelo correio — com a assinatura eletrônica, isso fica no passado! 

Economia de tempo 

Mais agilidade, mobilidade e praticidade levam à economia de tempo, outro dos benefícios da assinatura eletrônica. 

Utilizar a assinatura eletrônica diminui significativamente o tempo gasto no envio dos documentos para assinatura, que é realizado por e-mail, mensagem SMS ou Whatsapp. 

Para assinar o documento, o processo também é rápido: basta acessar o link recebido e preencher os dados necessários.  

Redução de custos 

Sem ter a necessidade de enviar ou solicitar a entrega de um documento físico, não é necessário ter gastos com transporte ou despacho.  

Este é o mesmo caso para os deslocamentos antes exigidos para assinar um documento físico. Por meio da assinatura eletrônica, essa formalização ocorre inteiramente pela internet, sem necessidade de encontros presenciais. 

Além disso, com a assinatura eletrônica, não é preciso imprimir documentos. Desse modo, é possível reduzir os gastos com gráficas, papelarias e com o papel, manutenção da impressora e toners da própria empresa. 

Sustentabilidade 

Diminuir a impressão de documentos contribui diretamente com uma empresa mais sustentável, já que reduz o consumo de papel e toners de impressoras. 

A produção de papel exige uma grande quantidade de água, além de gerar diversos resíduos que não conseguem ser aproveitados. 

Já a produção de cartuchos e toners costuma utilizar óleo combustível de origem fóssil, que não são renováveis. 

Neste contexto, vale ressaltar a importância da agenda ESG, que ganha cada vez mais força no mundo empresarial. 

Segurança 

A assinatura eletrônica e a assinatura digital são seguras juridicamente, com amparo nas leis MP nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020, e também quanto à proteção de dados. 

Afinal, toda assinatura eletrônica reúne diversos dados e evidências digitais que registram onde e quando o documento foi assinado. 

No caso da assinatura eletrônica, a tecnologia utilizada é a blockchain, que torna possível rastrear todas as alterações feitas em um arquivo ou transação. Caso seja verificado uma mudança não autorizada, a assinatura então será invalidada. 

Já a assinatura digital, por sua vez, utiliza a criptografia, que codifica as informações e só permite a visualização dos dados por pessoas autorizadas. Seu uso equivale a uma assinatura manuscrita com reconhecimento de firma — por isso, é considerada a modalidade de assinatura mais segura possível.  

Como saber se uma assinatura eletrônica e assinatura digital são verdadeiras? 

Para saber se uma assinatura eletrônica e assinatura digital são verdadeiras, o primeiro passo é observar se o documento foi assinado em uma das plataformas especializadas disponíveis no mercado. 

Feito isso, é importante verificar os próprios detalhes do documento. Geralmente, um arquivo assinado de forma eletrônica sempre está acompanhado de códigos próprios das tecnologias utilizadas (como o hash da blockchain, por exemplo) e informações como data, horário e número IP, que indicam as circunstâncias em que a assinatura foi realizada. 

Na Assinei, disponibilizamos o Validador. Nele, você informa o código do documento que assinou pela nossa plataforma e verifica se ele está válido. 

No caso das assinaturas com uso de certificado digital, também é possível verificar a validade da assinatura pelo Validar, serviço de validação de assinaturas eletrônicas do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). 

Como escolher qual modalidade de assinatura eletrônica utilizar em um documento?

Geralmente, a escolha do tipo de assinatura eletrônica para o contrato se baseia na preferência das partes. Se todas concordarem, de forma expressa, com o uso da modalidade em questão, a assinatura eletrônica realizada no contrato será válida. 

No entanto, em alguns tipos de contratos, pode ser exigido por lei o uso específico da assinatura digital. Nestes casos, somente poderá ser utilizada esta modalidade, de forma a garantir a validade jurídica do acordo. 

Outra possibilidade é utilizar a assinatura híbrida, termo que utilizamos quando temos as duas modalidades de assinatura eletrônica em um único documento.

Em quais documentos e contratos podemos utilizar a assinatura eletrônica e a assinatura digital? 

É possível utilizar a assinatura eletrônica e assinatura digital em contratos e documentos de diferentes segmentos. 

Reunimos alguns exemplos abaixo de contratos que aceitam o uso de assinatura eletrônica, divididos por segmento: 

Recursos Humanos 

  • Contratos de trabalho; 
  • Aviso e recibo de férias; 
  • Holerite; 
  • Termo de rescisão do contrato de trabalho; 
  • Carta de demissão. 

Contabilidade 

  • Balanço Patrimonial; 
  • Balancete Contábil; 
  • Contratos de compra; 
  • Propostas comerciais; 
  • Recibos comerciais. 

Saúde 

  • Laudos médicos; 
  • Receitas médicas. 

Jurídico 

  • Acordos trabalhistas; 
  • Contratos de forma geral; 
  • Documentos societários; 
  • Procurações. 

Agronegócio 

Conclusão 

Neste artigo, explicamos para você qual é a diferença da assinatura eletrônica e da assinatura digital e como essas modalidades possuem validade jurídica na legislação brasileira. 

Além disso, explicamos como fazê-las, em quais documentos utilizá-las e quais são os benefícios que elas oferecem para as negociações. 

Também apresentamos as classes de assinatura eletrônica da Lei nº 14.063/2020 —  simples, avançada e qualificada — e como elas se relacionam com as modalidades assinatura eletrônica e assinatura digital. 

Gostou deste conteúdo? Aproveite e confira nosso artigo sobre como criar e assinar um contrato digital.

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