Você sabe quanto sua empresa gasta, no total, com o papel utilizado na impressão de documentos?

Segundo um estudo de 2016 da IDC, líder em inteligência de mercado das indústrias de Tecnologia da Informação e Telecomunicações, feito em parceria com a empresa de consultoria Gartner Inc, 1 a 3% da receita de uma empresa é destinada somente a custos com impressão.

O que seria esse valor para sua empresa? Você sabe dizer?

Os gastos com documentos físicos não se restringem apenas aos mais óbvios — com equipamentos, manutenção e suprimentos, como papel e cartuchos — que estão incluídos na pesquisa.

Quando falamos de impressão de documentos, existem ainda os custos invisíveis. Mais difíceis de serem identificados, nele incluem-se questões como a área física necessária para armazenamento desses materiais e, até mesmo, a produtividade organizacional.

No entanto, como avaliar quais são os fatores que estão impactando sua empresa, reduzir gastos e, ainda, garantir mais eficiência para a gestão de documentos da sua empresa?

Nós viemos te ajudar nisso! Entenda mais sobre como a impressão de documentos impacta seu negócio e confira nossas dicas de como economizar.

Nos acompanhe!

O cenário mundial da produção de papel

Quando falamos em documentos físicos e impressos, tudo começa com um material em específico: o papel.

Você já parou para pensar o quanto se consome do material mundialmente?

De acordo com o The World Counts, site que reúne dados de diversas organizações para pensar criticamente sobre os desafios globais quanto ao consumo e preservação do meio ambiente, o consumo global de celulose — principal matéria-prima do papel — e seu produto final deve dobrar no período de 2010 a 2060.

Segundo o Statista, os dados mais recentes do consumo mundial de papel — em 2018 — mostra que apenas naquele ano, consumimos 421.88 milhões de toneladas de papel globalmente.

Apenas no Brasil, no primeiro semestre de 2020, de acordo com a Indústria Brasileira de Árvores (Ibá), o consumo aparente de papel (ou seja, a soma da produção nacional mais as importações, menos as exportações) foi de 4.224 toneladas.

Imagine só o quanto de celulose, água e energia elétrica foi necessário! O The World Counts, por exemplo, calcula em médio o uso de 324 litros de água para produzir apenas um quilograma de papel.

Consequentemente, se o consumo de papel aumenta, também cresce a quantidade de resíduos, decorrentes da produção e do descarte após o uso.

Além disso, também há uma maior pressão sobre a vegetação nativa, que é desmatada para dar lugar às monoculturas de eucaliptos e pinhos, árvores das quais serão extraídas a celulose.

Consumo de papel

Em um mundo cada vez mais digital, pode parecer que o aumento do consumo de papel não faz sentido, certo?

No entanto, quando falamos de consumo de papel, estamos incluindo, além daquele que é usado para impressão no nosso dia a dia, outros materiais. Alguns exemplos são as embalagens dos produtos que compramos e até as que utilizamos para enviar encomendas; jornais e revistas; e até mesmo, o utilizado em produtos de higiene.

De acordo com um estudo de 2018 da Organização das Nações Unidas para Alimentação e Agricultura (FAO, na sigla em inglês) sobre os produtos florestais, um comparativo desse ano (2018) com 2014 mostra um decrescimento na produção global do papel com fins gráficos (utilizado na imprensa e na impressão de documentos), enquanto o uso do papel para embalagem e uso doméstico cresce.

Pesquisas da McKinsey também apontam essa tendência de crescimento. No estudo Celulose, papel e embalagens na próxima década: mudança transformacional (tradução livre), publicado em 2019, a empresa de consultoria também destaca o aumento da produção de papel para embalagens e produtos de higiene.

Com a pandemia do Covid-19, a tendência de crescimento dessa categoria aumentou ainda mais.

Pesquisadores da Universidade Estadual da Carolina do Norte, nos EUA, apontavam no editorial da revista BioResources que enquanto o consumo de papéis para impressão iria diminuir, a adoção do trabalho e atividades escolares remotas, o reforço dos hábitos de higiene para evitar a propagação do novo coronavírus e o aumento das compras via e-commerce e de refeições por delivery potencializaria o consumo do setor de embalagens e itens higiênicos.

Digitalização pós-pandemia

Com diversos setores retomando as atividades presenciais, fica a pergunta: voltamos ao modo como funcionamos anteriormente? Ou seguimos com as mudanças adotadas durante o período remoto na gestão de atividades e negócios?

Essas questões abrangem diversos setores e atividades de uma empresa, incluindo o uso de papel.

Com o home office, e-mails, videochamadas, documentos digitais e assinaturas eletrônicas foram necessários para manter a comunicação e o pleno funcionamento das atividades.

Se essas tecnologias funcionaram bem nesse cenário, iremos mantê-las na volta das atividades presenciais?

A tendência é que sim!

A queda na demanda por papel para impressão, que já ocorria nos últimos anos, aumentou ainda mais em 2020 devido a pandemia. No entanto, com a retomada do trabalho nos escritórios e das aulas presenciais em universidades e escolas, a queda no consumo de papel para esse fim deve desacelerar e será revertida, com um aumento no final de 2020 e começo de 2021. É o que sugere o estudo da consultoria Fisher International, especializada na indústria de polpa e papel.

A digitalização, por sua vez, seguirá forte, mas não será instantânea. Segundo uma pesquisa da Mckinsey de 2019, ainda levará alguns anos para que as empresas migrem seus processos totalmente para o digital, sem depender mais do uso de papel.

Tanto fatores internos, como a importância dos sistemas de TI da empresa estarem integrados para essa digitalização, até externos, como o acesso a internet até a interação com stakeholders ainda depender do uso de papel, dificultam uma mudança tão drástica.

No lugar de querer digitalizar sua empresa de uma só vez, o ideal é que essa digitalização ocorra aos poucos. Assim, você moderniza seus processos e começa a adotar as tecnologias e ferramentas que estão disponíveis e a seu alcance.

Uma delas, por exemplo, é começar a diminuir a impressão de documentos e começar a adotar os eletrônicos.

Existe uma série de vantagens em participar deste movimento. Conheça os principais abaixo:

Por que reduzir a impressão de documentos na sua empresa?

1. Menos custos com impressão e papel

No começo do texto, falamos um pouco sobre como os gastos com impressão de documentos na sua empresa vão desde os mais óbvios até aqueles que são invisíveis.

Sendo assim, quais custos fazem parte dessa conta?

É preciso considerar os gastos que você tem com:

Papel: pense no quanto você o utiliza para imprimir documentos, contratos, relatórios, orçamentos, apresentações, avisos e outros. Não esqueça de incluir as cópias de todas essas impressões, que também podem ser necessárias.
Impressoras e copiadoras: aqui, inclua o investimento necessário para a compra dos equipamentos até os custos com a manutenção dos mesmos;
Cartuchos e toners: considere o valor gasto com a compra e recarga dos materiais;
Energia elétrica: descubra o quanto as impressoras e copiadoras consomem de energia no dia a dia e o quanto elas afetam suas despesas. Um medidor pode lhe ajudar a fazer essa auditoria.

2. Armazenamento de documentos mais eficiente

Documentos físicos ocupam espaço e não são de fácil acesso.

Para procurar uma informação, por mais simples que seja, é necessário se deslocar até o local onde o documento está armazenado e procurá-lo entre os arquivos.

Imagine, então, se os documentos não estão organizados — a tarefa demandará ainda mais tempo.

Pense também no cenário de uma empresa de grande porte. O quanto de espaço físico uma sala de arquivos ocupa?

Dessa forma, reduzir a impressão de documentos e optar pelas suas versões eletrônicas é uma maneira de ter um armazenamento e uma gestão mais fácil dos arquivos.

Consequentemente, a organização e o acesso aos documentos também se torna mais eficiente e, até mesmo, mais seguro. Isso acontece porque com os arquivos eletrônicos, não há risco de perder as informações por desgastes ou danos no manuseio dos papeis.

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3. Mais sustentabilidade e menos poluição

Com menos impressão de documentos, você consome menos papel e cartuchos/toners. Esta redução impacta diretamente o meio ambiente: com menos demanda, consequentemente, a produção desses materiais diminui.

No caso da fabricação do papel, o consumo de água e celulose é reduzido. Já no caso dos cartuchos/toners, decresce o uso de óleo combustível de origem fóssil, uma fonte não renovável.

Além disso, não devemos esquecer que para a fabricação de ambos, é necessário um alto consumo de energia elétrica, que também tem seu impacto no meio ambiente.

Se o consumo de papel e toners diminui, consequentemente, a produção de lixo em decorrência do descarte desses materiais também cai. Isso é especialmente importante no Brasil, onde a coleta seletiva não abrange todos os municípios e, nos que existem, não contempla toda a totalidade da área urbana. Esses são dados do Panorama dos Resíduos Sólidos no Brasil 2020, relatório feito pela Associação Brasileira de Empresas de Limpeza Pública e Resíduos Especiais (Abrelpe).

Ademais, também vale lembrar do tempo de decomposição desses materiais na natureza: o papel leva de 3 a 6 meses e os cartuchos/toners, de 450 a 1000 anos! As tintas dos últimos ainda podem vazar das embalagens, o que agrava o risco de poluição ambiental.

Como reduzir o consumo e desperdício de papel na sua empresa?

Com atitudes simples, você consegue reduzir o consumo de papel da sua empresa.

Para te ajudar nessa missão, separamos algumas dicas valiosas para colocar esse objetivo em prática. Confira!

1. Conscientize sobre o uso de papel

O primeiro passo para diminuir o uso de papel na sua empresa é por meio da conscientização.

Conscientizar, no entanto, envolve pensar de forma coletiva. Apenas assim, em conjunto, é possível que uma mudança se instale e faça parte da cultura da empresa.

Uma forma de promover ações colaborativas é por meio de campanhas educacionais organizadas pela equipe de recursos humanos ou de comunicação interna. Individualmente ou juntas, elas podem ser responsáveis por elaborar atividades de conscientização sobre o uso de papel, com dicas para os colaboradores de como eles podem ter um consumo mais consciente.

Caso sua empresa seja de menor porte ou não tenha esses departamentos, ainda assim, é possível criar uma campanha de conscientização sobre o uso de papel.

Não é necessário desenvolver nada muito elaborado — o importante é que você comunique, de forma clara, a importância da economia do papel.

Uma ideia é convidar seus colegas a pensarem, juntos, que ações vocês podem implementar. Assim, com a colaboração de todos, é mais fácil que as mudanças sejam mais efetivas e se mantenham a longo prazo.

2. Imprima apenas o necessário

Este documento precisa ser, necessariamente, impresso?

Se sim, todas essas cópias são necessárias? O conteúdo foi revisado? As informações estão bem configuradas no layout do documento ou você pode organizá-las de um modo mais eficiente, de forma a desperdiçar menos espaço?

Fazer essas perguntas ajudam você a imprimir apenas aquilo que é essencial. Além disso, com um olhar mais apurado, você evita erros de digitação e gramática nos documentos impressos, o que o levaria a ter que imprimi-los novamente.

Quando for possível, também sempre aproveite os dois lados da folha! Esta é uma dica valiosa não só na hora da impressão (por que é preciso imprimir cada página em uma nova folha?), mas também para aproveitar documentos que seriam descartados como rascunhos de notas ou avisos simples, como aqueles fixados em portas ou espaços de convivência.

3. Priorize a comunicação por meio digital

Por que não utilizar a tecnologia a favor da comunicação da sua empresa?

Hoje, além do e-mail, contamos com diversas plataformas de comunicação corporativa gratuitas no mercado. Algumas delas são o Zoom, Skype, Google Meet e Microsoft Teams, muito populares tanto para uso pessoal como para o profissional e educativo.

Além de serem excelentes opções para trocas de mensagens em texto rápidas, essas ferramentas também permitem chamadas em áudio ou vídeo. Você pode, inclusive, gravá-las para revisitar posteriormente.

Mesmo que a comunicação remota não seja mais necessária para sua empresa ou, no pós-pandemia, não seja a principal forma de comunicação, a troca de informações por meio digital pode seguir.

Pense, por exemplo, nas reuniões. Por que não enviar as atas pelo e-mail ou mantê-las em uma plataforma ou pasta que pode ser acessada pelos participantes? É uma ação simples, mas que que já diminui o número de documentos impressos.

4. Adoção de documentos e contratos digitais

Se você irá priorizar a comunicação por meio digital, por que também não adotar essa perspectiva para seus documentos e contratos?

Não é mais necessário tê-los no formato físico para formalizá-los!

Por meio de plataformas especializadas em documentos e contratos eletrônicos, você consegue elaborá-los e geri-los de modo completamente digital.

Assim como o feito em papel, o importante é que o contrato digital esteja de acordo com os princípios legais referentes a elementos como forma, desempenho ou competência, sanções e demais termos.

Além de ajudá-lo a economizar papel, o armazenamento dos documentos eletrônicos também é muito mais simples do que os físicos. Você pode salvá-los em um HD externo ou em uma plataforma em nuvem, com toda a segurança e praticidade que essas tecnologias oferecem.

No último caso, até o acesso aos documentos é facilitado: você pode visualizá-los, editá-los e enviá-los de onde estiver, por diferentes dispositivos que tenham acesso a internet.

5. Utilize assinaturas eletrônicas ou digitais

Precisa que este documento seja enviado para assinatura?

Sem problemas — você também pode fazer isso em um documento eletrônico! Com a assinatura eletrônica ou digital, seu contrato é formalizado de forma rápida e simples.

No lugar de despachar o documento por meio de correios, cartórios ou malotes — um processo que demanda tempo e envolve gastos com impressão e transporte — você resolve isso com alguns cliques: basta enviar o arquivo para assinatura via e-mail ou, até mesmo, por mensagem SMS.

O envio do documento para que as partes envolvidas assinem é feito por uma plataforma especializada — como a Assinei, por exemplo.

Você pode elaborar o documento na própria ferramenta ou fazer o upload do arquivo já pronto e só enviar para a assinatura.

O procedimento é simples e seguro. pois a assinatura eletrônica e digital possuem validade jurídica segundo a Medida Provisória nº 2.200-2/01.

LEIA MAIS: Assinatura física ou eletrônica: qual é a mais segura?

6. Digitalize os documentos

Você decidiu adotar os documentos digitais. O que fazer com os outros que estão impressos?

Uma ideia é digitalizá-los!

Com a publicação do Decreto nº 10.278, os documentos digitalizados, desde que sigam os requisitos técnicos definidos pela lei, possuem o mesmo valor jurídico que um físico.

Além disso, a lei também possibilita que após o documento ser digitalizado, o arquivo físico original possa ser descartado.

A ressalva fica apenas para os documentos com valor histórico, que devem ter seus originais mantidos. Se esse não for o caso, basta aguardar o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos aos quais o documento se refere para descartá-lo.

LEIA MAIS: Digitalização de documentos: tudo sobre o Decreto nº 10.278

7. Recicle os papéis

Após a impressão de documentos, inúmeras folhas são jogadas no lixo.

Se o documento não pode ser reaproveitado para rascunho, como sugerimos acima, descarte-o da maneira correta! Entregue os papéis para a coleta seletiva da sua cidade ou os envie diretamente para as empresas de reciclagem.

Uma sugestão é separar uma caixa com a etiqueta “lixo apenas de papel”, para separar as folhas dos outros lixos da sua empresa. Se cada um fizer sua parte nesta tarefa, fica ainda mais fácil fazer o descarte e enviar os materiais para as empresas de reciclagem.

Conclusão

E aí, conseguiu aprender como diminuir o uso de papel na sua empresa?

Mesmo atitudes simples já possuem um grande impacto, a curto e longo prazo, no consumo, desperdício e armazenamento de papel no seu negócio.

Além de melhorar a organização e gestão de documentos, modernizar seus processos com contratos e assinaturas eletrônicas também agrega valor aos serviços e à imagem da sua empresa. A digitalização, como explicamos, não é uma tendência passageira, mas uma mudança que veio para ficar.

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