Para quem acompanha de perto, a digitalização do setor agropecuário deixou há muito de ser novidade. Nos últimos anos, o investimento em inovação tecnológica revolucionou os mais diversos processos do setor, incluindo os da área de logística, com a implementação do canhoto digital no agronegócio.
Este documento, utilizado como comprovante digital de entrega, tem ganhado cada vez mais adeptos no setor, especialmente por conta de sua praticidade.
Neste artigo, vamos explicar o que é o canhoto digital no agronegócio e como ele contribui para a eficiência logística das operações de diversas empresas no setor agropecuário.
Vamos lá?
Continue a leitura para saber mais!
O que é canhoto digital?
O canhoto digital é um documento que representa o comprovante de uma entrega. Versão digital do canhoto de nota fiscal, também conhecido como canhoto de entrega, o registro legitima que o produto comercializado foi de fato recepcionado, já que exige uma validação por parte da pessoa responsável por receber a mercadoria.
Quando o canhoto digital foi criado?
O canhoto digital se tornou uma possibilidade após a publicação da Nota Técnica 2019.001 versão 1.00 do ENCAT e do Ajuste SINIEF nº 38/2021.
A Nota Técnica 2019.001 versão 1.00 foi publicada com o objetivo de instituir uma infraestrutura digital para documentar a comprovação de entrega de mercadorias — ou seja, o canhoto.
Para tornar possível essa confirmação, a infraestrutura desenvolvida utiliza captura de imagens e registros de eventos nos documentos fiscais eletrônicos que acompanham as mercadorias durante o transporte — o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) e a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
Sendo assim, a partir da publicação da Nota Técnica 2019.001, empresas já tinham a base técnica para começar a emitir o canhoto de forma digital. No entanto, esta versão do documento não substituiu o formato em papel, que seguia sendo o mais utilizado.
Posteriormente, em 2021, foi publicado o Ajuste SINIEF nº 38/2021, normativa que trouxe atualizações para o Ajuste SINIEF nº 07/2005, responsável pela instituição da NF-e e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Segundo as diretrizes atualizadas, o canhoto digital agora passava a substituir o canhoto em papel dos respectivos documentos auxiliares:
- Comprovante de entrega do CT-e, feito pelo transportador;
- Comprovante de entrega da NF-e, feito pelo remetente da mercadoria.
Vamos entender mais sobre eles a seguir:
Comprovante de entrega do CT-e
Antes de explicarmos o que é o comprovante de entrega do CT-e, vamos entender primeiramente o que é um CT-e.
O CT-e é um documento fiscal obrigatório para o transporte de mercadorias em território brasileiro. Ele é emitido quando empresas terceirizadas, como transportadoras, são contratadas para realizar a entrega de produtos no lugar das empresas que comercializaram o produto.
A emissão do comprovante de entrega do CT-e, que deve ser feita pela transportadora, está relacionada à prestação de serviço como um todo. Sendo assim, mesmo que a empresa terceirizada seja contratada para realizar o transporte de várias mercadorias, apenas um CT-e deverá ser emitido.
Comprovante de Entrega da NF-e
O comprovante de entrega da NF-e, por sua vez, é diretamente ligado à mercadoria que será entregue. Este documento é emitido pela própria empresa responsável pela venda, já que nesse cenário, é também ela que faz o transporte do produto até o cliente.
Qual a diferença entre canhoto físico e canhoto digital?
A diferença entre canhoto físico e canhoto digital reside, primariamente, no gênero do documento: enquanto o primeiro é textual e disponível em papel, o segundo é inteiramente emitido e disponível em meio digital.
Por conta disso, a assinatura entre os dois tipos de canhoto também acaba sendo diferente — no canhoto físico, a assinatura é manuscrita, e no canhoto digital, é utilizada a assinatura eletrônica simples. Vale lembrar que ambos os tipos de assinatura possuem validade jurídica perante a lei brasileira.
Quanto ao conteúdo, tanto o canhoto físico como o canhoto digital contém as mesmas informações básicas, como o número da NF-e e a data de recebimento da entrega.
Como funciona o canhoto digital no agronegócio?
O canhoto digital no agronegócio funciona como em outros setores — ou seja, também é um documento que comprova a entrega de uma mercadoria comercializada.
O que muda no setor agropecuário é o tipo de produto vendido. Normalmente, são insumos agrícolas como:
- Sementes;
- Mudas;
- Fertilizantes;
- Agrotóxicos;
- Bioinsumos, como bioestimulantes e inoculantes biológicos;
- Máquinas agrícolas.
Quais são as informações presentes em um canhoto digital no agronegócio?
O canhoto digital utilizado no agronegócio costuma ter as mesmas informações utilizadas em empresas de outros setores. Para facilitar a compreensão, vamos dividi-las nas seguintes categorias:
- Informações sobre a venda;
- Informações sobre a entrega;
- Informações sobre o responsável pela entrega;
- Informações sobre o destino e o destinatário.
Vejamos mais abaixo.
Sobre a venda
Nesta seção, é preciso informar alguns dados sobre a venda. São eles:
- Data e hora da emissão da venda;
- Data e hora de previsão da entrega;
- Nome e número do CNPJ da empresa responsável pelo envio do produto;
- Número da NF-e ou do CT-e.
Além de informar o número da NF-e ou do CT-e, também pode ser necessário anexar o documento fiscal em questão.
Sobre a entrega
O canhoto digital requer informações diretamente relacionadas à entrega, como:
- Código numérico de identificação da entrega;
- Data e hora da entrega;
- Status da entrega — se foi concluída, está pendente etc;
- Endereços de origem e destino da entrega.
Sobre o responsável pela entrega
É fundamental identificar o responsável pela entrega no canhoto digital. Algumas das informações necessárias são:
- Nome completo;
- Telefone;
- Número da Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
- Nome da empresa responsável pela entrega, a quem o entregador está vinculado.
Sobre o recebedor
Para finalizar o canhoto digital, alguns dados sobre o recebedor são necessários para comprovar que a entrega foi realizada. São eles:
- Nome completo;
- Número do CPF;
- Assinatura.
Vale ressaltar que o recebedor não precisa ser necessariamente o destinatário da entrega. Também é possível ser um terceiro, como uma pessoa autorizada ou um representante.
Além disso, também é importante destacar que as informações exigidas no canhoto digital variam de acordo com a empresa — algumas podem conter mais dados, outras menos. As que apresentamos acima são as que costumam, de forma geral e abrangente, estar presentes no documento.
Por que o canhoto digital é importante para o agronegócio?
O canhoto, como um comprovante de entrega, é essencial para o controle logístico de mercadorias. Afinal, devemos lembrar a função do documento — registrar quais produtos foram recebidos conforme especificado na nota fiscal.
A partir do momento que é assinado pela pessoa que recebeu a mercadoria, o canhoto passa a ser uma prova da entrega. Desse modo, além de importante para o controle interno da empresa, o documento também ganha valor jurídico e pode ser utilizado em auditorias e disputas comerciais.
Sabendo disso, o armazenamento e acesso ao canhoto se tornam pontos fundamentais na gestão do documento. Para garantir que ambos sejam realizados de forma eficiente, a melhor opção é optar pelo canhoto digital. Com toda a operação sendo realizada eletronicamente, problemas comuns com a comprovação física de entregas no agronegócio, como extravios e acúmulo de papel, são facilmente solucionados.
Quem utiliza e se beneficia com o canhoto digital no agronegócio?
Profissionais de diferentes áreas do agronegócio podem se beneficiar do canhoto digital. Alguns deles são:
Faturistas de revendas agrícolas
Nas revendas agrícolas, o faturista é o profissional responsável pela emissão e controle de notas fiscais. Por conta disso, ele trabalha diretamente com os comprovantes de entrega, já que os documentos são necessários para a gestão das operações de venda.
Com o canhoto digital, o faturista consegue realizar esse trabalho com mais praticidade. Ao invés de fazer o controle manualmente, organizando e armazenando pilhas de papel, toda a gestão é feita de forma digital — com apenas alguns cliques, já é feito o vínculo com a nota fiscal.
Gestores financeiros
O gestor financeiro é o profissional que tem a responsabilidade de garantir a saúde financeira do negócio. Quando o processo de acompanhamento de canhotos é realizado inteiramente de forma digital, fica mais fácil para ele verificar a eficiência das entregas e, consequentemente, realizar a cobrança de inadimplências quando estas forem averiguadas.
Gestores de logística
O gestor de logística é responsável pelo planejamento, execução e gerenciamento do transporte e da distribuição de mercadorias. Para ele, o canhoto é essencial para verificar o status das entregas — se a emissão do documento não é feita até o fim do prazo de entrega, existe algum problema operacional ou atraso.
Com o canhoto digital, o trabalho de acompanhar as entregas se torna mais prático. Em um único local, o gestor consegue arquivar, localizar e analisar os comprovantes de entrega, sem a necessidade de manusear pilhas de documentos físicos.
Motoristas e entregadores
Por trabalharem na linha de frente do processo de entrega, motoristas e entregadores trabalham diretamente com os canhotos.
Quando esses documentos estão disponíveis de forma digital, o processo de recolhimento de assinatura e confirmação das entregas pode ser feito inteiramente pelo celular, o que proporciona mais praticidade à rotina desses profissionais.
Vendedores
Em algumas empresas, o vendedor também é o responsável pela entrega do produto, especialmente quando são pequenas cargas. Neste cenário, o canhoto digital também é benéfico: reduz a papelada do dia a dia e facilita todo o processo de captura da assinatura.
Como implementar o canhoto digital no agronegócio?
Para fazer a implementação de canhoto digital, o primeiro passo é procurar uma empresa que disponibilize essa ferramenta. Na hora de escolher, é imprescindível levar em consideração os seguintes pontos:
1. O canhoto digital pode ser utilizado junto ao sistema da minha empresa?
Entre as soluções de canhoto digital disponíveis no mercado, é preciso verificar um ponto fundamental: é possível integrar a ferramenta ao sistema que a empresa já utiliza ou a comprovação da entrega será feita de forma separada?
Para fazer a gestão das vendas aliada às entregas, o melhor é optar por uma solução que possa ser integrada ao sistema que você já utiliza. Desse modo, todas as informações ficam centralizadas em um único local.
Geralmente, essa integração é feita via API, o que possibilita a automatização de tarefas pré-definidas.
2. Como é feita a coleta de assinatura do canhoto digital?
Sendo o canhoto digital, sabemos que a coleta de assinatura também será feita dessa forma, o que exige um dispositivo eletrônico. Neste ponto, surgem perguntas como:
- Como a assinatura do canhoto digital será feita? Apenas informando os dados pessoais do receptador ou com a coleta da assinatura in loco?
- Quais evidências serão coletadas na hora de emitir o canhoto digital? (Fotos, dados de geolocalização etc)
Ter conhecimento dessas informações é importante para saber como o canhoto digital poderá ter valor jurídico caso a entrega seja contestada.
3. Como será o acesso à ferramenta de emissão do canhoto digital?
Além do dispositivo eletrônico, obrigatório para a emissão do canhoto digital, outro ponto é crucial: saber se essa operação exige o uso de internet. Caso sim, o uso da ferramenta se torna mais limitante, pois será necessário garantir o acesso à rede em locais mais remotos ou com baixa conexão.
Considerando tais cenários, o ideal é que a emissão do canhoto digital possa ser feita de forma offline. Assim, motoristas e entregadores conseguem coletar a assinatura de modo simples e rápido, pois não irão depender da conexão à internet para concluir a emissão do canhoto.
4. A assinatura do canhoto digital possui validade jurídica?
Sabemos que o canhoto digital requer a assinatura da pessoa que recebe o produto. Considerando isso, é fundamental saber se essa assinatura possui ou não validade jurídica.
Uma assinatura feita de forma digital, conforme esse tipo de canhoto pede, será reconhecida juridicamente quando atender as exigências das leis que regulamentam a assinatura eletrônica no Brasil. Atualmente, são as seguintes normativas:
No caso do canhoto digital, a assinatura eletrônica realizada é a chamada assinatura eletrônica simples, que exige menos informações. Para que ela seja válida juridicamente, é necessário garantir dados que comprovem a identidade do signatário, como e-mail ou geolocalização, por exemplo.
Por que utilizar a Assinei para emissão de canhoto digital no agronegócio?
Entre as ferramentas disponíveis no mercado, a Assinei Canhoto Digital é a ideal para empresas do setor agropecuário. A solução da Assinei, legaltech brasileira da Aliare, simplifica e otimiza o processo de comprovação de entregas com o knowhow que apenas uma empresa especializada em agronegócio possui.
Conheça os benefícios:
Solução simples e intuitiva
Com a Assinei Canhoto Digital, não tem mistério — a solução possui um aplicativo móvel com fluxo intuitivo, que não exige treinamento prévio ou internet para o uso.
Prática e simples, a Assinei Canhoto Digital permite que motoristas e entregadores coletem as assinaturas sem burocracia. Basta informar os dados necessários do receptor para o canhoto digital ser emitido e disponibilizado a todas as partes que precisam ter acesso ao documento.
Redução de custos
Lidar com documentos físicos exige uma série de custos. Para a impressão, existem duas opções: a empresa faz isso de forma direta e arca com todos os custos para a operação — papel, impressoras, cartuchos e manutenção das máquinas — ou apela para terceiros, com a contratação de gráficas e similares.
Além dos gastos com a operação, também é preciso investir em um local para o armazenamento dos documentos físicos. Armários, organizadores, pastas e, dependendo do volume, até mesmo um cômodo inteiro é necessário para guardar os arquivos longe do sol, poeira e umidade, que levam à deterioração dos papéis.
Com o canhoto digital, todas essas questões são anuladas, já que o processo é feito inteiramente de forma digital. Como resultado, a empresa reduz consideravelmente os seus custos operacionais e com armazenamento.
Mais agilidade
Em vez de lidar com pilhas de papel, motoristas e entregadores precisam apenas de um dispositivo eletrônico, como um smartphone ou tablet, para acessar o aplicativo da Assinei Canhoto Digital.
Com a coleta de assinaturas realizada de forma digital, os dados dos comprovantes de entrega são automaticamente atualizados. Desse modo, já é possível dar seguimento a outras atividades da empresa, como o faturamento, sem precisar aguardar os canhotos físicos serem entregues.
Segurança garantida
Extravios e fraudes são sempre um risco quando há o envio de mercadorias. Para evitá-los, a Assinei Canhoto digital conta com o anexo de imagens na hora da coleta de assinatura. Assim, é possível adicionar uma prova fotográfica de que a entrega, de fato, foi realizada.
Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é o canhoto digital, qual sua importância e como ele contribui para a digitalização de processos relacioandos à entrega de mercadorias.
Também neste texto, explicamos quais as vantagens do canhoto digital no agronegócio, que incluem segurança de dados, agilidade na logística, transparência nas operações e outros benefícios.
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