Você já ouviu falar em assinatura eletrônica simples?
O termo, cunhado em 2020, é usado para definir uma classe de assinatura eletrônica. Mas, de fato, o que ele significa?
Neste artigo, vamos destrinchar o que é assinatura eletrônica simples e como você pode adotá-la no seu dia a dia.
Vamos lá?
O que é assinatura eletrônica simples?
A assinatura eletrônica simples é uma classe de assinatura eletrônica criada a partir da vigência da Lei nº 14.063/2020, definida como toda assinatura eletrônica que:
- Permite identificar o seu signatário;
- Anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.
A assinatura eletrônica simples é uma das três classes de assinatura eletrônica promulgadas com a legislação. As outras duas são a assinatura eletrônica qualificada e a assinatura eletrônica avançada.
Como funciona a assinatura eletrônica simples?
Primeiramente, antes de explicarmos como funciona a assinatura eletrônica simples, vamos entender o que é, propriamente, assinatura eletrônica.
Conforme a definição da Lei nº 14.063/2020, assinatura eletrônica são dados em formato eletrônico, que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico, e são utilizados pelo signatário para assinar.
No caso da assinatura eletrônica simples, a lei apenas caracteriza que ela é aquela que permite identificar o signatário. Sendo assim, é um tipo de assinatura eletrônica mais básica, que reúne informações mais comuns e acessíveis para essa identificação.
E o que seriam essas informações? São dados como e-mail, geolocalização, número IP do dispositivo, entre outros.
É por conta disso que, em comparação com outras classes, a assinatura eletrônica simples possui o nível menos elevado de confiabilidade. Enquanto a assinatura eletrônica avançada e qualificada adotam o uso de tecnologias avançadas para codificar informações ou torná-las inequívocas do signatário, a assinatura eletrônica simples contém menos camadas de segurança.
A assinatura eletrônica simples possui validade jurídica?
Como explicamos anteriormente, a assinatura eletrônica simples foi criada com a publicação da Lei nº 14.063/2020. Esta é a legislação que a ampara juridicamente e possibilita que documentos e contratos assinados com ela possuam validade jurídica.
Qual a diferença entre a assinatura eletrônica simples, a assinatura eletrônica avançada e a assinatura eletrônica qualificada?
Anteriormente, explicamos que a assinatura eletrônica simples, a assinatura eletrônica avançada e a assinatura eletrônica qualificada são as três classes de assinatura eletrônica estabelecidas pela Lei nº 14.063/2020. Essencialmente, o que as difere é o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular que cada uma oferece.
E o que categoriza esse nível de confiança? São os meios utilizados para identificar a autoria da assinatura.
No caso da assinatura eletrônica simples, são dados mais comuns. Já no caso da avançada, que utiliza certificados digitais não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios de comprovação mais avançados além da assinatura eletrônica simples, a segurança é mais elevada, pois as tecnologias possuem níveis mais avançados de proteção das informações.
Seguindo por essa linha, a assinatura eletrônica qualificada, como classe de assinatura com nível de segurança mais elevada, é a que utiliza o meio mais confiável para atestar a veracidade do signatário — no caso, o certificado digital no padrão da ICP-Brasil.
Assinatura eletrônica simples e assinatura eletrônica são a mesma coisa?
Antes de respondermos essa pergunta, precisamos entender o que cada uma delas significa.
Neste texto, já explicamos que a assinatura eletrônica simples é uma classe de assinatura eletrônica criada com a Lei nº 14.063/2020. Já o termo assinatura eletrônica costuma ser utilizado de duas formas: para definir todos os tipos de assinatura eletrônica, de forma geral, ou para se referir especificamente à modalidade assinatura eletrônica.
No último caso, em que assinatura eletrônica alude à modalidade, o termo costumava ser mais utilizado antes da Lei nº 14.063/2020, já que ainda não havia as classes de assinatura eletrônica. Nesse contexto, ela é de fato equivalente ao que hoje chamamos de assinatura eletrônica simples. Ambas são utilizadas para se referir à forma mais comum de assinatura realizada por meios eletrônicos, que não usa certificado digital.
Quando e onde utilizar a assinatura eletrônica simples?
A assinatura eletrônica simples pode ser utilizada em diversas negociações, contratos e documentos. Alguns exemplos são:
- Contratos e documentos do cotidiano, como os de prestação de serviços, relatórios e matrículas;
- Documentação do setor de recursos humanos, como contratos de trabalho, holerites e recibos de férias;
- Documentação do meio jurídico, como documentos societários, procurações e contratos de forma geral;
- Documentos contábeis, como propostas e recibos comerciais;
- Contratos do agronegócio, como o barter, Cédula de Produto Rural (CPR), duplicata, contrato de compra e venda de grãos e contrato de armazenagem de grãos.
Somente em alguns casos, quando se especifica o uso de assinatura digital em algum tipo de contrato ou documento, que a modalidade não poderá ser utilizada.
Um exemplo é o receituário agronômico, documento utilizado para a compra de agrotóxicos. Em alguns estados do Brasil, como no Paraná, é apenas aceito utilizar a assinatura digital na receita.
Quais as vantagens e desvantagens da assinatura eletrônica simples?
A assinatura eletrônica possui diversos prós e contras. Conheça os principais abaixo:
Vantagens
- É a assinatura eletrônica mais acessível, já que não exige certificado digital;
- Pode ser utilizada em uma ampla variedade de documentos e contratos;
- Agiliza negociações, pois reduz o tempo para formalização de documentos e contratos;
- Pode ser realizada em qualquer horário e local, desde que o signatário tenha acesso a internet;
- Possui validade jurídica e é amparada pela legislação brasileira, sendo regulamentada pela MP nº 2.200-1/2002 e Lei nº 14.063/2020;
- Reduz gastos relacionados à impressão de documentos (papel, toners, manutenção de impressora etc);
- Diminui o consumo de papel, o que contribui para geração de menos resíduos.
Desvantagens
- Não pode ser utilizada em todos os tipos de documentos e contratos;
- Deve ser utilizada apenas em transações de baixo risco, pois possui o menor nível de confiabilidade entre as classes de assinatura eletrônica.
Como fazer uma assinatura eletrônica simples?
Fazer uma assinatura eletrônica simples é fácil e rápido. Vamos explicar abaixo como utilizá-la em um cenário com um contrato digital. Confira!
1. Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica
Primeiramente, antes de selecionar o contrato que você irá assinar eletronicamente, é preciso escolher uma plataforma na qual você irá elaborar ou fazer o upload do contrato.
Para que as informações do documento estejam protegidas e a assinatura eletrônica simples possua validade jurídica, é fundamental escolher uma solução confiável que ofereça um ambiente digital seguro e siga as exigências da legislação sobre assinaturas eletrônicas.
2. Elabore ou faça o upload do contrato
Depois de escolher a plataforma, é hora de elaborar ou fazer o upload do contrato na solução.
Algumas plataformas, como a Assinei, disponibilizam modelos prontos de contrato, o que torna essa etapa mais ágil.
3. Adicione nome e e-mail dos participantes do contrato
Uma assinatura eletrônica simples precisa, no mínimo, do nome do signatário e de uma forma de contato (e-mail, SMS ou Whatsapp) para que o contrato seja enviado até ele.
4. Identifique como cada signatário deve assinar
Antes de enviar o contrato a todas as partes, é preciso identificar como cada participante deve assinar o contrato — como representante legal, contratante, parte ou testemunha, por exemplo.
5. Envie o contrato para assinatura
Depois de fazer a identificação do tipo de participante que o signatário será, o contrato está pronto para ser enviado para assinatura.
6. Acesse o link do contrato e realize a assinatura eletrônica simples
O signatário irá receber o link para acessar o contrato na plataforma e realizar a assinatura.
Dentro do que pode ser caracterizado como uma assinatura eletrônica simples, cada plataforma tem a liberdade de exigir quais dados serão necessários para formalizar o documento. Geralmente, no caso de um signatário que seja pessoa física, é necessário informar o nome completo e o número de um documento que serve como identificação, como o CPF.
7. Salve o documento assinado
Após a assinatura eletrônica simples ser realizada, o signatário poderá ter o link para acesso ou fazer o download do contrato assinado.
Normalmente, as plataformas disponibilizam alguns dados no arquivo do documento assinado, como horário e coordenadas geográficas do local em que o signatário realizou a assinatura. Essas informações contribuem para atestar a segurança e veracidade da operação.
Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é assinatura eletrônica simples, em quais situações ela pode ser utilizada e como fazê-la para assinar contratos.
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