O comprovante de entrega é um documento essencial para garantir que produtos e mercadorias cheguem ao destino correto. Com o avanço da tecnologia, o uso da assinatura eletrônica tornou esse processo mais rápido, seguro e sustentável, eliminando a necessidade de utilizar papel e reduzindo erros.
Neste artigo, você vai entender o que é comprovante de entrega, quais são os principais tipos e como emiti-lo de forma eletrônica.
Confira a seguir!
O que é um comprovante de entrega?
O comprovante de entrega é um documento formal que serve para confirmar e registrar que uma mercadoria, produto ou serviço foi efetivamente entregue e recebido pelo destinatário correto.
Nesse sentido, ele exerce um papel fundamental na logística e no transporte, já que:
- Comprova a realização do serviço de frete/entrega;
- Serve como prova legal em casos de disputas ou reclamações de não recebimento;
- Garante a integridade das operações logísticas.
Características
Em geral, o comprovante de entrega contém informações importantes como:
- Data e hora exata da entrega;
- Identificação e, muitas vezes, a assinatura do recebedor;
- Detalhes sobre a mercadoria ou serviço (como número da nota fiscal ou do conhecimento de transporte).
Hoje, é muito comum o uso de comprovantes de entrega digitais, que podem incluir geolocalização e fotos, oferecendo mais segurança e agilidade no processo. Anteriormente, o formato mais tradicional era o canhoto de papel assinado na nota fiscal ou em um documento à parte.
Legislação
O Comprovante de Entrega Eletrônico (CE-e) foi oficializado por legislações como o Ajuste SINIEF 38/21 e o Ajuste SINIEF 07/2005 (e suas atualizações), que permitem realizar a comprovação de entrega de forma eletrônica, sem a necessidade do papel.
Qual a importância do comprovante de entrega?
O comprovante de entrega é importante por vários motivos, sendo essencial tanto para a empresa (remetente/transportadora) quanto para o cliente (destinatário).
Veja a seguir os principais motivos:
Para a empresa
A princípio, o comprovante de entrega é a evidência formal de que o serviço de transporte foi concluído com sucesso e que a mercadoria chegou ao seu destino.
Na prática, o uso desse documento permite que a empresa monitore a eficiência de seus processos logísticos, identificando a data, hora e o responsável pela entrega. Isso ajuda a avaliar o desempenho de motoristas e transportadoras.
Além disso, o documento serve como prova irrefutável em casos de reclamações de “não recebimento” ou contestações de entrega por parte do cliente.
Para o cliente
O comprovante de entrega serve como confirmação de que o cliente recebeu o produto conforme o combinado. Desse modo, ele garante os direitos em relação à garantia e ao serviço pós-venda, já que o documento traz mais clareza sobre o momento exato em que a posse da mercadoria foi transferida.
Quais são os tipos de comprovante de entrega?
Os comprovantes de entrega podem ser categorizados principalmente em dois grandes grupos: físicos (em papel) e digitais (eletrônicos).
1. Comprovante de entrega físico
Este é o formato mais tradicional, onde o registro é feito em papel no momento da entrega:
- Canhoto da nota fiscal: é a parte destacável do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) ou da própria nota fiscal impressa. O destinatário assina e data essa parte, que é destacada e devolvida ao entregador/transportadora;
- Segunda via do conhecimento de transporte: usado pelas transportadoras, é a via do documento que deve ser assinada pelo recebedor para comprovar o serviço de frete;
- Protocolo de entrega ou recibo simples: um documento separado que lista as mercadorias e é assinado pelo destinatário, servindo unicamente para comprovação de recebimento.
A desvantagem desse modelo é o risco de perda, a rasura, a dificuldade de arquivamento (precisa ser guardado fisicamente por anos) e a lentidão no retorno da informação para a empresa.
2. Comprovante de entrega digital
Este formato, também conhecido como comprovante de entrega eletrônico ou canhoto digital, utiliza a tecnologia para registrar e armazenar a comprovação em tempo real, eliminando a necessidade de papel e oferecendo maior segurança e agilidade.
As formas de comprovação mais comuns incluem:
- Assinatura eletrônica: o destinatário assina diretamente na tela de um dispositivo móvel (smartphone ou tablet) do entregador;
- Comprovante fotográfico: o entregador tira uma foto da mercadoria no local da entrega (muitas vezes incluindo a porta ou a identificação do local) ou, em alguns casos, do próprio destinatário com o pacote. A foto é anexada ao registro de entrega;
- Registro por geolocalização (GPS): o sistema registra automaticamente as coordenadas geográficas (GPS) e o horário exato em que a baixa da entrega foi realizada, confirmando que o entregador estava no local correto;
- Escaneamento de códigos: utilização de aplicativos para escanear códigos de barras ou QR Codes no pacote, que registram eletronicamente a conclusão da entrega;
- Comprovante de Entrega Eletrônico (CE-e): é um evento eletrônico (padrão fiscal) vinculado diretamente à Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que registra a entrega de forma digital e oficial no ambiente da Secretaria da Fazenda (Sefaz), sendo usado quando a própria empresa emitente faz o transporte.
Geralmente, o uso de comprovantes digitais (que costumam ser integrados a softwares ou aplicativos de logística) combina várias dessas evidências (assinatura digital, foto e GPS) para criar um registro de recebimento robusto e de fácil acesso.
Como emitir um comprovante de entrega eletrônico?
A emissão digital é realizada por meio de softwares, aplicativos de gestão de entregas ou plataformas integradas aos sistemas fiscais (Sefaz). Este é o método mais recomendado por sua segurança e agilidade. Entenda a seguir:
Passos para emissão digital:
- Uso de aplicativo de logística: o entregador utiliza um aplicativo instalado em seu smartphone ou tablet, que está sincronizado com o sistema da empresa;
- Confirmação no local: ao chegar ao destino, o entregador acessa o pedido/nota fiscal no aplicativo e inicia o processo de “baixa” da entrega;
- Coleta de evidências (digitalização): o aplicativo coleta automaticamente ou exige a inserção dos seguintes dados:
- Geolocalização (GPS): o sistema registra automaticamente a latitude e longitude exatas e a hora da confirmação;
- Nome e documento do recebedor: inserção manual dos dados do recebedor;
- Assinatura eletrônica: o recebedor assina diretamente na tela do dispositivo com o dedo ou uma caneta stylus;
- Foto (opcional, mas recomendado): o entregador pode tirar uma foto do produto entregue, da fachada do local ou do canhoto de papel assinado (se o processo for híbrido);
- Transmissão automática (comprovante de entrega eletrônico): após a coleta, o aplicativo envia os dados (incluindo o arquivo de imagem/assinatura) para o servidor da transportadora/remetente;
- Integração fiscal: Em muitos casos, o sistema dispara um Evento de CE-e, que é um registro digital oficial atrelado à NF-e (chave de acesso) e validado pela Sefaz.
- Armazenamento: o comprovante digital é armazenado na nuvem, facilitando consultas e auditorias futuras. Além disso, o cliente também pode receber uma cópia por e-mail ou link para acesso ao canhoto.
Quais são os benefícios do comprovante de entrega eletrônico?
O comprovante de entrega eletrônico oferece inúmeros benefícios, já que por meio dele é possível otimizar a logística, reduzir os custos e aumentar a segurança jurídica e a satisfação do cliente.
Confira a seguir os principais:
Maior segurança
Além da assinatura eletrônica, o comprovante digital geralmente registra automaticamente a geolocalização (GPS) e a data/hora exata da entrega. Muitas soluções também permitem anexar fotos da mercadoria no local.
Nesse sentido, a integração de dados de geolocalização e fotos dificultam que o documento seja falsificado ou contestado.
Agilidade no processo
A informação da entrega é transmitida, em tempo real, assim que o recebedor assina eletronicamente no dispositivo móvel. Com o comprovante disponível imediatamente no sistema, a transportadora ou remetente pode faturar e cobrar o frete ou a mercadoria rapidamente, acelerando o ciclo de caixa.
Redução de custos
Com o uso do comprovante de entrega eletrônico, é possível eliminar os custos de impressão do canhoto, além de reduzir o consumo de materiais e recursos.
Além disso, não há necessidade de espaço físico para arquivar pilhas de canhotos por anos, já que o documento é armazenado em nuvem.
Mais transparência e qualidade no atendimento
Por disponibilizar a informação em tempo real, o uso do canhoto digital permite que a transportadora e, muitas vezes, o próprio cliente acompanhem o status da entrega com precisão (rastreabilidade de ponta a ponta).
Ademais, em caso de contestação de recebimento, o comprovante digital (com assinatura, GPS e foto) pode ser consultado e apresentado ao cliente em segundos.
Sustentabilidade
A redução do consumo de papel diminui o impacto ambiental das atividades da empresa e reforça o compromisso do negócio com a sustentabilidade.
Conclusão
Como vimos, o uso do comprovante de entrega eletrônico é indispensável para empresas que buscam eficiência e segurança em suas operações.
Nesse sentido, ao adotar soluções digitais para o controle e segurança na entrega, as empresas ganham tempo, reduzem falhas e fortalecem a confiança dos clientes.
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