Contabilidade digital: como adotar e gerenciar documentos eletrônicos

Imagem de destaque para Blog Post Assinei "Contabilidade Digital: Como Adotar E Gerir Documentos Eletrônicos"
Conheça como a sua empresa pode adotar a contabilidade digital e aprenda como gerir e organizar os documentos e contratos da área.

Contabilidade digital: sonho ou realidade para as empresas de hoje?

É fato que o mundo, de modo geral, muda constantemente para absorver as novas inovações tecnológicas que surgem diariamente.

Nesse cenário, diversos setores tiveram que se reinventar e inovar na forma de trabalhar. Com a contabilidade não poderia ser diferente.

Hoje, vamos falar com essa área têm se transformado com a adoção de soluções digitais. 

Nos acompanhe e entenda mais sobre como a contabilidade digital funciona!

O que é contabilidade digital?

Podemos definir contabilidade digital como a otimização dos serviços contábeis por meio da internet e de sistemas online. Seu objeitvo é contribuir para o aumento da performance e ganho de produtividade na empresa.

Nesse contexto, a tecnologia funciona como uma aliada dos contadores, que atuam com recursos de automação, inteligência artificial e análise de dados. Com isso, ganham mais agilidade, uma vez que dispensam as atividades manuais e desburocratizam tarefas diárias.

Quais são os benefícios da contabilidade digital?

1. Aumento da Produtividade

A partir do uso de ferramentas que otimizam o processamento de dados, o trabalho se torna muito mais produtivo, o que colabora para o rendimento de modo geral.

Assim, aquelas tarefas rotineiras e repetitivas que demandam tempo são resolvidas em questão de minutos, o que impactará positivamente na redução de tempo gasto na atividade e na qualidade do serviço entregue.

2. Fácil acesso às informações

Outro benefício que a contabilidade digital pode oferecer é o acesso aos documentos em tempo real.

Isso é possível por meio de plataformas que oferecem o armazenamento de contratos e documentos em nuvem, como a Assinei.

Assim, você pode acessá-los a qualquer hora e lugar, seja pelo computador ou por algum dispositivo móvel, como celular ou tablet.

3. Gestão eficiente de documentos

Na contabilidade digital, plataformas online também podem ser adotadas para gerir e organizar os contratos durante todo seu ciclo de vida.

Dessa forma, não é preciso se preocupar com o envio e recebimento de documentos do cliente, cobrança de prazos ou edições nos arquivos que demandam tempo, papel e transporte — você cuida de tudo isso de forma simples e com poucas configurações.

4. Assinatura eletrônica e digital

Com a contabilidade digital, você também pode adotar o uso de assinaturas eletrônicas e digitais.

Válidas juridicamente, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, as duas modalidades podem ser adotadas em diferentes tipos de documento. Além disso, também trazem mais praticidade ao contador e seus clientes, pois permitem que a assinatura seja feita de onde ele estiver.

5. Redução de custos

Além de trazer mais praticidade ao contador, os documentos eletrônicos também ajudam a empresa economizar custos com papel, impressão e a logística com o deslocamento dos profissionais.

Para conhecer quais são esses gastos, confira nosso artigo com dicas de como reduzir o consumo de papel.

Como implantar a contabilidade digital na sua empresa?

Alguns passos podem ajudá-lo na hora de adotar a contabilidade para sua empresa.

Separamos algumas abaixo:

1. Escolha as tecnologias

Não existe uma regra de quais ferramentas utilizar. O importante é fazer uma análise de como funciona a gestão da sua empresa e quais são seus objetivos daqui para frente.

Sabendo que na área contábil você lida com um grande volume de documentos, é interessante pensar em uma plataforma na qual você possa gerir e organizar todo o ciclo de vida de seus contratos. Assim, fica mais fácil se lembrar de prazos, valores, tarefas e assinaturas. 

Além disso, é importante investir em ferramentas de comunicação e gestão de tarefas. Algumas opções, por exemplo, são o Skype e o Trello, que já oferecem uma ampla gama de funções em suas modalidades gratuitas.

2. Digitalize a cultura da sua empresa

Tão importante quanto fazer a escolha certa das ferramentas certas é promover mudanças na cultura da sua empresa.

Por isso, é fundamental que todos estejam integrados nesse novo formato. O ideal é que a adaptação aconteça de forma natural e a equipe esteja empenhada para embarcar na contabilidade digital.

Um bom começo é digitalizar os arquivos e migrá-los para um sistema, preferencialmente em nuvem, a fim de eliminar a impressão de papéis na empresa. Após isso, você pode começar a elaborar os documentos e contratos diretamente em uma plataforma digital.

3. Prepare sua equipe

Invista na preparação da sua equipe! Para isso, ofereça cursos de capacitações e treinamentos para utilizar as ferramentas.

Quanto mais você aproveitar os recursos oferecidos pelos meios tecnológicos, maior será os resultados obtidos por meio da contabilidade digital.

E os documentos? Como organizar eletronicamente?

Decidiu adotar os documentos e contratos eletrônicos na contabilidade da sua empresa?

Na contabilidade, muitos documentos podem se adequar ao formato eletrônico. Alguns deles são:

  • Balanço Patrimonial;
  • Balancete Contábil;
  • Termos;
  • Contratos;
  • Propostas Comerciais;
  • Recibos.

Para geri-los, é essencial que você saiba organizá-los de forma eficiente! Algumas dicas valiosas são:

1. Defina nomes para cada tipo de arquivo

Em um escritório de contabilidade, a organização de documentos digitais deve ser realizada com intuito de facilitar a localização sempre que necessário.

Por exemplo, no lugar salvar um arquivo apenas com “Balanço Patrimonial 2020”, opte por seguir o seguinte modelo: Cliente X– Balanço Patrimonial – 2020. Assim, fica mais fácil — e rápido! — localizar o documento.

2. Crie estruturas de pastas e cofres

Para organizar os documentos, nada melhor do que utilizar as pastas, não é mesmo?

Assim como você deve fazer com os nomes dos arquivos, é importante também estabelecer critérios para a organização dos documentos por pasta. Uma dica, por exemplo, é fazer isso por clientes, com subpastas por anos ou pelo tipo de contrato.

Assinei possibilita que você não apenas crie pastas, mas também cofres para gerenciar os documentos! Na plataforma, o administrador da conta define os níveis de acesso, autorizando apenas os profissionais da empresa que podem visualizar ou editar determinado arquivo.

O importante é que essa subdivisão seja feita quando houver documentos recorrentes ou nos casos em que essa estrutura facilite o acesso. Não vale complicar, certo?

Conclusão

Antigamente, enquanto era comum encontrar escritórios com armários abarrotados de papéis, hoje o normal é ver profissionais investindo na gestão de documentos eletrônicos.

Com o uso de ferramentas específicas, é possível manter os arquivos seguros, gerenciar contratos e formalizá-los com assinaturas eletrônicas.

Quer começar a gerir e organizar documentos e assinaturas eletrônicas?

Conheça as ferramentas da Assinei! Nossa plataforma foi desenvolvida para te ajudar nessa missão.

Clique aqui ou na imagem abaixo e solicite sua demonstração gratuita:

Gostou do conteúdo?

Aproveite e leia nosso artigo sobre digitalização de documentos.

Até a próxima!

Publicações relacionadas

Assinei | Assinaturas Digitais e Eletrônicas | Uma Solução Aliare