Contrato digital: conheça as vantagens e entenda como funciona

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Entenda como funciona o contrato digital e conheça como o formato pode agilizar suas negociações e o recolhimento de assinaturas.

Você já formalizou um negócio por contrato digital?

Basicamente, o contrato digital funciona como o físico — ou seja, é um vínculo de natureza jurídica entre duas ou mais partes.

Esse formato, que ganha cada vez mais adeptos pela sua praticidade e redução de custos, tem todo o processo realizado digitalmente — inclusive, a assinatura pelas partes, que podem adotar as modalidades de forma eletrônica ou digital.

Se você está pensando em utilizá-lo, mas ainda não sabe por onde começar, continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre contrato digital.

O que é contrato digital?  

Primeiro, vamos entender o que é contrato.

Em síntese, podemos definir contrato como um acordo de vontade, entre duas ou mais pessoas, para formalizar um negócio jurídico.

O contrato pode ser elaborado por meio físico ou digital. Quando é redigido no segundo — ou seja, o documento está em formato eletrônico — chamamos, então, de contrato digital.

O contrato digital possui validade jurídica?  

Para que o contrato seja válido juridicamente, é necessário que ele atenda a alguns requisitos, como:

1 – Manifestação de vontade no negócio jurídico 

primeiro ponto é que o contrato digital precisa estar de acordo com o que a legislação brasileira define como negócio jurídico

Segundo o artigo 104 do Código Civil, o negócio jurídico é válido quando se cumprem três requisitos:  

  1. Seja realizado por agente capaz; 
  1. Trate de um objeto lícito, possível, determinado ou determinável; 
  1. Seja realizado de forma prescrita ou não defesa em lei. 

Dessa forma, podemos interpretar que todo negócio jurídico será válido desde que concorde com essas três condições. Isso independe de qual meio (físico ou eletrônico) foi utilizado para a elaboração do documento. 

O artigo 107, também no Código Civil, reforça esse raciocínio. Segundo a lei:

Art. 107 - A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir.

Na prática, isso significa que se não há previsão legal acerca de uma forma específica para a celebração do contrato, pode se adotar qualquer meio (físico ou eletrônico).

2 – Requisitos próprios do tipo de contrato

segundo ponto para a validade jurídica do contrato digital é que ele precisa atender as especificidades do tipo de contrato.

Por exemplo, se o contrato em questão é um de trabalho terceirizado, o documento deve estar de acordo com o que a legislação trabalhista diz a respeito desse tipo de contratação.

Essa também é uma questão essencial para o contrato físico, em papel. Independente do meio, é fundamental que os elementos e dados do documento estejam corretos, para a plena formalização do negócio.

3 – Formalização por assinatura eletrônica

Um contrato só é devidamente formalizado quando as partes concordam com aquele instrumento.

A forma mais comum de manifestação da vontade são as assinaturas.

No caso do contrato digital, para garantir a concordância das partes, é preciso que elas formalizem o contrato com assinatura eletrônica

Conforme define a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, no Brasil temos duas modalidades de assinatura eletrônica válidas: a assinatura eletrônica e a assinatura digital

Assinatura eletrônica

assinatura eletrônica é qualquer identificação eletrônica, previamente definida em acordo, que pode ser confirmada por um conjunto de dados e evidências digitais. 

Para ficar mais fácil de entender, vamos para um exemplo prático.

Pense que você vai elaborar um contrato de prestação de serviços e no documento, define que a assinatura eletrônica será realizada mediante login na plataforma, com e-mail e senha. Se todas as partes concordarem e expressarem estar de acordo com a modalidade, essa forma de identificação será válida como assinatura eletrônica.

Além disso, outro ponto importante é que para a forma de identificação ser válida como assinatura eletrônica, é preciso que essas informações sejam rastreáveis. Assim, será possível comprovar a autoria da assinatura caso a autenticidade seja contestada.

Assinatura digital

assinatura digital, por sua vez, é a modalidade que utiliza criptografia assimétrica. Esta tecnologia adota um sistema de chaves criptográficas por meio do certificado digital, identidade eletrônica emitida por Autoridades Certificadoras e que segue o padrão definido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil)

Devido aos procedimentos exigidos para a emissão do certificado e do próprio uso da criptografia, a autoria da assinatura digital é inquestionável.

Por isso, esta modalidade é equivalente a uma assinatura manuscrita, com registro e autentificação em cartório. Você pode entender melhor essa dinâmica lendo nosso texto sobre reconhecimento de firma na era digital.

Seja qual for a modalidade escolhida, é preciso ter em mente que ambas precisam ser realizadas por meio de uma plataforma especializada em contratos e assinaturas eletrônicas.

Na plataforma, você elabora ou faz o upload do documento que contém o contrato. Depois, envia o arquivo para assinatura, conforme a modalidade.

No post Assinatura eletrônica, digital, manuscrita e digitalizada: conheça as principais diferenças do nosso blog, você pode conferir mais detalhes sobre as duas modalidades. 

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Quais contratos podem ser feitos de forma digital?  

Como explicamos acima, a não ser que esteja específico na lei, qualquer contrato pode ser elaborado de forma digital.

Dessa forma, é possível fazer diferentes tipos de contratos no formato digital. Alguns deles são os de:

  • Prestação de serviços;
  • Trabalho (temos um artigo apenas sobre o tema);
  • Consumo;  
  • Constituição de empresa;  
  • Locação;  
  • Confidencialidade;

Principais elementos de um contrato digital  

Um contrato bem feito deve conter todos os elementos necessários.

A seguir, confira quais informações são fundamentais para a elaboração de um contrato digital.

1. Identifique as partes

Primeiramente, é preciso qualificar por completo as partes contratantes. Esse é um ponto importante, pois em uma execução judicial futura, será necessário apresentar essa qualificação.

Desse modo, você deve inserir informações como: 

  • Identificação das partes: por exemplo, contratante, contratado, locador, locatário, fiador etc;
  • Dados pessoais de cada parte: nome completo, CPF, RG, estado civil, profissão, endereço, e-mail, telefone, entre outros;
  • Dados do cônjuge: em alguns contratos (como o de compra e venda de imóveis), é imprescindível incluir os dados pessoais do cônjuge;
  • Dados das testemunhas: em geral, utiliza-se apenas o nome completo e CPF. No entanto, se preferir, você também pode inserir o e-mail e o telefone;

2. Defina o objeto do contrato 

Seja qual for o objetivo, é indispensável que todos os detalhes do contrato estejam presentes no documento. 

Com mais especificações, o contrato funciona como uma medida com valor protetivo para contratado e contratante. Assim, se evita ambiguidades que podem gerar mal-entendidos ou, até mesmo, lacunas que possibilitam interpretações errôneas. 

Em alguns contratos, é natural que as primeiras páginas sejam um resumo da contratação. Nelas, constam informações como objeto, forma de pagamento, valores, prazo de vigência, condições para rescisão e cláusula de arbitragem. Dessa forma, as condições contratuais ficam mais claras e evidentes.

Como exemplo de contrato que adota essa estrutura, podemos citar o de locação. Essa é uma exigência da própria Lei nº 8.245/91, que regula as locações de imóveis urbanos.

3. Especifique os valores e cláusulas de reajustes 

No caso de prestação onerosa, é importante informar todos os valores, bem como a periodicidade de pagamento, de forma explícita.

Essas informações são necessárias pois esses elementos dizem respeito à contraparte financeira a ser recebida pelo serviço.  

Desse modo, também é fundamental comunicar os índices que nortearão reajustes posteriores, como cálculos percentuais do valor total e taxas de inflação.

4. Descreva as obrigações e direitos de cada parte 

Além de descrever o objeto do contrato, é preciso especificar quais são os direitos e deveres de ambas as partes nessa relação jurídica.

Por isso, é imprescindível que as descrições do documento sejam claras. Assim, é fácil de identificar e delimitar quais são as obrigações de cada parte.

5. Defina instrumentos de medição de desempenho

Em alguns tipos de contrato, pode ser necessário definir instrumentos de medição de desempenho.

Nesses casos, além dos outros elementos, também é preciso informar no documento quais serão esses indicadores.

Como exemplo, podemos citar as contratações, pelos órgãos públicos, de prestação de serviços terceirizadas.

Neste tipo de contrato, utiliza-se o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), um mecanismo que define os níveis esperados de qualidade da prestação de serviço e respectivas adequações de pagamento.

6. Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração 

De forma geral, o prazo de duração do contrato pode seguir, de forma livre, o prazo definido entre as partes.

Entretanto, há alguns contratos que por lei, não podem se prolongar além de um certo período. É o caso, por exemplo, do contrato de prestação de serviços — de acordo com o Código Civil, o prazo de duração do contrato de prestação de serviços não pode ultrapassar quatro anos. 

Por isso, não se esqueça de estabelecer o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento e alteração, como, por exemplo, a permissão de modificações mediante aditivos contratuais.

Ademais, é importante lembrar da previsão de sanções em caso de descumprimento. Nesse caso, as multas ou a extinção unilateral do contrato podem ser algumas das alternativas. 

Quais são as vantagens de sair do papel e adotar o contrato digital?  

1. Segurança 

Como explicamos anteriormente, os contratos digitais utilizam assinatura eletrônica ou assinatura digital para a formalização do negócio. Ambas as modalidades possuem recursos extremamente confiáveis para provar a autenticidade de documentos.

Além disso, com o uso de plataformas especializadas para elaboração ou upload dos contratos, você também assegura que seus arquivos não serão alterados.

Geralmente, essas soluções sempre contam com tecnologias que evitam que o acesso ou modificação dos arquivos por terceiros. A Assinei, por exemplo, utiliza criptografia, que contribui para assegurar a integridade dos contratos.

2. Mobilidade 

Não apenas a elaboração do contrato digital é mais simples, mas também seu acesso. Seja no smartphone ou tablet, bastam apenas alguns cliques para conferir ou enviar seu contrato digital.

Existem vários cenários que demonstram a praticidade do contrato digital. O primeiro, por exemplo, é que você pode ter o seu contrato salvo nos seus dispositivos, sempre disponível quando você precisa. Outro cenário é que no caso das plataformas de contratos eletrônicos, em que os arquivos são armazenados em nuvem, você pode acessar o documento com um simples login.

Além disso, outro ponto bastante importante é que o documento não precisa transitar fisicamente para assinatura das partes. No formato digital, todos os participantes de um contrato ou documento recebem um link e conseguem acessá-lo de qualquer dispositivo. Assim, é possível ler o documento e assiná-lo de onde você estiver.

3. Redução de custos e tempo

O uso do contrato digital contribui para redução de custos do seu negócio. Isso acontece porque, com o arquivo eletrônico, não será preciso ter gastos com materiais e equipamentos para a impressão de documentos, como cartucho, papéis e custos com a manutenção da impressora. 

Esses são, inclusive, gastos que podem tomar de 1 a 3% da receita da empresa, segundo um estudo de 2016 da IDC com a empresa de consultoria Gartner Inc. Para saber mais sobre os custos com impressão, sugerimos a leitura do nosso post sobre consumo de papel.

Por isso, para as empresas que não podem perder tempo com processos burocráticos na assinatura de documentos, o contrato digital é a solução ideal. Neste formato, é possível ter um documento assinado por várias pessoas, de locais distintos, em questão de minutos.

Além disso, com menos contratos físicos, você também reduz os deslocamentos — afinal, não será necessário levar ou enviar os documentos por despachantes para recolher as assinaturas.  

Conclusão

Com a transformação digital cada vez mais presente nas empresas, migrar para o digital tornou-se obrigatório.

Esse, inclusive, é um movimento do próprio Poder Judiciário, que há alguns anos, começou a digitalizar seus processos. Na prática, podemos ver isso com o protocolo digital de processos, provas e documentos por meio de plataformas como o Processo Juridicial Eletrônico (PJe), Processo Judicial Digital (Projudi), dentre outras.

No meio eletrônico, os processos se tornam mais ágeis, o que facilita a formalização de negócios com segurança jurídica. Com o uso de assinatura eletrônica, não é necessário se deslocar ou despachar o documento por correio, como no formato físico para recolher as assinaturas: no contrato digital, as partes recebem o documento para assinar no e-mail ou por mensagem SMS no celular.

Ademais, o contrato digital também é mais seguro do que um físico. Isso acontece porque ao ser elaborado ou armazenado em uma plataforma de contratos eletrônicos, são utilizadas diferentes tecnologias para garantir a autenticidade e integridade do documento.

Além disso, também é possível controlar todos os prazos contratuais e ter um fácil acesso ao resumo do documento, gerenciando as cláusulas específicas. Com um compliance contratual, evita-se fraudes nos processos de assinatura, erros no acompanhamento de prazos e dificuldades na gestão completa do documento.

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Gostou deste conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre ciclo de vida dos contratos.

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