Os documentos sigilosos possuem informações que devem ser mantidas em segurança. Por isso, somente podem ser acessados por pessoas com autorização.
Nesse sentido, armazená-los de forma segura é essencial para evitar sérios problemas como fraudes e ataques virtuais.
Neste artigo, vamos explicar quais documentos podem ser considerados sigilosos e como armazená-los com segurança.
Acompanhe a seguir!
O que são documentos sigilosos?
Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo restrito e apenas podem ser acessados por pessoas autorizadas.
Na prática, esses documentos devem ser mantidos em segurança e não podem chegar ao conhecimento público, visto que, a exposição ou divulgação dessas informações confidenciais pode levar a consequências negativas para as empresas.
Logo, geralmente as pessoas autorizadas a acessar esse tipo de documento são as que trabalham diretamente com os dados contidos nesses documentos.
Qual é a diferença entre o documento sigiloso, restrito e o ostensivo?
Além dos documentos sigilosos, existem outras categorias de documentos que podem gerar dúvidas. São eles: o restrito e o ostensivo.
Veja a seguir quais são as diferenças entre essas três modalidades!
- Documento sigiloso: pode ser acessado apenas por um grupo limitado de pessoas — em muitos casos, somente colaboradores de um setor específico podem manipular essas informações. Portanto, exige medidas rigorosas de segurança;
- Documento restrito: pode ser acessado por funcionários da empresa, porém não deve ser de conhecimento público. Exemplo: informações que o funcionário tem conhecimento, mas não podem ser repassadas para clientes ou fornecedores;
- Documento ostensivo: pode ser divulgado publicamente, pois não possui informações que possam gerar algum risco para empresa. Logo, ele é o documento oposto do sigiloso.
Quais são os graus de sigilo dos documentos?
Na prática, os documentos sigilosos possuem quatro graus de confidencialidade. Confira!
- Grau 1: documentos de baixa sensibilidade, que podem ser acessados por pessoas autorizadas;
- Grau 2: documentos de média sensibilidade, que podem ser acessados por meio de uma autorização específica;
- Grau 3: documentos de alta sensibilidade, que podem ser acessados mediante autorização especial e acesso restrito;
- Grau 4: documentos ultra confidenciais cujo acesso é limitado e destinado apenas a um pequeno número de pessoas, mediante autorização do alto escalão da empresa.
Quais documentos podem ser considerados sigilosos?
Como vimos, os documentos sigilosos possuem informações confidenciais que precisam ser bem protegidas.
A seguir, vamos citar cinco documentos que pertencem a essa categoria. Veja!
1. Informações bancárias
As informações bancárias devem ser submetidas aos mais severos critérios de acesso. Isso porque seu vazamento pode acarretar uma série de consequências como roubo de identidade, clonagem de cartões de crédito, golpes, fraudes e outros problemas.
Todas as informações bancárias, tanto as pessoais como as corporativas, devem ser consideradas sigilosas. Portanto, exigem um processo rígido de armazenamento e descarte.
2. Declarações fiscais
Sabemos que ter declarações e recibos em ordem facilita os processos de auditoria e garante eficiência na prestação de contas. No entanto, esses documentos possuem informações sigilosas que devem ser mantidas em segurança.
De acordo com a Lei nº 5172 do Código Tributário Nacional, manter os registros fiscais por, pelo menos, cinco anos é uma obrigação para todas as empresas e contratantes. Nesse sentido, é fundamental estabelecer critérios seguros de acesso e armazenamento desse documento.
3. Informações dos clientes
Assim como os demais documentos, os dados dos clientes contém informações que devem ser protegidas para que eles não sejam alvos de ataques virtuais.
Entre essas informações, temos:
- Nomes;
- Endereços;
- Dados de cartões de crédito;
- Número de previdência social;
- E-mails.
4. Dados dos funcionários
Da mesma forma que os clientes, os dados dos funcionários da empresa devem ser protegidos.
Isso significa que informações como nomes, endereços, seguridade social, usuário, senhas de sistemas internos e contas bancárias devem ser mantidas em sigilo.
5. Contratos e documentos comerciais
Os contratos e documentos comerciais possuem detalhes que devem ser tratados com confidencialidade. Afinal, neles contém informações comercialmente sensíveis como:
- Termos do acordo;
- Valor dos serviços oferecidos/recebidos;
- Nomes relacionados às partes envolvidas;
- Números de documentos;
- Endereços.
Lei de Acesso à Informação
De acordo com a Lei n.º 12.527/2011, também conhecida como Lei de Acesso à Informação (LAI), os cidadãos têm direito a acessar informações públicas, exceto:
- Informações pessoais;
- Informações restritas protegidas por outras leis;
- Informações sigilosas.
Além disso, a legislação define como documentos sigilosos aqueles que contém informações que podem colocar em risco a segurança da sociedade e do Estado.
Nesse sentido, a lei se aplica a todos os órgãos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além de entidades públicas e privadas que recebem recursos públicos.
Por que documentos sigilosos precisam de mais segurança no armazenamento?
A princípio, a falta de segurança no armazenamento e acesso aos documentos sigilosos pode gerar graves consequências para as empresas. Afinal, a exposição dos arquivos em sigilo pode ocasionar fraudes e ataques virtuais contra a segurança de dados.
Além disso, a facilidade de acesso a esse tipo de documento pode colocar a empresa em risco, uma vez que as práticas criminosas como o phishing se tornam mais difíceis de evitar.
Ademais, outra consequência gerada pela falta de segurança no armazenamento de documentos sigilosos é a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que além de estabelecer critérios de segurança necessários, também determina multas para os casos de inconformidade.
Como armazenar documentos sigilosos com segurança?
Para garantir a segurança dos documentos sigilosos, é necessário investir em um armazenamento correto, que garanta a proteção de todas as informações confidenciais. Veja o passo a passo!
Documentos sigilosos físicos
As empresas que ainda lidam com documentos físicos devem se atentar para algumas práticas importantes. Veja!
Estabeleça locais e formas de arquivamento
Em relação ao local físico que os documentos serão armazenados, é necessário escolher um espaço de fácil manuseio. Além disso, considere aspectos como ventilação, temperatura e umidade para evitar a degradação de papéis ao longo do tempo.
Ademais, vale destacar que para cada tipo de documento é necessário aderir a uma forma de arquivamento específica. Logo, fatores importantes como tempo de armazenamento exigido por lei e manuseio recorrente precisam ser analisados com antecedência.
Crie regras de acesso
As regras de acesso servem para proteger os documentos sigilosos. Logo, para que elas funcionem de fato, será necessário considerar a forma como as diversas áreas interagem com os processos internos.
No mais, também será preciso estabelecer procedimentos padronizados e oferecer treinamento aos colaboradores para que as regras sejam seguidas corretamente.
Padronize a nomenclatura dos documentos
Outro ponto importante é padronizar a nomenclatura dos documentos. Assim, é possível manter a organização e criar um formato de fácil identificação.
Documentos sigilosos digitais
No caso de documentos digitais, o processo é simples — basta armazenar os dados na nuvem, utilizar aplicativos de segurança e contratar uma plataforma de gestão de documentos. Entenda!
Armazenamento de dados na nuvem
O sistema de armazenamento em nuvem consiste no ato de armazenar arquivos em um HD fora da máquina — ou seja, na internet.
Na prática, por meio da nuvem, é possível ter acesso à infraestrutura, softwares e informações utilizando qualquer dispositivo (computador, tablet, celular) que esteja conectado à internet.
Em relação à segurança, os serviços em nuvem são muito mais seguros que um servidor ou data center tradicional. Afinal, os melhores especialistas em segurança de dados são contratados para proteger os data centers. Logo, eles são protegidos como qualquer recurso valioso ou sensível.
Aplicativos de segurança
O uso da tecnologia é fundamental para garantir a segurança de dados. Nesse sentido, o recomendado é que a empresa busque bons softwares de segurança da informação como antivírus, firewall e antispyware.
Contratação de um software de gestão documental
Com os documentos digitalizados, armazenados na nuvem e devidamente seguros, outro ponto que não pode faltar é a contratação de um software de gestão de documentos.
Nele é possível gerenciar os documentos sigilosos de forma prática e segura. Além disso, muitas plataformas seguem a LGPD, evitando assim o vazamento de dados.
A Assinei, por exemplo, é uma plataforma especializada em gestão de contratos com soluções integradas para assinaturas eletrônicas e digitais. Por isso, ela ajuda a simplificar os processos de gerenciamento de documentos por meio de funcionalidades eficientes e inovadoras.
Na prática, além de permitir a gestão documental da empresa, a Assinei possui recursos que garantem o armazenamento seguro dos documento sigilosos, como:
- Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos: elaboração, revisão, organização, gestão e armazenamento de todos os seus documentos em uma única solução;
- Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas da organização. Na plataforma, o administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão;
- Tecnologia blockchain e criptografia: garantem a segurança dos documentos e a proteção das informações na plataforma;
- Assinaturas eletrônicas e digitais: realizadas em conformidade com a Medida Provisória 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020, possuem validade jurídica;
- Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os documentos ficam seguros em um único repositório, sem a necessidade de impressões.
Enfim, com todos os documentos integrados em uma plataforma de gestão documental, o processo de gerenciamento de arquivos acontece de forma organizada, fluída e segura.
Conclusão
Enfim, como vimos, os documentos sigilosos possuem informações confidenciais e por isso devem ser gerenciados e armazenados de forma segura. Afinal, a exposição desse tipo de documento pode desencadear sérias consequências para a empresa.
Diante disso, é fundamental que a empresa invista em ferramentas especializadas para garantir a segurança no armazenamento das informações contidas nesses arquivos.
Na Assinei, você elabora, assina, gerencia e armazena seus documentos de forma prática e segura.
Clique aqui ou no banner abaixo e solicite sua demonstração da Assinei.
Gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Até a próxima!
