Digitalização de documentos: tudo sobre o Decreto nº 10.278

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O Decreto nº 10.278 define diretrizes para a digitalização de documentos. Confira quais são as normas e como garantir a validade jurídica dos arquivos.

Sabia que a digitalização de documentos agora é assegurada pela legislação brasileira?

Isso mesmo! No início deste ano, em 18 de março, o Governo Federal publicou, no Diário Oficial da União, o Decreto nº 10.278/2020, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados.  

Com o Decreto nº 10.278/2020, os documentos digitalizados que seguirem todas as diretrizes estabelecidas passam a ter o mesmo valor jurídico que os físicos.

Mas quais são essas regras? Quais documentos podem ser digitalizados? Reunimos os principais pontos do decreto para que você sane todas as suas dúvidas sobre a legislação. Confira!

Digitalização de documentos conforme o Decreto nº 10.278 

O Decreto nº 10.278/2020 é válido para os documentos físicos digitalizados e produzidos por pessoas jurídicas de:

  • Direito público interno (a União, os estados, o Distrito Federal e os territórios, os municípios, as autarquias e as demais entidades de caráter público criadas por lei), mesmo que os documentos envolvam relações com particulares;
  • Direito privado (associações, sociedades e fundações) ou por pessoas naturais (sujeito provido de direitos e obrigações na esfera civil) para comprovação perante:
    • Pessoas jurídicas de direito público interno;
    • Outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Requisitos para a digitalização de documentos

Em seu Art. 4º, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece cinco regras gerais para a digitalização de documentos. São elas:

1. Integridade e confiabilidade do documento digitalizado

O documento digitalizado precisa ser idêntico ao original e conter algum meio para comprovar a autoria e integridade do documento.

2. Rastreabilidade e audibilidade dos procedimentos

O sistema utilizado para digitalizar e armazenar os documentos deve informar quais foram os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados. 

3. Qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento

As ferramentas utilizadas para a digitalização dos documentos devem seguir as normas técnicas definidas no decreto.

A legislação define diretrizes quanto a resolução mínima, cor, tipo original e formato do arquivo, conforme apresentado no Anexo I do Decreto nº 10.278/2020:

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Anexo I do Decreto nº 10.278, com as especificações dos padrões técnicos mínimos para a digitalização de documentos.

É importante ressaltar que os padrões técnicos mínimos para a digitalização de documentos devem ser mantidos mesmo com a compressão e descompressão dos arquivos.

4. Confidencialidade do documento (quando aplicável)

O sistema ou programa de armazenamento dos arquivos digitais deve conceder níveis distintos de acesso, conforme os parâmetros de confidencialidade. 

5. Interoperabilidade entre sistemas informatizados

Quando falamos em interoperabilidade, nos referimos à capacidade que dois sistemas (no caso, informatizados) têm de se comunicar de forma eficiente e transparente.

Para que isso ocorra, é necessário que ambos os sistemas trabalhem com padrões abertos. Dessa forma, é possível integrá-los e assim, fazer com que eles atuem de forma cooperada um com o o outro.

No caso da digitalização de documentos, é importante que estes arquivos sejam salvos em um formato aberto.

O Decreto nº 10.278/2020 define que seja utilizado o formato PDF/A. Este tipo de arquivo permite que o documento seja sempre reproduzido exatamente da mesma maneira que foi salvo.

Digitalização de documentos – entidades públicas

Além das regras gerais, o Decreto nº 10.278/2020 também define alguns requisitos específicos para a digitalização de documentos de entidades públicas:

  • Ser assinado digitalmente, ou seja, ter assinatura com certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
  • Seguir os padrões técnicos mínimos definidos (conforme mostramos acima);
  • Conter os metadados (os dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos) exigidos:
    1. Assunto;
    2. Autor;
    3. Data e local da digitalização;
    4. Identificador do documento digital;
    5. Responsável pela digitalização;
    6. Título;
    7. Tipo documental;
    8. Hash (chekcsum) da imagem.

Para mais detalhes sobre cada metadado, confira o Anexo II do Decreto nº 10.278/2020 na íntegra aqui.

Digitalização de documentos – particulares

Os documentos digitalizados entre particulares, diferentemente dos que envolvem entidades públicas, têm uma maior liberdade quanto a forma de comprovar a autoria e integridade.

Neste caso, não é definido um meio específico para que a confiabilidade seja verificada. A lei permite que as partes envolvidas no documento escolham, de comum acordo, a forma de comprovação de autoria e integridade que preferirem.

Agora, caso não ocorra este acordo prévio entre as partes por alguma razão, serão exigidos os mesmos requisitos dos documentos de entidades públicas.

Exceções do Decreto nº 10.278/2020 

Há alguns documentos aos quais o Decreto nº 10.278/2020 não se aplica. São eles:  

  • Documentos Nato-digitais, que são feitos originalmente em formato digital. Para eles, existe a Medida Provisória nº 2.200-2/2001
  • Às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, legislados pela Resolução nº 4.474/2016;  
  • Audiovisuais, pois existem inúmeras leis referentes a direitos autorais;  
  • Documentos de identificação, como carteira de identidade (RG), Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), certificado militar, entre outros;
  • Documentos de porte obrigatório, como a Carteira Nacional de Habilitação (CNH).

Manutenção dos documentos digitalizados

Agora que você sabe como os documentos originais devem ser digitalizados, vamos para as regras quanto a manutenção dos arquivos!

De acordo com o Art. 10 do decreto, o armazenamento dos documentos digitalizados deve assegurar dois pontos:

  • proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando for necessário, contra o acesso e a reprodução não autorizados;
  • indexação de metadados para:
    • Localizar e gerenciar o documento digitalizado;
    • Conferir o processo de digitalização adotado.

Existem várias formas de você armazenar seus documentos digitalizados. No entanto, para assegurar os pontos recomendados do Art. 10, a melhor opção é adotar uma solução digital que armazene os arquivos em nuvem e o proteja do acesso de terceiros.

Nesse caso, você pode adotar uma plataforma especializada em documentos e contratos digitais

A Assinei é um exemplo. Na nossa plataforma, oferecemos o armazenamento em nuvem e a gestão de documentos por cofres e pastas, que facilita a organização e permite o controle dos níveis de acesso aos arquivos.

Além disso, também é possível gerenciar o ciclo de vida de contratos, o que facilita verificar prazos.

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Descarte dos documentos originais — é permitido?

Sim! Segundo o Decreto nº 10.278/2020, após o documento ser digitalizado conforme os requisitos mínimos exigidos, ele poderá ser descartado. A ressalva fica para os documentos com valor histórico, que devem ter seus originais mantidos.

O descarte do documento digitalizado, no entanto, só poderá ser feito após o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos aos quais o documento se refere.

Conclusão

Apesar de a digitalização de documentos ser comum, o procedimento nem sempre é realizado com atenção às questões técnicas.

Esse é um ponto que ganha ainda mais importância no contexto atual. Em um mundo cada vez mais digital, como podemos migrar os documentos físicos para o meio eletrônico, garantir sua validade jurídica e preservar, da melhor forma, as informações?

Com a publicação do Decreto nº 10.278/2020, agora temos a definição de diretrizes que podem nos guiar no processo de digitalização de documentos. Além disso, com um padrão técnico a ser seguido, é possível assegurar a qualidade dos arquivos.

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