A gestão de contratos empresariais é uma prática adotada por empresas que visam diminuir os riscos, padronizar processos e ter um controle efetivo sobre as relações profissionais e comerciais.
Neste artigo, vamos abordar a importância da gestão de contratos corporativos, as etapas deste processo e como as soluções digitais podem oferecer vantagens para esse modelo de gerenciamento.
Acompanhe a seguir!
Qual é a importância da gestão de contratos empresariais em grandes organizações?
Na prática, uma boa gestão de contratos empresariais é constituída por um conjunto de práticas e ações administrativas que visam monitorar e validar todas entregas acordadas em contratos.
Nesse sentido, essa atividade é responsável por supervisionar os estágios contratuais e suas execuções apropriadas, além de também ajudar na prevenção de danos à organização.
Logo, podemos dizer que a gestão de contratos para grandes empresas é importante porque ajuda a diminuir riscos e prejuízos para o negócio.
Afinal, ao monitorar as etapas que compõem o ciclo do documento — como solicitações iniciais de propostas de fornecedores, cronogramas, avaliações de desempenho, datas de pagamento, vencimento e outras operações como renovações — é possível elevar a eficiência geral da empresa e ainda melhorar sua imagem diante dos clientes e fornecedores.
Quais são os benefícios que a gestão de contratos empresariais traz às grandes organizações?
A gestão de contratos empresariais pode beneficiar as grandes organizações em diversos aspectos. Veja a seguir alguns desses benefícios:
- Redução de riscos e perdas de prazos;
- Diminuição de riscos trabalhistas e previdenciários devido ao acompanhamento do cumprimento das devidas obrigações;
- Maior agilidade para localizar o contrato em sua versão digital;
- Eliminação do risco de extravios;
- Padronização do processo de contratação;
- Melhores condições para renegociar, reajustar ou rescindir o contrato, devido ao recebimento de avisos com antecedência.
Quais são as etapas fundamentais da gestão de contratos empresariais?
A gestão de contratos empresariais é composta por sete etapas fundamentais. Entenda como cada uma funciona a seguir!
1. Planejamento do contrato
A primeira fase da gestão de contratos é o planejamento. Nele, deve-se estipular as condições, cláusulas, objetivos, riscos, sanções, obrigações das partes e os prazos.
Essa etapa é importante porque a empresa precisa ter clareza em relação ao que pretende com a instauração deste instrumento. Sendo assim, se não houver uma execução correta do planejamento, podem surgir problemas ao longo de todo fluxo de tramitação deste documento.
2. Redação prévia do documento
A etapa da redação é o momento de elaborar a primeira versão do contrato. O processo de escrita deve ser rigoroso, pois é preciso evitar ambiguidade e margem para interpretações diferentes.
Nesse sentido, é fundamental ter o auxílio do departamento jurídico da empresa para o atendimento de todas as demandas necessárias.
3. Negociação
A negociação é uma etapa caracterizada pela discussão detalhada, entre as partes envolvidas na contratação, de todas as cláusulas que compõem o documento. Portanto, o objetivo nessa fase é que o contrato atenda as expectativas do contratante e do contratado.
Durante essa etapa, é fundamental que a empresa estabeleça um canal de comunicação dinâmico para que a análise e correção do documento ocorra de forma rápida. Assim, é possível evitar entraves para a elaboração definitiva do contrato.
4. Aprovação do documento
Em seguida, após elaborar o contrato definitivo com base no que foi acordado entre as partes, é hora de aprovar o documento.
Para formalizar a aprovação, as partes envolvidas no contrato devem assiná-lo. A assinatura simbolizará que todos estão cientes e de acordo com o conteúdo do documento.
5. Efetivação contratual
Para que a efetivação contratual aconteça, a empresa precisa providenciar todos os materiais, procedimentos e serviços necessários para o atendimento do que foi combinado no documento.
Assim sendo, podemos dizer que essa é a etapa mais longa da gestão contratual. Logo, para que ela funcione, é preciso investir em um acompanhamento contínuo, a fim de garantir o cumprimento do contrato tanto pelo contratante quanto pelo contratado.
6. Revisões e aditivos
Mesmo com todo cuidado nas etapas de planejamento, negociação e aprovação do contrato, é comum que ao longo do tempo alguns ajustes sejam necessários. Em algumas situações pode ser necessário modificar prazos, por exemplo.
Nesse contexto é que entra a revisão de contrato, que basicamente consiste em verificar se o documento está adequado em relação às demandas das partes envolvidas.
Caso se identifique alguma inadequação, será necessário implementar aditivos contratuais, que devem ser registrados e anexados ao contrato original.
7. Encerramento do contrato
O encerramento do contrato é a última etapa da gestão de contratos empresariais e tem como objetivo verificar o cumprimento integral do documento estabelecido.
Dessa forma, as partes envolvidas devem rever e checar as cláusulas definidas. Caso haja alguma pendência, será necessário resolvê-la.
Como uma solução digital de gestão de contratos pode trazer vantagens às grandes organizações?
O uso de soluções digitais ajuda a desburocratizar os trâmites de contratação e, dessa forma, torna o processo de gestão de contratos corporativos mais ágil e eficiente.
Além disso, por meio dos recursos tecnológicos, é possível obter diversas vantagens para as grandes empresas. Confira a seguir!
Redução de custos
A redução de custos é uma das principais vantagens da gestão eletrônica de contratos realizada por meio de um software. Afinal, como a execução de todo o processo ocorre no ambiente digital, a empresa não precisa utilizar serviços de correios ou de transporte.
Além disso, a impressão de documentos e o deslocamento até o cartório se tornam dispensáveis nesse processo, o que contribui para a redução do consumo de papel.
Produtividade
Por meio de um software, é possível realizar todos os processos de gestão de contratos empresariais em um ambiente totalmente digital. Assim, os funcionários conseguem executar o trabalho de forma produtiva, com mais agilidade e eficiência. Como resultado, sobra mais tempo para executar outras tarefas.
Segurança
Outra grande vantagem de utilizar a tecnologia no processo de gestão de contratos corporativos é a garantia de maior segurança. Isso porque a assinatura eletrônica e a assinatura digital, geralmente disponibilizadas pelas plataformas de gestão de documentos, possui recursos extremamente confiáveis para atestar a veracidade dos arquivos.
Além disso, os próprios recursos utilizados em tais procedimentos (como a comprovação biométrica e a exigência de senhas) evitam o acesso e modificação dos arquivos por terceiros, o que contribui para a privacidade de documentos sensíveis.
Vale ressaltar que o uso da assinatura eletrônica e digital no Brasil é amparado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020.
Monitoramento
A partir de uma plataforma de gestão de documentos, é possível monitorar com facilidade os documentos que foram enviados para a assinatura.
No mais, também há funcionalidades que permitem o acompanhamento de todo o histórico dos contratos, assim como a visualização dos documentos que estão vigentes e os que estão vencendo.
Organização
Em um sistema de gestão de contratos, os arquivos permanecem armazenados de forma organizada. Assim fica mais fácil acessá-los sempre que houver necessidade.
Como resultado, os funcionários não precisam ficar horas e horas procurando documentos importantes por conta da falta de organização dos arquivos em ambientes físicos.
Assinei na gestão de contratos empresariais
A Assinei é uma plataforma especializada em gestão de documentos eletrônicos que permite o gerenciamento completo de todo o fluxo de contratos da sua empresa, desde a elaboração até o envio para assinatura.
Com a Assinei, não é mais necessário gerenciar contratos por planilhas extensas. Isso porque sua empresa consegue elaborar, gerenciar, assinar, criar tarefas e armazenar os documentos em um único lugar.
Na plataforma Assinei você pode:
- Controlar e unificar as informações e histórico dos contratos;
- Criar tarefas e alertas, definir prazos, armazenar ou utilizar modelos prontos de documentos;
- Enviar documentos para assinatura eletrônica com ou sem certificação digital;
- Tornar sua gestão de contratos corporativos mais efetiva.
Conclusão
A falta de gestão de contratos empresariais pode gerar diversos problemas para grandes empresas, como o descumprimento de prazos e pagamento de multas.
Neste artigo, verificamos que além de proporcionar inúmeras vantagens, o gerenciamento desses documentos pode ser realizado por meio de plataformas como a Assinei, que disponibilizam uma gestão completa de todo o fluxo de contratos.
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