A temporalidade de documentos é uma ferramenta responsável por apresentar o ciclo de vida dos documentos, assim como a frequência de uso, destinação final e o período de armazenamento.
A partir dela é possível definir fluxos, garantir agilidade na recuperação de informações e reduzir custos operacionais.
Neste artigo, vamos explicar o que é temporalidade documental e falar sobre sua importância para as empresas.
Acompanhe a seguir!
O que é temporalidade de documentos? Qual sua importância?
A temporalidade de documentos é uma ferramenta utilizada para determinar a destinação, prazo de transferência, mudança de suporte e recolhimento de documentos de uma empresa. Por meio dela é possível prever, assim como evitar, danos e falhas no processo de armazenamento dos documentos.
Na prática, a temporalidade documental utiliza uma tabela, que explicaremos mais à frente, para realizar o controle e acompanhamento dos documentos armazenados.
Desse modo, ao realizar a gestão de temporalidade de documentos, é possível definir fluxos, garantir agilidade na recuperação de informações, reduzir custos operacionais e diminuir a ocupação do espaço físico de arquivamento da empresa.
Quais são os tipos de temporalidade de documentos?
Em geral, o tempo que os documentos permanecem em cada estágio na empresa é determinado pelo tipo de temporalidade. Confira quais são os tipos de temporalidade de documentos a seguir!
Correntes
A temporalidade corrente deve ser aplicada aos documentos que ainda se encontram em prazo de vigência. Nesse sentido, ela sinaliza que eles ainda são utilizados nas atividades diárias.
Intermediários
Essa temporalidade é caracterizada por um tempo em transição. Isso significa que a validade do documento já expirou — no entanto, ele deve permanecer arquivado por medida de segurança.
Permanentes
Neste tipo de temporalidade o prazo de validade foi encerrado. Sendo assim, o documento pode ser descartado. Entretanto, recomenda-se que ele esteja disponível de forma digital para, caso necessário, ser possível acessar determinadas informações.
O que é Tabela de Temporalidade de Documentos? Qual sua função?
Em síntese, a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) ou tabela de temporalidade documental é uma ferramenta utilizada em empresas que trabalham com um grande volume de documentos. Ela é responsável por apresentar o ciclo de vida dos documentos, assim como a frequência de uso, destinação final e o período de armazenamento.
Na prática, a TTD define o prazo de existência de um documento armazenado e o que deverá ser feito após o término do seu prazo de validade.
Por isso, seu uso é indispensável para empresas que desejam aderir ao armazenamento de documentos digitalizados, visto que ela ajuda a manter o acompanhamento e controle sobre o volume de arquivos.
Como criar a Tabela de Temporalidade de Documentos?
Para criar a TTD, é necessário considerar o fluxo de atividades do negócio. O preenchimento deve ser feito conforme as informações de cada setor.
Vale destacar que ela precisa ser atualizada com frequência e apresentar algumas colunas essenciais como:
Item documental: informa o tipo de documento analisado com base em seus conteúdos. Nessa coluna são identificados os tipos de assuntos e hierarquia de funções e atividades. Exemplo de documentos: folha de pagamento, cartão de ponto, contrato de serviço.
Ciclo de vida: revela o tempo que os documentos devem ficar armazenados, classificando-os de acordo com temporalidade: corrente, intermediária ou permanente.
Tempo de guarda: consiste no tempo de guarda obrigatório por lei. No entanto, conforme o tipo de negócio, determinados documentos devem ser armazenados com prazos determinados.
Frequência de uso: indica a quantidade de vezes que o documento é acessado durante as atividades diárias, dividindo-se por intensidade alta, média e baixa.
- Alta: documento consultado diversas vezes na rotina da empresa;
- Média: documento consultado eventualmente, de maneira pontual;
- Baixa: documentos que já perderam valor administrativo — ou seja, são pouco consultados — porém possuem informações importantes para a empresa.
Destino final: define para qual lugar o documento deve seguir após a finalização do ciclo de vida. Nesse caso, pode ser destinado para descarte, arquivo inativo, armazenamento em microfilme ou digitalização.
Como manter a tabela de temporalidade de documentos sempre atualizada?
A princípio, após criar a TTD, será necessário estabelecer uma equipe que ficará responsável por fazer a reavaliação da tabela de acordo com a necessidade da empresa ou alteração de leis de arquivamento.
Além disso, é importante elaborar cronogramas para inserção de novos documentos na tabela, atualizar os status dos arquivos que já constam na tabela e acompanhar o processo de armazenamento dos que já estão em fase permanente.
Na prática, é importante que todo esse processo seja realizado por meio de um planejamento eficiente. Nesse caso, tecnologias como um software de gestão de documentos podem ajudar e garantir mais agilidade no gerenciamento de todos os arquivos.
Como utilizar a Assinei para gerenciar a temporalidade de documentos?
A melhor forma de gerenciar a temporalidade documental é utilizando um software de gestão de documentos como a Assinei. Isto porque nossa plataforma possui recursos que facilitam e possibilitam uma administração segura do ciclo de vida e armazenamento dos documentos.
Sendo assim, pela Assinei, é possível acompanhar todo o ciclo de vida dos documentos assim como a criação de todos os elementos que compõem a tabela de temporalidade, como o item documental, tempo de guarda, frequência de uso e definição de destino.
No sistema, seus documentos ficam armazenados na nuvem — ou seja, em um ambiente seguro e de fácil acesso. Dessa forma, é possível categorizar os arquivos e mantê-los organizados.
Além disso, a localização dos documentos se torna muito mais prática — com o uso de palavras-chave na barra de pesquisa, você encontra e rastreia os documentos em poucos segundos.
Conclusão
Neste artigo, explicamos que por meio da temporalidade documental é possível monitorar e controlar os documentos armazenados.
Com isso, é possível definir fluxos, garantir agilidade na recuperação de informações, reduzir custos operacionais e diminuir a ocupação do espaço físico de arquivamento da empresa.
Por meio de tecnologias como a Assinei, esse processo se torna mais fácil, visto que a ferramenta possui funcionalidades que permitem a realização da gestão de todos os documentos da empresa.
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