À medida que a tecnologia evolui, novas mudanças são incorporadas no dia a dia das empresas, inclusive na forma de gerenciar documentos. Uma delas é o armazenamento em nuvem.
O ato de armazenar documentos na internet já faz parte do nosso cotidiano. No entanto, com a nuvem, é possível que os arquivos sejam acessados sem a necessidade de encontros presenciais, possibilitando assim o trabalho remoto, entre outras facilidades.
Nesse artigo, vamos explicar como funciona o armazenamento em nuvem, especialmente no gerenciamento de contratos e documentos eletrônicos.
Confira a seguir!
O que é sistema de armazenamento em nuvem?
O sistema de armazenamento em nuvem consiste, basicamente, no ato de armazenar arquivos em um HD fora da máquina — ou seja, na internet. Logo, é uma tecnologia que permite o uso remoto de recursos da computação por meio da conectividade no ambiente online.
Na prática, pela nuvem, é possível ter acesso à infraestrutura, softwares e informações por meio de qualquer dispositivo (computador, tablet, celular) que esteja conectado à internet.
Como funciona o armazenamento em nuvem?
Em resumo, o armazenamento em nuvem é disponibilizado por empresas que possuem centros de processamento de dados (os data centers) com diversos servidores e sistemas para atender milhares de usuários simultaneamente.
Desse modo, quando um usuário utiliza o serviço de armazenamento em nuvem, ele está acessando os servidores disponibilizados pelas empresas.
Assim, por meio de uma conta em um serviço de armazenamento nuvem, é possível acessar, compartilhar, editar e até mesmo excluir os arquivos armazenados no sistema.
Quais são as vantagens do armazenamento em nuvem?
Podemos afirmar que as principais vantagens do armazenamento em nuvem estão diretamente ligadas a segurança e a redução de custos. Afinal, recorrer a essa tecnologia é bem mais barato do que adquirir um hardware e criar uma solução personalizada.
Essas vantagens são possíveis porque os custos são distribuídos entre todos os usuários da nuvem, o que favorece a economia tanto dos clientes quanto dos provedores.
Em relação à segurança, os serviços em nuvem são muito mais seguros que um servidor ou data center tradicional, já que os melhores especialistas em segurança de dados trabalham nesses centros e empresas. Logo, as informações armazenadas na nuvem são protegidas como qualquer recurso valioso ou sensível.
Em quais serviços é possível utilizar o armazenamento em nuvem?
Como vimos, a computação em nuvem está disponível sempre que o usuário precisa e sem a necessidade de um administrador para permitir o acesso.
O armazenamento em nuvem é útil em várias situações. Os serviços de streaming, por exemplo, são uma delas. As empresas donas dessas plataformas utilizam a tecnologia para fornecer uma variedade de filmes, séries, músicas, entre outras formas de entretenimento.
Para empresas de outros setores, o acesso aos serviços em nuvem é oferecido de maneira semelhante. Podemos notar isso ao utilizar sistemas ERP ou CRM com acesso via navegador ou aplicativo (que apenas necessita de download da Internet e cujo acesso é via login e senha) — essas ferramentas também são nativas da nuvem.
Vale destacar que a oferta de soluções em nuvem possibilita a existência do home office, visto que documentos, arquivos e programas podem ser acessados mesmo à distância.
Quais são os tipos de nuvens?
Até aqui, foi possível ver como as soluções que o armazenamento em nuvem oferece podem facilitar o dia a dia de um negócio.
A seguir, vamos conferir quais são os principais tipos de nuvens!
Nuvem Pública
A Nuvem Pública é fornecida por um provedor responsável pela hospedagem, manutenção, gestão e seguranças dos dados de seus clientes.
Sendo assim, a sua principal característica é o compartilhamento do servidor, o que reduz significativamente seus custos.
Isso significa que o usuário se preocupa apenas em pagar pelas aplicações que precisar, sejam elas softwares ou hardwares.
Dessa forma, recomenda-se esse modelo para empresas que buscam se modernizar sem comprometer seu orçamento.
Nuvem Privada
A Nuvem Privada, por sua vez, tem funções semelhantes à pública, mas é construída por provedores especializados ou por uma equipe interna para ser exclusiva de uma empresa.
Nesse sentido, não há compartilhamento e divisão de custos com usuários externos. Por isso, é uma opção comum em médias e grandes organizações, especialmente as que trabalham com transações financeiras e precisam reforçar a proteção de seus dados.
Nuvem Híbrida
Por fim, chegamos ao último tipo desta tecnologia: a Nuvem Híbrida.
Basicamente, essa opção une os dois modelos anteriores. Assim, a empresa pode contar com uma nuvem privada para informações mais sigilosas e outra pública para dados e processos comuns.
Como gerenciar seus documentos eletrônicos na nuvem?
Entre as diversas soluções que o armazenamento em nuvem oferece, uma das principais é o gerenciamento de documentos eletrônicos.
Utilizar a tecnologia para esse fim traz segurança e agilidade para o dia a dia das empresas. Confira a seguir quais recursos você deve utilizar para fazer a gestão de seus documentos:
Armazenamento
Primeiro, vamos com a funcionalidade mais óbvia: o armazenamento.
Com a nuvem, você pode guardar os documentos e contratos da sua empresa em um ambiente seguro e de fácil acesso.
Além disso, caso seja necessário compartilhar algum documento, você faz isso com facilidade: bastam alguns cliques e você libera o acesso do arquivo.
Organização
O armazenamento em nuvem facilita a organização e categorização dos arquivos. Com o uso de pastas e um padrão para os nomes dos documentos, você os ordena e separa da forma que melhor funcionar para você.
Além disso, outra vantagem é quanto à localização dos arquivos, que se torna muito mais prática: com o uso de palavras-chave na barra de pesquisa, você encontra e rastreia os documentos em poucos segundos.
Na Assinei, além das pastas, também é possível armazenar os documentos em cofres. A proposta segue a lógica da organização de arquivos físicos: nos cofres, você guarda aqueles com informações confidenciais ou que exigem um acesso mais restrito.
Criação de documentos
Normalmente, além da funcionalidade de upload dos arquivos, as plataformas que utilizam a tecnologia de armazenamento em nuvem também possibilitam a criação de documentos.
A Assinei é um exemplo. Na nossa plataforma, você ainda pode personalizar seus documentos a partir de layouts prontos.
Rastreamento
Como todas as remessas de cada arquivo (quem enviou, para quem remeteu, data e hora) permanecem registradas na plataforma, é possível controlar o fluxo documental.
Em plataformas de gestão de documentos com armazenamento em nuvem, como a Assinei, esse rastreio é ainda mais elaborado graças ao uso de ferramentas que promovem alto nível de segurança.
Com essas tecnologias, como a criptografia, os dados dos documentos ficam protegidos de alterações e acessos não autorizados, o que garante a integridade dos arquivos e mais confiança nas transações.
Conclusão
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia cada vez mais comum no nosso cotidiano, principalmente na gestão de documentos.
Por isso, não espanta que cada vez mais empresas, especialmente com a força da transformação digital no mundo de hoje, adotem as soluções em nuvem para facilitar o armazenamento e a organização de seus contratos, documentos e demais arquivos.
Além disso, outra vantagem é a facilidade de acesso aos documentos. Como os arquivos não estão localizados em uma máquina ou HD específico, mas sim na nuvem, basta ter um dispositivo com acesso ao serviço (como computador, smartphone ou tablet) para poder acessá-los.
Por fim, não podemos deixar de destacar a segurança que o armazenamento em nuvem oferece, com o uso de diferentes ferramentas para o controle do acesso e edições dos arquivos.
Que tal, então, adotar essa tecnologia para gerenciar seus contratos e documentos eletrônicos?
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