Gestão de documentos: como fazer e implementar na sua empresa?

Imagem de destaque para post sobre gestão de documentos no Blog Assinei. (Créditos da foto: Freepik)
A gestão de documentos é o processo que envolve a organização, armazenamento e gerenciamento de arquivos em geral. Saiba como implementar na sua empresa!

A gestão de documentos é uma solução eficiente para as empresas que desejam manter o controle de contratos e arquivos em geral.

Neste artigo, vamos explicar a importância da gestão de documentos, suas principais vantagens e como implementá-la.

Confira a seguir!

O que é a gestão de documentos e qual a sua importância?

Em síntese, a gestão de documentos consiste em um conjunto de processos implementados com o objetivo de armazenar e organizar documentos em geral, considerando sua natureza e suas especificidades de manuseio.

Esse processo pode ser feito de forma física ou digital. No caso do digital, os documentos são arquivados com segurança e sem risco de perdas em sistemas de gestão. A ideia é reduzir o uso de papéis e agilizar a busca por dados e informações nas empresas.

Em termos práticos, a gestão de documentos é importante porque contribui para o aumento da produtividade, ajuda a reduzir o tempo gasto pelos colaboradores na busca por dados, além de minimizar o risco de extravios e auxiliar na hora de tomar decisões importantes.

Quais são as vantagens da gestão de documentos?

Ao investir na gestão de documentos, as empresas garantem uma série de vantagens. Confira quais são elas!

Mais agilidade nos processos

A gestão documental permite que os colaboradores tenham acesso aos documentos de forma mais prática, já que eles estão arquivados de modo organizado e seguro.

No caso do armazenamento físico, os documentos serão organizados conforme sua natureza e necessidade.

Assim, arquivos que são utilizados com maior frequência são guardados em locais de fácil acesso, para simplificar a busca e agilizar os processos.

Por outro lado, no caso do armazenamento digital, os documentos podem ser enviados direto para o sistema de gestão, o que torna o processo mais prático e o acesso mais rápido.

Assim, não será mais necessário gastar horas e horas procurando informações difíceis de localizar.

Redução de custos

Ao implementar a gestão de documentos, a empresa consegue reduzir custos, visto que não terá que arcar com gastos extras gerados por falta de organização, erros operacionais e retrabalho.

De modo geral, a empresa tem o objetivo de possibilitar a realização de mais ações com o menor investimento possível. Isso envolve práticas como a impressão de cópias na quantidade certa e o armazenamento otimizado, utilizando, inclusive, sistemas tecnológicos.

Segurança Jurídica

Sabemos que o uso de documentos em uma empresa possui diversas finalidades — inclusive, comprovar que a organização funciona conforme a lei.

Com os documentos em ordem, a empresa tem o controle de todas as suas ações, podendo assim se resguardar de processos.

O controle de ponto, por exemplo, comprova que os funcionários estão cumprindo a jornada de trabalho conforme o combinado no contrato. Já as folhas de pagamentos comprovam os pagamentos de salários e horas extras.

Nesse sentido, a gestão documental é fundamental para o funcionamento adequado das empresas, pois permite que os documentos não se percam e estejam disponíveis sempre que forem necessários.

Vale lembrar que é sempre importante validar esses documentos oficialmente por meio de assinaturas e carimbos.

No caso dos contratos digitais, a assinatura eletrônica é a forma ideal de comprovar a autenticidade dos arquivos.

Uniformidade e qualidade dos processos

Na gestão documental, os documentos são devidamente ordenados, nas condições corretas para identificação. Isso significa que a empresa adquire mais agilidade e qualidade, pois não precisará se preocupar com processos parados ou prazos ultrapassados.

Dessa forma, a perda de grandes contratos não será mais um problema. Além disso, a empresa não terá prejuízo em relação à imagem e credibilidade e não sofrerá queda no seu desempenho de mercado.

Como realizar a gestão de documentos?

Para implantar a gestão de documentos, é necessário considerar algumas práticas e processos importantes.

Confira abaixo alguns elementos fundamentais para melhorar o fluxo de arquivos na sua empresa.

1. Separe os documentos conforme o uso

O primeiro passo é separar os documentos conforme sua importância e frequência de uso.

Para isso, elabore uma lista ou tabela e os classifique como no exemplo abaixo.

Armazenamento físico: contratos e demais papéis que possuem assinatura.

Armazenamento digital: fichas cadastrais, relatórios e demais documentos que precisam de backup.

2. Organize o armazenamento físico

Para facilitar a organização dos documentos que serão armazenados fisicamente, reúna-os em um único lugar. O ideal é separar uma sala com arquivos e elaborar um método para simplificar os documentos e pastas por data e ordem alfabética.

Além disso, caso sua empresa tenha um acervo volumoso, é importante deixá-lo acessível apenas para um funcionário de confiança. Assim, além de guardar os documentos, esse profissional será responsável por ajudar com eventuais consultas.

3. Considere a temporalidade

Não é preciso guardar todos os documentos para sempre. Portanto, para não acumular arquivos desnecessariamente, leve em consideração a validade de cada um deles.

Confira abaixo uma lista de prazos de expiração de alguns documentos:

Comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias: prazo de, no mínimo, 30 anos.

Carta de demissão: deve ser arquivada por pelo menos 5 anos.

Extratos bancários, IPTU e IPVA: prazo de 5 anos.

Consórcios ou financiamentos: devem ser guardados até a quitação do produto que foi adquirido.

Recibos de aluguel: até o término do acordo/contrato de uso.

Nota fiscal de compra de bens: até vencer o prazo de garantia.

Luz, água, telefone: prazo de 90 dias ou até 5 anos, por precaução.

De modo geral, uma boa forma de controlar os prazos de validade dos documentos é criar uma planilha enumerando-os, considerando o tipo, localização e data de descarte.

4. Digitalize os documentos

Em síntese, para realizar uma gestão de documentos eficiente, será necessário digitalizar os documentos.

Ao trocar o uso de papéis por documentos eletrônicos, a empresa se beneficia em diversos aspectos, a começar pela segurança dos dados, que não correm o risco de serem adulterados.

O Decreto nº 10.278, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, é uma normativa útil para organizar o processo de digitalizar os arquivos.

Após a digitalização, o ideal é optar por ferramentas de gestão que auxiliem não só no armazenamento, mas também no gerenciamento de arquivos.

O uso de um sistema de gestão de documentos também garante que a empresa use menos espaço físico para armazenamento, além de conservar os documentos que podem sofrer deterioração com o passar do tempo.

Por fim, quanto menos papel, maior é a conservação do meio ambiente e a redução do consumo de energia com o uso de impressoras. Sem contar a economia, com tonéis de tinta e demais insumos de escritório.

5. Crie políticas de uso dos documentos

Padronizar processos por meio de regras para uso e transporte dos documentos é um dos meios mais eficazes de garantir sucesso na gestão documental.

Por isso, crie políticas de uso dos documentos, com normas em relação à permissão de acesso e procedimentos de solicitação adequados para que o controle funcione de forma eficiente.

Assim, você garante o andamento seguro das atividades e evita riscos como danos e extravio dos arquivos.

Quais são as principais ferramentas para realizar a gestão de documentos?

Como explicamos anteriormente, nós podemos fazer a gestão de documentos de maneira física ou digital.

No entanto, com o avanço das novas tecnologias, muitas empresas têm utilizado ferramentas digitais para gerenciar contratos e documentos de diversos setores das organizações.

Na prática, essas soluções funcionam como aliadas para facilitar o dia a dia das empresas e garantir mais segurança e eficiência na gestão documental. Veja a seguir algumas delas!

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem consiste basicamente no ato de armazenar um ou mais arquivos em um HD fora da sua máquina — isto é, na internet.

Alguns exemplos de serviços de armazenamento em nuvem são o Google Drive, o iCloud e One Drive. Para utilizá-los basta criar uma conta. Em seguida já é possível acessar, compartilhar, editar e até mesmo excluir os arquivos armazenados na nuvem.

Dessa forma, ao acessar um serviço de armazenamento em nuvem por meio de um computador ou celular, o usuário está na realidade acessando um desses servidores via internet.

Os serviços em nuvem são muito mais seguros que um servidor ou data center tradicional. Isso porque os melhores especialistas em segurança de dados são contratados para proteger os data centers. Logo, eles são protegidos como qualquer recurso valioso ou sensível.

De modo geral, o gerenciamento de documentos eletrônicos na nuvem traz segurança e agilidade para o dia a dia das empresas.

Assinatura eletrônica

Com a assinatura eletrônica é possível assinar documentos de forma virtual, sem a necessidade de imprimi-los.

Desse modo, além de economizar na impressão de documentos, a modalidade permite que acordos e contratos sejam formalizados sem necessidade de deslocamento físico ou encontros presenciais.

Na prática, essa assinatura é muito segura, pois utiliza tecnologia de criptografia e blockchain para garantir a proteção das informações dos usuários.

Vale destacar que a assinatura eletrônica possui amparo jurídico pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil e regulamenta o uso da modalidade com e sem certificado digital, e pela Lei nº 14.063/2020, que dispões sobre o uso da modalidade nas interações com órgãos públicos e na área da saúde.

Como a Assinei ajuda na gestão de documentos?

Especializada em gestão de documentos, com soluções integradas para assinaturas eletrônicas e digitais, a Assinei é uma plataforma que ajuda a simplificar os processos das organizações com funcionalidades como:

Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de todos os seus documentos em uma única solução.

Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para a organização de documentos. Na plataforma, o administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão para acessar, editar e assinar o documento.

Fácil integração: preparada para integrações via API com diversos sistemas, além de possuir integração nativa com os softwares do Grupo Siagri.

Workflow das assinaturas: permite a determinação do fluxo de assinaturas dos documentos. Assim, é possível escolher quem são os participantes do contrato e como eles devem assinar.

Segurança com tecnologia de ponta: uso da criptografia HASH SHA 512 e outras ferramentas avançadas para garantir a segurança dos documentos na plataforma.

Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os documentos ficam seguros em um único repositório, sem a necessidade de impressões.

Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza o uso de assinatura eletrônica e assinatura digital.

Modelos de contratos e templates: disponibilização de modelos de documentos e contratos prontos na plataforma, sendo possível configurar e personalizar antes de enviar para assinatura. Se preferir, a empresa também pode criar os próprios templates.

Conclusão

A gestão de documentos, como vimos no texto, é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, visto que torna os processos mais ágeis, reduz custos e garante a segurança jurídica.

Com o auxílio da tecnologia, a gestão de documentos pode ser ainda mais vantajosa, com uma administração eficiente e segura das atividades diárias de diversos setores.

Que tal, então, adotar a gestão documental na sua empresa?

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Gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre ciclo de vida dos contratos.

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