Você já ouviu falar em KPI para gestão de contratos?
Os KPIs são fundamentais na gestão de qualquer negócio. A definição desses indicadores possibilita o acompanhamento de diversos processos internos da empresa, ao mesmo tempo que também mede o nível de desempenho e sucesso das estratégias.
Neste artigo, vamos explicar o que são KPIs, suas vantagens e como podemos aplicá-los na gestão de contratos da sua empresa.
Confira a seguir!
O que é gestão de contratos?
Em síntese, a gestão de contratos consiste em um conjunto de ações administrativas que visam controlar e validar todas as entregas acordadas em contratos.
Nesse sentido, essa gestão é formada por todo o ciclo de vida de um contrato. Logo, há um acompanhamento das solicitações iniciais de propostas de fornecedores, cronogramas, avaliações de desempenho, datas de pagamento, vencimento dos contratos e outras atividades.
Sendo assim, a gestão de contratos tem o objetivo de supervisionar os estágios contratuais e suas execuções apropriadas, prevenindo, dessa forma, danos à organização.
Por que a gestão de contratos é importante?
A princípio, a gestão de contratos é importante porque garante que os acordos sejam cumpridos e ambas partes fiquem satisfeitas com a negociação. Logo, ajuda a diminuir riscos e, até mesmo, prejuízos para as empresas.
Além disso, a partir da gestão de contratos, é possível rever o que foi acordado e prevenir o descumprimento de prazos, desatenção com datas, entre outras questões.
Desse modo, a empresa não precisará arcar com as sanções impostas no documento, que, na maioria das vezes, envolvem o pagamento de multa.
O que é KPI? Para que serve?
Em síntese, KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator — ou seja, “Indicador-chave de Performance”, na tradução para o português. Na prática, ele é utilizado para medir se a execução das ações está de acordo com os objetivos propostos pela organização.
Sendo assim, o KPI pode se concentrar tanto no desempenho geral da empresa como em processos específicos dos departamentos.
No caso da gestão de contratos, o uso do KPI é uma forma de monitorar o desempenho e analisar fatores críticos de sucesso das negociações e fornecedores.
Qual é a diferença entre métricas e KPIs?
De modo geral, podemos definir os KPIs como critérios essenciais para o objetivo e andamento de um negócio. Já a métrica, por sua vez, é somente algo a ser quantificado.
No entanto, caso a métrica seja um ponto importante para a estratégia como um todo, ela então irá se tornar um KPI.
Quais são os principais KPI para gestão de contratos?
Os KPIs servem para medir o sucesso da gestão de contratos. Portanto, o ideal é defini-los de acordo com a realidade de cada empresa.
A seguir, vamos apresentar alguns tipos de KPI para a gestão de contratos.
Eficiência do contrato
Para medir a eficiência dos contratos, podemos analisar alguns indicadores como:
- Duração do ciclo de vida do contrato;
- Tendências de clientes;
- Avaliações de valor do contrato;
- Marcos perdidos.
Para avaliar o indicador do ciclo de vida do contrato, por exemplo, é necessário considerar desde a negociação inicial com o cliente até o momento em que o contrato é assinado. Isso inclui o número de dias, tipos de contratos e situações específicas do cliente.
Nesse cenário, é importante determinar uma duração aceitável do ciclo, levando em conta o início do contrato até a assinatura em suas diferentes divisões.
Assim, os colaboradores responsáveis pelos contratos conseguem acompanhar um cronograma e determinar quais processos eles precisam acelerar.
Eficácia do contrato
Já para avaliar a eficácia do contrato, alguns indicadores de desempenho são:
- Número de contratos por tipo;
- Valor anual do contrato;
- Valor dos contratos rescindidos;
- Variação do valor do pedido;
- Tendências históricas do contrato.
No valor anual de contrato, por exemplo, é válido fazer uma comparação entre as taxas e receitas de contratos novos e anteriores.
Além disso, é necessário ficar atento em relação à perda de receitas em decorrência da não renovação dos contratos.
Risco do contrato
No risco de contrato, podemos analisar os seguintes indicadores:
- Variação de cláusula padrão;
- Quantidade de contratos expirados sem datas de renovação;
- Número de aprovações atrasadas;
- Número de aprovações de assinatura ou autorizações de fornecedor impróprias;
As aprovações atrasadas podem acontecer por diversas razões. Por isso, determinar um tempo mínimo para realizar as aprovações é fundamental para que os contratos se mantenham dentro do orçamento.
Já os contratos expirados, sem data de renovação, também são outro ponto que merece atenção. Medir sua quantidade vai ajudar a identificar o motivo da evasão dos clientes para que assim, seja possível definir estratégias de como solucionar esse problema.
NPS
O NPS, sigla para Net Promoter Score, é a métrica responsável por medir a satisfação dos clientes e como eles se sentem perante à empresa.
Em resumo, esse indicador coloca o cliente à prova ao questioná-lo sobre a possibilidade de ele recomendar a empresa à outra pessoa.
Na prática, a escala vai de zero à dez e classifica os clientes nas seguintes categorias:
- Satisfeitos: são aqueles que classificam a empresa em uma escala de 9 a 10 — ou seja, estão satisfeitos com os serviços, produtos e atendimento.
- Neutros: clientes que praticamente não têm comprometimento com o negócio e pontuam a empresa com uma nota entre 7 e 8.
- Insatisfeitos: perfil de cliente que pontua a empresa entre 0 e 6 e, possivelmente, está insatisfeito ou não está interessado em fazer negócio.
A partir dessas informações, é possível avaliar as taxas de renovação de contratos e, posteriormente, e criar estratégias com demais setores para realizar mudanças em relação aos clientes neutros e insatisfeitos.
Como definir KPI para gestão de contratos?
A princípio, vale ressaltar que os KPIs são eficazes em uma gestão de contratos quando eles são projetados com base em objetivos claros.
Por isso, antes de definir um KPI para gestão de contratos, é fundamental responder algumas perguntas:
- Qual é o resultado almejado?
- Por que esse resultado é importante?
- O que preciso realizar para medir o progresso?
Feito isso, lembre-se que o excesso de métricas pode levar o departamento a gastar mais tempo com medições do que com a execução do serviço. Então, liste o que é realmente essencial nesse processo.
Veja a seguir algumas sugestões que podem ajudar a definir KPIs:
Eficiência
- Ciclos de vida;
- Contratos dentro de seu padrão;
- Utilização de recursos;
- Custos de Contratação.
Compliance
- Exposições de Risco;
- Auditorias;
- Relatórios.
- Indicadores de Satisfação;
- Indicadores de Melhorias;
- Gestão de Capital Intelectual.
- Finanças;
- Benchmarking (estudo de concorrência).
Vale destacar que utilizar um sistema de gestão de contratos pode te auxiliar durante esse processo, visto que ele fornece informações essenciais sobre o andamento desses documentos.
Quais são as vantagens de utilizar KPI para gestão de contratos?
Em uma gestão de contratos eficiente, é fundamental realizar o acompanhamento dos indicadores de sucesso. Dessa forma, a empresa consegue definir metas claras e avaliar os pontos de melhoria.
Assim, podemos dizer que entre as principais vantagens de utilizar KPIs para a gestão de contratos são:
- Identificação de problemas: aponta o direcionamento atual da empresa e indica os obstáculos para o desenvolvimento do negócio;
- Redução de custos: contribui para a redução de custos, de forma a prevenir possíveis problemas;
- Confiabilidade dos clientes: demonstra o comprometimento da empresa com os seus clientes;
- Avaliação: funciona como uma ferramenta que identifica os pontos fortes e fracos da empresa, visando o crescimento e melhoria do negócio.
- Tomada de decisão: contribui para decisões mais assertivas e seguras, evitando assim, dúvidas e incertezas.
KPI na gestão eletrônica de contratos
A gestão eletrônica de contratos consiste no gerenciamento de todos os processos envolvidos em uma contratação feita de forma eletrônica, ou seja, desde a criação do documento até o término de sua vigência ou renovação.
Em geral, o formato eletrônico de gestão de contratos permite que as empresas criem, executem, gerenciem, analisem e assinem os contratos digitalmente de maneira segura e com validade jurídica.
Sendo assim, a gestão eletrônica de contratos aliada ao uso do KPI pode ser aplicada por meio de sistemas que possibilitam o controle e gerenciamento de documentos.
Por meio desse tipo de tecnologia, os indicadores são coletados de maneira automatizada e o KPI rastreado com segurança e agilidade.
Conclusão
Neste artigo, explicamos como os KPIs contribuem para o acompanhamento da performance de um negócio. A definição desses indicadores têm a finalidade de verificar se o desenvolvimento das atividades atende os objetivos propostos pela organização.
Na gestão de contratos, os KPIs ajudam a analisar fatores como duração, valor anual, prazos e não renovação dos contratos.
Então, que tal começar a definir KPIs para evoluir a gestão de contratos da sua empresa?
Na Assinei, você consegue gerenciar o ciclo de vida dos seus contratos, além de elaborar, assinar, armazenar os seus documentos em uma única solução.
Clique no banner abaixo ou neste link para solicitar uma demonstração da nossa plataforma.
Gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre contrato digital.
