Passo a passo: como criar diferentes tipos de assinatura

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Aprenda a criar uma assinatura digital, eletrônica e digitalizada com validade jurídica e adote as modalidades no seu dia a dia.

Nós sabemos que toda pessoa precisa ter uma assinatura.

Afinal, a assinatura, define o Oxford Languages, é a marca pessoal que identifica a autoria ou aprovação de um conteúdo.

Por isso, a identificação é utilizada em documentos e contratos como forma de comprovar sua identidade.

Além da assinatura manuscrita, hoje também temos outras modalidades, que são adotadas no meio eletrônico. É o caso da assinatura eletrônica, assinatura digital e da assinatura digitalizada.

Com essas novas opções, é comum ficar em dúvida com os conceitos e o próprio procedimento para criá-las.

Por isso, preparamos um conteúdo para ajudar você a criar suas diferentes modalidades de assinatura. Assim, você fica preparado para diferentes interações e garante que sua firma é segura!

Continue a leitura do artigo para saber mais!

O que é e como criar a assinatura digitalizada?

Basicamente, a assinatura digitalizada é uma versão escaneada de um documento. Logo, podemos defini-la como a cópia digital de um documento físico.

É importante ressaltar que nessa modalidade, não existe um processo tecnológico de criptografia. Por isso, ela possui baixo nível de segurança das informações e pode ser facilmente fraudada.

No entanto, com a publicação do Decreto nº 10.278/2020, agora existem diretrizes para digitalizar documentos públicos e privados e garantir que eles tenham o mesmo valor jurídico dos físicos.

Esses critérios também valem para uma assinatura digitalizada. Então, para fazê-la, basta escanear ou fotografar um material impresso e seguir os parâmetros técnicos definidos pelo decreto. Assim, será possível comprovar a autoria e integridade do arquivo em questão.

Para conhecer quais são essas diretrizes técnicas, confira nosso artigo sobre digitalização de documentos.

O que são assinatura digital e eletrônica?

Primeiro, precisamos entender um ponto-chave: assinatura eletrônica é gênero, na qual existem duas modalidades: a assinatura digital e a eletrônica.

Assinatura digital

A assinatura digital consiste em uma tecnologia que utiliza a criptografia para conferir segurança e integridade a documentos eletrônicos.

Nessa modalidade, a criptografia está vinculada ao certificado digital, identidade eletrônica para pessoa física ou jurídica emitida no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Com o certificado digital, você passa a ter uma chave criptográfica pública e privada.

A chave privada do certificado digital é composta por um conjunto de códigos criptografados, que são de conhecimento exclusivo do usuário. A partir dela, é possível codificar e identificar o autor do arquivo.

Já a chave pública, por sua vez, deriva da chave privada e é utilizada para conferir a validade da assinatura digital. As codificações são diferentes em cada assinatura e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura feita.

Por isso, devido ao uso do certificado, podemos dizer que a assinatura digital equivale à manuscrita e garante a autenticidade do usuário.

A assinatura digital tem validade jurídica desde a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A lei instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP -Brasil) e hoje, regulamenta a certificação digital no país.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica, por sua vez, é qualquer forma de identificação eletrônica que pode ser confirmada por um conjunto de dados e evidências digitais.

Essas informações — as que serão utilizadas na assinatura eletrônica em si e nas evidências para comprovar a autoria — são definidas em comum acordo entre as partes do contrato.

Como isso funciona? Pense, por exemplo, em um contrato de trabalho. A empresa que irá contratar o colaborador faz o upload do documento em uma plataforma de assinaturas eletrônicas. Nos termos do contrato, é expresso que a contratação será formalizada mediante assinatura eletrônica — que, no caso dessa plataforma, é feita por login com e-mail e senha.

Além de especificar como será feita a assinatura eletrônica, o contrato também deve detalhar quais são os dados utilizados para comprovar a autenticidade da assinatura. Alguns exemplos de possíveis mecanismos utilizados são a geolocalização e o número IP do dispositivo eletrônico.

Assim como a digital, a assinatura eletrônica também possui validade jurídica, conforme define a Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

No entanto, diferente da assinatura digital, essa modalidade não necessita de um certificado digital. Logo, seu uso é mais amplo.

Passo a passo: como fazer uma assinatura digital e eletrônica

Assinatura digital

Como explicamos anteriormente, essa modalidade exige o uso de certificado digital. Sendo assim, você deve adquirir um certificado para conseguir utilizá-la. Veja como:

1. Escolha uma Autoridade Certificadora: o primeiro passo para adquirir o seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras (Acs) subordinadas à ICP-Brasil.

2. Selecione o certificado ideal: veja as opções da certificadora e selecione a melhor para o seu caso.

É possível emitir a identidade para pessoa física ou jurídica. Para conhecer as opções de certificado, confira nosso artigo sobre certificado digital.

3. Apresente a documentação: apresente os documentos pessoais ou da empresa à certificadora.

No caso de pessoa jurídica, por exemplo, é preciso apresentar os documentos de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário), documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF) e cartão do CNPJ impresso.

4. Agende a validação: você tem duas opções: comparecer pessoalmente na certificadora, para validar o documento, fazer o cadastro biométrico e assinar alguns termos; ou realizar todo o procedimento de forma remota.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado: após a validação presencial, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.

Assinatura eletrônica

O processo para fazer uma assinatura eletrônica é mais simples, visto que não há o uso de certificado digital.

Sendo assim, no caso da Assinei, basta realizar o seu cadastro com e-mail e senha e começar a utilizar a ferramenta.

Para garantir a segurança do usuário, a Assinei utiliza a tecnologia blockchain. Isso significa que, a cada assinatura coletada ou alteração no documento, gera-se um novo bloco e hash, que desencadeia uma cadeia de blocos e garante a segurança das informações.

Por fim, após a coleta de todas as assinaturas, a blockchain gera um hash final para o arquivo. A partir desse último algoritmo, é possível verificar se após a finalização do documento, houve alterações posteriores.

Como assinar um documento com assinatura digital e eletrônica pela Assinei?

Na Assinei, você poderá assinar o documento de duas formas:

  • Com assinatura digital: login (e-mail), senha e certificado digital;
  • Com assinatura eletrônica: login (e-mail) e senha.

O primeiro passo começa com o seu cadastro na plataforma. Na Assinei, é necessário informar seu nome, e-mail, CPF ou CNPJ e telefone. Também é preciso criar uma senha, que você utilizará para acessar a plataforma.

Depois de realizar o cadastro, você recebe um e-mail para ativar sua conta. Ao clicar no link enviado, você é redirecionado para a Assinei e tem seu cadastro validado.

Agora que você sabe como realizar o cadastro na Assinei, vamos para a parte de assinar um documento na plataforma.

Assinatura digital

O processo para assinar um documento digitalmente na Assinei ocorre da seguinte forma:

  1. Acesse a plataforma da Assinei com o seu usuário e senha.
  2. Em seguida, selecione qual documento irá assinar. Caso o documento tenha sido enviado por e-mail, você já visualizará o documento em questão quando clicar no link recebido.
  3. Na janela “Confirmação de assinatura”, você deve escolher entre duas opções: a assinatura com autenticação por certificado digital A1 ou a assinatura com autenticação por certificado digital A3.
  4. Depois de escolher a opção, você seleciona ou adiciona o certificado digital instalado no seu dispositivo.
  5. Após a seleção, informe a senha do seu certificado e clique em “Assinar”.
  6. Pronto! Você assinou o documento.

Assinatura eletrônica

Na Assinei, o processo para assinar um documento com assinatura eletrônica segue essa ordem:

  1. Acesse a plataforma da Assinei com o seu usuário e senha.
  2. Em seguida, selecione qual documento irá assinar. Caso o documento tenha sido enviado por e-mail, você já visualizará o documento em questão quando clicar no link recebido.
  3. Ao visualizar o documento, clique no botão “Assinar documento”.
  4. Após clicar no botão, você visualizá a janela “Confirmação de assinatura”. Basta, então, informar sua senha novamente (a mesma do cadastro) e clicar em “Assinar”.
  5. Pronto! Você assinou o documento.

Como enviar o documento para assinatura eletrônica e digital pela Assinei?

Por meio da Assinei, você também pode enviar um documento para que outras pessoas assinem.

Assim como explicamos no tópico anterior, o primeiro passo é logar na plataforma com seu usuário e senha.

Em seguida, será necessário realizar o upload ou elaborar o documento na plataforma.

No primeiro caso, em que você realizará o upload, o arquivo do documento pode ser PDF ou Word.

Já no segundo caso, em que você elabora o documento diretamente na plataforma, basta utilizar um dos modelos disponíveis e preencher com as informações necessárias. Caso prefira, você também pode criar seu próprio modelo.

Depois, você deve informar um título, descrição, data de vigência e em qual cofre e pasta irá armazenar o documento.

Após preencher as informações gerais, é hora de selecionar o tipo do documento e quais são os participantes.

Se o participante tiver cadastro na Assinei, basta pesquisar o nome dele e selecioná-lo. Caso contrário, você pode adicioná-lo como participante com nome, e-mail, telefone e CPF ou CNPJ.

Feito isso, você deve selecionar qual o tipo de participante (por exemplo, se ele é o anuente, testemunha, entre outros)

Com o documento pronto, você então pode solicitar as assinaturas dos participantes. Cada pessoa receberá um link, diretamente no e-mail ou por mensagem SMS, e instruções da plataforma para assinar o arquivo.

Para assinar o documento, basta utilizar qualquer dispositivo com acesso a internet.

Conclusão

Viu quantas possibilidades de assinatura existem no seu dia a dia?

Até mesmo as que, em teoria, parecem complexas, como a assinatura digital e eletrônica, são práticas.

Inclusive, essas duas modalidades, por serem realizadas no meio eletrônico, proporcionam mais agilidade aos processos da empresa. Além disso, também garantem mais segurança e evitam possíveis fraudes.

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