Contrato digital e assinatura eletrônica em instituições de ensino: como adotar?

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Conheça como o contrato digital e a assinatura eletrônica podem ser utilizados no dia a dia das instituições de ensino.

Já imaginou utilizar contrato digital e assinatura eletrônica na sua instituição de ensino?

Em especial neste período, com o início dos semestres letivos e o distanciamento social necessário em decorrência da pandemia do Covid-19, as modalidades trazem mais praticidade e segurança na época de matrículas e entrega de outras documentações.

Para te guiar nesse processo, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre as modalidades eletrônicas de contrato e assinatura. Confira!

Contrato digital

O contrato digital funciona como o físico — é a formalização de um acordo estabelecido entre as partes.

Em sua versão digital, o contrato deve seguir os princípios legais e elementos como forma, competência, sanções e demais termos.

Quanto a validade jurídica, os artigos 104 e 107 do Código Civil servem com amparo.

De acordo com o artigo 104, o negócio jurídico será válido desde que se cumpram três requisitos:

  1. Seja realizado por agente capaz;
  2. Trate de um objeto lícito, possível, determinado ou determinável; 
  3. Seja realizado de forma prescrita ou não defesa em lei. 

Dessa forma, todo negócio jurídico é válido independente do meio (físico ou eletrônico), desde que se atendam essas três condições.

Para complementar esse ponto, temos o artigo 107. Segundo a normativa, a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, a não ser quando a lei expressamente exigir. 

Assinatura eletrônica e digital

Antes de explicarmos as vantagens de digitalizar seus processos, vamos entender os conceitos de assinatura eletrônica e digital.

assinatura eletrônica é qualquer forma de identificação eletrônica que pode ser confirmada por um conjunto de evidências digitais. Esses dados são definidos em comum acordo pelas partes envolvidas no contrato.

Já a assinatura digital, por sua vez, é um tipo de assinatura eletrônica. Nesta modalidade, é necessário que a pessoa física ou jurídica utilize um certificado digital, uma identidade eletrônica, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A validade jurídica da assinatura eletrônica e digital se baseia na publicação da Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001.

Para saber mais sobre as modalidades, confira nosso artigo sobre as principais diferenças entre a assinatura manuscrita, digital, eletrônica e digitalizada.

Quais as vantagens de adotar a assinatura eletrônica na sua instituição de ensino?

Colégios do ensino infantil ao médio, universidades, faculdades, escolas de idiomas, cursos profissionalizantes e outros estabelecimentos educacionais — todas essas instituições de ensino podem adotar os contratos e assinaturas eletrônicas no dia a dia.

Conheça as vantagens de digitalizar os processos da sua instituição abaixo:

1. Processos mais ágeis e menos burocráticos

Quando falamos de contratos que precisam de assinatura, o processo para que todas as partes assinem o documento demanda tempo e dinheiro.

Primeiro, após elaborar o documento, você tem que imprimir todas as cópias necessárias. Depois, é preciso entregá-las a todas as partes envolvidas no contrato, para que elas o assinem. Este envio pode requerer um deslocamento físico ou o despacho por malote, correio ou motoboy.

Quando o recolhimento das assinaturas terminar, em alguns casos, ainda é preciso autenticar o documento no cartório. Mais tempo e custos são exigidos, o que rende mais gastos à sua instituição e menos produtividade organizacional, já que seus colaboradores utilizam uma parte considerável do horário de trabalho para dar andamento a essas atividades.

Todo esse processo fica mais simples e ágil com a adoção dos documentos e assinaturas eletrônicas. Você elabora, gere e organiza os contratos em um uma única plataforma.

O envio para assinatura é feito com poucos cliques: basta inserir os dados pessoais dos integrantes do documento e pronto! Eles recebem o arquivo para assinar no e-mail ou por mensagem SMS.

2. Mais segurança

A assinatura eletrônica e digital, além de terem validade jurídica, podem ter sua autenticidade verificada por meio de diversos dados.

Cada plataforma adota mecanismos capazes de rastrear a origem da assinatura. Alguns dos utilizados são:

  • Geolocalização; 
  • Biometria; 
  • Áudio, Foto ou Vídeo; 
  • IP ou identificação da conexão; 
  • Código de SMS; 
  • Código via e-mail; 

Assim, com o uso de um ou mais desses dados, é possível garantir a veracidade da assinatura e do documento. Outra vantagem é que com esses recursos, você também consegue rastrear quaisquer modificações realizadas no arquivo.

3. Melhor gestão e acesso aos documentos

Com seus documentos disponíveis em uma plataforma, você consegue acessá-los de qualquer dispositivo eletrônico: computador, tablet ou smartphone.

Além disso, em uma ferramenta como a Assinei, você pode organizar os documentos em cofres e pastas, com a configuração que melhor funciona para sua instituição.

Também é possível controlar os níveis de acesso aos documentos, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão para acessá-los.

4. Economiza o consumo e desperdício de papel

A impressão de documentos envolve gastos com papel, equipamentos, cartuchos ou toners, energia elétrica, entre outros.

Pense, então, em quanto documentos são impressos em uma instituição de ensino. Além da documentação administrativa, também temos as atividades para os estudantes, provas, planos de aula, avisos e muito mais.

Com a priorização de documentos no formato eletrônico, você consegue diminuir consideravelmente o consumo de papel na sua instituição. Consequentemente, o desperdício e descarte do material também diminui, bem como o volume de papelada nos arquivos e escritórios.

Em quais contratos e documentos da sua instituição de ensino você pode utilizar a assinatura eletrônica?

1. Matrícula e rematrícula

Início de semestre, você já sabe: é época de matrículas e rematrículas em instituições de ensino.

Aquela velha imagem, de secretarias abarrotadas de pais e estudantes, não precisa ser mais uma certeza neste período. De que forma? Com matrículas e rematrículas online.

Para adotá-las, não é necessário que sua instituição possua um sistema só para isso. Em uma plataforma especializada em contratos eletrônicos, você pode elaborar o documento ou fazer o upload do mesmo e, então, enviar para assinatura.

Os pais e estudantes recebem o aviso para assinatura por e-mail ou SMS. Basta, então, criar uma conta ou fazer o login na plataforma para assinar a matrícula.

2. Documentação de estágio

Além das matrículas no início dos semestres, as universidades também precisam lidar com o grande volume de documentações de estágio deste período.

A primeira documentação necessária é o Termo de Compromisso do Estágio (TCE). Estabelecido pela Lei nº 11.788 de 2008 (também conhecida como Lei do Estágio), o documento funciona como um contrato entre o estudante, a empresa concedente do estágio e a instituição de ensino.

O TCE é essencial para estágios obrigatórios (aquele que é necessário para aprovação e obtenção do diploma) e não obrigatórios (atividade opcional, adicionada à carga horária).

Documentos do estágio

Além do termo de compromisso, outras documentações costumam ser necessárias e precisam de assinatura das partes. Conheça elas abaixo:

  • Acordo de cooperação de estágio: celebra a parceria entre a instituição de ensino e a empresa concedente do estágio;
  • Termos aditivos: alteram e/ou atualizam alguma cláusula definida previamente no TCE;
  • Relatório de atividades: a parte concedente avalia o estudante que está realizando o estágio. Entregue a cada seis meses de vigência da atividade ou no final da mesma;
  • Relatório de supervisão e avaliação do estágio: o estudante avalia e relata sua experiência no estágio. Geralmente, é feito a cada seis meses ou no final da atividade;
  • Termo de Realização do Estágio (TRE): encerra o estágio, quaisquer sejam os motivos — cancelamento, rescisão ou finalização da atividade.

Ufa! São muitos documentos, certo? Pense, então, na dificuldade em reunir as assinaturas de todas as partes. Com os documentos e assinaturas eletrônicas, este processo se torna mais simples.

Quanto aos prazos, de extrema importância neste tipo de documentação, você tem mais uma vantagem com os documentos eletrônicos: é possível estabelecer na plataforma a data até quando o documento pode receber as assinaturas.

Além disso, a própria plataforma envia notificações para avisar as partes de que o documento está aguardando a assinatura delas! Esse aviso pode vir pelo e-mail ou mensagem SMS.

3. Contratações

A instituição de ensino que você trabalha vai contratar novos colaboradores?

Torne o processo de contração muito mais fácil com os documentos e assinaturas eletrônicas!

Você pode adotar os documentos digitais para diferentes tipos de contratações de trabalho. Algumas delas são:

  • Por tempo determinado: vínculo empregatício com um período previamente definido para acabar;
  • Por tempo indeterminado: o contrato de trabalho não tem um período definido para ser finalizado;
  • Temporário: contrato de trabalho para uma demanda específica e mais urgente da empresa. Pode ser estendido em até nove meses;
  • Parcial: funciona como um contrato por tempo indeterminado, mas com uma carga horária semanal menor;
  • Terceirizado: o vínculo empregatício não é feito diretamente com a instituição de ensino, mas por meio de uma empresa prestadora de serviço;
  • Teletrabalho (home office): o trabalho à distância também é formalizado por contrato. Pode ser de período determinado ou indeterminado.

É importante lembrar que assim como nas documentações de estágio, quaisquer aditivos nos contratos de trabalhado também podem ser digitais e receber assinatura eletrônica.

4. Renegociações financeiras

Atrasos nas mensalidades e outros pagamentos pode levar os estudantes ou os responsáveis a terem que renegociar dívidas.

Isso também pode ser formalizado por meio de contratos digitais. Depois do que for combinado no termo de confissão de dívida, a proposta para a renegociação financeira é elaborada e enviada para a assinatura eletrônica.

5. Contratos com fornecedores

Por consumirem alguns produtos em grande escala, é comum que instituições de ensino fechem contratos com os fornecedores desses materiais.

Como nos outros contratos que vimos acima, também é possível formalizar essa parceria com os fornecedores de modo digital! Assim, ambas as partes economizam tempo e dinheiro, sem depender do transporte dos documentos físicos.

Ademais, aditivos e renovações deste tipo de contrato também podem ser feitos de forma eletrônica. A parceria se mantém e da forma menos burocrática possível.

6. Termos de autorização

Desde passeios até o uso de imagem em campanhas publicitárias, termos de autorização são sempre necessários nas escolas.

Assim como outros documentos, também é possível elaborar os termos de autorização de forma digital. O envio é feito diretamente para os pais ou responsáveis do estudante, que assinam de forma eletrônica em poucos passos.

Dessa forma, não há risco do aluno esquecer de entregar ou, até mesmo, perder o documento. Além disso, diferentes dados podem ser utilizados para comprovar a autenticidade da assinatura eletrônica, que atestam a veracidade das informações.

7. Recebimento de histórico escolar e outros avisos

Além dos termos de autorização, documentos como o recebimento de histórico escolar e outros avisos importantes também costumam exigir a assinatura dos responsáveis.

Nesses casos, você também pode adotar os documentos e assinaturas eletrônicas! Os responsáveis irão receber o arquivo para ser assinado por e-mail ou mensagem no celular.

8. Outras documentações

Além dos contratos que já citamos, as instituições de ensino também lidam com várias outras documentações.

Transferências de disciplinas, requisições de bolsas de estudo, iniciação científica, monitorias, empréstimo de computadores… todas essas atividades exigem termos próprios, que precisam da assinatura das instituições e dos estudantes ou seus responsáveis técnicos.

Você também pode trazer essas documentações para o meio digital! Assim, além de acelerar os processos, também é uma forma de ter menos volume de documentos nas instalações físicas da sua empresa.

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