A assinatura eletrônica para grandes empresas é uma ferramenta que pode impulsionar o crescimento das organizações, já que seu uso gera impactos positivos como o da redução de custos, agilidade nos processos e aumento da produtividade.
Neste artigo, vamos mostrar quais vantagens a assinatura eletrônica pode proporcionar às empresas e explicar em quais áreas ela pode ser utilizada.
Confira a seguir!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para validar a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos. Dessa forma, ela substitui a necessidade de assinaturas manuais em papel.
Na prática, a assinatura eletrônica pode ser realizada por meio de diferentes tecnologias como senhas, biometria, reconhecimento de voz, entre outras. Seu uso funciona como uma confirmação de que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento eletrônico.
Cabe destacar que o marco legal da assinatura eletrônica aconteceu com a publicação da Medida Provisória 2.200-2/2001. No primeiro artigo da legislação, é definida a garantia de autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como da realização de transações eletrônicas seguras.
Quais são as modalidades de assinatura eletrônica?
Em síntese, as assinaturas eletrônicas são classificadas em três modalidades:
- Assinatura eletrônica simples;
- Assinatura eletrônica avançada;
- Assinatura eletrônica qualificada.
Essas categorias foram definidas após a publicação da Lei nº 14.063/2020. Vamos aprender mais sobre cada modalidade abaixo:
Assinatura eletrônica simples
Nessa modalidade, é possível identificar o signatário por meio da conferência de dados pessoais básicos como nome e cadastro de pessoa física (CPF).
Essa classe equivale ao que chamamos de assinatura eletrônica, conforme as definições prévias da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada é mais rigorosa em relação à integridade dos dados. Isso porque ela é realizada por meio do uso de certificado digital, documento que funciona como uma identidade digital.
Para este tipo de assinatura, vale ressaltar que o certificado em questão não precisa ser necessariamente emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), entidade responsável pelo gerenciamento dos certificados no país.
Além dele, outros meios de comprovação também podem ser adotados para comprovar a integridade das informações, desde que:
- Seja possível detectar modificações feitas no documento assinado;
- Seja aceito como válido pelas partes ou pela pessoa a quem for oposto o documento como válido.
Na prática, essas já eram condições expressas na MP nº 2.200-2/2001. Portanto, podemos dizer que a assinatura eletrônica avançada corresponde ao que a medida define como assinatura digital, já que essa modalidade utiliza certificado digital.
Nas grandes empresas, o uso da assinatura eletrônica avançada é adotado em documentos como propostas comerciais, pedidos e recibos de vendas, contratos de prestação de serviços, termos de fiança e outros mais.
Assinatura eletrônica qualificada
Na modalidade de assinatura eletrônica qualificada exige-se o uso de certificado digital no padrão da ICP-Brasil.
De acordo com os critérios da MP nº 2.200-2/2001, a assinatura eletrônica qualificada equivale à assinatura digital, já que também utiliza o certificado digital.
Quais empresas podem utilizar a assinatura eletrônica?
A princípio, todas as empresas podem utilizar a assinatura eletrônica, independente do tamanho ou área de atuação.
Ao adotar esse recurso, a empresa elimina a necessidade de impressão de documentos, que gera custos de material, transporte e armazenamento.
Nesse sentido, o uso da assinatura eletrônica pode ser bastante benéfico para empresas que buscam melhorar a eficiência financeira e aumentar a competitividade.
Quais são as vantagens da assinatura eletrônica para grandes empresas?
Além da redução de gastos, a empresa que utiliza a assinatura eletrônica pode usufruir de várias vantagens. Listamos as principais a seguir!
Menos burocracia
Sabemos que a formalização de contratos físicos demanda tempo e recursos com transporte, carimbos e cartório. Isto, no fim, torna as negociações mais lentas e burocráticas.
O uso da assinatura eletrônica para grandes empresas permite que as negociações sejam feitas de forma prática, rápida e à distância, sem a necessidade de deslocamento.
Agilidade nos processos
Ao implementar o uso de assinatura eletrônica, as grandes empresas podem garantir mais agilidade nos processos. Como tudo é feito no ambiente digital, não há demora — ao contrário disso, a formalização de um acordo se torna mais rápida.
Além disso, a busca por um documento acontece de forma mais ágil, uma vez que eles estão armazenados em formato eletrônico. Desse modo, a empresa ganha tempo, que pode ser investido em outras operações.
Mais produtividade
A tecnologia envolvida na assinatura eletrônica para grandes empresas permite que elas desenvolvam suas atividades de forma eficiente, eliminando tarefas manuais que geralmente demandam muito tempo.
Dessa forma, as equipes podem usar esse tempo para atrair novas oportunidades e investir em estratégias para melhorar seus resultados.
Redução de custos
Outra grande vantagem importante é a redução de custos. Como o uso da assinatura eletrônica é realizado no ambiente digital, alguns gastos não são mais necessários. Alguns exemplos são:
- Menor necessidade do uso de papel, tinta e impressora;
- Redução dos custos com manutenção de impressoras;
- Eliminação das taxas de autenticação;
- Suspensão dos gastos direcionados para deslocamento e envio de documentos;
- Otimização do espaço do escritório, visto que não há mais necessidade de ter uma sala exclusiva para guardar os arquivos físicos.
Facilidade para o cliente
Na prática, o uso da assinatura eletrônica também é capaz de oferecer uma melhor experiência para os clientes. Afinal, há a possibilidade do cliente assinar um contrato de qualquer lugar e a qualquer momento.
Dessa forma, o processo se torna mais ágil e menos burocrático. Como resultado, o cliente fica satisfeito e a marca pode ganhar preferência para negócios futuros.
Segurança
A assinatura eletrônica para grandes empresas é uma ferramenta segura, pois utiliza criptografia e certificado de segurança. Nesse sentido, é possível diminuir os riscos de fraudes, além de assegurar a autenticidade e integridade dos documentos assinados.
Ademais, ao utilizar uma plataforma de assinaturas eletrônicas, as empresas asseguram que os documentos permaneçam salvos na nuvem de forma que só poderão ser acessados por meio de identificação.
Menos erros
É fato que os documentos em papel estão mais suscetíveis às falhas humanas durante sua elaboração. No caso dos documentos eletrônicos, o fluxo de informações é contínuo, com revisões constantes, diminuindo as chances de erros.
No entanto, caso erros aconteçam, é mais fácil corrigi-los em um documento eletrônico. Assim, as negociações continuam sendo finalizadas com agilidade.
Sustentabilidade
Por fim, como o uso de papel é diminuído de forma drástica, além de outros insumos necessários para a impressão e do transporte de documentos, consequentemente a empresa adota um modelo sustentável.
Desse modo, há a redução do desmatamento, economia de água e energia utilizadas na fabricação de papel e a diminuição da emissão de gases de efeito estufa.
Em quais áreas da empresa é possível utilizar a assinatura eletrônica?
Em geral, diversas áreas das empresas são beneficiadas com o uso da assinatura eletrônica. Dentre elas podemos citar:
- Financeiro: a validação de contratos de empréstimos, financiamentos e aplicações financeiras pode ser feita com o uso da assinatura eletrônica;
- Jurídica: documentos de âmbito jurídico como contratos, petições e procurações podem ser assinados de forma eletrônica;
- Recursos Humanos: é possível adotar a assinatura eletrônica para validar contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, aditivos contratuais, entre outros documentos;
- Comercial: a assinatura eletrônica pode validar contratos de vendas, propostas comerciais, cotações, e outros documentos da área;
- Compras: a validação de contratos de fornecimento, pedidos de compras e cotações pode ser realizada por meio da assinatura eletrônica;
- Governamental: autoridades governamentais podem adotar a assinatura eletrônica para validar documentos de licitação, contratos públicos, certidões, entre outros.
Conclusão
Neste artigo podemos conhecer as principais modalidades de assinatura eletrônica, suas vantagens e em quais áreas utilizá-las nas grandes empresas.
Para começar o uso da assinatura eletrônica, as empresas podem investir em plataformas especializadas, como a Assinei, para fechar contratos digitais à distância e agilizar os processos das organizações.
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