A assinatura escaneada consiste na imagem da assinatura manuscrita inserida em um documento eletrônico. Embora seja uma solução simples e rápida, ela nem sempre garante a autenticidade do signatário ou a integridade do documento, o que pode gerar dúvidas sobre sua aceitação em determinados processos.
Neste artigo, explicamos como funciona a assinatura escaneada, quais são seus riscos e como ela se diferencia das assinaturas eletrônicas e digitais.
Acompanhe a seguir!
O que é uma assinatura escaneada?
A assinatura escaneada (também conhecida como assinatura digitalizada) é a representação gráfica de uma assinatura feita à mão que foi digitalizada. Na prática, trata-se de uma imagem (geralmente em formato JPG ou PNG) de uma assinatura física inserida em um documento digital.
Como a assinatura escaneada é feita?
O processo para criar e usar uma assinatura escaneada costuma ser simples:
- A pessoa assina um papel em branco com uma caneta;
- Depois de assinar, a pessoa fotografa o documento, com o celular ou tablet, ou faz a digitalização do mesmo por meio de um scanner;
- A partir do documento digitalizado, a pessoa seleciona o espaço do documento com a assinatura para criar uma imagem apenas desta região;
- A pessoa utiliza a imagem apenas da assinatura escaneada em outros documentos eletrônicos.
Qual a validade jurídica da assinatura escaneada?
A assinatura escaneada é apenas uma imagem da sua assinatura manuscrita colada em um arquivo. Por não garantir a autoria e a integridade do documento, ela não possui valor legal e pode ser facilmente contestada.
Em geral, ela costuma ser aceita apenas em contratos informais de baixo risco, nos quais há uma relação de extrema confiança entre as partes.
Por isso, para assinar documentos digitalmente com validade legal reconhecida e sem precisar de cartório, recomenda-se utilizar uma assinatura eletrônica ou digital.
Qual a diferença entre assinatura escaneada, eletrônica e digital?
A princípio, é comum confundir esses termos, mas eles representam níveis de segurança muito diferentes:
- Assinatura escaneada: é apenas a foto de uma assinatura manuscrita. Não tem criptografia nem rastreabilidade;
- Assinatura eletrônica: utiliza plataformas específicas para coletar dados que comprovam a autoria (como histórico de e-mail, endereço de IP, data, hora e geolocalização). Assim, é o modelo mais comum para contratos de serviços, aluguel e propostas comerciais;
- Assinatura digital: utiliza um certificado digital — geralmente, no padrão da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil) — para associar a identidade de forma inequívoca ao documento por meio de criptografia complexa. Portanto, tem o mesmo valor legal de uma assinatura com firma reconhecida em cartório.
Quando a assinatura escaneada pode ser utilizada?
A assinatura escaneada pode ser utilizada em situações de baixo risco financeiro ou jurídico, nas quais as partes já possuem uma relação de confiança estabelecida e o nível de formalidade exigido é mínimo.
O seu uso deve ser evitado para compromissos importantes, mas ela costuma ser aceita nos seguintes cenários:
- Memorandos, comunicados e avisos internos;
- Aprovação de orçamentos simples entre departamentos;
- Confirmação de recebimento de serviços simples (como um serviço doméstico);
- Acordos informais por escrito entre pessoas que já se conhecem bem e confiam mutuamente;
- Autorizações de pais para saídas escolares ou viagens de menores (quando não exigido reconhecimento de firma);
- Declarações simples de comparecimento ou justificativas de ausência.
Por que a assinatura eletrônica é mais segura?
A assinatura eletrônica é infinitamente mais segura do que a escaneada, porque ela funciona como um selo digital de segurança que carrega um rastro invisível de dados que comprovam quem assinou, quando assinou e se o documento foi alterado depois disso.
Os principais fatores que garantem essa segurança são:
1. Rastreabilidade e evidências digitais
Diferente da assinatura escaneada (que qualquer pessoa pode copiar e colar), a assinatura eletrônica gera um relatório de conformidade (ou log de auditoria) anexado ao documento. Esse relatório registra dados essenciais:
- E-mail e telefone confirmados do signatário;
- Endereço de IP da rede utilizada;
- Data e hora exatas da assinatura (carimbo do tempo);
- Geolocalização aproximada do dispositivo.
2. Garantia de integridade do documento
Se alguém tentar alterar uma única palavra ou valor em um contrato após ele ser assinado eletronicamente, a assinatura é imediatamente invalidada. Isso acontece porque o sistema utiliza chaves de criptografia que “trancam” o arquivo.
Em uma assinatura escaneada, qualquer pessoa pode editar o texto em um PDF e a imagem da assinatura continuará lá, sem dar qualquer sinal de adulteração.
3. Autenticação multifator (MFA)
Para garantir que você é realmente quem diz ser, as plataformas de assinatura eletrônica costumam exigir um processo de validação eletrônica antes de permitir a assinatura, como:
- Envio de um código de confirmação por SMS ou WhatsApp;
- Link de validação enviado ao e-mail pessoal;
- Reconhecimento facial ou biometria.
4. Amparo legal
No Brasil, a Lei nº 14.063/2020 e a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 dão validade jurídica plena às assinaturas eletrônicas e digitais.
Isso significa que, em caso de disputa judicial, o relatório de evidências gerado pela plataforma tem peso de prova legal, sendo muito difícil para uma das partes alegar que “não assinou” o documento. Com a assinatura escaneada, a contestação na Justiça é extremamente fácil e comum.
Conclusão
A assinatura escaneada pode ser utilizada em determinadas situações, mas apresenta limitações importantes quando o assunto é segurança, autenticidade e comprovação da autoria de um documento.
Vale destacar que à medida que os processos se tornam cada vez mais digitais, soluções como a assinatura eletrônica e a assinatura digital oferecem mecanismos mais robustos para garantir a identidade do signatário, a integridade do documento e a validade jurídica.
Ao escolher essas modalidades de assinatura, é possível reduzir riscos, aumentar a segurança de documentos e tornar a gestão contratual mais eficiente.
Gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre assinar documento com certificado digital.