A transformação digital tem mudado a forma como documentos são criados, compartilhados e assinados. Nesse cenário, assinar documento com certificado digital tornou-se uma solução eficiente para reduzir burocracias, acelerar aprovações e aumentar a segurança das transações.
Além de possuir validade jurídica, esse tipo de assinatura eletrônica oferece praticidade para empresas e profissionais que desejam modernizar seus processos.
Neste artigo vamos explicar o que é certificado digital, como adquiri-lo e como assinar documentos com essa tecnologia.
Acompanhe a seguir!
O que é o certificado digital?
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica para pessoas físicas ou jurídicas no ambiente virtual. Ele garante validade jurídica, autenticidade e confidencialidade a documentos e transações assinados digitalmente, substituindo o reconhecimento de firma em cartório.
Essa tecnologia elimina a necessidade de papel e de deslocamentos para resolver burocracias. As principais utilidades são:
- Assinatura de contratos e documentos;
- Emissão de notas fiscais;
- Acesso a portais governamentais;
- Transações bancárias e judiciais.
Quais são os tipos de certificados digitais disponíveis no mercado?
Os certificados variam de acordo com o formato de armazenamento e o tipo de titular. Os mais comuns são:
Formato (A1 e A3)
- Tipo A1: é um arquivo digital instalado diretamente no computador ou servidor. Tem validade de 1 ano, permite cópias de segurança e pode ser usado em vários dispositivos simultaneamente, o que facilita a automação de processos;
- Tipo A3: é armazenado em um suporte físico com chip, como um cartão inteligente ou um token USB. Tem validade que varia de 1 a 3 anos. Ele oferece alta segurança, pois a chave privada não pode ser copiada para outro local, exigindo o dispositivo conectado ao computador no momento do uso.
Titular
- e-CPF: a versão digital do CPF, utilizada por pessoas físicas para assinar documentos pessoais ou acessar o Imposto de Renda;
- e-CNPJ: a identidade digital da empresa, vinculada ao CNPJ, usada para emitir notas fiscais, assinar contratos em nome do negócio e cumprir obrigações fiscais.
Por que assinar documento com certificado digital?
A princípio, assinar com certificado digital oferece garantias jurídicas e operacionais que as assinaturas eletrônicas simples não conseguem cobrir totalmente.
No Brasil, as assinaturas feitas com certificados vinculados à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) possuem presunção legal de veracidade. Isso significa que a legislação brasileira confere a elas o mesmo valor de uma assinatura de próprio punho com firma reconhecida em cartório.
Além disso, como o certificado digital utiliza criptografia assimétrica, ele traz garantias técnicas robustas:
- Integridade do documento: depois que a assinatura é aplicada, o arquivo é “lacrado”. Portanto, qualquer tentativa de alteração posterior, como mudar um valor ou uma cláusula no texto, corrompe a assinatura, tornando o documento inválido imediatamente;
- Irrefutabilidade (não-repúdio): o titular do certificado não pode negar a autoria da assinatura, já que a chave privada utilizada no processo é exclusiva, de seu controle estrito e protegida por senha. Ademais, a substituição do processo físico pelo digital oferece os seguintes benefícios;
- Eliminação do papel: reduz gastos com impressão, motoboys, envios pelos Correios e armazenamento físico.
- Agilidade total: contratos que demoravam dias para coletar assinaturas podem ser finalizados em poucos minutos;
- Mobilidade: é possível assinar relatórios, pareceres, procurações ou contratos de qualquer lugar do mundo, bastando ter acesso à internet e ao certificado.
Para muitas operações, o uso do certificado digital não é opcional, mas obrigatório por lei. É o caso de:
- Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e);
- Envio de declarações fiscais e trabalhistas acessórias por empresas (como o eSocial);
- Peticionamento em sistemas jurídicos por advogados;
- Acesso a determinados serviços restritos da Receita Federal.
Como obter um certificado digital ICP- Brasil?
O processo é regulamentado pela ICP-Brasil e segue três passos básicos:
- Escolha da Autoridade Certificadora (AC): é necessário escolher uma empresa credenciada pelo governo para emitir o certificado;
- Solicitação e pagamento: escolha o modelo ideal (A1 ou A3, e-CPF ou e-CNPJ) no site da empresa e realize o pagamento;
- Validação dos dados: é preciso comprovar a identidade. Esse passo pode ser feito por videoconferência ou presencialmente, apresentando os documentos necessários. Após a validação, o certificado é liberado para instalação ou retirada.
Como assinar documento com certificado digital?
Para assinar um documento com certificado digital, você precisa ter um certificado digital válido e uma plataforma que suporte essa funcionalidade.
A princípio, o processo é simples e geralmente envolve abrir o documento, selecionar a opção para adicionar uma assinatura digital, escolher o seu certificado digital e, por fim, assinar o documento.
Confira o passo a passo de como assinar digitalmente abaixo:
1. Certifique-se de ter um certificado digital válido: este é um pré-requisito fundamental para a assinatura digital.
2. Opte pela plataforma de sua preferência: existem diversas opções como o Adobe Acrobat, o Microsoft Word, plataformas de assinatura digital (como a Assinei) ou até mesmo o portal Gov.br para documentos do governo.
3. Abra o documento que deseja assinar: utilize a plataforma escolhida para abrir o documento.
4. Procure a opção “Assinar” ou “Assinatura Digital”: dependendo da plataforma, essa opção pode estar em locais diferentes.
5. Selecione a opção “Adicionar Assinatura Digital”: nesta etapa, geralmente abrirá uma janela ou painel para você escolher o certificado.
6. Escolha o seu certificado digital: a plataforma mostrará uma lista de certificados disponíveis no seu computador. Selecione o certificado que você deseja usar.
7. Siga as instruções para finalizar a assinatura: pode ser solicitado que você digite sua senha do certificado, escolha o local para colocar a assinatura no documento ou que você confirme a assinatura.
8. Salve o documento assinado: após a assinatura, você precisará salvar o documento com a nova versão assinada.
Conclusão
Além de eliminar a necessidade de impressão e deslocamentos, assinar documento com certificado digital garante a autenticidade da assinatura e a integridade das informações.
Desse modo, ao adotar essa prática, é possível reduzir burocracias, aumentar a produtividade e fortalecer a segurança das transações realizadas no ambiente digital.
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