Canhoto de nota fiscal: o que é e qual sua importância para o controle de entregas?

Você sabe qual é a função do canhoto de nota fiscal no seu dia a dia de vendas e entrega de mercadorias?

Na prática, esse documento serve para confirmar o recebimento dos produtos por parte do cliente, trazendo mais segurança tanto para quem emite quanto para quem recebe.

Neste artigo, você vai entender o que é o canhoto de nota fiscal, para que serve e quais são seus principais benefícios para a gestão do seu negócio.

O que é o canhoto de nota fiscal?

O canhoto de nota fiscal é um documento que serve como comprovante de que uma mercadoria foi efetivamente entregue ao seu destinatário. Ele é uma parte destacável da nota fiscal — geralmente do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) — e é assinado pelo recebedor no momento da entrega.

Nesse sentido, sua principal função é confirmar o recebimento dos produtos por parte do cliente. Para o vendedor ou transportadora, esse documento assinado é uma prova de entrega com validade jurídica.

Na prática, ele é essencial para:

• Evitar disputas: caso haja questionamento sobre a entrega, o canhoto serve como evidência;
• Garantir o pagamento: muitas empresas só liberam o pagamento da mercadoria após a comprovação da entrega;
• Auditorias fiscais: é um documento que pode ser solicitado por órgãos fiscais para comprovar a realização da operação comercial;
• Controle interno e gestão logística: ajuda na organização, no rastreamento e na gestão de entregas.

Como funciona o canhoto de nota fiscal?

O canhoto de nota fiscal é o documento responsável por comprovar que uma mercadoria foi entregue ao destinatário. Sendo assim, podemos dizer que ele funciona como um “recibo” de entrega fundamental para a gestão e controle das transações comerciais.

O processo geralmente ocorre da seguinte forma:

1. Emissão da nota fiscal: a empresa que vende a mercadoria emite a Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Na versão impressa da NF-e, o DANFE costuma ter uma parte destacável, que é o canhoto;
2. Transporte da mercadoria: a mercadoria é transportada até o destinatário acompanhada do DANFE;
3. Recebimento e assinatura: no momento da entrega, o recebedor (o cliente ou alguém autorizado por ele) confere a mercadoria e, se tudo estiver correto, deve assinar o canhoto. Além da assinatura, é comum o preenchimento do nome completo do recebedor, a data do recebimento e um número de documento (CPF ou RG);
4. Destaque e devolução: após a assinatura, o canhoto é destacado do DANFE. O entregador fica com o canhoto assinado e o recebedor fica com o restante do DANFE e a mercadoria;
5. Armazenamento: o canhoto assinado é então devolvido à empresa que enviou a mercadoria (ou à transportadora, se o transporte for terceirizado) para ser arquivado.

Quanto tempo devo armazenar o canhoto de nota fiscal?

A princípio, a regra geral para a guarda de documentos fiscais, incluindo o canhoto da nota fiscal (seja ele físico ou a comprovação digital da entrega), é de 5 anos. Esse prazo está relacionado ao período em que o Fisco pode cobrar tributos e fiscalizar as operações da empresa, conforme o Código Tributário Nacional (CTN).

No entanto, é importante ficar atento a uma mudança recente: o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que entrou em vigor em 1º de maio de 2025, estendeu o prazo de armazenamento de Documentos Fiscais eletrônicos (DF-e) — como a NF-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e ) e outros — para 11 anos (132 meses), exclusivamente em meio digital.

Vale ressaltar que:

• Essa nova regra se aplica à guarda dos arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos;
• Ela não altera o prazo de prescrição tributária de 5 anos, que é o tempo que o Fisco tem para cobrar impostos;
• A extensão do prazo se refere à obrigação de conservação dos arquivos para eventual fiscalização e comprovação das operações.

O que isso significa?

Se você utiliza o canhoto físico como comprovante de entrega da NF-e, o prazo de 5 anos ainda é a referência para a guarda desse documento.

Por outro lado, se você faz a comprovação da entrega de forma digital (eventos da NF-e, fotos, geolocalização, etc.), essas informações, juntamente com o XML da NF-e, devem ser mantidas pelo novo prazo de 11 anos a partir da autorização do documento.

Qual a diferença entre canhoto de nota fiscal e DANFE?

Embora o canhoto de nota fiscal e o DANFE estejam relacionados e frequentemente apareçam juntos, eles têm funções e naturezas distintas.

Entenda a seguir:

Canhoto de nota fiscal

Como vimos, o canhoto da nota fiscal é o comprovante de que a mercadoria foi entregue e recebida pelo destinatário. Portanto, ele atua como um recibo da entrega e possui as seguintes características:

• Finalidade principal: comprovar a entrega da mercadoria ao cliente;
• Conteúdo (físico): geralmente uma parte destacável do DANFE (ou da nota fiscal modelo 1). Contém espaços para assinatura, nome, data e, às vezes, RG/CPF do recebedor;
• Validade fiscal: o canhoto físico não tem valor fiscal sozinho, mas a assinatura nele (ou a comprovação digital) é a prova da conclusão da operação de entrega, o que é essencial para fins comerciais e para a cobrança de duplicatas;
• Obrigatoriedade de guarda: o canhoto físico (ou sua comprovação digital) deve ser guardado pela empresa que vendeu/entregou a mercadoria como prova de entrega para fins de auditoria, contestações ou cobrança.

DANFE

O DANFE é a representação gráfica simplificada da NF-e. Ele é impresso para acompanhar o transporte da mercadoria, pois a NF-e, o documento fiscal oficial, existem apenas no formato digital (arquivo XML).

Suas principais características são:

• Finalidade principal: auxiliar a consulta da NF-e e acompanhar o trânsito da mercadoria;
• Natureza: é um documento auxiliar, não é a nota fiscal. A NF-e é o arquivo XML que foi emitido e autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ);
• Conteúdo: contém as informações essenciais da NF-e, como dados do emitente e destinatário, descrição dos produtos, valores, impostos, e, mais importante, a chave de acesso (um código numérico de 44 dígitos) e um código de barras que permitem consultar a NF-e original no site da SEFAZ;
• Validade fiscal: o DANFE não possui validade jurídica nem fiscal. Portanto, sua função consiste em representar a NF-e durante o transporte e permitir a conferência dos dados. A validade fiscal está no arquivo XML da NF-e;
• Obrigatoriedade de guarda: o DANFE não precisa ser guardado pela empresa (nem pelo cliente) depois que a NF-e (XML) estiver devidamente armazenada e a mercadoria recebida.

O que substitui o canhoto da nota fiscal?

Em geral, a principal substituição do canhoto físico da nota fiscal é o canhoto de nota fiscal digital. Também conhecido como canhoto digital, Comprovante de Entrega Eletrônico (CE-e) ou Evento de Comprovante de Entrega da NF-e, essa modalidade foi oficializada por legislações como o Ajuste SINIEF nº 38/2021 e o Ajuste SINIEF nº 07/2005 (e suas atualizações), que permitem que a comprovação de entrega seja feita eletronicamente, sem a necessidade do papel.

Na prática, o canhoto digital não é apenas uma digitalização do documento físico, pois ele envolve a geração de eventos eletrônicos da NF-e ou CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) que registram e confirmam a entrega.

Em síntese, o canhoto digital contém informações essenciais para a comprovação da entrega, como:

• Data e hora da entrega;
• Identificação do recebedor;
• Assinatura digital;
• Foto da entrega;
• Geolocalização;
• Vínculo com a NF-e/CT-e.

Essas informações são enviadas e armazenadas digitalmente, muitas vezes em nuvem, e podem ser consultadas a qualquer momento.

Quais são os benefícios da gestão do canhoto digital?

A gestão do canhoto digital oferece uma série de benefícios significativos para empresas, impactando positivamente a logística, a parte financeira e a conformidade legal. Veja os principais!

1. Redução de custos

A gestão do canhoto digital ajuda a reduzir os custos, visto que elimina as despesas com papel, tinta, impressoras e materiais de escritório. Além disso, diminui o tempo gasto com organização, busca e manuseio de documentos em papel, permitindo que a equipe foque em tarefas mais estratégicas.

2. Produtividade

No canhoto digital, os processos ocorrem de forma mais rápida. Afinal, a coleta da assinatura e o registro da entrega são feitos digitalmente, em tempo real, acelerando todo o fluxo logístico.

Além disso, o acesso é instantâneo, uma vez que os comprovantes ficam disponíveis na nuvem para consulta imediata por qualquer pessoa autorizada, a qualquer hora e em qualquer lugar.

No mais, com a comprovação de entrega disponível rapidamente, o processo de faturamento e cobrança de duplicatas pode ser agilizado, melhorando o fluxo de caixa.

3. Segurança e confiabilidade

Os documentos eletrônicos são menos suscetíveis a rasuras e erros de preenchimento, garantindo maior precisão. Além disso, a gestão digital auxilia no cumprimento das obrigações fiscais e facilita a apresentação de documentos em auditorias.

4. Melhoria da experiência do cliente

Em caso de contestações ou dúvidas sobre a entrega, o acesso rápido ao canhoto digital permite uma resposta ágil e eficaz ao cliente.

Ademais, existem sistemas que permitem que o cliente tenha acesso ao status da entrega e ao comprovante, aumentando a confiança na empresa.

5. Rastreabilidade e visibilidade

Muitos sistemas de canhoto digital permitem acompanhamento da entrega em tempo real, desde a saída até o recebimento. Assim, é possível analisar o desempenho e identificar gargalos e oportunidades de melhoria.

Conclusão

Neste artigo, aprendemos que o o canhoto de nota fiscal desempenha um papel fundamental na comprovação de entrega e no controle documental das vendas. Ao utilizar esse recurso corretamente, as empresas garantem mais segurança jurídica, eficiência operacional, evitam problemas fiscais e mantêm um histórico organizado das transações.

Gostou desse conteúdo? Então, aproveite e leia nosso artigo sobre gestão de documentos.