Como fazer uma assinatura digital? Confira o passo a passo

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Você sabe como fazer uma assinatura digital? Tire todas as suas dúvidas neste artigo! Veja também suas principais vantagens!

A assinatura digital possui validade jurídica e tem sido utilizada por muitas empresas devido às vantagens que ela proporciona como agilidade, praticidade e segurança. Mas, você sabe como fazer uma assinatura digital?

Neste artigo, vamos apresentar o conceito de assinatura digital, suas vantagens e explicar como ela é feita na prática.

Confira a seguir!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica que, obrigatoriamente, utiliza o certificado digital para a formalização do documento.

O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica única do signatário. No ambiente digital, seria equivalente ao CPF (para pessoa física) e ao CNPJ (para pessoa jurídica).

Legislação

A assinatura digital possui validade jurídica desde a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP -Brasil) e hoje regulamenta a certificação digital no país.

As duas principais leis que validam o uso da assinatura digital no Brasil são a MP nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital substitui a necessidade de assinar documentos manualmente. Assim, por meio de uma plataforma de assinatura, é possível validar documentos que exigem uma formalização de todas as partes envolvidas.

Sendo assim, a assinatura digital garante aos usuários:

  • Autenticidade: confirma a identidade do signatário;
  • Integridade: assegura que o documento não foi alterado, falsificado ou fraudado a partir do momento em que foi assinado de forma digital;
  • Reconhecimento de firma: documentos que recebem carimbo de data e hora por um servidor seguro, em determinadas situações, equivalem a um reconhecimento de firma.

Certificado digital

Como falamos, a assinatura digital utiliza, obrigatoriamente, o certificado digital para formalizar um documento. Nesse sentido, é importante entendermos como esse certificado funciona.

Na prática, o certificado digital é basicamente uma identidade digital, que possibilita a assinatura de documentos com validade jurídica e a realização de transações online de forma segura.

Dessa forma, ele serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online com segurança, privacidade e agilidade.

Em geral, todo certificado digital possui uma chave criptográfica pública ou privada, ou seja, um nome e um número exclusivo que garante segurança ao usuário.

Essa chave compõe um sistema de criptografia assimétrica, no qual os dados só podem ser acessados pelo receptor que tem a chave correta para decodificá-los.

Em resumo, essas duas chaves são geradas de forma aleatória por meio de funções matemáticas que trabalham em conjunto. Assim, tudo o que uma assina, apenas a outra é capaz de autenticar, o que garante maior segurança ao documento.

Como fazer uma assinatura digital?

Como explicamos, a assinatura digital é uma modalidade que exige o uso do certificado digital.

Portanto, antes de realizá-la, é necessário adquirir um certificado digital. Veja como fazer a seguir:

1. Escolha uma Autoridade Certificadora: para adquirir o seu certificado digital, será necessário escolher uma das autoridades certificadoras subordinadas à ICP-Brasil.

2. Selecione o certificado ideal: verifique as opções oferecidas pela certificadora e selecione a que se encaixa melhor no seu caso. É possível emitir a identidade para pessoa física ou jurídica.

3. Apresente a documentação: apresente os documentos pessoais ou da empresa à certificadora.

No caso de pessoa jurídica, por exemplo, será preciso apresentar os documentos de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário), documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF) e cartão do CNPJ impresso.

4. Agende a validação: você tem duas opções: comparecer presencialmente na certificadora, para validar o documento, fazer o cadastro biométrico e assinar alguns termos; ou realizar todo o procedimento de forma remota.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado: após a validação, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.

Após adquirir o certificado digital, utilize um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Esta ferramenta automatiza todo o processo de assinatura e gerenciamento de documentos.

A Assinei, por exemplo, é uma Autoridade Registradora vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nossa plataforma disponibiliza a emissão e renovação de certificado digital de forma virtual, sem a necessidade de deslocamento ou presença física. Além disso, permite que você assine e gerencie seus documentos sem burocracia.

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Quais são as vantagens da assinatura digital?

O uso da assinatura digital pode oferecer diversas vantagens. Confira!

Praticidade

A formalização de um documento com o uso da assinatura digital pode ser feita em qualquer lugar e horário. Nesse caso, será necessário ter um dispositivo eletrônico e acesso à internet.

Portanto, diferente da assinatura manuscrita, não há necessidade de validar um documento de modo presencial. Isso garante mais praticidade no dia a dia das empresas.

Agilidade

Além da possibilidade de assinar à distância, o processo para assinar digitalmente um documento acontece de forma muito rápida, já que basta informar os dados necessários e alguns cliques para formalização.

Além disso, algumas plataformas, como a Assinei, ainda disponibilizam a assinatura em lote, que permite assinar vários documentos de uma só vez.

Economia de tempo

Na prática, como há o aumento da praticidade e agilidade, também ocorre a economia de tempo. Isso significa que há uma diminuição significativa do tempo gasto com envio de documentos para assinatura.

De modo geral, na assinatura digital, o documento é enviado por meio de e-mail. Assim, basta acessar o link recebido e preencher os dados necessários e em questão de poucos minutos, a assinatura é realizada.

Redução de custos

Como não há a necessidade de enviar ou solicitar a entrega de um documento físico, os gastos com transporte ou despachos são eliminados.

Outro exemplo são os deslocamentos antes exigidos para assinar um documento físico. Por meio da assinatura digital, essa formalização ocorre inteiramente pela internet, sem necessidade de encontros presenciais.

Ademais, com o uso da assinatura digital, não é preciso imprimir documentos. Desse modo, é possível reduzir os gastos com gráficas, papelarias e com o papel, manutenção da impressora e toners da própria empresa.

Segurança

A assinatura eletrônica e a assinatura digital são seguras juridicamente, com amparo nas leis MP nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020, e também quanto à proteção de dados.

Afinal, toda assinatura eletrônica reúne diversos dados e evidências digitais que registram onde e quando o documento foi assinado.

A assinatura digital utiliza a criptografia, que codifica as informações e só permite a visualização dos dados por pessoas autorizadas. Seu uso equivale a uma assinatura manuscrita com reconhecimento de firma — por isso, é considerada a modalidade de assinatura mais segura possível.

Conclusão

Conseguiu entender como fazer uma assinatura digital? Neste artigo, podemos ver que essa modalidade possui a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita.

A diferença é que ela é capaz de proporcionar mais praticidade, agilidade, redução de custos e segurança para as partes envolvidas no documento.

Vale lembrar que a Assinei disponibiliza a emissão do certificado digital e permite que você assine e gerencie seus documentos sem burocracia em um único lugar.

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