Uma empresa sem nenhuma gestão de contratos pode trazer diferentes problemas, que afetam desde o funcionamento até a parte jurídica do negócio.
Por isso, é importante implementar um gerenciamento eficiente desses documentos, que deve ser devidamente acompanhado pelos profissionais envolvidos.
No entanto, como fazer isso de forma prática e eficiente?
Neste artigo vamos explicar o que é gestão de contratos, sua importância e como ela pode beneficiá-la sua empresa.
Acompanhe a seguir!
Qual é a definição de contrato?
O contrato é basicamente um documento que formaliza um acordo estabelecido entre duas ou mais partes.
De modo geral, existem diferentes tipos de contratos, que podem variar conforme suas finalidades e objetos de contratação.
Alguns exemplos são:
- Contrato de prestação de serviços;
- Contrato de trabalho;
- Contrato de consumo;
- Contrato de constituição de empresa;
- Contrato de locação;
- Contrato de sociedade;
- Contrato de confidencialidade.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos consiste em um conjunto de práticas e ações administrativas que visam monitorar e validar todas as entregas acordadas em contratos.
Desse modo, essa prática é composta por todo o ciclo de um contrato, ou seja, desde solicitações iniciais de propostas de fornecedores, cronogramas, avaliações de desempenho, datas de pagamento, vencimento dos contratos e outras operações como renovações.
Em resumo, a gestão de contratos é responsável por supervisionar os estágios contratuais e suas execuções apropriadas, além de também prevenir danos à organização.
Qual a importância da gestão de contratos?
A princípio, a gestão de contratos é importante porque ajuda a diminuir riscos e, até mesmo, prejuízos para as empresas.
Isso acontece porque ao firmar um contrato, existem diversas circunstâncias que levam as partes envolvidas concordarem com as cláusulas contratuais do documento. Porém, com o passar do tempo, isso pode mudar, sendo necessária uma revisão.
A partir do gerenciamento de contratos estratégicos, é possível rever o que foi combinado e prevenir descumprimento de prazos, desatenção com datas, entre outros pontos. Assim, a empresa não precisará arcar com as sanções impostas no documento que, na maioria das vezes, envolvem o pagamento de multa.
Diante disso, é possível dizer que um processo eficiente de gestão pode impactar positivamente a performance financeira e estratégica do negócio, além de elevar a eficiência geral do negócio e melhorar a imagem da empresa perante os clientes e fornecedores.
Ademais, uma boa gestão de contratos garante o cumprimento dos acordos e a satisfação de ambas as partes com a negociação.
Em geral, contratos realizados por indústrias e comércios são importantes para:
- Construir uma boa relação com fornecedores;
- Negociar prazos de pagamentos;
- Receber os insumos necessários;
- Fechar parcerias importantes.
Como implementar a gestão de contratos?
Na prática, o ideal é implementar a gestão de contratos em empresas de todos os portes. Afinal, independentemente do tamanho, um processo de gerenciamento estruturado ajuda a agilizar os trâmites contratuais do negócio e beneficia o negócio em diversos aspectos.
Confira a seguir o passo a passo de como implementar a gestão de contratos na sua empresa:
1. Mapeie seu fluxo de contratos
O primeiro passo no processo de implementação da gestão de contratos é mapear o fluxo de contratos da sua empresa. Para isso, comece por um levantamento completo dos contratos, considerando as particularidades do negócio.
A partir do mapeamento, você terá uma noção clara sobre o volume de documentos e o que será necessário implementar no gerenciamento de contratos.
2. Descubra os pontos críticos
O ciclo de vida dos contratos pode mudar de acordo com as empresas. Logo, pode acarretar a alteração das etapas. No entanto, a partir de um detalhamento das fases do contrato, é possível analisar melhor o fluxo e entender os pontos críticos que afetam a gestão.
Por exemplo, um prestador de serviços que possui dificuldade para acompanhar o vencimento dos contratos pode começar a acionar a equipe de vendas para renovar o contrato no tempo certo — isto é, antes do encerramento.
3. Padronize as etapas
Padronizar as tarefas que compõem cada estágio do ciclo de contrato pode ser muito útil para o processo de gerenciamento de contratos.
Nesse caso, o setor responsável pela gestão pode utilizar modelos prontos para elaborar os contratos, cronogramas de revisão e aprovação, além de recorrer a ferramentas de gestão para acompanhar a execução dos acordos.
No mais, é fundamental ficar atento em relação às fases de encerramento e renovação. Nesta etapa, o ideal é estabelecer procedimentos padronizados para informar os clientes e criar novas possibilidades de negócios.
4. Monitore prazos e cláusulas
O controle de prazos e cláusulas é outro elemento essencial na implementação da gestão de contratos. Para isso, será necessário monitorar com frequência o acordo firmado pela empresa, a fim de identificar necessidades de revisões, adendos e aditivos.
Na prática, um sistema de gestão que possibilite o monitoramento dos prazos de vencimentos pode facilitar e agilizar o processo.
5. Use a tecnologia
Por fim, um dos meios mais práticos e eficientes de implementar a gestão de contratos em sua empresa é com o auxílio de ferramentas digitais.
Atualmente, existem diversos softwares, como a Assinei, que possuem funcionalidades específicas para a gestão de contratos online. Dentre elas, o uso da assinatura digital e eletrônica, certificado digital, entre outras.
Com essas ferramentas, é possível concentrar todos os contratos em um único lugar, o que facilita o controle dos documentos e permite um melhor monitoramento de prazos e condições.
Gestão eletrônica de contratos
Podemos definir a gestão eletrônica de contratos como o gerenciamento de todos os processos envolvidos em uma contratação feita de forma eletrônica — ou seja, desde a criação do documento até o término de sua vigência ou renovação.
Em síntese, esse modelo de gestão permite que as empresas criem, executem, gerenciem, analisem e assinem os contratos digitalmente de maneira segura e com validade jurídica.
De modo geral, por meio da gestão eletrônica de contratos, as instituições garantem o acesso online a todos os agentes de contrato de forma ágil e eficaz.
Além disso, com auxílio de tecnologias, é possível realizar a rastreabilidade, segurança de informação, controle de vigência e o uso da assinatura digital.
Quais são os benefícios da gestão eletrônica de contratos?
Em resumo, a gestão eletrônica de contratos facilita o monitoramento e cumprimento de regras contratuais.
Além desses benefícios, também existem outras vantagens neste modelo. Veja a seguir:
- Reduz riscos de ruídos na comunicação. Assim, previne erros na formulação ou andamento dos contratos;
- Amplia a visibilidade e a blindagem de informações a fim de assegurar as evidências necessárias em ocasiões de pleitos ou disputas contratuais;
- Melhora a colaboração online entre as partes envolvidas. Desse modo, evita falhas em execuções e aquisições.
5 vantagens do software de gestão de contratos
Para mais praticidade, rapidez e segurança, o ideal é realizar a gestão eletrônica de contratos por meio de softwares especializados na funcionalidade.
Confira a seguir as principais vantagens de utilizar um software de gestão de contratos:
1. Redução de custos
A redução de custos é uma das principais vantagens de utilizar um software especializado. Como o gerenciamento de contratos é realizado no ambiente digital, a empresa não precisa utilizar serviços de correios ou de transporte.
Além disso, a impressão de papéis e o deslocamento até o cartório se tornam dispensáveis nesse processo.
2. Produtividade
Com o software de gestão de contratos, os processos são realizados de forma totalmente digital e assim, se tornam mais ágeis e eficientes.
Logo, os funcionários conseguem trabalhar de forma mais rápida e produtiva e consequentemente, sobra mais tempo para executar outras tarefas.
3. Segurança
Na prática, o processo online de gestão de contratos, realizados por softwares de gestão, é totalmente seguro. Afinal, a assinatura digital e eletrônica possuem recursos extremamente confiáveis para comprovar a autenticidade de documentos — isto é, não deixa brechas legais para a sua contestação.
Ademais, os próprios recursos utilizados em tais procedimentos (como a comprovação biométrica e a exigência de senhas) evitam o acesso ou modificação dos arquivos por terceiros, o que contribui para a privacidade de documentos sensíveis.
Vale destacar que a utilização da assinatura eletrônica e digital é amparada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A norma instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e garante a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
4. Monitoramento
A partir de uma plataforma de gestão de documentos como a Assinei é possível monitorar, com facilidade, os documentos que foram enviados para a assinatura.
Além disso, também há recursos que permitem acompanhar todo o histórico dos contratos e visualizar quais estão vigentes ou vencendo.
5. Organização
Como os contratos são inseridos no sistema de gestão, fica mais fácil acessá-los.
Assim, os funcionários não precisam ficar horas e horas procurando documentos importantes por conta da falta de organização dos arquivos em ambientes físicos.
Assinei na gestão eletrônica de contratos
A Assinei é uma plataforma especializada em gestão de contratos e documentos eletrônicos que permite o gerenciamento completo de todo o fluxo de documentos da sua empresa, desde a elaboração, negociação, envio e assinaturas.
Com a Assinei, não é mais necessário gerenciar contratos por planilhas extensas. Sua empresa consegue elaborar, organizar, assinar, criar tarefas e armazenar os documentos em um único lugar.
Na plataforma Assinei, você pode:
- Controlar e unificar as informações e histórico dos contratos;
- Criar tarefas e alertas, definir prazos, armazenar ou utilizar modelos prontos;
- Enviar assinaturas no padrão ICP-Brasil com ou sem certificação digital;
- Tornar sua gestão mais efetiva.
Vamos garantir mais praticidade para a sua empresa?
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Conclusão
Chegamos ao final deste artigo e aprendemos o que é gestão de contratos — um conjunto de práticas e ações administrativas que visam monitorar e validar todas entregas acordadas em contratos.
Na gestão eletrônica desses documentos, o trabalho é realizado de forma ágil, eficiente e segura, com auxílio de plataformas de gestão e assinaturas eletrônicas.
Gostou deste conteúdo? Então aproveite e confira nosso artigo sobre KPI para gestão de contratos.
Até a próxima!
