KPI para gestão de contratos: como definir e utilizar?

Imagem de destaque para post sobre KPI para gestão de contratos no Blog Assinei. (Foto: Freepik)
Definir KPI para gestão de contratos ajuda você a monitorar o desempenho da empresa. Saiba quais indicadores aplicar no gerenciamento de documentos!

Você já ouviu falar em KPI para gestão de contratos?

Os KPIs são fundamentais na gestão de qualquer negócio. A definição desses indicadores possibilita o acompanhamento de diversos processos internos da empresa, ao mesmo tempo que também mede o nível de desempenho e sucesso das estratégias.

Neste artigo, vamos explicar o que são KPIs, suas vantagens e como podemos aplicá-los na gestão de contratos da sua empresa.

Confira a seguir!

O que é KPI? Para que serve?

Em síntese, KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator — ou seja, “Indicador-chave de Performance”, na tradução para o português. Na prática, ele é utilizado para medir se a execução das ações está de acordo com os objetivos propostos pela organização.

Sendo assim, o KPI pode se concentrar tanto no desempenho geral da empresa como em processos específicos dos departamentos.

No caso da gestão de contratos, o uso do KPI é uma forma de monitorar o desempenho e analisar fatores críticos de sucesso das negociações e fornecedores.

Qual é a diferença entre métricas e KPIs?

De modo geral, podemos definir os KPIs como critérios essenciais para o objetivo e andamento de um negócio. Já a métrica, por sua vez, é somente algo a ser quantificado.

No entanto, se a métrica se transformar em um ponto importante para estratégia como um todo, ela torna-se um KPI.

Quais são os principais KPI para gestão de contratos?

Os KPIs servem para medir o sucesso de gerenciamento de contratos. Portanto, o ideal é defini-los de acordo com a realidade de cada empresa.

A seguir, vamos apresentar alguns tipos de KPI para a gestão de contratos.

Eficiência do contrato

Para medir a eficiência dos contratos, podemos analisar alguns indicadores como:

  • Duração do ciclo de vida do contrato;
  • Tendências de clientes;
  • Avaliações de valor do contrato;
  • Marcos perdidos.

Para avaliar o indicador do ciclo de vida do contrato, por exemplo, é necessário considerar desde a negociação inicial com o cliente até o momento em que o contrato é assinado. Isso inclui o número de dias, tipos de contratos e situações específicas do cliente.

Nesse cenário, é importante determinar uma duração aceitável do ciclo, levando em conta o início do contrato até a assinatura em suas diferentes divisões.

Assim, os colaboradores responsáveis pelos contratos conseguem acompanhar um cronograma e determinar quais processos eles precisam acelerar.

Eficácia do contrato

Já para avaliar a eficácia do contrato, alguns indicadores de desempenho são:

  • Número de contratos por tipo;
  • Valor anual do contrato;
  • Valor dos contratos rescindidos;
  • Variação do valor do pedido;
  • Tendências históricas do contrato.

No valor anual de contrato, por exemplo, é válido fazer uma comparação entre as taxas e receitas de contratos novos e anteriores.

Além disso, é necessário ficar atento em relação à perda de receitas em decorrência da não renovação dos contratos.

Risco do contrato

No risco de contrato, podemos analisar os seguintes indicadores:

  • Variação de cláusula padrão;
  • Quantidade de contratos expirados sem datas de renovação;
  • Número de aprovações atrasadas;
  • Número de aprovações de assinatura ou autorizações de fornecedor impróprias;

As aprovações atrasadas podem acontecer por diversas razões. Por isso, determinar um tempo mínimo para realizar as aprovações é fundamental para que os contratos se mantenham dentro do orçamento.

Já os contratos expirados, sem data de renovação, também são outro ponto que merece atenção. Medir sua quantidade vai ajudar a identificar o motivo da evasão dos clientes para que assim, seja possível definir estratégias de como solucionar esse problema.

NPS

O NPS, sigla para Net Promoter Score, é a métrica responsável por medir a satisfação dos clientes e como eles se sentem perante à empresa.

Em resumo, esse indicador coloca o cliente à prova ao questioná-lo sobre a possibilidade de ele recomendar a empresa à outra pessoa.

Na prática, a escala vai de zero à dez e recebe a seguinte classificação:

  • Clientes satisfeitos: são aqueles que classificam a empresa em uma escala de 9 a 10 — ou seja, estão satisfeitos com os serviços, produtos e atendimento.
  • Clientes neutros: clientes que praticamente não têm comprometimento com o negócio e pontuam a empresa com uma nota entre 7 e 8.
  • Clientes insatisfeitos: perfil de cliente que pontua a empresa entre 0 e 6 e possivelmente está insatisfeito ou não está interessado em fazer negócio.

A partir dessas informações, é possível avaliar as taxas de renovação de contratos e criar estratégias com demais setores para realizar mudanças em relação aos clientes classificados como neutros e insatisfeitos.

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Como definir KPI para gestão de contratos?

A princípio, vale ressaltar que os KPIs são eficazes em uma gestão de contratos quando eles são projetados com base em objetivos claros.

Por isso, o recomendado é que antes de definir uma KPI para gestão de contratos, algumas perguntas sejam respondidas:

  • Qual é o resultado almejado?
  • Por que esse resultado é importante?
  • O que precisa ser feito para medir o progresso?

Feito isso, lembre-se que o excesso de métricas pode levar o departamento a gastar mais tempo com medições do que com a execução do serviço. Então, liste o que é realmente essencial nesse processo.

Veja a seguir algumas sugestões que podem ajudar a definir KPIs:

Eficiência

  • Ciclos de vida;
  • Contratos dentro de seu padrão;
  • Utilização de recursos;
  • Custos de Contratação.

Compliance

  1. Exposições de Risco;
  2. Auditorias;
  3. Relatórios.
  4. Indicadores de Satisfação;
  5. Indicadores de Melhorias;
  6. Gestão de Capital Intelectual.
  7. Finanças;
  8. Benchmarking (estudo de concorrência).

Vale destacar que utilizar um sistema de gestão de contratos pode te auxiliar durante esse processo, visto que ele fornece informações essenciais sobre o andamento desses documentos.

Quais são as vantagens de utilizar KPI para gestão de contratos?

Em uma gestão de contratos eficiente, é fundamental realizar o acompanhamento dos indicadores de sucesso. Desse modo, a empresa consegue definir metas claras e avaliar os pontos de melhoria.

Assim, podemos dizer que entre as principais vantagens de utilizar KPIs para a gestão de contratos são:

  • Identificação de problemas: aponta o direcionamento atual da empresa e indica os obstáculos para o desenvolvimento do negócio;
  • Redução de custos: contribui para a redução de custos, de forma a prevenir possíveis problemas;
  • Confiabilidade dos clientes: demonstra o comprometimento da empresa com os seus clientes;
  • Avaliação: funciona como uma ferramenta que identifica os pontos fortes e fracos da empresa, visando o crescimento e melhoria do negócio.

Conclusão

Neste artigo, explicamos como os KPIs contribuem para o acompanhamento da performance de um negócio. A definição desses indicadores têm a finalidade de verificar se o desenvolvimento das atividades atende os objetivos propostos pela organização.

Em um cenário de gestão de contratos, os KPIs ajudam a analisar fatores como duração, valor anual, prazos e não renovação dos contratos.

Então, que tal começar a definir KPIs para evoluir a gestão de contratos da sua empresa?

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