Organização de documentos digitais: como fazer de forma eficiente?

Imagem de destaque para post sobre organização de documentos digitais no Blog Assinei. (Foto: Freepik)
A organização de documentos digitais é uma tarefa essencial de qualquer empresa. Aprenda a organizar e gerenciá-los de forma prática e eficiente!

Você costuma investir na organização de documentos digitais da sua empresa?

Reservar um tempo para ordenar os arquivos é fundamental para manter a eficiência e garantir a segurança das informações de qualquer empresa.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas práticas de como arquivar seus documentos digitais de forma correta e eficaz.

Confira a seguir!

Por que a organização de documentos digitais é importante?

A organização de documentos digitais é uma tarefa fundamental em todas as empresas, independente do tamanho ou segmento. Isso porque melhora o desempenho e agilidade das equipes, além de permitir que os arquivos sejam encontrados com mais rapidez e facilidade.

Nesse sentido, podemos dizer que a organização correta de documentos digitais garante o aumento da produtividade e simplifica o trabalho dos colaboradores em geral.

Alguns benefícios de organizar os documentos digitais são:

  • Mais praticidade na análise de informações;
  • Economia de espaço físico;
  • Eficiência na busca por documentos, registros e arquivos;
  • Mais segurança e durabilidade do que o documento em papel;
  • Padronização e organização dos documentos da empresa e dos clientes;
  • Compartilhamento rápido de documentos entre funcionários e clientes.

Como implementar a organização de documentos digitais?

A organização dos documentos digitais ajuda os profissionais a trabalharem com mais eficiência e melhorarem a produtividade no dia a dia.

Veja como implementá-la na sua empresa!

1. Estabeleça um protocolo de armazenamento

Primeiramente, é preciso criar um protocolo de armazenamento de documentos digitais com regras.

Então, em seguida, é necessário orientar os funcionários sobre como lidar com questões como:

  • Nomeação de pastas e arquivos;
  • Quando alternar entre o uso local (ou seja, no próprio dispositivo) e o armazenamento em nuvem;
  • Frequência de backups, ou seja, cópias de segurança.

2. Estruture as pastas

Logo após, é fundamental estruturar as pastas da empresa para facilitar a localização dos arquivos.

Para isso, o ideal é criar uma categorização para dispor os documentos de forma organizada.

Veja este exemplo:

  • Pasta-mãe: Clientes;
  • Pasta nível 1: Cliente A;
  • Pasta nível 2: NFs Emitidas;
  • Pastas nível 3: Janeiro / Fevereiro / Março / etc.

As subpastas podem ser criadas sempre que houver documentos recorrentes, como notas fiscais e declarações.

Também é importante manter o hábito de salvar o documento com um nome padrão. Dessa forma, não será necessário reservar um período apenas para renomear os arquivos do modo correto.

Nesse sentido, outra dica importante é nunca começar a elaborar um documento sem antes nomeá-lo e salvá-lo no local correto. Posteriormente, você conseguirá economizar um tempo valioso, que seria utilizado para adequar os arquivos à estrutura.

3. Defina o nome dos arquivos

Com o passar dos anos, o volume de documentos aumenta, o que pode dificultar o acesso e a localização dos arquivos.

Por isso, uma boa prática é nomear os arquivos pelo ano, mês e data de criação.

Vejamos um exemplo abaixo, utilizando o ano de 2021 como referência. Nesse caso, a ordenação da sua pasta ficaria assim:

  • 20210515 – NF – Empresa;
  • 20210520 – NF – Empresa;
  • 20210615 – NF – Empresa.

Observe que no exemplo ordenamos o nome do documento pelo ano e depois, pelo mês e pela data. Essa é uma estratégia para encontrar os arquivos de forma mais assertiva. Afinal, depois de um longo período, é provável que você lembre qual o ano em que o documento foi elaborado, não o mês ou a data.

Outra opção é utilizar, no nome do arquivo, o tipo do documento e a quem ele se refere.

Por exemplo, se você tiver uma pasta Empresa X, você pode manter no nome do arquivo o Empresa X, como “[202106] Empresa X – Nota Fiscal” ou “Empresa X- Contrato”.

4. Faça cópias de segurança

Após organizar e estruturar os documentos digitais em pastas, é fundamental realizar o backup.

Para isso, o ideal é salvar todos os documentos periodicamente em um HD externo. Assim, caso aconteça algum problema no computador, os arquivos não serão perdidos.

Além do HD, outra ferramenta útil para armazenar os documentos é a nuvem. A vantagem é que este sistema, além de economizar espaço no computador, também é a forma mais segura de guardar os arquivos.

Outro benefício que a nuvem oferece é quanto ao acesso a esses arquivos, que fica disponível por meio de qualquer dispositivo eletrônico.

5. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande aliada para a organização de documentos e a produtividade da empresa.

Um exemplo claro disso são as plataformas de gestão de documentos, como a Assinei, que auxiliam no controle e gerenciamento de arquivos e contratos.

Por meio desse tipo de solução, é possível elaborar, gerenciar e assinar os documentos em um único local, o que facilita o controle dos contratos e demais arquivos.

Portanto, invista em ferramentas que ajudem a manter seus arquivos digitais seguros e facilitem o acesso e localização das informações. No fim, você ganhará mais praticidade em todo o processo de gestão dos documentos.

6. Determine um dia para revisar a organização

É fato que a organização é um processo contínuo. Sendo assim, é fundamental estabelecer um dia específico para analisar se os arquivos permanecem em ordem.

Nesse sentido, pelo menos uma vez ao mês, confira se há pastas temporárias ou se os documentos foram salvos com nomes incorretos.

Se você lida com documentos de clientes, uma sugestão é revisar se a organização está correta após o fechamento mensal. Desse modo, você aproveita para salvar os balancetes ou outros arquivos dos seus clientes e, ainda, fazer o backup de todos os dados.

7. Digitalize documentos importantes

Dê uma atenção para os documentos que estão apenas em papel e digitalize! Como exemplo, temos: RGs dos sócios, contratos antigos disponíveis em versão física, alvará de funcionamento do escritório, entre outros.

Afinal, não podemos esquecer de destacar: quanto mais documentos importantes digitalizados, mais prática se tornará a rotina da sua empresa.

Inclusive, vale ressaltar que ao atender as diretrizes estabelecidas no Decreto nº 10.278/2020, a versão digitalizada do documento tem o mesmo valor jurídico que o arquivo físico.

Você pode conferir os requisitos e normativas da resolução no nosso artigo sobre digitalização de documentos.

Gestão e organização de documentos digitais: quais são as vantagens?

Não há dúvidas que organizar e gerenciar documentos digitais são práticas benéficas para qualquer empresa.

Veja a seguir algumas das vantagens proporcionadas por meio desses procedimentos!

Ganho de tempo

O ganho de tempo é uma das vantagens da organização e gerenciamento de documentos digitais. Isso porque o manuseio de documentos em uma plataforma digital é muito mais rápido que o manuseio físico.

Nesse sentido, o uso de um sistema de gestão de documentos torna o acesso aos arquivos muito mais ágil do que mexer em pilhas de papéis.

Além disso, evita-se perda de tempo com trânsito e deslocamentos para escritórios, cartórios e outros locais. Afinal, por meio da plataforma, documentos podem ser compartilhados e acessados, sem a necessidade da presença física.

Economia de espaço físico

Outro grande benefício do gerenciamento de documentos digitais é a economia de espaço físico. Com os documentos armazenados digitalmente, não será mais preciso investir em grandes locais de armazenamento de documentos.

Logo, a economia reflete no bolso também, visto que a acomodação da empresa pode ser em um espaço menor. Esse é o caso, por exemplo, de muitos escritórios de advocacia que adotam a gestão digital de documentos.

Segurança e confidencialidade das informações

Em sistemas de gestão de documentos é possível controlar o acesso de funcionários, o que garante mais segurança e confidencialidade das informações.

Além disso, a empresa não corre o risco de perder arquivos, já que está tudo armazenado em um software seguro e confiável.

Mais produtividade e otimização das atividades

Com documentos devidamente organizados em uma plataforma, os profissionais conseguem executar suas atividades com mais agilidade.

Outra vantagem é que por meio de uma boa plataforma de gestão de documentos, é possível controlar prazos, o que estabelece uma melhor otimização do trabalho.

Da mesma forma, também devemos lembrar que em um cenário de documentos em formato digital, é possível adotar as assinaturas eletrônicas. As modalidades disponíveis no mercado atualmente, com uso ou não de certificado digital, facilitam a formalização de negócios à distância, bem como a resolução de problemas.

Ademais, a organização e gerenciamento de documentos digitais melhoram os processos e reduzem as falhas, o que aumenta a produtividade da equipe e simplifica os procedimentos do dia a dia.

Enfim, mais que alocar documentos em pastas no computador, a organização de documentos digitais, envolve processos de gestão que podem ser feitos por meio de ferramentas especializadas.

Que tal, então, começar a organizar e gerenciar seus documentos digitais agora mesmo?

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Gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre contrato digital.

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