O sistema ERP tem a função de melhorar a gestão das empresas, unificando informações e facilitando o fluxo de trabalho entre as áreas. Na prática, ele centraliza os dados e permite o controle integrado de diversos aspectos operacionais e administrativos.
Neste artigo, vamos explicar o que é sistema ERP, como ele funciona e apresentar suas principais vantagens.
Acompanhe a seguir!
O que é sistema ERP? Para que serve?
O termo ERP significa, em português, “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Sendo assim, o sistema ERP consiste em um software de gestão empresarial utilizado para automatizar processos manuais, armazenar dados e unificar a visualização de resultados.
Na prática, o sistema ERP centraliza todas as informações da empresa em um único lugar e permite o controle integrado de diversos aspectos operacionais e administrativos como finanças, produção, estoque, distribuição, entre outros.
As principais características do software ERP são:
- Fácil integração entre as áreas;
- Flexibilidade na adaptação de diferentes negócios;
- Fluxo de informações unificado;
- Processos automatizados;
- Acompanhamento de dados em tempo real;
- Tomadas de decisões mais ágeis e seguras.
Como surgiu o sistema ERP?
A história do ERP iniciou em 1960, no momento em que as organizações começaram a automatizar as funções de negócios como contabilidade e folha de pagamento por meio de sistemas de computador. Esses sistemas eram independentes e funcionavam de forma específica para cada função.
Com o passar dos anos e o avanço da tecnologia da informação, surgiu a necessidade de integrar diferentes sistemas a fim de melhorar a eficiência e a comunicação.
Assim, as empresas identificaram que era possível ter uma gestão mais eficiente que integrasse informações e processos, como finanças e estoque de vendas.
Na década de 1990, foram criados os primeiros sistemas ERPs modernos com soluções baseadas em uma arquitetura cliente-servidor e integração de vários processos empresariais em um único banco de dados.
Contudo, ao longo do tempo, houve uma transição dos sistemas para a computação em nuvem e soluções baseadas na web. Dessa forma, foi possível ter mais flexibilidade e acessibilidade, assim como uma maior utilização e refinamentos dos sistemas ERPs.
Como funciona o sistema ERP?
Em síntese, o sistema ERP funciona como uma plataforma integrada que reúne e otimiza os processos operacionais de uma empresa, consolidando dados de diversos departamentos e promovendo uma comunicação eficiente entre as áreas.
Em resumo, o diferencial do sistema ERP está na possibilidade de automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros, aumentar a eficiência e fornecer uma visão ampla e em tempo real das operações empresariais.
Na prática, cada departamento e funcionário pode inserir no ERP as atividades que mais exercem no cotidiano. Ele centraliza todos os dados e processos operacionais e administrativos em um único sistema, incluindo módulos de cada função específica e compartilhando em um banco de dados central.
Dessa forma, o sistema permite que diferentes departamentos acessem e atualizem as informações em tempo real.
Quais são os tipos de sistema ERP?
Atualmente, é possível encontrar vários tipos de ERP, que oferecem diversas soluções para atender necessidades específicas e diferentes estágios de crescimento das empresas.
Em geral, eles podem ser categorizados conforme a forma de implementação, complexidade, setor de atuação e personalização. Confira a seguir os principais tipos!
ERP Desktop
Conhecido como ERP Legado, o ERP Desktop é o sistema tradicional, que foi desenvolvido antes da internet se tornar popular. Isso significa que ele precisam ser instalados no computador e seu acesso e uso são limitados localmente.
Esse tipo de ERP era muito utilizado na época em que a computação em nuvem ainda não era predominante.
ERP com desenvolvimento por microempresa regional ou próprio
Para utilizar esse tipo de ERP, a empresa precisa contratar desenvolvedores para criar um sistema personalizado, que atenda as necessidades específicas. Outra opção é contratar uma microempresa regional para personalizar um sistema existente.
Com isso, a empresa pode ter uma solução totalmente customizada, de acordo com as suas necessidades. No entanto, a instituição corre o risco de ter um sistema com funcionalidades replicadas, que já existem em outros sistemas, o que pode resultar em um custo adicional desnecessário.
Vale destacar que esse ERP customizado pode ter dificuldade para se manter atualizado e em conformidade com as mudanças regulatórias.
ERP em nuvem engessado
O ERP em nuvem engessado é hospedado na nuvem e possui funcionalidades padronizadas, além de ter preço acessível. Esse tipo de sistema é ideal para empresas iniciantes, que atuam com operações simples e limitadas.
Por ser uma solução engessada, esse sistema ERP permite muitas personalizações para atender necessidades específicas.
ERP em nuvem especializado
O ERP em nuvem especializado consiste em um sistema personalizado para setores específicos, que fica hospedado na nuvem. Na prática, ele oferece funcionalidades avançadas, com o intuito de atender demandas exclusivas de determinadas áreas. Seu investimento também é acessível para pequenas empresas.
Em geral, esses sistemas são projetados para setores específicos, por isso oferecem funcionalidades aprimoradas e permitem customizações para atender processos mais complexos.
ERP em nuvem de grande porte
O sistema ERP em nuvem de grande porte é robusto e completo. Sendo assim, é desenvolvido para grandes empresas e corporações multinacionais.
Na prática, esse é um tipo de solução é complexa, atualizada e possui uma grande variedade de módulos e plugins. Dessa forma, é um sistema ERP que consegue atender diversos processos e necessidades empresariais. Também costuma exigir um investimento significativo em termos de licenças, treinamento e manutenção.
Como implementar um sistema ERP?
Para implementar um sistema ERP na empresa, de forma eficiente, é necessário seguir algumas etapas importantes:
1. Planejamento inicial: analise os processos já existentes e identifique quais demandas o sistema deve atender.
2. Avaliação do orçamento e recursos: faça uma estimativa dos custos, alocação de orçamento e recursos para realizar a implementação.
3. Pesquisa por fornecedores: selecione os fornecedores de sistemas que atendam as necessidades da empresa. Nesse processo, considere a capacidade de customização do ERP.
4. Realização de testes e validação: verifique se o sistema é capaz de atender, com precisão, os processos da empresa. Além disso, analise se ele funciona de forma individual e integrada.
5. Treinamento e capacitação: após realizar a escolha do ERP, invista em treinamento e capacitação para os colaboradores que ficarão responsáveis por utilizar o sistema.
6. Implementação e migração: no processo de implementação será necessário realizar a transferência de dados do sistema antigo para o novo ERP.
7. Acompanhamento e melhoria contínua: faça avaliações do desempenho do sistema, após a implantação. Lembre-se de coletar feedbacks, assim, será possível alcançar os objetivos desejados e realizar ajustes necessários.
Quais são as vantagens de um sistema ERP?
O uso do ERP pode ajudar as empresas a se manterem competitivas no mercado, já que o crescimento de qualquer negócio está diretamente associado à sua capacidade de gerar e analisar dados. Veja a seguir as principais vantagens de utilizar um sistema ERP:
Automação dos processos
Ao utilizar o sistema ERP, as empresas conseguem automatizar tarefas burocráticas e repetitivas.
Na prática, o sistema de gestão reduz o tempo e o trabalho dos colaboradores visto que padroniza e simplifica os processos, aumentando a agilidade e a colaboração entre os setores.
Melhora a comunicação entre os departamentos
Como o sistema permite compartilhar as informações atualizadas de forma instantânea, é possível sincronizar as atividades, melhorando assim a comunicação entre os departamentos.
Ajuda a reduzir custos
O uso de um sistema de gestão possibilita um controle caixa mais eficiente e ajuda a identificar oportunidades de economia. Além disso, auxilia no controle de estoque, evitando o excesso de produtos e gastos desnecessários.
Promove o aumento da produtividade
O sistema ERP é responsável por centralizar as informações, otimizar fluxos, eliminar redundâncias e oferecer o fácil acesso a informações precisas. Tudo isso permite que os funcionários agilizem suas tarefas, de forma eficiente, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais e repetitivas.
Melhora a tomada de decisão
O uso do sistema facilita a gestão das informações, ajuda a identificar as áreas que necessitam de mais atenção, investimento ou redução de custos. Assim, é possível identificar falhas nos processos e identificar os indicadores de desempenho do negócio. Isso ajuda na tomada de decisões eficientes.
Integração de soluções com o sistema ERP: como funciona?
No geral, o sistema ERP tem como principal finalidade se integrar a outras soluções nas organizações. Afinal, a integração permite o acesso a dados mais precisos que facilitam ainda mais a tomada de decisão nos negócios.
Veja a seguir algumas opções de integrações:
BI
Business Intelligence (BI) significa “Inteligência de Negócios” e consiste em um conjunto de estratégias e técnicas empregadas pelas empresas com o objetivo de analisar dados para a tomada de decisão.
Nesse sentido, a partir de dashboards personalizados, é possível analisar diferentes indicadores da empresa, que ajudam na tomada de decisões eficientes. A partir dessa integração, é possível eliminar gargalos e entregar resultados reais.
Tudo isso é possível devido:
- Big Data;
- Entrega de insights;
- Integração de dados;
- Serviços de processamento;
- Implantação de governança e segurança.
BPM
O termo BPM, sigla para Business Process Management, significa “gestão de processos de negócio”. Seu intuito é ampliar a competitividade por meio da otimização da produtividade.
Assim, o foco é aumentar o controle dos processos internos, fluxos de trabalho e relatórios, facilitando assim a integração com sistemas legados a fim de obter Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs, na sigla em inglês) condizentes com o negócio.
Essas atividades são possíveis graças aos seguintes recursos:
- Modelador gráfico;
- Formulários dinâmicos;
- Central de tarefas (que mostra pendências, prazos etc.);
- Integração com sistemas legados.
E-commerce
O principal objetivo das empresas que investem na integração do sistema ERP com o e-commerce é oferecer um atendimento diferenciado para indústria e varejo. A ideia é promover uma experiência positiva a fim de aumentar as chances de fidelização.
Como as informações ficam centralizadas, é possível controlar o preço de venda. Além disso, também há a possibilidade de trabalhar com marketing, logística, vendas, pagamentos, app store e personalização.
GED
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um processo que envolve o gerenciamento, armazenamento, controle, classificação e monitoramento de documentos no ambiente digital.
Ao integrar essa solução no sistema ERP, é possível controlar, compartilhar e acessar os arquivos de forma centralizada. Além disso, a empresa também pode:
- Controlar e unificar as informações e histórico dos documentos;
- Criar tarefas e alertas, definir prazos, armazenar ou utilizar modelos prontos;.
- Enviar documentos para assinatura eletrônica com ou sem certificação digital.
RH
A integração de um módulo de RH ao sistema ERP permite que a área trabalhe alinhada com os demais setores da empresa. Além disso, a solução também é capaz de fornecer insights relevantes que ajudam na tomada de decisão.
Nesse sentido, os processos burocráticos como gestão sobre o ponto eletrônico, folha de pagamento, processos trabalhistas e recrutamento e seleção podem ser realizados de forma prática e eficiente.
CRM
O sistema ERP e CRM estão diretamente relacionados, visto que possuem o intuito de melhorar o relacionamento com os clientes para aumentar o engajamento e a produtividade da área de vendas.
Dessa forma, a integração entre essas soluções ajuda a empresa obter dados consistentes e acompanhar a evolução das operações.
Por meio do CRM, é possível:
- Gerar formulários e gráficos dinâmicos;
- Administrar equipes;
- Fazer a gestão de leads e clientes;
- Gerenciar oportunidades.
Assinei
A Assinei é uma plataforma que oferece soluções para a gestão de documentos, assinaturas eletrônicas e gerenciamento de contratos. A plataforma possui integração nativa com os softwares Siagri, da Aliare, e pode ser integrada com outros sistemas via API.
Na prática, essa integração permite que os documentos emitidos em outros sistemas sejam enviados para a plataforma da Assinei, na qual eles serão assinados.
A integração via API é uma solução disponível para o plano Business da Assinei.
No processo de contratação da nossa plataforma, sua empresa tem a liberdade de escolher quais funcionalidades da Assinei deseja para a API, como:
- Assinaturas eletrônicas e digitais com validade jurídica, no padrão da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil);
- Gestão de documentos por cofres e pastas;
- Modelos de contratos e templates;
- Suporte online com atendimento especializado;
- Armazenamento em nuvem;
- Notificações de prazos
- Gestão de usuários e participantes;
- Gestão de tarefas.
Em geral, diversos tipos de empresas podem se beneficiar da API de integração da Assinei. Alguns exemplos são:
- Instituições de ensino;
- Provedores de internet;
- Lojas agropecuárias;
- Cooperativas;
- Escritórios de advocacia.
Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é sistema ERP — um software que centraliza as informações da empresa em um único lugar e permite que suas atividades sejam integradas em diferentes setores. Dessa forma, é possível automatizar os processos, otimizar o fluxo de informações e tornar a tomada de decisão mais fácil e eficiente.
A Assinei é uma solução que pode ser integrada com sistemas ERP. Ao utilizar a Assinei Conecta, as empresas conseguem garantir que seus clientes assinem eletronicamente direto do ERP.
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