A gestão de documentos é uma atividade fundamental para qualquer empresa, independente do setor ou área.
Entretanto, apesar de sua importância para a produtividade e organização do negócio, nem todas as empresas sabem fazer esse gerenciamento de modo eficiente.
Neste artigo, vamos falar sobre a importância do gerenciamento de documentos e apresentar seis dicas de como garantir a eficiência nesta atividade.
Vamos lá?
Acompanhe a seguir!
O que é gestão de documentos e qual é a sua importância?
A princípio, a gestão de documentos consiste em um conjunto de medidas adotadas com o objetivo de administrar documentos físicos ou digitais de uma empresa. Nesse processo, os documentos são organizados e armazenados, considerando sua natureza e suas especificidades de manuseio.
Na gestão digital, por exemplo, os documentos são arquivados com segurança e sem risco de perdas em sistemas de gestão. Afinal, a ideia é reduzir o uso de papéis e agilizar a busca por dados e informações nas empresas.
Por isso, podemos dizer que a gestão de documentos influencia diretamente no aumento da produtividade da empresa. Isso porque ela impacta na redução de tempo, além de minimizar o risco de extravios e auxiliar na tomada de decisões importantes.
6 dicas para ter uma gestão de documentos mais eficiente
Com a chegada de novas tecnologias, muitas empresas têm optado por realizar uma gestão eletrônica dos documentos.
Por isso, vamos apresentar seis dicas práticas de como implementar e melhorar o gerenciamento de documentos do seu negócio.
Confira a seguir!
1. Reúna a documentação para a pré-digitalização
Antes de tudo, analise os documentos que existem na empresa e selecione o que deve ser mantido, digitalizado e o que pode ser descartado.
2. Faça a digitalização dos documentos
Após separar os documentos que serão digitalizados, é o momento de colocar em prática. Nessa etapa é importante estabelecer um cronograma de digitalização desses papéis.
Vale destacar que o processo de digitalização possibilita o aumento da durabilidade dos documentos, bem como garante o fácil acesso de uma grande quantidade de arquivos.
Além disso, diminui a necessidade de obter um espaço físico para armazenar documentos impressos.
3. Conte com um software de gestão de documentos
O próximo passo é escolher e contratar um software de gestão de documentos, que permita gerenciar os documentos digitalizados e armazená-los com segurança.
Outro ponto importante a ser analisado é se a plataforma segue a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de evitar o vazamento de informações.
Portanto, foque em uma solução de qualidade, que garanta uma boa gestão dos documentos da empresa. Para isso, não esqueça de avaliar questões como recursos, suporte e implementação durante o processo de escolha.
4. Estabeleça regras de acesso
Uma das grandes vantagens de utilizar um sistema de gestão para gerenciar os documentos eletrônicos é a possibilidade de controlar quem pode ou não acessar e modificar determinados documentos.
Portanto, uma dica importante para fazer um gerenciamento de documentos eficiente é criar regras de acesso — ou seja, definir quais categorias ou tipos de documentos podem ser acessados e por quais profissionais.
A partir disso, será possível liberar o acesso com o uso da ferramenta, promovendo mais controle e visibilidade.
5. Adote metodologias de categorização
Em síntese, a organização de documentos por meio da categorização torna o processo mais ágil e prático. Sendo assim, separe os arquivos por área ou cliente e também considere categorizar por mês ou ano.
Vale ressaltar que cada negócio possui suas especificidades. Por isso, desenvolva um método que funcione para os processos inseridos na sua empresa.
No nosso artigo sobre organização de documentos, damos algumas dicas de como você pode começar a implementar esse método. Para acessá-lo, clique aqui e confira o conteúdo completo.
6. Treine sua equipe
Para realizar uma gestão de documentos eficiente, é fundamental que a equipe esteja bem preparada.
Portanto, invista em treinamento e conscientize os colaboradores sobre a importância do gerenciamento eletrônico de documentos.
Ademais, prepare os profissionais para os novos processos, considerando as etapas de digitalização e acesso de informações.
Assinei na gestão de contratos e documentos eletrônicos
A Assinei é uma plataforma especializada em gestão de contratos, com soluções integradas para certificados digitais e assinaturas eletrônicas. Por isso, nosso objetivo é simplificar os processos de gerenciamento de documentos por meio de funcionalidades práticas e inovadoras.
Você encontra as seguintes funcionalidades em nossa plataforma:
- Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza a utilização de assinatura digital ou eletrônica, conforme as especificações da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020;
- Certificados digitais: identidades eletrônicas utilizadas na assinatura digital e em diversas atividades online;
- Gestão do ciclo de vida dos contratos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de todos os seus documentos em uma única solução;
- Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas da organização. Na plataforma, o administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão para acessar os documentos;
- Fácil integração via API: preparada para integrações via API com diversos sistemas, além de possuir integração nativa com os softwares Aliare;
- Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os documentos ficam seguros na nuvem, em um único repositório, sem a necessidade de impressões;
- Modelos de contratos e templates: criação e utilização de modelos documentos e contratos, sendo possível configurar e personalizar antes de enviar para assinatura;
- Workflow das assinaturas: permite a determinação do fluxo de assinaturas dos documentos. Assim, é possível escolher quem são os participantes e como devem assinar;
- Criptografia: uso da criptografia HASH SHA 512 para garantir a segurança dos documentos na plataforma.
É importante dizer que, por se tratar de uma plataforma completa para o gerenciamento de contratos e documentos, todas as dicas citadas anteriormente podem ser aplicadas na Assinei.
Conclusão
A gestão de documentos eletrônicos se tornou uma prática cada vez mais comum nas organizações.
Afinal, o gerenciamento eletrônico possibilita a adoção de processos mais ágeis, além de promover a redução de gastos com impressão de papéis e espaço físico para armazenamentos.
Neste artigo, mostramos as melhores práticas para realizar um gerenciamento de documentos eficiente e garantir bons resultados para o seu negócio.
Também vimos que a Assinei é uma plataforma de gestão de documentos segura e completa, que garante o gerenciamento eficiente dos contratos da sua empresa.
Quer uma gestão de documentos eficiente para o seu negócio? Solicite uma demonstração e comece a utilizar as soluções da Assinei agora mesmo.
Gostou desse conteúdo? Então, aproveite e leia nosso artigo sobre KPIs para gestão de contratos.
