As vantagens do canhoto digital vão muito além da simples eliminação do papel — a ferramenta, utilizada para comprovação de entregas, também contribui para uma gestão documental mais organizada, acessível e eficiente.
Esse benefício fica ainda mais óbvio em operações que envolvem um grande volume de entregas. Nelas, o canhoto digital facilita o controle dos comprovantes, de forma a evitar a perda de informações e facilitar a conferência ágil de todos os processos.
Neste artigo, você vai conhecer os principais benefícios do canhoto digital e entender como ele pode otimizar a rotina empresarial.
Confira a seguir!
O que é o canhoto digital?
O canhoto digital é a versão eletrônica do comprovante de entrega de mercadorias. Ele substitui o antigo comprovante de papel que vinha anexado na parte inferior da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Qual a diferença entre canhoto físico e canhoto digital?
Em síntese, a principal diferença entre o canhoto físico e o canhoto digital está no formato e na forma de armazenamento.
Enquanto o canhoto físico usa papel eassinatura manuscrita, o digital utiliza arquivos eletrônicos e assinatura na tela do dispositivo (smartphone ou tablet).
Canhoto físico
- Formato: parte de papel destacável do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
- Assinatura: manuscrita, feita a próprio punho pelo recebedor;
- Armazenamento: guardado em arquivos de papel na empresa por anos;
- Tempo de resposta: demora dias até o motorista voltar para a base e entregar o papel.
Canhoto digital
- Formato: comprovante eletrônico vinculado à NF-e ou CT-e;
- Assinatura: eletrônica, registrada na tela do celular, com foto ou geolocalização;
- Armazenamento: salvo em nuvem ou sistemas de gestão;
- Tempo de resposta: disponível de forma imediata assim que ocorre a entrega.
Como funciona o canhoto digital?
A princípio, em vez de colher a assinatura manual no papel, o processo é feito pelo celular ou tablet do motorista no momento em que a entrega é realizada.
- Captura de dados: o entregador registra a confirmação por meio de uma foto da mercadoria entregue, assinatura eletrônica na tela, geolocalização exata do local e registro de data e hora;
- Envio para o sistema: as informações são enviadas em tempo real para o sistema da empresa transportadora ou do embarcador;
- Validação jurídica: o registro digital fica vinculado ao documento fiscal da carga e possui validade jurídica.
Quais são as vantagens do canhoto digital?
As vantagens do canhoto digital impactam diretamente a eficiência logística, o controle financeiro e a segurança operacional das empresas.
Eficiência e operação
Em geral, o ciclo de cobrança é reduzido, pois a comprovação da entrega entra no sistema imediatamente, sem a necessidade de esperar o motorista retornar à base com o papel.
Além disso, o uso de canhoto digital elimina gastos com impressão de documentos, transporte físico de papéis e manutenção de arquivos mortos. Também permite a integração de sistemas via API, eliminando a digitação manual de dados de entrega.
Segurança e validade
O uso do canhoto garante mais segurança. Isso porque cada confirmação gera um registro com coordenadas de GPS, foto do descarregamento, data, hora e assinatura eletrônica.
Como resultado, reduz drasticamente os riscos de extravio do comprovante, rasuras no papel ou alegações indevidas de não recebimento.
Gestão e relacionamento
Outro ponto que é importante destacar é a resolução rápida de ocorrências. Isso porque, em caso de avaria ou recusa de mercadoria, a foto e a justificativa sobem na hora para o sistema, permitindo agir no mesmo dia.
Além disso, com a digitalização de processos, a busca por comprovantes para atendimento ao cliente ou a realização de auditoria digital leva segundos em uma plataforma, em vez de horas em pastas físicas.
Quais são as vantagens do canhoto digital para diferentes departamentos de uma empresa?
O canhoto digital beneficia principalmente os departamentos de logística, finanças, fiscal e atendimento ao cliente em uma empresa.
Abaixo estão os principais setores e as vantagens que cada um recebe:
Logística e expedição
- Controle em tempo real: mostra o momento exato em que a mercadoria foi entregue;
- Fim dos extravios: evita a perda do comprovante físico de papel assinado pelo cliente;
- Otimização de rotas: ajuda a monitorar o desempenho dos entregadores.
Financeiro (contas a receber)
- Aceleração do faturamento: libera a cobrança assim que a entrega é confirmada digitalmente;
- Redução do Prazo Médio de Recebimento (PMR): diminui o tempo que o dinheiro leva para entrar no caixa da empresa;
- Menos conflitos: evita retenção de pagamentos por falta de comprovante de entrega.
Fiscal e faturamento
- Conformidade legal: garante a validade jurídica da comprovação da NF-e;
- Redução de papel e espaço para armazenamento: elimina a necessidade de salas para guardar arquivos de papel;
- Agilidade em auditorias: facilita a busca por comprovantes exigidos pelo fisco ou por parceiros.
Atendimento ao cliente
- Resolução rápida: mostra na hora quem recebeu o produto e quando isso aconteceu;
- Menos reclamações: reduz o tempo de espera do cliente ao responder dúvidas sobre entregas.
Comercial (Vendas)
- Ciclo de venda fechado: confirma que o cliente recebeu o produto corretamente;
- Aumento da confiança: melhora a satisfação do cliente com a pontuação e transparência do serviço.
Como implementar o canhoto digital na sua empresa?
A implementação do canhoto digital é um processo que pode ser dividido em algumas etapas. Confira abaixo:
1. Planejamento e análise
Antes de qualquer coisa, entenda como sua empresa lida com as entregas atualmente. Para isso, analise o volume de canhotos e quais dados são essenciais para o documento (geolocalização, foto, assinatura etc).
Outro ponto importante é mapear o processo atual, o que ajudará a definir os requisitos do sistema.
Em seguida, defina quais são os objetivos que justificam a implementação do canhoto digital, como redução de custos, melhor controle sobre as entregas, entre outros pontos.
2. Escolha da solução
A escolha da plataforma é fundamental para o sucesso da implementação do canhoto digital.
Entre as opções disponíveis no mercado, temos sistemas de gestão de entregas e aplicativos com o mesmo fim. Outra possibilidade são plataformas de gestão de documentos, como a Assinei Canhoto Digital, que possibilita a coleta de assinaturas sem burocracia.
Na hora de escolher, procure por uma solução que seja fácil de usar, que tenha integração com o seu sistema de gestão (ERP) e que ofereça segurança e armazenamento em nuvem.
3. Treinamento da equipe
A etapa mais importante para o sucesso da implementação do canhoto digital é o treinamento da sua equipe, especialmente dos entregadores. Isso porque será necessário utilizar um novo aplicativo ou sistema.
Na prática, é fundamental explicar a importância de preencher todas as informações corretamente, como capturar a assinatura eletrônica e tirar a foto da mercadoria, se necessário.
Ademais, as equipes de logística e financeiro também precisam saber como acessar e utilizar as informações do canhoto digital para monitorar entregas, resolver disputas e realizar o faturamento.
4. Implementação gradual e testes
Vale destacar que não é necessário adotar a solução em toda a empresa de uma vez. Uma abordagem gradual, com a implementação de um projeto-piloto, pode reduzir o risco de erros.
Conclusão
As vantagens do canhoto digital estão diretamente relacionadas à modernização dos processos de entrega e à necessidade de uma gestão de documentos mais eficiente.
Ao substituir o armazenamento e o controle exclusivamente em papel por registros digitais, as empresas podem facilitar o acesso às informações, reduzir tarefas manuais e organizar melhor seus comprovantes de entrega.
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