O uso da tecnologia no processo de automatização de contratos tem se tornado cada vez mais comum nas empresas. Assim, ao investir em soluções tecnológicas é possível gerir todas as etapas do ciclo de vida desses documentos.
Neste artigo, vamos explicar como funciona a automatização de contratos, apresentar suas principais vantagens e mostrar como Assinei pode te ajudar nesse processo.
Confira a seguir!
O que é automatização de contratos? Para que serve?
Podemos definir a automatização de contratos como um processo que utiliza a tecnologia para criar, gerenciar e armazenar esses documentos. Dessa forma, é possível estabelecer um fluxo de trabalho eficiente no dia a dia das empresas.
Na prática, a automatização de contratos auxilia a empresa no seu processo de digitalização. Nesse sentido, o negócio consegue se adaptar à transformação digital por meio do uso de ferramentas que possibilitam o gerenciamento de todo o ciclo de contrato.
Como é feita a automatização de contratos?
A princípio, para automatizar os contratos será necessário adquirir ferramentas específicas para executar esse processo. Existem plataformas que permitem criar, gerenciar e armazenar diversos tipos de documentos.
No caso dos contratos, é fundamental optar por uma alternativa que automatize a geração de contratos e possibilite o controle do início ao fim do ciclo de vida dos documentos.
Entenda mais a seguir!
Elaboração de contratos
Para agilizar o processo de elaboração de contratos digitais, é importante escolher uma ferramenta capaz de gerar o documento e emiti-lo automaticamente.
De forma geral, em determinadas plataformas, é possível encontrar modelos de contratos atualizados e precisos. A partir deles, basta preencher e/ou selecionar entre as opções disponíveis para completar o documento com todas as informações necessárias.
Assinatura eletrônica
Tão importante quanto automatizar a elaboração dos contratos é assiná-los de forma eletrônica. Para isso, será necessário adquirir um software de assinatura digital e eletrônica.
Dessa forma, após a elaboração dos contratos, é possível enviá-los para que as partes interessadas assinem eletronicamente, a qualquer hora e lugar.
Gestão de contratos
Além de elaborar e assinar os contratos de forma automatizada, também é possível gerenciá-los e controlar todas as etapas, desde a sua emissão até o vencimento do prazo. Neste caso, o software de gestão de documentos é a alternativa mais recomendada para agilizar esse processo.
Vale destacar que na Assinei você elabora, assina, gerencia e armazena seus contratos de forma prática e segura, com garantia de validade jurídica.
Quais são as vantagens da automatização de contratos para as empresas?
O processo de automatização de contratos pode beneficiar as empresas em diversos aspectos. Confira as principais vantagens a seguir!
Economia
A automatização dos contratos proporciona mais economia para as empresas. Afinal, ao digitalizar os documentos, há a redução do consumo de papel, visto que não será mais preciso imprimir e armazená-los.
Nesse sentido, como o acesso aos contratos é digital, a empresa deixará de gastar com tinta para impressora, papéis e manutenção da máquina.
Como resultado, haverá a redução de custos da empresa e, consequentemente, será possível economizar e investir em outras áreas.
Eficiência
A eficiência é outra vantagem proporcionada pela automatização de contratos. Isso porque o acesso dos documentos ocorre de forma totalmente digital, o que traz mais rapidez e produtividade na execução das tarefas diárias.
Assim, com o auxílio tecnológico, os colaboradores podem se dedicar a questões relevantes para o crescimento do negócio.
Menos riscos
A automatização de contratos também promove mais segurança aos documentos, visto que toda troca de informações entre as partes envolvidas é rastreada e monitorada.
Nesse caso, o uso de um software de gestão de contratos é fundamental para assegurar que os documentos permaneçam salvos na nuvem. Dessa forma, apenas pessoas autorizadas poderão acessá-los, por meio de identificação.
Aumento da produtividade
Com o uso da automatização, é possível reduzir o tempo de montagem do contrato em até 80%. Isso pode ser feito com a ajuda de softwares que facilitam todo o processo e contribuem para o aumento da produtividade, uma maior quantidade de entregas e para elevação da margem de lucro.
Padronização e menos erros
A elaboração de contratos de forma automatizada contribui para a padronização dos documentos, pois o processo de construção do documento ocorre de forma idêntica.
Desse modo, é possível evitar a ocorrência de erros e aumentar a qualidade dos contratos finais, com menos refações por conta de falhas e equívocos.
Como a Assinei pode te ajudar na automatização de contratos?
A Assinei é um software de gestão de contratos que permite que usuários criem, armazenem, assinem e gerenciem seus documentos sem burocracia.
Nossa plataforma possui as funcionalidades necessárias para que sua empresa automatize todo o ciclo de vida dos contratos, desde a elaboração, negociação, envio e assinaturas. Dessa forma, não é mais preciso gerenciar contratos por planilhas extensas.
Na Assinei você pode:
- Controlar e unificar as informações e histórico dos contratos;
- Criar tarefas, alertas e definir prazos para a realização das atividades relacionadas aos documentos;
- Armazenar e utilizar modelos prontos de documentos;
- Enviar assinaturas no padrão ICP-Brasil com ou sem certificação digital;
- Tornar sua gestão mais efetiva.
Conclusão
Neste artigo, explicamos que a automatização de contratos é um processo que utiliza a tecnologia para criar, gerenciar e armazenar esses documentos.
Além disso, aprendemos que para automatizar os contratos, é necessário adquirir ferramentas específicas como a Assinei, que permite elaborar, gerenciar, assinar e armazenar os documentos em uma única solução.
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