Assinatura digital de contratos: como funciona?

Imagem de destaque para artigo sobre assinatura digital de contratos do Blog Assinei. (Créditos: Shutterstock)
A assinatura digital de contratos utiliza o certificado digital para formalizar o documento. Saiba como essa modalidade funciona e conheça suas vantagens!

Na assinatura digital de contratos, as partes envolvidas na negociação podem formalizar o acordo em qualquer hora e lugar. Afinal, o processo é feito de forma totalmente online.

Neste artigo, vamos explicar como funciona a assinatura digital de contratos, apresentar suas principais vantagens e explicar como comprovar sua autenticidade.

Ficou interessado?

Então, acompanhe a seguir!

O que é assinatura digital?

Podemos definir a assinatura digital como uma modalidade de assinatura eletrônica que, obrigatoriamente, utiliza o certificado digital para a formalização do documento.

O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica única do signatário. No meio digital, seria equivalente ao CPF (para pessoa física) e ao CNPJ (para pessoa jurídica).

Em quais situações podemos utilizar a assinatura digital?

A assinatura digital pode ser utilizada em diversos documentos de diferentes segmentos. Veja alguns exemplos abaixo:

Recursos Humanos

  • Contratos de trabalho;
  • Aviso e recibo de férias;
  • Holerite;
  • Termo de rescisão do contrato de trabalho;
  • Carta de demissão.

Contabilidade

  • Balanço Patrimonial;
  • Balancete Contábil;
  • Contratos de compra;
  • Propostas comerciais;
  • Recibos comerciais.

Saúde

  • Laudos médicos;
  • Receitas médicas.

Jurídico

  • Acordos trabalhistas;
  • Contratos de forma geral;
  • Documentos societários;
  • Procurações.

Agronegócio

Como funciona a assinatura digital de contratos?

A princípio, o contrato pode ser assinado com o uso de assinatura digital de forma totalmente online. No entanto, para que isso aconteça, a empresa deve seguir as próximas etapas:

  • Elaborar o contrato: criar o contrato em formato eletrônico, incluindo as cláusulas e informações relevantes para a negociação;
  • Identificar e incluir as partes no fluxo de envio: adicionar as pessoas que vão assinar o contrato;
  • Enviar o contrato: realizar o envio de e-mail para as partes interessadas;
  • Assinar o contrato: as partes envolvidas devem ler e assinar digitalmente o contrato eletrônico. Em seguida, a assinatura digital é registrada em um sistema eletrônico com data, hora e local;
  • Arquivar o contrato: o contrato assinado deve ser armazenado em um sistema seguro, que proteja a sua integridade.

Vale destacar que contratos assinados por meio da assinatura digital possuem a mesma validade que os assinados manualmente.

Entretanto, é necessário que esses documentos atendam alguns requisitos legais, como o uso de certificados digitais, que devem ser emitidos por Autoridades Certificadoras e segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).

No mais, é possível assinar os contratos de forma digital por meio do desktop, celular, tablet e notebook.

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A assinatura digital de contratos possui validade jurídica?

A assinatura digital possui validade jurídica desde a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP -Brasil e hoje regulamenta a certificação digital no país.

As duas principais leis que validam o uso da assinatura digital no Brasil são a MP nº 2.200-2/2001 e a Lei nº 14.063/2020.

Como utilizar a assinatura digital em contratos?

Em geral, para um contrato digital ter validade jurídica, é preciso realizar a assinatura digital por meio de uma plataforma especializada em assinaturas eletrônicas.

Sendo assim, após elaborar ou fazer o upload do contrato digital, basta adicionar nome e e-mail dos participantes para, então, enviar o arquivo para assinatura, conforme a modalidade.

Para entender melhor, confira o passo a passo de como assinar um contrato digital na Assinei:

Passo a passo de como assinar um contrato digital (Créditos: Assinei)

Além disso, outra opção que está disponível pela Assinei é a assinatura híbrida. Neste caso, você pode ter a assinatura eletrônica e a digital em um único documento.

Quais as vantagens de utilizar a assinatura digital em contratos?

Na prática, o uso da assinatura digital em contratos pode oferecer diversas vantagens. Confira!

Praticidade

A praticidade é uma das grandes vantagens de utilizar assinatura digital em contratos. Afinal, para utilizá-la, basta ter um dispositivo eletrônico com acesso à internet.

Isso significa que as partes não precisam se deslocar para assinar o documento, pois é possível formalizá-lo em qualquer lugar e horário.

Agilidade

Como o processo de assinar o contrato em plataforma de assinatura eletrônica é rápido, as negociações costumam ser mais ágeis.

Isso porque não é necessário perder tempo com impressão, deslocamento, trânsito e envio de documentos pelo correio.

Além disso, algumas plataformas, como a Assinei, disponibilizam a assinatura em lote, que permite assinar vários documentos de uma só vez.

Redução de custos

O processo de assinatura digital ocorre em ambiente online. Sendo assim, não é necessário enviar ou solicitar a entrega de documento físico e gastar com transporte ou despacho.

Além disso, com a assinatura eletrônica, não é preciso imprimir documentos. Assim, é possível reduzir os gastos com gráficas, papelarias e com o papel, manutenção da impressora e toners da própria empresa.

Segurança

A assinatura eletrônica e a assinatura digital são seguras juridicamente, com amparo nas leis MP nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020, e também quanto à proteção de dados.

Além disso, a assinatura digital utiliza a criptografia, que codifica as informações e só permite a visualização dos dados por pessoas autorizadas. Portanto, seu uso equivale a uma assinatura manuscrita com reconhecimento de firma — por isso, é considerada a modalidade de assinatura mais segura possível.

O que é necessário para ter/fazer a assinatura digital de contratos?

A assinatura digital é uma modalidade que exige o uso do certificado digital. Diante disso, o passo principal é adquirir esse certificado em uma Autoridade Certificadora.

Veja abaixo como funciona!

1. Escolha uma Autoridade Certificadora: o primeiro passo para adquirir o seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras subordinadas à ICP-Brasil.

2. Selecione o certificado ideal: verifique as opções oferecidas pela certificadora e selecione a melhor para o seu caso. É possível emitir a identidade para pessoa física ou jurídica.

3. Apresente a documentação: apresente os documentos pessoais ou da empresa à certificadora.

No caso de pessoa jurídica, por exemplo, é preciso apresentar os documentos de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário), documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF) e cartão do CNPJ impresso.

4. Agende a validação: você tem duas opções: comparecer pessoalmente na certificadora, para validar o documento, fazer o cadastro biométrico e assinar alguns termos; ou realizar todo o procedimento de forma remota.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado: após a validação presencial, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.

Após adquirir o certificado, utilize um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Essa ferramenta automatiza todo o processo de assinatura e gerenciamento de documentos.

A Assinei é Autoridade Registradora vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nossa plataforma disponibiliza a emissão e renovação de certificado digital de forma virtual, sem a necessidade de deslocamento ou presença física. Além disso, permite que você assine e gerencie seus documentos sem burocracia.

Como comprovar a autenticidade da assinatura digital de contratos?

Em geral, a assinatura digital reúne diversos dados e evidências digitais que registram onde e quando o documento foi assinado.

O certificado digital utiliza chaves criptografadas para atestar a identidade das partes. Dessa forma, as empresas ficam seguras em relação a aspectos como autenticidade, segurança das informações e validade da identidade do signatário.

Conclusão

Neste artigo, aprendemos como funciona a assinatura digital de contratos e que a modalidade possui a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita.

A vantagem é que ela proporciona mais praticidade, agilidade, redução de custos e segurança para as partes envolvidas no documento.

Para adquirir a assinatura digital, basta fazer o certificado digital e ter acesso a uma plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais.

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