Certificado digital para empresas: conheça as vantagens

Imagem de destaque para post sobre certificado digital para empresas no Blog Assinei. (Foto: Freepik)
Você sabe quais são as vantagens de um certificado digital para empresas? Leia nosso artigo para conhecer a versatilidade do documento no dia a dia das corporações.

O certificado digital para empresas é a identidade digital da pessoa jurídica no meio eletrônico. Além de possibilitar a assinatura de documentos, com ele também é possível realizar transações online com mais segurança.

Neste artigo vamos explicar como o certificado digital funciona e quais são suas vantagens para as empresas.

Quer entender mais sobre o assunto?

Então, continue a leitura para saber mais…

O que é certificado digital para empresas e para que serve?

O certificado digital para empresas é basicamente uma identidade digital da empresa, que possibilita a assinatura de documentos com validade jurídica e a realização de transações online de forma segura.

Sendo assim, o documento serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online com segurança, privacidade e agilidade.

No geral, as empresas podem utilizar o certificado digital nas seguintes situações:

  • Assinatura e envio de documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações etc.) com assinatura eletrônica;
  • Envio de declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
  • Realização de transações bancárias online com segurança;
  • Participação de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
  • Assinatura de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), escriturações contábeis e fiscais;
  • Realização de login em ambiente restritos como Portal e-CAC da Receita Federal;
  • Envio de informações para o eSocial.

Vale ressaltar que a assinatura digital, feita por meio do certificado digital, dispensa o reconhecimento de firma em cartório, o que garante mais agilidade aos processos.

Desse modo, podemos afirmar que as pessoas jurídicas ganham várias vantagens no dia a dia com o uso dos certificados digitais, visto que ele facilita as transações em qualquer operação que necessite de identificação e validação jurídica pela internet.

Como assinar um documento com certificado digital?

Certamente, das possibilidades de uso do certificado digital, a que mais se destaca é a assinatura digital.

Considerada a modalidade mais segura das assinaturas eletrônicas, a assinatura digital utiliza obrigatoriamente o certificado digital, que deve ser emitido por uma instituição autorizada.

No Brasil, as instituições que emitem o certificado digital são as Autoridades Certificadoras e as Autoridades de Registro, que fazem parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A Assinei está incluída na segunda categoria.

Existem diversos modelos de certificado digital disponíveis no mercado. De forma geral, essas identidades têm validade de um a três anos e podem ser armazenadas em mídia (cartão ou token), nuvem ou ser instaladas diretamente em um dispositivo.

Independente de qual for o modelo, todo certificado digital possui uma chave criptográfica pública ou privada — ou seja, um nome e um número exclusivo que garante segurança ao usuário. Essa chave compõe um sistema de criptografia assimétrica, no qual só é possível acessar os dados por meio da chave correta, que consegue decodificá-los.

Isso significa que a geração dessas duas chaves — pública e privada — ocorre de forma aleatória, por meio de funções matemáticas que trabalham em conjunto. Logo, tudo o que uma chave assina, apenas a outra chave é capaz de autenticar, o que garante maior segurança ao documento.

A importância de uma plataforma especializada em assinatura digital

Sendo assim, além do certificado digital, para assinar um documento digitalmente é preciso utilizar uma plataforma especializada nessa operação. Dessa maneira, você garante que a assinatura foi realizada em um ambiente seguro, que garante a proteção dos seus dados e o amparo jurídico da modalidade.

Afinal, devemos lembrar que assinar um documento por meio de um certificado digital é um ato reconhecido por lei (no caso, a Medida Provisória nº 2.200-2 e Lei nº 14.063/2020) e que possui o mesmo valor jurídico que um documento físico com assinatura e autenticado em cartório.

Nesse tipo de ferramenta, você irá elaborar ou fazer o upload do documento a ser assinado na própria plataforma. Lá, após preenchê-lo com as informações necessárias e adicionar os participantes — ou seja, as pessoas que devem assiná-lo —, você envia o documento para assinatura por e-mail, mensagem SMS ou Whatsapp.

Desse modo, todo o processo de assinatura consegue ser realizado online, sem envolver custos com papel, transporte, impressão ou despacho de documentos.

Para entender melhor como funciona esse processo, confira nosso artigo com o passo a passo de como criar a assinatura digital e outras modalidades.

Quais são as categorias de certificado digital?

Existem quatro categorias de certificados digitais. São elas:

  • Tipo A: mais popular, é ideal para quem precisa assinar documentos e emitir notas fiscais.
  • Tipo S: utiliza a criptografia para garantir sigilo nas transações;
  • Tipo T: conhecido como “carimbo do tempo”, certifica a existência do documento ou assinatura em determinado dia e horário.
  • Certificado digital em nuvem: como o seu armazenamento é em nuvem, o acesso à identidade é possível por qualquer dispositivo eletrônico.

Nos acompanhe para ver mais sobre elas abaixo!

Certificados digitais tipo A: A1 e A3

Podemos encontrar o certificado Tipo A em dois modelos: o A1 e o A3.

A diferença entre essas duas versões é que a instalação do A1 é feita em um computador, enquanto o A3 é armazenado em um dispositivo criptográfico como um token ou smartcard.

Independente de qual dos modelos você escolher, os certificados digitais tipo A permitem a realização da assinatura digital de documentos e de outras transações online.

No geral, o objetivo desses certificados digitais é confirmar e identificar o assinante, seja ele pessoa física ou jurídica.

Certificados digitais tipo S 

Este modelo, que também recebe o nome de certificado de sigilo, é ideal para proteger informações sensíveis e com alto valor.

Sendo assim, essa modalidade de certificado permite que somente pessoas autorizadas acessem o conteúdo dos documentos.

Certificados tipo T

O certificado digital do tipo T também é conhecido como carimbo do tempo. Em resumo, ele é responsável por atestar a existência do documento ou assinatura em determinado dia e horário.

Portanto, este modelo é um certificado digital que funciona não só para validar um documento, mas também para atestar a data e hora em que determinada atividade foi realizada.

Certificado digital em nuvem

Na prática, este modelo é um certificado digital armazenado em nuvem, disponível como e-CPF (para pessoas físicais) e e-CNPJ (para pessoas jurídicas).

Dessa forma, o acesso a este modelo de certificado digital é possível por meio de qualquer dispositivo eletrônico. A autorização do uso ocorre por meio de um aplicativo instalado no smartphone, em que também se pode consultar o histórico de uso do documento.

Como obter um certificado digital?

Para obter o certificado é necessário seguir alguns passos. Confira!

1. Escolha uma Autoridade Certificadora ou uma Autoridade de Registro

Primeiramente, para adquirir seu certificado digital, é necessário entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR), como a Assinei, ou uma Autoridade Certificadora (AC) de primeiro nível vinculada à ICP-Brasil.

Conforme a hierarquia da infraestrutura, a primeira entidade será responsável por encaminhar a solicitação do seu certificado digital à AC de 1º nível, que realizará a emissão da identidade. Nós explicamos como funciona essa organização no nosso artigo sobre a ICP-Brasil, que você pode acessar por este link.

2. Selecione o modelo de certificado digital ideal

Veja as opções oferecidas pela certificadora e selecione a mais indicada para o seu caso.

A Assinei, por exemplo, disponibiliza dois tipos de certificado digital: o A1 e o em nuvem.

Você pode adquirir o seu certificado digital via Assinei clicando aqui ou no banner abaixo:

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3. Apresente a documentação necessária

Neste passo, é necessário apresentar alguns documentos pessoais e da empresa para que a entidade ateste a veracidade dos dados.

Alguns dos documentos que a autoridade pode solicitar são:

  • Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário);
  • Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF);
  • Cartão do CNPJ impresso.

4. Coleta de dados biométricos

Além de apresentar os documentos, a autoridade que irá emitir o seu certificado digital também deverá coletar seus dados biométricos.

Anteriormente, este processo costumava ser apenas presencial. Nesse caso, a autoridade realizava a coleta das impressões digitais do requerente.

No entanto, com a pandemia do Covid-19 e a necessidade de adotarmos o distanciamento social, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil, autorizou o processo de validação por videoconferência por meio da Instrução Normativa (IN) nº 5/2021.

De acordo com o ato, durante a videoconferência, a coleta de dados biométricos ocorre pela captura de face do requerente do certificado digital, que deve atender as condições e parâmetros técnicos da normativa.

5. Aguarde o envio do certificado

Após a coleta de dados biométricos e da validação de todas as informações, a autoridade emitirá o certificado e posteriormente, irá disponibilizá-lo no formato do modelo.

Quais empresas devem ter certificado digital?

A princípio, qualquer pessoa física ou jurídica pode obter o certificado digital.

Entretanto, quando falamos de empresas, o certificado digital se torna obrigatório nos seguintes casos:

  • Empresas que estão inscritas nos regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido;
  • Empresas que emitem NF-e.

A única exceção é o microempreendedor individual (MEI), que na maioria dos casos, não tem essa obrigatoriedade. No entanto, ele optar pelo certificado digital voluntariamente, de forma a utilizar a assinatura digital e garantir mais segurança para suas operações digitais.

Já as empresas que se enquadram no regime tributário do Simples Nacional, por sua vez, tem o certificado digital exigido em casos diferentes.

Geralmente, essas empresas precisam do certificado digital quando possuem mais de um funcionário. No entanto, de forma mais específica, a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/18 define que o certificado digital é necessário para as microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte nas seguintes situações:

  • Para recolher o Fundo de Garantia de Tempo e Serviço (FGTS), entregar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e enviar informações trabalhistas pelo eSocial;
  • No momento em que a legislação municipal ou o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
  • No fornecimento de informações referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
  • Na apresentação de informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.

Dessa forma, com a obrigatoriedade do certificado digital em variadas operações fiscais, logo podemos concluir que o governo federal deve ampliar cada vez mais o uso da identidade em outras obrigações, órgãos e programas.

Quais são as vantagens do certificado digital para empresas?

Entre as vantagens que o certificado digital pode oferecer para as empresas, podemos citar:

Assinatura digital

Uma das principais vantagens do certificado digital é a possibilidade de assinar documentos digitalmente com total segurança.

Como a identidade utiliza criptografia, uma tecnologia de segurança extremamente avançada, o uso do certificado digital vale como um atestado da confiabilidade da operação ou do documento em questão.

Assim, sua empresa oferece aos parceiros e clientes mais segurança aos dados que eles informam durante as operações digitais.

Além disso, vale ressaltar que essa questão ganhou ainda mais importância juridicamente com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Elaboração de diversos documentos

É possível utilizar o certificado digital na assinatura de contratos digitais e em documentos de diversos setores, como educação, agronegócio, contabilidade, entre outros.

Ademais, outra possibilidade do certificado digital é na elaboração de procurações eletrônicas. Estes documentos servem para conceder a um indivíduo a permissão de fazer algo em nome do titular, o que facilita ainda mais a formalização de negócios à distância.

Mobilidade

Com o certificado digital, é possível formalizar os negócios a distância, uma vez que é possível assinar documentos com assinatura digital via smartphone, tablet ou computador.

Redução de custos

Uma vez que é possível realizar diversas operações de forma eletrônica, sem a necessidade de imprimir ou se deslocar para a coleta e entrega de documentos, há a redução de custos da empresa.

Além disso, é possível evitar gastos com abertura e reconhecimento de firma, espaço físico para armazenamento de documentos, custos com envio, entre outros.

Conclusão

Neste artigo, explicamos o que é o certificado digital e como esta identidade pode ser útil para as empresas.

Por meio do certificado digital, é possível assinar documentos e realizar transações online com muito mais segurança.

Seu uso se tornou comum em muitas organizações, visto que já é uma exigência para aquelas sob os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido e as que NF-e.

Na Assinei, nós trabalhamos com duas modalidades de certificado digital: o A1 e o em nuvem.

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