Autenticação de documentos com assinatura digital: aprenda a fazer

Imagem de destaque para post sobre Autenticação de documentos no Blog Assinei. (Foto: Pexels)
Aprenda como fazer a autenticação de documentos de forma eletrônica, sem precisar ir a um cartório, e com o uso da assinatura digital.

Você sabia que é possível realizar a autenticação de documentos de forma eletrônica, sem precisar ir a um cartório? 

Pois é! O procedimento, que antes só era feito de forma física, agora também pode ser realizado pela internet. 

Neste artigo, vamos explicar como funciona a autenticação de documentos no meio eletrônico e de que forma utilizar a assinatura digital. 

Além disso, também iremos falar sobre a Lei nº 13.726/2018, que mudou a forma como os órgãos públicos lidam com a autenticação de documentos.  

Então, continue a leitura para entender melhor como funciona o procedimento! 

O que é a autenticação de documentos? 

autenticação de documentos é um processo que verifica e comprova a autenticidade de cópias ou assinaturas em documentos e contratos. 

Esse é um procedimento diretamente relacionado ao reconhecimento de firma, ato no qual o tabelião certifica a autoria de uma assinatura ao compará-la com o registro da mesma (chamado de firma) feito em um cartório. 

Apesar de sua importância legal, já que a autenticação reforça o valor jurídico dos documentos, a declaração burocratiza a formalização de acordos e negociações. Afinal, o procedimento demanda tempo e dinheiro, já que envolve custos com deslocamento, cópias e impressão de papéis e, por fim, o próprio pagamento do serviço realizado no cartório. 

Esse cenário, no entanto, está mudando aos poucos. Um exemplo é a Lei nº 13.726/2018, popularmente conhecida como Lei da Autenticação de Documentos. A legislação eliminou a exigência do reconhecimento de firma e da apresentação de cópias autenticadas nos órgãos públicos. 

Com o crescente movimento de transformação digital das empresas, outro avanço é a possibilidade de realizarmos a autenticação de documentos de forma eletrônica, com o uso da assinatura digital.  

O que diz a Lei da Autenticação de Documentos? 

A Lei Federal nº 13.726 está em vigor desde novembro de 2018. A partir dela, como mencionamos acima, foi possível flexibilizar o processo de reconhecimento de firma e a necessidade de autenticar documentos para fazer prova junto aos órgãos e entidades da União, Estados, Municípios e Distrito Federal. 

Também conhecida como Lei da Desburocratização, esta lei promove mudanças em relação a forma como acontece o atendimento dos órgãos públicos em todo o Brasil.  

Entenda os principais pontos dela a seguir: 

Reconhecimento de firma 

O reconhecimento de firma passa a ser válido sem a necessidade de deslocamento até o cartório, desde que a pessoa assine o documento diante do funcionário público com apresentação do documento de identidade para ser feita a comparação das assinaturas. 

Cópia autenticada de documentos 

Para que a exigência de ir ao cartório seja dispensada, o cidadão deverá levar o documento original junto com a cópia. Assim, o servidor público poderá comprovar que a cópia é fiel ao documento original. 

Apresentação da certidão de nascimento 

Os servidores públicos não poderão mais exigir a certidão de nascimento caso a pessoa apresente o seu documento de identidade original.  

Desse modo, os documentos que substituem a certidão são: 

  • Carteira de Identidade (RG); 
  • Título de Eleitor; 
  • Carteira de Trabalho; 
  • Certificado de Isenção ou Prestação de Serviço Militar; 
  • Identidade expedida por Conselho Regional de Fiscalização Profissional; 
  • Passaporte; 
  • Identidade funcional expedida por órgão público. 

Apresentação do título de eleitor 

Com a publicação da Lei Federal nº 13.726, a exigência do título de eleitor é necessária apenas para votar durante as eleições ou para registrar candidatura em um cargo eletivo. 

Autorização com firma reconhecida para embarque de menor de idade 

Antes, para embarcar uma criança ou adolescente em uma viagem, era necessário apresentar um documento com a autorização dos pais, com firma reconhecida em cartório. 

A partir da lei, não será mais necessário apresentar o documento se os pais estiverem presentes no embarque portando o documento de identidade do filho. 

É importante esclarecer que a dispensa do reconhecimento de firma em órgãos públicos será aceita se o servidor conseguir comparar a assinatura do cidadão com a firma presente no documento de identidade. 

Caso contrário, o cidadão poderá fazer uma declaração para atestar a veracidade das informações, assinando-a na presença do funcionário. 

Como fazer a autenticação de documentos? 

A autenticação de documento pode ser feita pela plataforma e-Notariado, da Central Notarial de Certificação Digital (Cenad). 

Para realizá-la, o primeiro passo é emitir um certificado digital em um tabelionato de notas credenciado como Autoridade Notarial. 

O site do e-Notariado oferece um serviço de buscar de cartórios credenciados, de acordo com sua região, para a emissão do certificado digital
O site do e-Notariado oferece um serviço de buscar de cartórios credenciados, de acordo com sua região, para a emissão do certificado digital

Vale ressaltar que a emissão do certificado digital para essa finalidade é gratuita. Portanto, para emiti-lo basta comparecer ao tabelionato de sua preferência com documento de identidade e comprovante de residência. 

Após a obtenção do certificado, o usuário deverá solicitar a autenticação digital a um tabelionato de notas de sua preferência e enviar o documento por e-mail, caso o original seja digital. Entretanto, se o documento a ser autentificado for físico, será preciso levá-lo impresso ao cartório para que seja digitalizado e autenticado. 

Em seguida, a autenticação notarial vai gerar um registro na plataforma, que conterá dados do notário ou responsável que a tenha assinado, a data e hora da assinatura e código de verificação. 

Por fim, o usuário receberá um arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório. Este envio do arquivo poderá ser feito por e-mail, WhatsApp ou outro meio eletrônico. 

Por que utilizar a assinatura digital na autenticação de documentos? 

Embora a Lei nº 13.726 garanta mais agilidade aos processos administrativos do país, ela é aplicada somente para órgãos públicos. 

Então, se o seu intuito é trocar a autenticação tradicional, que utiliza papel e caneta, pela digital, um dos meios mais seguros é o uso da assinatura digital

A assinatura digital equivale a uma assinatura de próprio punho. Esta modalidade, que possui validade jurídica pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico assinado, o que garante a adoção de todos os protocolos de segurança necessários para a autenticidade digital. 

Por isso, dizemos que a assinatura digital é uma modalidade que representa uma das maneiras seguras de garantir integridade e autenticidade de documentos eletrônicos. 

Afinal, a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma? 

A resposta é sim, uma vez que a assinatura digital utiliza o certificado digital, que possui a mesma validade jurídica que uma assinatura manual. 

Nesse caso, a única exceção está na compra/venda de imóveis, que exige escritura pública e da transferência de proprietário para um imóvel usado. 

No entanto, os demais documentos como os de locação, contratos de prestação de serviços, aditamentos, atestados médicos, declaração e outros, podem ser confirmados por meio da autenticação realizada com o uso da assinatura digital. 

Dessa forma, é possível assinar documentos com muito mais comodidade, garantia de segurança e validade jurídica. 

Para entender melhor como esse processo funciona, confira nosso artigo sobre reconhecimento de firma na era digital

Conclusão 

O processo de autenticação, como você pôde ver, é uma forma de declarar a veracidade de uma assinatura em um documento. 

Esse procedimento, que antes apenas era possível de forma presencial, hoje também pode ser realizado com o uso da assinatura digital.

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