Reconhecimento de firma na era digital: saiba como fazer

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Entenda como funciona o reconhecimento de firma e de que o forma o uso de assinatura e certificado digital torna possível realizar o procedimento pela internet.

Você já teve que fazer o reconhecimento de firma de um documento?

O procedimento, que atesta a veracidade da assinatura de um contrato, é necessário em alguns processos — como na aquisição de imóveis e abertura de empresas, por exemplo.

Somente após o reconhecimento — um serviço pago e feito em cartório — é possível, então, dar andamento a essas negociações.

No entanto, com a possibilidade de elaborarmos contratos e documentos no meio eletrônico, como fica esse procedimento?

Este é o tema de hoje no Blog Assinei!

No artigo, vamos explicar como funciona o procedimento e de que forma a assinatura digital consegue ter a mesma validade jurídica que uma assinatura a punho, com reconhecimento de firma.

Confira a seguir!

O que é reconhecimento de firma? 

Podemos definir o reconhecimento de firma como a declaração de autoria de assinatura em documentos. 

Feito em cartório, o reconhecimento de firma é pessoal e intransferível. Por isso, é um procedimento seguro e válido para indicar se um documento foi devidamente assinado por determinada pessoa. 

Como fazer o reconhecimento de firma? 

Primeiramente, para fazer a declaração, é necessário que você deposite a sua assinatura em um cartório, local onde o tabelião de notas presta serviços. 

Assim, por meio de um autógrafo em uma ficha (necessário para abrir firma no cartório), será registrada a grafia para checagem. 

Além disso, também é preciso registrar alguns dados pessoais, como nome completo, número de RG e de CPF. 

Dessa forma, para realizar o procedimento, é fundamental que a assinatura seja similar a da ficha de firma. 

Ademais, também é proibido o reconhecimento de firma de declarações com ausência de datas e espaços incompletos. 

Quais são os tipos de reconhecimento de firma? 

Há duas formas de fazer o reconhecimento de firma: por semelhança ou por autenticidade

Vamos ver mais sobre cada uma delas abaixo.

Reconhecimento de firma por semelhança

No reconhecimento de firma por semelhança, você não precisa comparecer presencialmente a um cartório. É possível verificar a autenticidade de sua assinatura apenas comparando-a com a que está registrada no tabelionato.

Apenas no caso do tabelião verificar alguma incongruência, há a possibilidade dele, então, exigir a presença da pessoa. 

No caso do reconhecimento por semelhança, também existem dois tipos de procedimento:

  • Com valor econômico, quando os documentos possuem cunho financeiro;
  • Sem valor econômico, quando não há conteúdo monetário. 

Reconhecimento de firma por autenticidade

Agora, quando o reconhecimento de firma é por autenticidade, ocorre o contrário: é preciso comparecer ao cartório para comprovar a assinatura. Lá, você assina o documento com a presença de um tabelião de notas. 

Além disso, neste cenário, também é preciso apresentar um documento de identificação com foto (como a identidade digital) e criar o cartão de assinatura (também chamado de abertura de firma) no cartório. 

Em que situações o reconhecimento de firma costuma ser necessário? 

Geralmente, o reconhecimento de firma é recomendável em várias situações, principalmente nas que exigem maior segurança. 

Algumas delas são: 

  • Transferência de veículos e imóveis. 
  • Aquisição de títulos de crédito, financiamentos e empréstimos; 
  • Procurações e obrigações; 
  • Abertura de empresa. 

O que determina se o reconhecimento de firma é necessário — e qual modalidade deve ser praticada — é a eventual exigência da legislação ou do destinatário do documento. 

Geralmente, quando há a exigência, as instituições, empresas ou os próprios cartórios avisam da necessidade. 

É possível fazer o reconhecimento de firma de forma digital? 

A princípio, podemos fazer reconhecimento de firma de forma eletrônica pelo e-Not Assina, serviço disponibilizado pela plataforma de serviços notariais eletrônicos e-Notariado, lançada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e Colégio Notarial do Brasil em 2022. 

O primeiro passo é ter o certificado digital notarizado, que pode ser emitido gratuitamente pela plataforma.

Assim, no processo de emissão, o tabelião realiza a identificação do cidadão, que será vinculado ao certificado com validade de três anos. 

Após a emissão do certificado pela plataforma, será necessário enviar o documento que precisa ter assinatura reconhecida. Para isso, é necessiário indicar quais pessoas devem assiná-lo e, então, enviá-lo para a assinatura eletrônica

Por fim, depois que todos assinarem, o documento será enviado para o destinatário final e o cartório vai fazer o reconhecimento das assinaturas. 

Vale destacar que além de rápido e simples, o serviço tem o mesmo preço do ato físico, realizado no cartório, sendo que o pagamento também é feito pela plataforma. 

Além da emissão do certificado digital e reconhecimento de firma, por meio da plataforma é possível: 

  • Solicitar autorização eletrônica de viagem de crianças de adolescentes; 
  • Assinar atos notariais eletrônicos e acompanhar o andamento dos processos; 
  • Verificar a autenticidade dos atos notariais eletrônicos; 
  • Verificar a autenticidade das autenticações digitais realizadas na Sistema do Colégio Notarial do Brasil (CENAD); 
  • Verificar a validade e confiabilidade de um certificado; 
  • Solicitar certidão de existência de testamentos para realização de inventários. 

Como funciona o certificado digital?

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O certificado digital está disponível em diversos formatos, inclusive no de token. (Foto: Marcelo Matusiak | PlayPress Assessoria de Imprensa)

O certificado digital é basicamente a identidade eletrônica de pessoas físicas ou jurídicas. Sendo assim, ele funciona como o RG do ambiente digital. 

Ele serve para autenticar todo tipo de transação e atividade on-line, proporcionando segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos. 

Uma das suas principais vantagens é a possibilidade de assinar documentos digitalmente com total segurança. Afinal, por meio da criptografia de dados, ele garante transações confiáveis. 

Além disso, o uso do certificado digital dispensa a necessidade de ir até o cartório para reconhecer firma da assinatura ou se deslocar para assinar documentos físicos — afinal, o usuário pode utilizá-lo para validar qualquer documento, contrato e transação. 

Na Assinei, você pode adquirir ou renovar seu certificado digital nas modalidades e-CPF, para pessoa física, e-CPNJ, para pessoa jurídica.

Nós disponibilizamos os certificados em dois tipos: A1 e Safe-ID. O primeiro pode ser utilizado em mais de um computador e o último é armazenado em nuvem, o que torna possível seu acesso por qualquer aparelho e em qualquer momento. 

A emissão e renovação de certificado digital na Assinei são feitas de forma virtual, sem a necessidade de deslocamento ou presença física. 

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Como a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma? 

No Brasil, a emissão do certificado digital, identificação necessária para a assinatura digital, só é autorizada em uma Autoridade Certificadora (AC). 

Esta entidade, por sua vez, é subordinada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), cadeia hierárquica que reúne todas as ACs brasileiras e é regulada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). 

Toda essa estrutura possibilita que a emissão do certificado digital ocorra com a mais extrema segurança. 

Além disso, cada certificado possui sua própria chave criptográfica pública ou privada — ou seja, um nome e um número exclusivo que apenas o usuário possui o acesso.  

Assim, com o uso do certificado digital e da criptografia, a autenticidade da assinatura digital é inquestionável. 

Por isso, juridicamente, a assinatura digital é válida em todos os casos, pois não abre margem para dúvidas sobre quem é o autor da assinatura — ou seja, é praticamente impossível negar a autoria.  

Desse modo, é possível dizer que a assinatura digital equivale a uma assinatura de próprio punho e que possui reconhecimento de firma. 

Qual é a validade jurídica da assinatura digital? 

A assinatura digital, como explicamos acima, é válida juridicamente desde 2001, com a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2

Além da medida, outra norma que consolida o uso da assinatura digital no Brasil é a Lei nº 14.063 de 2020. A partir desta legislação, o governo federal ampliou a adoção das assinaturas eletrônica nos serviços públicos e na área da saúde. 

Dessa forma, não é preciso se preocupar quanto ao amparo jurídico do uso da assinatura digital! A modalidade possui validade na legislação brasileira não apenas por uma, mas por duas leis.

É possível utilizar a assinatura digital nos cenários que exigem reconhecimento de firma? 

Sim! 

Como a assinatura digital é válida juridicamente por lei, não há impedimentos quanto ao seu uso. 

Além disso, no artigo 104 do Código Civil, está expresso que qualquer negócio jurídico será válido desde que se cumpram três requisitos: 

  1. Seja realizado por agente capaz; 
  2. Trate de um objeto lícito, determinado ou determinável; 
  3. Seja realizado de forma prescrita e não defesa em lei.  

O que, na prática, isso significa? 

Simples: que todo negócio jurídico possui validade independente de qual meio ele for realizado (físico ou eletrônico), desde que sejam atendidas essas três condições. 

Ademais, o artigo 107 do Código Civil também corrobora com esse ponto. 

De acordo com a lei, a validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, a não ser quando a lei expressamente exigir.  

Em outras palavras, isso demonstra que com exceção das situações em que a lei determina o uso específico da assinatura manuscrita, podemos utilizar a assinatura digital em quaisquer documentos e contratos.

Este seria o caso, por exemplo, da compra e venda de imóveis, que exige escritura pública, e da transferência de proprietário para um carro usado, situações que ainda exigem documentos físicos e reconhecimento de firma.

Ademais, documentos referentes a locação, contratos de prestação de serviços, aditamentos, atestados médicos, prontuários, declarações, entre outros, podem receber assinatura digital, conforme ambas as partes estejam de acordo.

É importante destacar que a Receita Federal deixou de utilizar o reconhecimento de firma em 2013. E mais — contratos para compra de imóveis baseados no Sistema Financeiro da Habitação (SFH) também não exigem a declaração. 

Quais são as vantagens de utilizar a assinatura digital? 

A assinatura digital possui várias vantagens. Confira algumas: 

  • Não é possível copiar/fraudar uma assinatura digital, devido ao uso de criptografia; 
  • Não pode ser dissociada do documento que a recebe; 
  • Permite a identificação do titular da firma; 
  • Elimina o acúmulo de papéis
  • Evita processos burocráticos; 
  • Ajuda a economizar tempo e dinheiro, ao dispensar gastos com impressão e deslocamento ao cartório. 

Conclusão 

E aí, conseguiu entender mais sobre o reconhecimento de firma

O procedimento, tradicional e exigido em contratos físicos que exigem mais segurança, tem seu equivalente, em meio eletrônico, na assinatura digital. 

A modalidade, além de possuir amparo jurídico, possibilita verificar a integridade e autenticidade da assinatura devido ao uso de certificado digital. 

Além disso, outra vantagem da assinatura digital é a praticidade que a modalidade traz às partes, já que requer mínimo esforço.

Para assinar um documento digitalmente, tudo o que você precisa fazer é criar ou fazer seu login em uma plataforma especializada em assinatura digital — como a Assinei.

Depois, basta acionar ou informar a senha do seu certificado digital na hora do login, acessar o documento e clicar no botão para fazer a assinatura.

Simples, não é? 

Que tal então começar a utilizar a assinatura digital em seus documentos? 

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