Se você já pesquisou sobre assinatura digital, viu que a modalidade exige uma identificação eletrônica específica para ser utilizada: o certificado digital.
O documento, além de ser utilizado nesta modalidade de assinatura eletrônica, também é adotado em outros serviços eletrônicos.
No entanto, quais são os tipos existentes? E como escolher entre eles?
Preparamos um texto especial para tirar todas as suas dúvidas! Confira a seguir:
O que é o certificado digital e para que serve?
O certificado digital pode ser definido como uma identidade eletrônica para pessoa física ou jurídica, utilizada para assinar documentos com validade jurídica e fazer transações online com segurança.
Em síntese, ele foi criado com o intuito de garantir autenticidade nas operações online e identificar pessoas físicas e jurídicas por meio da assinatura eletrônica.
Dessa forma, o certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, proporcionando segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos.
Podemos utilizá-lo nas seguintes situações:
- Assinar e enviar documentos digitais (contratos, recibos, declarações etc);
- Realizar transações bancárias online;
- Enviar declarações da empresa aos órgãos do governo;
- Criar procurações eletrônicas;
- Enviar declarações de imposto de renda à Receita;
Quando surgiu o certificado digital no Brasil?
O certificado digital surgiu no Brasil em 2001, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
De acordo com a lei, o sistema de certificação nacional foi fundado com o objetivo de garantir autenticidade, integridade e validade jurídica nos documentos digitais, bem como das transações eletrônicas.
A partir da vigência da MP nº 2.200-2/2001, as Autoridades Certificadoras (AC) — órgãos responsáveis pela criação e gerenciamento de certificados digitais —podem gerar e comercializar o certificado conforme as regras da ICP-Brasil.
Por que o certificado digital é seguro?
Primeiramente, é importante entender que todo certificado digital é composto por uma chave criptográfica pública ou privada. Essa chave compõe um sistema de criptografia assimétrica, na qual os dados só podem ser acessados pelo receptor que tem a chave correta para decodificá-los.
De forma simples, podemos entender a chave criptográfica como um conjunto de bits organizados de acordo com um algoritmo específico. Esse algoritmo é o responsável por cifrar e decifrar as informações, o que garante a segurança dos dados.
Na prática, tanto a chave criptográfica pública como a privada são geradas de forma aleatória por meio de funções matemáticas, que trabalham em conjunto e formam um nome e um número exclusivos do usuário. Assim, tudo o que uma chave assina, apenas a outra chave é capaz de autenticar, garantindo assim maior segurança ao documento.
Para entender mais sobre o uso das chaves pública e privada, confira nosso artigo sobre criptografia.
Quais são os tipos de certificado digital?
De modo geral, existem diversos modelos de certificados digitais, que se aplicam a cada necessidade e caso específico.
Conheça quais são eles:
Certificado digital e-CPF
O certificado e-CPF é o certificado digital para pessoas físicas — por isso, é caracterizado como a identidade virtual de pessoas físicas ou a versão digital do CPF. Permite acessar serviços públicos como o eSOcial, e-CAC e Receitanet.
Certificado digital e-CNPJ
Ocertificado e-CNPJ é o certificado digital para empresas — ou seja, é como se fosse a versão digital do CNPJ. Pode ser usado para acessar sistemas públicos como e-CAC, Receitanet e emissores de documentos, na qual ele é utilizado para gerar Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) quando o próprio titular for emiti-las.
Além do uso nesses serviços, o e-CNPJ permite que a empresa transmita escrituração fiscal digital, faça procurações e envie declarações como declaração do imposto de renda (DIRF), documento de operação imobiliária (DOI) e relação anual de informações sociais (RAIS).
Certificado digital NFC-e
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente para registrar as operações comerciais de venda presencial ou de entrega em domicílio ao consumidor final (pessoa física ou jurídica). A nota é emitida para operações internas e sem geração de crédito de Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS) ao comprador.
Na maioria dos estados brasileiros, a NFC-e substitui o tradicional cupom fiscal emitido em lojas, supermercados, drogarias e comércio varejista.
Certificado digital e-MEI
Este tipo de certificado é exclusivo para o microempreendedor individual (MEI). Ele possibilita a emissão de NF-e e o registro de funcionários pelo eSocial.
A principal vantagem de obter o e-MEI é que ele serve como uma comprovação de que a empresa é realmente sua, o que ajuda a prevenir fraudes.
Em quais formatos o certificado digital pode ser encontrado?
O certificado digital pode ser encontrado nos formatos A1, A3 e certificado em nuvem. Confira a diferença entre eles:
Certificado digital A1
Arquivo digital que possui validade de um ano, pode ser instalado em diversas máquinas e acessado de qualquer dispositivo. Além disso, é integrado à NF-e e sua senha é exigida apenas uma vez.
Certificado digital A3
É comercializado no formato de um dispositivo móvel. Pode ser um cartão inteligente, token, pen drive ou kit leitor. Sua validade está entre 1 e 5 anos e pode ser utilizado em apenas um computador por vez. Além disso, será necessário inserir a senha a cada acesso.
Certificado em nuvem
O certificado digital em nuvem consiste basicamente em um tipo de certificado eletrônico que pode ser armazenado, gerenciado e compartilhado de forma totalmente online.
Sendo assim, ele permite que as organizações emitam, revoguem e gerenciem os certificados com mais eficiência. Além disso, essa ferramenta possibilita o acesso de usuários de qualquer dispositivo e lugar, 24 horas por dia — basta ter uma conexão de internet apropriada.
Quais são as vantagens do certificado digital?
Entre os benefícios do certificado digital, podemos citar:
Assinatura digital
Uma das principais vantagens do certificado digital é a possibilidade de assinar documentos com total segurança no ambiente digital. Por meio da criptografia de dados, ele assegura que as transações serão realizadas de forma confiável, proporcionando tranquilidade e proteção em cada interação.
Mobilidade
Com o certificado digital, é possível formalizar negócios a distância com toda a segurança exigida.
Por meio de uma plataforma especializada em assinaturas e contratos digitais, você pode assinar documentos com validade jurídica garantida de onde estiver, seja via celular, tablet ou computador.
Redução de custos
A redução de custos é outro benefício do certificado digital, visto que diversos processos podem ser realizados de forma eletrônica, sem a necessidade de imprimir papéis ou de se deslocar até um local para oficializá-los.
Ademais, você vai evitar gastos com abertura e reconhecimento de firma, manutenção de um espaço físico para armazenamento de documentos, custos com envio de contratos, entre outras despesas.
Agilidade e praticidade
Ao utilizar o certificado digital, o trabalho de assinar e gerir documentos é otimizado e concluído de forma rápida e prática. Assim, os negócios podem ser formalizados a qualquer hora e lugar.
Logo, não será preciso ir até o cartório para reconhecer firma da assinatura ou se deslocar para assinar documentos físicos. O usuário pode usar seu certificado para validar, de forma remota, qualquer documento, contrato e transação.
Garante validade jurídica
Em síntese, todo documento assinado com certificado digital tem validade jurídica — isto é, possui a mesma confiança pública que a realizada em cartório.
Além de ter instituído o certificado digital, a MP nº 2.200-2/2001 também reconheceu a validade jurídica das assinaturas eletrônicas.
Quem precisa da certificação digital?
A princípio, qualquer pessoa, seja física ou jurídica, pode obter um certificado digital. No entanto, esse recurso é obrigatório em alguns casos, como na declaração de obrigações à Receita Federal.
Empresas inscritas nos regimes tributário do Lucro Presumido e Lucro Real precisam da assinatura digital e, consequentemente, do certificado digital para declarar obrigações à Receita. Já as empresas do Simples Nacional são obrigadas a usar o documento apenas quando possuem mais de um funcionário.
Ademais, de acordo com a Resolução CGSN 140/18, o certificado digital poderá ser exigido das microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte nas seguintes situações:
- Para recolher o FGTS, entregar a GFIP e enviar informações trabalhistas pelo eSocial;
- No momento em que a legislação municipal ou o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- No fornecimento de informações referentes ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
- Na apresentação de informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.
Em geral, podemos ver que o governo federal amplia cada vez mais a necessidade de certificação digital para diferentes obrigações, órgãos e programas.
Em quanto tempo o certificado digital vence?
A validade do certificado digital varia conforme o tipo e a AC emissora. Os prazos mais comuns são:
- Certificado A1: possui validade de 1 ano (12 meses);
- Certificado A3: a validade pode variar entre 1 e 5 anos, sendo os prazos mais comuns de 1, 2 ou 3 anos. Alguns podem chegar a ter validade de até 5 anos.
Nesse sentido, é importante verificar a data de validade e realizar a renovação antes do vencimento para evitar interrupções em suas atividades online. As AC geralmente enviam lembretes próximos à data de expiração.
Em geral, o recomendado é iniciar o processo de renovação de certificado digital com, pelo menos, 30 dias de antecedência do dia do vencimento. Assim, caso seja preciso resolver alguma pendência de documentação, ainda haverá tempo de solucioná-la, sem perder acesso à ferramenta.
Qual o valor do certificado digital?
O preço de um certificado digital varia consideravelmente conforme o tipo, validade e instituição que o emite. No geral, o valor pode variar entre R$ 100 e R$ 600.
Por exemplo, o valor para e-CPF custa em média de R$ 100 a R$ 300, dependendo da validade e da AC escolhida. Já o e-CNPJ varia entre R$170 e R$600.
Vale relembrar que esses valores são estimativas e podem variar conforme a AC e o tipo de certificado escolhido.
Quando e onde utilizar o certificado digital?
O certificado digital é utilizado para identificar pessoas físicas e jurídicas na internet, permitindo a assinatura de documentos com validade jurídica e acesso a diversos serviços online.
Veja a seguir em quais situações ele pode ser usado:
- Assinatura de documentos online: permite assinar contratos, procurações, declarações e outros documentos digitais com validade jurídica;
- Acesso a serviços online: facilita o acesso a serviços do governo, como o Portal e-CAC, eSocial, Conectividade Social e outros;
- Envio de declarações e obrigações fiscais: permite o envio de declarações de imposto de renda, NF-e e outras obrigações fiscais para órgãos como a Receita Federal;
- Transações online: garante a segurança e autenticidade de transações bancárias, compras e vendas.
- Acesso a sistemas restritos: possibilita o acesso em sistemas e serviços online que exigem autenticação, como sistemas de governo e bancos.
No mais, também é possível utilizá-lo em:
- Sites e plataformas online;
- Softwares específicos;
- Órgãos públicos;
- Bancos e instituições financeiras;
- Empresas.
Como escolher o certificado digital ideal?
Para escolher a opção que atenda às suas necessidades, analise os seguintes os pontos:
- Identifique se você precisa de um e-CPF, e-CNPJ ou outro tipo específico;
- Considere a forma de armazenamento (A1 ou A3) que melhor se adapta à sua necessidade de uso e segurança;
- Avalie a validade desejada do certificado;
- Pesquise e compare os preços e a reputação de diferentes AC;
- Escolha a opção que oferece o melhor custo-benefício para suas necessidades.
Lembre-se: ao pesquisar, compare não apenas o preço, mas também a reputação da AC, a facilidade do processo de emissão/renovação e o suporte oferecido. A opção mais barata nem sempre é a melhor opção se a AC não for confiável ou o processo for complicado.
Como assinar um documento com certificado digital?
Para assinar um documento com certificado digital, você precisa ter um certificado digital válido e uma plataforma que suporte essa funcionalidade.
A princípio, o processo é simples e geralmente envolve abrir o documento, selecionar a opção para adicionar uma assinatura digital, escolher o seu certificado digital e, por fim, assinar o documento.
Confira o passo a passo abaixo:
1. Certifique-se de ter um certificado digital válido: este é um pré-requisito fundamental para a assinatura digital.
2. Opte pela plataforma de sua preferência: existem diversas opções como o Adobe Acrobat, o Microsoft Word, plataformas de assinatura online (como a Assinei) ou até mesmo o portal Gov.br para documentos do governo.
3. Abra o documento que deseja assinar: utilize a plataforma escolhida para abrir o documento.
4. Procure a opção “Assinar” ou “Assinatura Digital”: dependendo da plataforma, essa opção pode estar em locais diferentes.
5. Selecione a opção “Adicionar Assinatura Digital”: nesta etapa, geralmente abrirá uma janela ou painel para você escolher o certificado.
6. Escolha o seu certificado digital: a plataforma mostrará uma lista de certificados disponíveis no seu computador. Selecione o certificado que você deseja usar.
7. Siga as instruções para finalizar a assinatura: pode ser solicitado que você digite sua senha do certificado, escolha o local para colocar a assinatura no documento ou que você confirme a assinatura.
8. Salve o documento assinado: após a assinatura, você precisará salvar o documento com a nova versão assinada.
Como fazer o certificado digital?
Quer ter um certificado digital, mas não sabe por onde começar?
Confira o passo a passo de como obter certificado digital:
1. Escolha uma AC: o primeiro passo para adquirir seu certificado digital é escolher uma das AC subordinadas à ICP-Brasil.
2. Selecione o certificado ideal: veja as opções oferecidas pela certificadora e selecione a mais indicada para o seu caso.
3. Apresente a documentação: apresente alguns documentos pessoais ou da empresa à certificadora. Alguns que podem ser exigidos são o documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário), documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF) e cartão do CNPJ impresso.
4. Agende a validação: para validar o documento, você pode comparecer pessoalmente na certificadora ou fazer o processo por videoconferência.
5. Aguarde a entrega ou retire o certificado: após a validação, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.
Selo eletrônico e substituição do certificado A1
O selo eletrônico é um novo certificado digital para pessoas jurídicas que substituirá o certificado A1 no futuro. O objetivo é aumentar a segurança e seguir padrões internacionais.
Ele funcionará como um “carimbo digital”, o que permitirá garantir a origem e integridade de documentos eletrônicos sem vincular a assinatura a um indivíduo específico.
A transição para o selo eletrônico será um processo gradual, com um cronograma estabelecido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A previsão é que essa mudança seja concluída até março de 2029.
É importante ressaltar que, durante o período de transição, tanto o certificado digital A1 (e-CNPJ nos modelos ainda válidos) quanto o selo eletrônico coexistirão. A substituição será gradual, permitindo que as empresas se adaptem às novas normas e tecnologias.
Para entender melhor essa mudança, leia nosso artigo selo eletrônico ICP-Brasil: entenda o que é e como funciona.
Conclusão
Como aprendemos, o certificado digital é uma identidade eletrônica para pessoas físicas e jurídicas, que garante segurança, validade jurídica e agilidade em diversas transações eletrônicas.
Na Assinei, você encontra diversas modalidades de certificados, como e-CPF, e-CNPJ, o PJ NF-e e o SafeID.
O e-CPF e e-CNPJ são as versões eletrônicas do CPF e CNPJ e podem ser usados para assinar diversos tipos de documentos. Já o PJ NF-e é a opção ideal para empresas que precisam assinar documentos fiscais como notas fiscais eletrônicas e o SafeID, por sua vez, é uma modalidade armazenada em nuvem, que pode ser acessado de qualquer aparelho.
Que tal começar a utilizar o certificado digital hoje mesmo? Conheça nossas soluções e escolha a que atende melhor as suas necessidades.
Gostou deste conteúdo? Aproveite e leia nosso comparativo entre assinatura eletrônica e manuscrita.
