O ciclo de vida dos documentos refere-se a uma série de fases pelas quais os documentos passam até chegar ao seu destino final.
Esse processo é importante porque facilita o acesso às informações ao mesmo tempo que previne perdas e o armazenamento incorreto dos documentos.
Neste artigo, vamos apresentar as fases que compõem o ciclo de vida dos documentos e explicar como realizar o gerenciamento delas.
Confira a seguir!
O que é ciclo de vida dos documentos?
O ciclo de vida dos documentos consiste em uma série de fases pelas quais os documentos devem passar durante um processo de gestão eficiente.
Em síntese, esse processo abrange as fases de tratamento de documentação das organizações, que inclui a forma de arquivamento e em alguns casos, a exclusão definitiva.
Em geral, o ciclo de vida dos documentos é composto por três fases, sendo que cada uma possui características específicas. Entenda a seguir!
1. Fase corrente
A primeira fase do ciclo de vida dos documentos é a corrente. Nela, estão os documentos que são consultados com maior frequência. Logo, é fundamental que a empresa possibilite seu fácil acesso, já que eles fazem parte da rotina diária da empresa.
Como exemplo de um documento da fase corrente, podemos citar a folha de ponto, que permanece nesse estágio até o desligamento do colaborador.
2. Fase intermediária
A segunda fase do ciclo de vida dos documentos é a intermediária. Nela, os documentos continuam sendo acessados com certa frequência, mas não diariamente como na fase anterior.
Como essa fase está entre a primeira e a terceira, ela é vista como uma espécie de “limbo”. Isso significa que dependendo do tipo de documento, ele pode nem vir a chegar à terceira fase, indo direto para o descarte.
Por exemplo, a folha de ponto citada anteriormente deve permanecer nesta fase por 5 anos. Após esse período, ela vai para a destinação final — isto é, a eliminação.
3. Fase permanente
A fase permanente é a terceira e última etapa do ciclo de vida dos documentos. Os documentos que chegam até esse estágio não são mais consultados pelos funcionários da empresa. No entanto, é preciso mantê-los devido ao valor histórico.
Além disso, alguns desses documentos não podem ser descartados, conforme determina a lei. Exemplos de documentos que permanecem nessa fase são as atas de reuniões, o contrato social, o regimento interno e o estatuto.
Vale destacar que aqui não é necessário facilitar o acesso, já que os documentos não são utilizados com frequência.
Por que o ciclo de vida dos documentos é importante?
Como vimos, com o decorrer do tempo, os documentos passam a ser menos úteis no dia a dia da empresa e em alguns casos, podem se tornar dispensáveis na rotina dos funcionários.
Nesse sentido, o ciclo de vida dos documentos é importante porque ele facilita o armazenamento em diferentes locais, ao mesmo tempo que agiliza o acesso desses arquivos utilizados com frequência.
Dessa forma, ao categorizar os documentos em diferentes fases, é possível evitar perdas de arquivos assim como a destruição prematura e outras ineficiências.
Qual a importância de gerenciar o ciclo de vida dos documentos?
Na prática, nem todos os documentos devem ser tratados de forma igual. Afinal, cada um deve atravessar um ciclo de vida, que pode incluir diferentes etapas conforme o tipo, formato e finalidade do material.
Sendo assim, é fundamental que as empresas estabeleçam protocolos internos de como pretendem lidar com os documentos. Desse modo, é possível gerenciá-los de forma estratégica para garantir a eficiência na organização, armazenamento, segurança e acesso dos arquivos.
Além disso, a gestão do ciclo de vida dos documentos permite que a empresa consiga definir fluxos, ganhar agilidade na recuperação de informações, reduzir custos operacionais e diminuir a ocupação do espaço físico de arquivamento da empresa.
Como gerenciar o ciclo de vida dos documentos?
Para gerenciar o ciclo de vida de documentos, é fundamental seguir alguns passos importantes como:
- Liste todos os documentos e classifique cada um conforme a finalidade e importância;
- Analise as características dos documentos e defina o tempo de guarda e destinação final para cada um deles. Para isso, separe por setores e validade, conforme triagem prévia de cada departamento da empresa;
- Elabore uma metodologia própria considerando o perfil da empresa;
- Crie um manual de regras relacionadas ao uso e localização dos documentos;
- Faça um treinamento com todos os colaboradores que terão acesso aos arquivos;
- Separe uma equipe responsável por atualizar os status dos arquivos e acompanhar o processo de armazenamento.
Como a Assinei pode contribuir para o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos?
Para gerenciar o ciclo de vida dos documentos de forma prática e eficiente, é fundamental utilizar um software de gestão de documentos como a Assinei. A partir da nossa plataforma, é possível administrar todas as fases desse processo e garantir o armazenamento seguro de todos os arquivos da sua empresa.
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Conclusão
O ciclo de vida dos documentos é composto por uma série de fases que contribuem para uma gestão mais eficiente das empresas.
Esse ciclo é importante porque evita perdas de arquivos assim como a destruição prematura e outras ineficiências. Além disso, facilita o armazenamento em diferentes locais e agiliza o acesso dos documentos que são utilizados com frequência.
Por meio de tecnologias como a Assinei, esse processo se torna mais fácil, visto que a ferramenta possui funcionalidades que permitem a realização da gestão de todos os documentos da empresa.
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Até a próxima!
