Digitalização do RH: conheça os benefícios e saiba como implementar

Imagem de destaque para post sobre digitalização do RH no Blog Assinei. (Créditos da foto: Freepik)
A digitalização do RH é uma tendência que chegou para ficar! Saiba quais são as vantagens e como implementá-la de forma eficaz.

A digitalização do RH é uma tendência que chegou para ficar! Além de tornar os processos mais ágeis, o processo traz mais segurança para a gestão de documentos e beneficia a empresa em diversos aspectos.

Ao adotar as mudanças, que envolvem o uso de tecnologia, o objetivo é substituir os processos físicos por sistemas e plataformas que facilitem a rotina diária do setor.

Quer saber como a digitalização do RH funciona e saber quais são as melhores práticas para implementá-la?

Então continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é a digitalização do RH?

A digitalização do RH consiste na readequação do departamento com o uso de soluções tecnológicas, a fim de melhorar o desempenho e tempo de resposta sobre seus processos.

Em outras palavras, podemos dizer que esse processo é uma transformação digital do RH, que visa deixar de lado os procedimentos manuais e busca substituí-los por soluções, metodologias e recursos inovadores focados em impactar positivamente os resultados da área.

Nesse cenário, a tecnologia funciona como uma aliada dos profissionais de RH, que atuam com recursos de automação, inteligência artificial e análise de dados. Com isso, eles ganham mais agilidade, uma vez que dispensam as atividades manuais e o consumo de papel nas tarefas diárias.

Por que digitalizar o RH?

A digitalização do RH permite que as estratégias criadas no departamento alcancem equipes e colaboradores com mais facilidade e interação. Afinal, a tecnologia funciona como um apoio para otimizar as rotinas burocráticas, assim como também contribui para que o setor consiga atuar de forma mais assertiva.

Além disso, a transformação tecnológica no setor de RH auxilia no aperfeiçoamento do trabalho ao mesmo tempo que facilita a execução de uma tarefa específica.

Em síntese, ao digitalizar o departamento, o trabalho manual e operacional são automatizados, o que possibilita entregas mais rápidas e o aumento da produtividade.

Outro ponto importante é a redução de gastos com armazenamento físico. Uma vez que os colaboradores passam a utilizar documentos eletrônicos nas demandas diárias, o departamento como um tempo consegue ter uma economia de tempo e mais agilidade na resolução de problemas.

Quais são as vantagens da digitalização do RH?

A digitalização do RH beneficia a empresa em diversos aspectos. Confira abaixo as principais vantagens!

Recrutamento e seleção mais eficientes

Com a digitalização do RH, os processos de recrutamento e seleção ganham mais eficiência e velocidade.

Na prática, é possível realizar esses processos com o uso de softwares específicos para a atividade. No mercado, há opções que disponibilizam um mapeamento de perfil comportamental, por exemplo. Essa é uma funcionalidade que consegue traçar, de forma completa, o comportamento dos profissionais.

Além disso, também é possível identificar quem são os candidatos que mais combinam com a cultura da empresa. Dessa forma, o RH consegue direcionar os colaboradores para os cargos que melhor correspondem a seus perfis de trabalho.

No fim, a tecnologia torna os processos de recrutamento e seleção mais fáceis. Ao mesmo tempo que a empresa desburocratiza o processo de contratação, também ganha em produtividade lá na frente, visto que os perfis profissionais admitidos estarão mais alinhados à função.

Armazenamento fácil

Com a implantação de ferramentas digitais no RH, os colaboradores conseguem enviar documentos diretamente para o sistema da empresa. Esse recurso não só facilita o armazenamento de informações — um ponto crucial para o departamento, que lida com diversos dados — como também facilita o acesso a esses arquivos.

Aumento da produtividade

A partir do uso de ferramentas digitais, é possível tornar a rotina do departamento mais produtiva, o que influencia positivamente no rendimento do RH de modo geral.

Nesse sentido, com as soluções eletrônicas, aquelas tarefas rotineiras, repetitivas e que demandam tempo conseguem ser resolvidas em questão de minutos. Ao fim, o RH consegue ter mais qualidade no serviço entregue e consequentemente, beneficia a empresa como um todo.

Gestão eficiente de documentos

Arquivar os documentos em uma plataforma online é uma das principais práticas da digitalização do RH. Isso significa que não é preciso se preocupar com o envio, recebimento e na pior das hipóteses, com o extravio desses arquivos.

Outra vantagem é quanto a organização dos documentos, que em formato eletrônico não exigem espaço físico e todos os cuidados que seriam necessários para a sua versão em papel.

Desse modo, na prática, todo processo que envolve a elaboração e gestão de documentos se torna mais simples. Com ferramentas digitais, é possível compartilhar, visualizar e editar os arquivos sempre que for necessário, tudo por meio do software utilizado na empresa.

Como digitalizar o RH? Por onde começar?

Primeiramente, antes de investir na digitalização do RH, é fundamental entender como a adoção de novas tecnologias pode ser útil.

Para isso, siga os passos a seguir!

1. Repense os processos

O primeiro passo é observar como é a execução dos processos no departamento. Dessa forma, será possível analisar, com clareza, quais pontos precisam de melhoria e quais ações manuais podem ser substituídas por ferramentas tecnológicas.

Na prática, ao realizar essa etapa, será fundamental anotar os processos que possuem estágios morosos, para entender de que forma a tecnologia pode ajudá-los a ser mais eficientes e rápidos.

2. Redesenhe experiências

Nesta etapa, o objetivo será identificar cada ponto de contato do RH e avaliar as experiências — isto é, verificar se a comunicação é ruim, lenta, burocrática e ineficiente.

A partir disso, é preciso analisar a contratação como um todo, desde o recrutamento até a admissão. Depois, pense em um cenário com a realização do processo de forma online. De que forma seria necessário adaptar as etapas e procedimentos para garantir a melhor experiência?

Ademais, não devemos esquecer que é importante considerar tanto a experiência dos candidatos como a dos colaboradores. Dessa maneira, se garante uma contratação mais eficiente.

3. Invista em tecnologia

Enfim, chegamos ao momento em que ocorre a digitalização, de fato, o RH.

Com o auxílio das etapas anteriores, será possível chegar a conclusão sobre os principais pontos de melhoria e quais experiências merecem atenção no processo de digitalização.

De modo geral, essas informações serão fundamentais no processo de escolha da melhor tecnologia para o setor — ou seja, a que melhor atende as necessidades do departamento.

Por isso, faça pesquisas na internet de softwares e plataformas, compare as opções entre concorrentes e tire dúvidas com especialistas de cada empresa.

Vale destacar que o processo de digitalização de um RH pode utilizar várias tecnologias. Logo, basta decidir quais são as ferramentas ideais para o setor e assim, buscar as soluções que poderão otimizá-lo.

Quais são os elementos de um RH digital?

Com a digitalização, é preciso adequar vários elementos do dia a dia da empresa. A seguir, veja alguns exemplos:

Ponto digital

Nas empresas, o registro de ponto é utilizado para comprovar o cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores.

Assim, para digitalizá-lo e eliminar o uso do papel, algumas alternativas são o registro pelo código de barras do crachá, uso de biometria ou a digitação do código de matrícula.

Esses são, inclusive, métodos mais econômicos e seguros, pois inibem o registro indevido e a alteração de dados. Afinal, como são soluções digitais, o registro do ponto é direcionado para a base de dados da empresa.

Posteriormente, ao fim do mês, a ferramenta digital possibilita a geração do relatório e, caso necessário, a apuração das informações.

Em um regime de trabalho home office, também temos opções de ponto digital. Neste caso, existem aplicativos que possibilitam o registro mesmo à distância;

Coleta e análise de dados

A partir de informações coletadas por um sistema, a equipe de RH tem melhores condições de oferecer o suporte aos departamentos, com propostas de políticas seguras, baseadas em dados reais.

Tecnologias como People Analytics permitem a coleta e cruzamento de dados sobre o desempenho e comportamento dos colaboradores.

Em geral, esses dados podem ser úteis para decisões importantes como promoções, valorização de talentos e implementação de estratégias de engajamento.

Além disso, ao compreender a percepção e necessidade dos colaboradores, o RH terá condições de propor treinamentos de capacitação para o desenvolvimento de habilidades e competências específicas.

Documentos eletrônicos

No dia a dia de um departamento de RH, é normal a consulta constante de documentos.

Porantato, com um sistema integrado, processos importantes do RH como admissão, demissão, folha de pagamento, registro de ponto, notificação de férias e gestão de benefícios podem ser gerenciados de forma online.

É importante ressaltar que o uso desses sistemas garante mais agilidade, segurança e também diminui a incidência de erros.

Além disso, atividades como cálculos deixam de ser manuais e ganham uma versão automatizada, que minimiza o risco de falhas em possíveis ações trabalhistas.

Armazenamento na nuvem

A nuvem é outro elemento que facilita muito o trabalho dos profissionais de RH. Nela, é possível armazenar diversos tipos de arquivos e documentos, que ficam disponíveis para acesso por meio de qualquer dispositivo eletrônico.

Por isso, o armazenamento em nuvem é uma ferramenta especialmente útil para empresas que possuem filiais distantes ou que tem colaboradores em home office.

Ademais, a solução também dispensa os altos investimentos em espaço físico e materiais de escritório — como pastas e sacos plásticos, por exemplo — para o arquivamento de documentos em papel.

Além disso, com a nuvem, também não são necessários servidores e HDs específicos para a organização dos documentos digitais, visto que a ferramenta armazena os arquivos na internet.

Assinatura digital e eletrônica

A assinatura digital e eletrônica são modalidades praticadas no ambiente digital. Logo, não exigem presença física das partes.

A assinatura digital consiste em uma tecnologia que utiliza a criptografia para conferir segurança e integridade a documentos eletrônicos. No geral, ela equivale à assinatura de próprio punho e garante a autenticidade do usuário.

Além disso, a assinatura digital exige o uso de certificado digital, identidade eletrônica que deve ser emitida no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Já a assinatura eletrônica possui validade garantida pelo acordo entre as partes. A comprovação desse acordo pode ser feita por meio de uma cláusula específica em contrato ou até mesmo por e-mail ou mensagens de SMS ou de Whatsapp.

Tanto a assinatura digital como a eletrônica possuem validade jurídica pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A legislação, além de regulamentar a assinatura mediante certificação digital, também define que o certificado não é a única forma válida para comprovar a autoria e integridade das assinaturas eletrônicas.

No RH, a assinatura digital e a eletrônica podem ser úteis na hora de formalizar contratos. Assim, além de economizar o uso de papel, as modalidades trazem mais agilidade para o processo burocrático dos processos de admissão, que geralmente exigem diversos documentos.

De que forma a Assinei pode contribuir para a digitalização do RH?

A Assinei é uma plataforma de gestão de documentos que oferece diversas funcionalidades para empresas que desejam tornar suas rotinas mais práticas e eficientes.

Especializada em tecnologia aplicada à gestão de documentos, a Assinei simplifica os processos das organizações com a oferta de soluções integradas para assinaturas eletrônicas e digitais.

No setor de RH, a plataforma pode contribuir com os seguintes recursos:

Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de todos os seus documentos em uma única solução.

Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas da organização. Na plataforma, o administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão.

Fácil integração: preparada para integrações via API com diversos sistemas.

Workflow das assinaturas: permite a determinação do fluxo de assinaturas dos documentos. Assim, é possível escolher quem são os participantes e como eles devem assinar.

Criptografia de ponta: uso da criptografia HASH SHA 256 e tecnologia de ponta para promover alta segurança tecnológica em todos os documentos.

Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os arquivos ficam seguros em um único repositório, sem a necessidade de impressões.

Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza a utilização de assinatura digital ou eletrônica, com validade jurídica pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020.

Modelos de contratos e templates: criação e utilização de modelos de documentos e contratos. É possível configurar e personalizá-los antes de enviar para assinatura.

Conclusão

Como vimos, a digitalização do RH é um conjunto de processos que faz parte da transformação digital das empresas. O objetivo é implementar soluções eletrônicas que melhorem a performance do departamento, de forma a desburocratizar processos e melhorar o processamento de um alto volume de informações.

Várias ferramentas digitais contribuem para a modernização do RH. Dentre elas, temos a adoção de contratos digitais e assinaturas eletrônicas, soluções disponibilizas pela Assinei e que são úteis para as etapas de recrutamento, admissão e no próprio dia a dia do departamento.

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