Na área da educação, que lida com um grande volume de papéis diariamente, a gestão de documentos é um processo essencial.
Entretanto, apesar da importância de realizar esse gerenciamento, nem todas as instituições de ensino possuem esse processo implementado. Ou ainda, quando já realizam essa gestão, a atividade é ineficiente.
Existem diversos obstáculos que dificultam esse processo. Um deles, por exemplo, é a dificuldade de organizar um número enorme de documentos em papel, acumulados durante anos. Sem uma gestão apropriada, é fácil se perder nos prazos dos contratos ou armazenar arquivos que já expiraram há tempos.
Por isso, uma forma de tornar a gestão de documentos mais prática é realizar esse processo digitalmente.
Neste artigo, vamos explicar como e quais são as vantagens de sua instituição de ensino realizar a gestão de documentos digitalmente.
Vamos lá?
Continue a leitura deste artigo e nos acompanhe!
Gestão de documentos: por que é importante para a instituição de ensino?
A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais que acompanham todo o ciclo de vida dos documentos — ou seja, desde a sua produção até a sua destinação final (eliminação ou arquivamento).
Sendo assim, a gestão de documentos está diretamente ligada às atividades da instituição de ensino como um todo. Afinal, todos os setores trabalham e se comunicam, sejam entre si ou com os estudantes e responsáveis, por meio desses arquivos.
Portanto, se essa gestão não acontece da maneira ideal, podemos encontrar problemas em diversas esferas, com diferentes níveis de gravidade. Desde ruídos na comunicação até a perda de documentos importantes, essas adversidades prejudicam o funcionamento da instituição e em casos mais sérios, podem até mesmo levar a penalidades perante a lei.
Desse modo, estabelecer um processo de gestão é algo indispensável para o controle, acompanhamento e armazenamento dos documentos em uma instituição de ensino.
Por que realizar a gestão de documentos da sua instituição de ensino com ferramentas eletrônicas?
Provavelmente, de um modo ou outro, a sua instituição de ensino já faz uma certa administração dos documentos e contratos.
No entanto, é importante pensar em uma forma de evoluir esse processo, de forma que a gestão não se torne um peso para sua instituição de ensino, mas um processo natural e rotineiro. Assim, é possível otimizar o trabalho dos colaboradores e tornar o trabalho de gerenciamento mais prático.
Nesse sentido, uma das melhores formas de alcançar mais eficiência é realizar a gestão de documentos por meio de ferramentas eletrônicas — em especial, aquelas que facilitam a otimização desse processo, como a Assinei.
Existem diversas vantagens em gerenciar os documentos dessa forma. Vejamos algumas delas abaixo:
1. Automatização da gestão de documentos
A automatização é uma maneira de criarmos tarefas automáticas. Com o uso da tecnologia, que substituam atividades manuais e repetitivas.
Assim, quando falamos em automatização da gestão de documentos, estamos nos referindo ao uso de uma plataforma eletrônica que reduza o número de atividades operacionais desse processo.
Desse modo, em vez de se ocuparem com essas tarefas repetitivas e que ocupam uma parte considerável do seu dia a dia, os colaboradores podem utilizar esse tempo para desenvolverem outras atividades.
Neste cenário, um exemplo de como isso acontece é no ciclo de vida dos contratos, um conjunto de etapas que constituem a jornada contratual.
Com a automatização da gestão de documentos, você consegue visualizar com facilidade o número e em qual fase do ciclo os contratos estão. A plataforma irá te fornecer essa informação, sem que um profissional liste e faça a conta manualmente.
Sendo assim, fica mais simples gerenciar os prazos e a temporalidade desses documentos.
Ao mesmo tempo, outra vantagem da automatização é o modo como tornamos essas atividades operacionais menos suscetíveis a erros. Afinal, a plataforma possui um mecanismo próprio e exato para fornecer esses dados.
2. Facilidade de acesso e armazenamento seguro dos documentos
Naturalmente, a gestão de documentos com ferramentas eletrônicas pede que esses arquivos estejam armazenados em um meio eletrônico.
Existem várias formas de fazer isso. Uma delas — e a que recomendamos para facilitar o acesso aos arquivos e ainda assim, garantir a segurança é — a nuvem.
O armazenamento em nuvem é um serviço oferecido por empresas especializadas, que disponibilizam plataformas na qual você pode salvar os arquivos em um ambiente online.
Como os documentos estão armazenados em um sistema localizado na internet, fica mais fácil acessá-los e compartilhá-los: basta ter um dispositivo eletrônico (como computador, tablet ou smartphone) e fazer seu login na plataforma.
Além disso, em plataformas que oferecem o armazenamento em nuvem de documentos, como a Assinei, também é possível rastrear os eventos relacionados ao arquivo (por exemplo, quem compartilhou o arquivo, quais pessoas têm acesso etc.).
Dessa forma, você tem controle e segurança de como está sendo o acesso ao arquivo e só o compartilha apenas com pessoas autorizadas a realizar esse gerenciamento.
3. Encontre os documentos sem dificuldade
Além da facilidade de acesso aos documentos, outro benefício da gestão de documentos por plataformas eletrônicas é a agilidade na busca desses arquivos.
De modo simples, você pode realizar a procura pelo documento por meio da barra de pesquisas da própria plataforma.
Mesmo quando existir um problema ocasional de desorganização, é muito mais fácil encontrar este arquivo de forma digital do que fisicamente. Em poucos segundos, você pode testar diferentes formas de pesquisa, com o uso de diversas palavras-chaves.
Pense, por exemplo, se o departamento financeiro precisa acessar um arquivo antigo disponível no setor administrativo da instituição de ensino.
Quando esse processo ocorre de forma digital, fica muito mais fácil para o pessoal da administração verificar a localização do arquivo e compartilhar o acesso.
Além disso, neste cenário, não existe a preocupação de o financeiro não devolver ou extraviar o documento. Afinal, o arquivo continuará no mesmo local, nas pastas da nuvem do setor administrativo — apenas o link para o acesso que será compartilhado.
4. Redução dos gastos com papel e impressão de documentos
Instituições de ensino são locais com um elevado consumo de papel e impressão de documentos. São provas, planos de ensino, atividades e outros documentos que diariamente, afogam os departamentos em uma enorme papelada.
Uma gestão de documentos realizada de forma eletrônica diminui a impressão de documentos, já que eles passam a ser elaborados de forma digital.
Por consequência, o consumo de papel e dos gastos com impressão (equipamentos, cartuchos etc.) também diminuem, o que pode ter uma influência considerável nas despesas da instituição.
5. Assinaturas eletrônicas nos documentos com validade jurídica
Ao passo que a instituição de ensino começa a elaborar os documentos de modo digital, também é possível começar a utilizar as assinaturas eletrônicas.
Estas modalidades de assinatura possuem validade jurídica pela MP nº 2.200-2/2001 e facilitam a formalização de contratos e documentos à distância.
Logo, é uma funcionalidade que pode ser bastante útil em diversos processos das instituições de ensino, como o das matrículas escolares.
Come implementar a gestão de documentos na sua instituição de ensino?
Agora que você conhece a importância de realizar a gestão de documentos, vamos aprender como implementá-la com o uso de uma plataforma especializada na sua instituição de ensino.
Separamos alguns passos abaixo que podem te ajudar neste processo. Confira!
1. Conheça a estrutura e os processos da sua instituição de ensino
Antes de tudo, é preciso conhecer bem a estrutura e os processos da sua instituição de ensino.
Dessa forma, será possível entender como é a elaboração de documentos no dia a dia e qual é a função de cada um deles no fluxo de trabalho.
Portanto, nessa fase é importante conversar com os colaboradores e entender suas necessidades e expectativas com o procedimento de gestão de documentos. Assim, é possível desenvolver um processo que de fato atenda a realidade da sua instituição de ensino.
2. Crie um método de classificação e organização dos arquivos
Uma gestão de documentos eficiente anda lado a lado com a organização desses arquivos.
Sendo assim, antes de iniciarmos a parte operacional do gerenciamento, primeiramente é necessário definir um método de classificação dos documentos.
Essa classificação nada mais é do que determinar como será o agrupamento dos documentos, de modo que a organização reflita o contexto de elaboração desses arquivos.
Para te ajudar nessa tarefa, pense na classificação em uma ordem hierárquica, que vai do geral para o particular.
Vejamos um exemplo abaixo, conforme a realidade de uma escola.
Como classe principal, podemos utilizar os diferentes departamentos da instituição de ensino: pedagógico, financeiro, administrativo, entre outros.
Suponhamos que vamos classificar os documentos do departamento pedagógico, que está envolvido com as avaliações dos estudantes. Neste caso, a partir dessa classe principal, podemos utilizar os diferentes níveis de ensino como subclasses: infantil, fundamental I, fundamental II e médio.
Em seguida, vamos afunilando as pastas conforme o ano, a turma e outras particularidades, como neste exemplo:
- Pasta-mãe (classe principal): Setor pedagógico;
- 2020;
- Ensino médio;
- 3º ano;
- Turma A;
- Segundo bimestre;
- Avaliações;
- Matemática.
Observe que quanto mais níveis temos, mais específico fica o agrupamento dos arquivos.
No nosso artigo sobre organização de documentos digitais, nós temos mais dicas valiosas sobre o tema. Não deixe de conferir!
3. Defina como será o nome dos arquivos
O nome dos arquivos também é uma questão fundamental para a gestão de documentos.
Existem diversas formas de fazer essa identificação. O que vai te orientar na hora de definir um padrão para os nomes será a própria realidade da sua instituição.
O que isso quer dizer na prática?
Não adianta sua instituição definir que o nome dos arquivos deve conter a data exata de um documento (com o formato ano, mês e dia), por exemplo, se esse padrão dificultar o fluxo de trabalho dos professores.
Neste cenário, pode ser mais fácil identificar o arquivo de outra forma, com apenas os dados sobre o tipo do documento e o ano.
Por isso, falamos anteriormente da importância de conhecer o fluxo de trabalho dos setores da instituição. Desse modo, você evitará problemas com a organização dos documentos, que consequentemente, podem prejudicar a gestão.
4. Considere a temporalidade dos documentos
Quando estamos trabalhando com documentos, é preciso ter cuidado com a temporalidade — ou seja, o período de validade dos arquivos.
Não existe uma definição geral de temporalidade que abarque todas as instituições de ensino. Cada uma define seus próprios prazos, de acordo com o ciclo vital dos documentos e caso se apliquem, conforme regras definidas em legislação.
Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), por exemplo, possuem suas próprias instruções, segundo portarias publicadas pelo Ministério da Educação (MEC) e a tabela de temporalidade do Arquivo Nacional.
Apesar de ser direcionada a esse público, o arquivo pode servir como referência para que colégios, escolas e demais faculdades se orientem quanto à temporalidade de seus próprios documentos.
5. Digitalize os documentos impressos
No caso dos arquivos que já são digitais, a migração ocorre de forma mais fácil: basta fazer o upload deles na plataforma.
Mas e quanto aos arquivos físicos? Como trabalhar com eles na gestão de documentos?
O ideal é que você digitalize os documentos impressos e depois, os adicione na plataforma. Assim, você facilitará o acesso e o gerenciamento desses arquivos.
Para realizar esse processo de digitalização, é importante seguir as orientações do Decreto nº 10.278/2020, que definiu diretrizes técnicas para os documentos digitalizados terem o mesmo valor jurídico que os físicos.
Se a digitalização ocorrer da forma que a lei define, a instituição eventualmente poderá descartar o documento físico, de acordo com a temporalidade do mesmo.
6. Elabore uma política de gestão de documentos, caso necessário
Dependendo de como é sua instituição de ensino, pode ser necessário definir uma política de gestão de documentos. Este regulamento irá reunir as regras e outras informações importantes sobre como deverá ser a produção, preservação e acesso aos documentos da instituição.
Em alguns casos, pode ser necessário contratar ou ter a consultoria de um profissional arquivista. Desse modo, sua instituição consegue ter uma política de gestão de documentos mais eficaz, com base nos princípios da arquivologia.
7. Não esqueça do backup
Uma gestão eficiente também dá atenção às cópias de segurança dos documentos.
O backup é fundamental pois evita que a instituição de ensino esteja sujeita a crimes cibernéticos, sob ação de hackers, ou outros incidentes físicos e virtuais que podem levar a perda dos documentos.
Por isso, além de utilizar uma plataforma confiável para o armazenamento dos seus documentos, também é essencial se precaver e realizar cópias de segurança dos arquivos.
Geralmente, a solução mais comum para o backup é utilizar um HD externo, um equipamento com alta capacidade de armazenamento. Nele, você pode salvar um grande número de documentos e depois, guardá-lo em um local seguro, no qual ele estará protegido desses eventuais incidentes.
8. Cuide da conservação dos arquivos físicos
Mesmo que você faça a gestão de documentos de forma digital, existem documentos que precisam ser preservados de forma física.
Neste caso, é importante seguir algumas orientações:
- Mantenha os documentos em local arejado e limpo, livre de poeira, calor e umidade;
- Guarde os documentos em pastas com tamanho adequado, que sejam levemente maiores, para que você não precise armazená-los com dobras;
- Evite manusear os arquivos em locais sujos e, especialmente, enquanto você se alimenta ou bebe. Assim, você reduz a chance de algum líquido derramar e estregar o documento ou de que migalhas de comidas fiquem entre os papéis, que pode atrair insetos e roedores;
- Evite a exposição dos documentos à luz solar;
- Procure não utilizar barbantes ou elásticos que possam cortar e danificar o documento.
9. Considere criar modelos para os documentos
Além do método de organização e padronização dos nomes dos arquivos, pode ser importante definir um modelo próprio para certos documentos.
Desse modo, a gestão fica ainda mais eficiente, já que é possível visualizar as informações dos arquivos com mais facilidade. Afinal, um documento desorganizado dificulta que você encontre a informação no arquivo.
Porém, se o documento segue um padrão e possui os dados organizados de forma hierárquica e padronizada, você consegue achar a informação que precisa com mais facilidade.
10. Oriente os colaboradores
O mais importante de todo o processo é orientar os colaboradores de como realizar a gestão de documentos da forma correta. Esta é uma dica simples, mas que evita futuros problemas com a organização e gerenciamento dos arquivos em fases mais avançadas do processo.
Além disso, também é importante abrir um espaço para receber feedbacks. Assim, será possível evoluir a gestão de documentos para que cada vez mais, ela atenda melhor a realidade da instituição de ensino e dos colaboradores..
Como a Assinei pode utilizar na gestão de documentos da sua instituição de ensino?
A Assinei, como uma plataforma de gestão de documentos com soluções integradas para assinaturas eletrônicas e digitais, possui diversas funcionalidades úteis para instituições de ensino.
Algumas delas são:
- Assinaturas eletrônicas e digitais ICP-Brasil com validade jurídica;
- Gestão de documentos e assinaturas eletrônicas;
- Dashboard gerencial, para fácil visualização e análise da gestão de documentos;
- Organização de documentos por pastas e cofres;
- Notificações de prazos dos documentos;
- Criação de modelos de documentos;
- Gestão de usuários e participantes na plataforma, para controle dos níveis de acesso.
- Integração via API, para você utilizar as soluções da Assinei integradas ao sistema que sua instituição de ensino já utiliza.
- Suporte online humanizado por diferentes canais de comunicação.
Nossas soluções atendem diferentes instituições de ensino: colégios, escolas, cursos livres, faculdades, entre outras.
Conclusão
A gestão de documentos é fundamental para a administração das instituições de ensino, com efeito em diversos setores.
Quando esse processo é realizado por meio de uma plataforma eletrônica especializada, fica ainda mais simples e prático. Explicamos as principais vantagens neste artigo, além de também te orientar como realizar essa implementação.
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