Como anda a organização e gestão de documentos no RH da sua empresa?
Sabemos que o grande volume de documentação pode dificultar esse controle e gerenciamento.
No entanto, a partir de ferramentas tecnológicas e técnicas de organização disponíveis atualmente, é possível obter uma gestão mais eficiente, que contribui para mais produtividade e sustentabilidade do setor.
Neste artigo, vamos abordar a importância da organização e gestão de documentos de RH, apresentar suas vantagens e explicar como aplicar na sua empresa.
Acompanhe a seguir!
Qual a importância da organização de documentos no RH?
O departamento de Recursos Humanos é um dos setores que mais lida com documentos dentro de uma empresa. Nesse sentido, manter a ordem é fundamental para que os funcionários consigam desempenhar suas funções com eficiência.
Em geral, a rotina da área exige uma alta movimentação de documentos, a fim de manter a regularidade das contratações e o controle dos direitos trabalhistas.
Contudo, a falta de organização dos documentos e a definição dos processos pode acarretar atrasos, erros e problemas, o que gera prejuízos para a empresa.
Sendo assim, a organização de documentos do RH é importante pois contribui para a realização de um trabalho eficiente, além de também ajudar a prevenir danos para o seu negócio.
Por quanto tempo guardar os documentos do RH?
A princípio, sabemos sobre a importância de armazenar os documentos do RH.
No entanto, é essencial saber com exatidão por quanto tempo devemos manter esses arquivos na empresa.
Desse modo, é possível evitar o acúmulo de papéis desnecessários que podem atrapalhar na organização do setor.
Abaixo, vamos ver alguns exemplos de contratos comuns no setor do RH e qual o período recomendado para o armazenamento.
Armazenamento por 2 anos
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
- Aviso prévio;
- Pedido de demissão.
Prazo de 3 anos
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), sendo contabilizado a partir da data do envio ao Ministério da Economia (ME), antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Guarda por 5 anos
- Acordos de compensação de horas;
- Acordos de prorrogação de horas;
- Atestado médico;
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao Sindicato Profissional;
- Comunicação de acidente de trabalho;
- Comunicação de dispensa;
- Controle de ponto;
- Documentos relativos ao vale-transporte e alimentação;
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana;
- Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
- Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Requerimento do Seguro-desemprego;
- Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono e 13º de férias.
Gestão de documentos: como organizar e arquivar os documentos e contratos?
Como podemos ver, o RH trabalha com muitos documentos diariamente. Logo, reunir e administrar todos eles pode ser um grande desafio para os profissionais da área.
Veja a seguir um passo a passo de como organizar documentos e contratos de forma simples e prática.
Definição do local
O primeiro passo é definir um local para guardar os documentos. Essa lógica vale tanto para os arquivos físicos como para os digitais, que também devem ter um local específico para armazenamento. Afinal, arquivos espalhados pelo setor de forma desorganizada correm o risco de extravio, perda ou retrabalho.
Por isso, é importante estabelecer um local específico de acesso rápido dentro do escritório para realizar a guarda dos arquivos físicos. Isso vai facilitar a busca de um registro e tornar o dia a dia dos colaboradores mais rápido e ágil.
Agora, quanto aos documentos eletrônicos, o ideal é criar pastas em locais específicos, como HDs ou sistemas de armazenamento em nuvem.
Padronização dos documentos
Não adianta só guardar os documentos no mesmo local — é importante organizá-los de forma que fique de fácil acesso a todos.
Portanto, logo após definir o local, será necessário adotar normas de armazenamento, como a nomenclatura, a formatação e classificação dos arquivos, além das datas previstas para descarte. Esse padrão, é digno de nota, vale para os documentos físicos e digitais.
Para realizar essa padronização dos documentos, envolva todos os colaboradores do setor nesse processo. Desse modo, com a participação e contribuição de todos, é possível ter uma organização mais assertiva dos documentos. Afinal, são eles que vão utilizar e manusear esses documentos na rotina diária.
Controle do arquivo
Por fim, com os documentos organizados no local específico, é essencial adotar um controle para realizar auditorias constantes.
Nesse caso, o objetivo é manter a ordem dos arquivos e verificar se os novos registros estão sendo armazenados da forma definida, além de realizar o descarte conforme previsto na legislação.
Uso da tecnologia
Na prática, a tecnologia pode funcionar como uma grande aliada tanto na organização como na gestão de documentos do RH.
Um exemplo claro disso são as plataformas de gestão de documentos que auxiliam no controle e gerenciamento de arquivos e contratos. Por meio desse tipo de ferramenta, o gestor elabora, controla, gerencia e assina digitalmente.
Portanto, utilize ferramentas que ajude a manter seus documentos de RH seguros e permita o compartilhamento de informações dentro da empresa.
Quais são os riscos de não realizar a organização e gestão de documentos do RH?
A falta de organização dos documentos do RH pode gerar grandes problemas e consequências para a empresa. Confira a seguir alguns dos principais ricos!
Perda de documentos
Normalmente, percebe-se que um documento foi perdido quando alguém está precisando dele.
Se esse for o caso, dificilmente o departamento consegue identificar como e quando ocorreu o extravio, o que impossibilita a sua recuperação.
Outro fator a ser considerado é a perda de documentos impressos por conta de desastres naturais, como enchentes e incêndio.
Por isso, a organização dos arquivos em locais adequados é tão importante. Nesse caso, podemos, inclusive, destacar a importância da digitalização de documentos para evitar esses tipos de situações.
Custos desnecessários
Como vimos, cada tipo de documento do RH possui prazos específicos para permanecerem guardados. Entretanto, quando não há organização, é normal acumular arquivos por um longo período de tempo.
Como resultado, a empresa precisa investir em um espaço físico amplo e dispor de um alto custo para manter os documentos armazenados sem necessidade.
Vazamento de informações
Uma das consequências mais sérias da falta de organização é o vazamento de informações confidenciais sobre a empresa, funcionário e até mesmo sobre candidatos dos processos de recrutamento e seleção.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) dispõe que a empresa tem a obrigação de zelar por dados pessoais de terceiros.
Sendo assim, as implicações de falhas no tratamento desses dados podem variar, desde sofrer as penalidades da LGPD — como advertência, multa e outras sanções — até danos à reputação da empresa.
Dificuldades para cumprir normas
Em síntese, os documentos de Recursos Humanos contém informações importantes que geralmente são necessárias para a empresa se defender em processos trabalhistas.
Logo, mantê-los em ordem e fácil acesso é fundamental para evitar riscos de penalizações e prejuízos financeiros.
Além disso, a falta de organização abre margem para falhas como o descarte acidental de documentos sem backup, que deveriam ser guardados por mais tempo.
Como consequência, a empresa fica desprotegida, uma vez que não conseguirá comprovar sua situação regular diante de uma fiscalização.
Quais são as vantagens da organização e gestão de documentos digitais?
Em geral, organizar e gerenciar documentos digitais são práticas benéficas para qualquer empresa. Veja a seguir algumas suas principais vantagens!
Ganho de tempo
O ganho de tempo é uma das vantagens da organização e gerenciamento de documentos digitais. Afinal, o manuseio de documentos em uma plataforma digital é muito mais rápido que o manuseio físico.
Além do mais, o uso de um sistema de gestão de documentos torna o acesso aos arquivos muito mais ágil do que mexer em pilhas de papéis.
Outra vantagem é a redução do tempo gasto com trânsito e deslocamentos para escritórios, cartórios, entre outros. Por meio da plataforma, documentos podem ser compartilhados e acessados, sem a necessidade da presença física.
Economia de espaço físico
A economia com espaço físico é outra grande vantagem, visto que a empresa reduzirá gastos com o armazenamento de documentos impressos.
Na gestão de documentos eletrônicos, os arquivos são armazenados em formato digital — ou seja, não será mais preciso investir em grandes locais de armazenamento de documentos.
Segurança e confidencialidade das informações
Os sistemas de gestão de documentos permitem o controle de acesso dos funcionários, o que garante mais segurança e confidencialidade das informações.
Dessa forma, a empresa fica mais segura e não corre o risco de perder arquivos, contratos e documentos importantes do RH.
Mais produtividade e otimização das atividades
Com documentos devidamente organizados em uma plataforma, os profissionais de uma empresa conseguem executar suas atividades com muito mais agilidade e rapidez.
Ademais, por meio de uma boa plataforma de gestão de documentos, o gestor do departamento de RH consegue controlar prazos, o que permite uma melhor organização e otimização do trabalho.
Outro ponto importante é a possibilidade de assinar documentos em formato digital com o uso da assinatura eletrônica. Em algumas situações, negócios podem ser fechados à distância e problemas resolvidos em questão de minutos.
Sendo assim, mais que alocar documentos em pastas no computador, a organização de documentos digitais é formada por processos de gestão executados por meio de ferramentas especializadas.
Conclusão
Enfim, por lidar com um grande volume de documentos, o setor de RH é um dos que mais necessitam de organização e gestão dentro de uma empresa.
Como vimos, a organização de arquivos é fundamental para manter a eficiência e garantir a segurança dos registros e informações da empresa.
Nesse caso, uma das formas mais eficazes de organizar e armazenar os documentos do departamento de forma ágil é utilizando plataformas de gestão de contratos.
Por meio delas, é possível realizar o gerenciamento completo dos arquivos, além de permitir eles sejam encontrados com muito mais rapidez e facilidade.
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