LGPD e gestão de documentos: qual impacto e como se adequar a lei

Imagem de destaque para artigo sobre LGPD e gestão de documentos no Blog Assinei (Créditos: Shutterstock)
Você sabe como aplicar a LGPD na gestão de documentos? Leia este artigo e aprenda como implementar essa legislação na sua empresa!

Você sabe como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a gestão de documentos se relacionam?

Em artigos anteriores no nosso blog, explicamos como essa lei funciona e de que forma aplicá-la na sua empresa. Já neste texto, vamos falar sobre como a lei pode afetar a gestão e o arquivamento de documentos e quais pontos observar para realizar um gerenciamento eficaz de acordo com as diretrizes da LGPD.

Confira a seguir!

O que é LGPD e qual sua importância?

A LGPD (Lei nº 13. 709/2019) é a Lei Geral de Proteção de Dados, uma norma federal aprovada em 2018 que entrou em vigor em 18 de setembro de 2020.

Inspirada na General Data Protection Regulation (GDPR), que entrou em vigência em 2018 na União Europeia, a LGPD determina regras para uso, coleta, armazenamento e compartilhamento de dados dos usuários por empresas públicas e privadas.

Nesse sentido, a finalidade da LGPD é garantir a segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais. Com base nisso, o usuário tem o direito de consultar e solicitar a remoção de seus dados dos sistemas das empresas.

Na prática, esses dados podem ser:

  • Números de documentos, como RG, CPF, PIS;
  • Endereço;
  • Origem racial ou étnica;
  • Filiação às organizações políticas ou religiosas;
  • Vida ou orientação sexual;
  • Informações genéticas e de biometria.

Cabe ressaltar que as empresas podem coletar essas informações de diversas formas. Um exemplo presente em nosso dia a dia ocorre quando os aplicativos de celulares pedem acesso às informações de usuários.

Qual o impacto e a relação entre a LGPD e a gestão de documentos?

Em síntese, a LGPD regulamenta o uso e o tratamento de dados pessoais com o objetivo de protegê-los contra vazamento e uso indevido, o que pode acontecer nos processos de coleta, arquivamento e extração.

Como grande parte das informações pessoais estão registradas em documentos empresariais — como cadastro de clientes e fornecedores, registros de funcionários, contratos e leads gerados em estratégias de marketing — é necessário que as empresas se adequem à lei por meio de uma gestão eficiente.

Diante disso, podemos dizer que a LGPD impacta diretamente a gestão de documentos. Afinal, durante esse processo de gerenciamento, as empresas precisam garantir o sigilo dos dados e evitar acessos indevidos, vazamentos e perdas.

Assim, para se adequar à LGPD, é fundamental que as organizações apliquem as seguintes práticas:

  • Fazer o mapeamento dos dados;
  • Reforçar a política de privacidade e segurança na empresa;
  • Coletar somente os dados necessários;
  • Promover a conscientização da equipe;
  • Entender o fluxo de informações e o que pode ser acessado;
  • Alinhar as mudanças com as lideranças;
  • Estar ciente sobre as penalidades e evitar o descumprimento das regras.

Regras sobre a gestão e armazenamento de documentos

Em relação à gestão e armazenamento dos documentos, a LGPD protege as informações contra alteração, destruição, acesso e reprodução não autorizada.

Outro ponto importante a ser destacado é que a LGPD também estabelece regras sobre a retenção de dados — ou seja, ela obriga as empresas a destruírem ou eliminarem as informações quando elas não forem mais necessárias.

Diante disso, as empresas precisam investir em uma gestão eficiente para proteger os dados de clientes, fornecedores e outros stakeholders. Afinal, é necessário ter um monitoramento contínuo para garantir o cumprimento da legislação.

Nesse sentido, um software de gestão de documentos como a Assinei pode facilitar o gerenciamento e armazenamento e proteção de documentos, de forma a garantir a segurança na transferência de dados e controle de acesso.

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10 princípios para o tratamento de dados conforme a LGPD

  1. Finalidade: especificada e informada explicitamente ao titular;
  2. Adequação à finalidade previamente acordada e divulgada;
  3. Necessidade do tratamento, limitado ao uso de dados essenciais para alcançar a finalidade inicial;
  4. Acesso livre, fácil e gratuito das pessoas à forma como seus dados são tratados;
  5. Qualidade dos dados, deixando-os exatos e atualizados, segundo a real necessidade no tratamento;
  6. Transparência, ao titular, com informações claras e acessíveis sobre o tratamento e seus responsáveis;
  7. Segurança para coibir situações acidentais ou ilícitas como invasão, destruição, perda e difusão;
  8. Prevenção contra danos ao titular e aos demais envolvidos;
  9. Não discriminação, ou seja, não permitir atos ilícitos ou abusivos;
  10. Responsabilização do agente, obrigado a demonstrar a eficácia das medidas adotadas.

Como implementar a LGPD na gestão de documentos?

A princípio, para implementar o cumprimento da LGPD na sua empresa, é fundamental realizar o tratamento de dados. Afinal, as empresas precisam ser totalmente transparentes em relação ao uso das informações capturadas.

Nesse sentido, a gestão de documentos é uma grande aliada na implementação da legislação, garantindo assim a segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais.

Confira o passo a passo a seguir!

Nomeie os responsáveis pelos dados coletados

O primeiro passo para implementar a LGPD na gestão de documentos da sua empresa é nomear os profissionais responsáveis para trabalhar com o tratamento de dados.

Geralmente, as empresas determinam colaboradores para as seguintes funções:

  • Controlador: decide como será o tratamento de dados;
  • Operador: executa as decisões do controlador;
  • Encarregado: atende as demandas dos dados, se comunica com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e orienta os colaboradores sobre a proteção de dados pessoais.

Mapeie os dados

O próximo passo é mapear os dados da sua empresa. Para isso, entenda quais informações devem ser coletadas e quais permanecem organizadas e controladas pela organização.

Além disso, também é essencial verificar os procedimentos, as políticas e as ferramentas utilizadas na empresa para a coleta de dados. Assim, é possível analisar e determinar quais os riscos envolvidos no tratamento dessas informações e propor melhorias, considerando as disposições da LGPD.

Reformule os documentos

Após realizar o mapeamento e identificar o que está ou não de acordo com a LGPD, reformule os documentos de forma que todos exponham, com clareza, o objetivo do tratamento de dados pessoais. Esse processo deve ser feito com o máximo de transparência.

Vale lembrar que caso esses documentos tenham sido compartilhados com terceiros, é necessário esclarecer essa informação.

Estabeleça as políticas internas

As políticas internas da empresa devem conter os procedimentos, princípios e as ferramentas para a segurança de dados. Além disso, o documento deve ter plano de contingências no caso de ocorrência de erros e outros incidentes.

Ademais, também é fundamental ter uma rotina de auditoria para verificar se tudo está funcionando corretamente.

Invista em medidas de segurança

A falta da adoção de medidas de segurança pode resultar na exposição de dados pessoais, fraudes e outros incidentes. Por isso, é extremamente importante investir em ferramentas e protocolos de proteção no ambiente online e offline como os citados a seguir:

  • Utilize sistemas de criptografia de dados;
  • Adicione barreiras virtuais (chaves, senhas, cadeados);
  • Use certificado SSL no e-commerce ou no site;
  • Atualize as senhas regularmente;
  • Delimite os níveis de acesso a dados;
  • Faça backups do banco de dados periodicamente;
  • Adquira software de antivírus e atualize-os sempre;
  • Assine termos de confidencialidade e de responsabilidade com os colaboradores da empresa.

Conscientize a equipe sobre a importância da proteção de dados

Após implementar a LGPD na gestão de documentos da sua empresa, é necessário conscientizar os colaboradores sobre a importância da proteção de dados.

Para isso, incentive o comprometimento da equipe por meio de uma cultura voltada para a proteção de dados dos clientes, de acordo com a legislação. Se preciso, também realize treinamentos sobre o assunto.

Assinei na gestão e proteção de dados

Diante de tudo que falamos até aqui, podemos ver que para se adequar às regras estabelecidas na LGPD, é necessário realizar uma gestão eficaz, que garanta não somente a proteção dos dados contidos em documentos como o controle total de todos os arquivos da empresa.

Sendo assim, um dos meios mais práticos para garantir o controle e gerenciamento contínuo na proteção de dados pessoais é por meio de um software de gestão de documentos.

A Assinei é uma plataforma que permite o gerenciamento eletrônico completo de todos os documentos das organizações. Nela, é possível:

Conclusão

Neste artigo, explicamos que o principal objetivo da LGPD é garantir a transparência na coleta, no tratamento e na aplicação dos dados para que essas informações permaneçam seguras e sejam obtidas a partir de um consentimento.

Nesse sentido, a melhor forma de se adequar à legislação é por meio de uma gestão de documentos eficiente, que assegure os direitos fundamentais de privacidade e liberdade para todos.

Como vimos, a Assinei pode ser uma grande aliada nesse processo. Conte com nossa plataforma para te ajudar nessa missão!

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Então, gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre documentos sigilosos.

Até a próxima!

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