A organização empresarial permite o alinhamento das atividades diárias da empresa, além de definir os níveis de autoridade e comunicação dentro da organização.
Neste artigo, vamos explicar o que é organização empresarial, sua importância e principais vantagens.
Confira a seguir!
O que é organização empresarial?
Podemos definir a organização empresarial como a forma que cada empresa cuida de todas as etapas de trabalho.
Na prática, ela determina como será a divisão das tarefas, os níveis de autoridade e a comunicação dentro da organização.
Sendo assim, é a partir dela que são definidos aspectos como:
- Hierarquia da empresa;
- Escala de funcionários;
- Orçamentos de cada setor;
- Catalogação e forma de acesso aos documentos.
Vale destacar que essa estrutura de organização pode ser centralizada (quando uma única autoridade toma as decisões) e descentralizada (quando há a delegação de autoridade e distribuição de tomadas de decisões entre vários níveis).
Qual a importância da organização empresarial?
A organização empresarial permite que os gestores tenham um maior controle sobre o que acontece na empresa. A partir dela é possível reduzir custos e entender se a empresa está perdendo dinheiro.
Além disso, por meio de um processo de organização, as empresas conseguem melhorar pontos importantes como:
- Qualidade do serviço;
- Relacionamento com cliente;
- Resolver problemas com mais rapidez.
Entenda a seguir como uma empresa organizada influencia positivamente as principais áreas do negócio:
Recursos humanos
Uma empresa bem-organizada aproveita bem as habilidades individuais dos colaboradores e investe na construção de equipes eficientes, a fim de que todos contribuam para os resultados do negócio da melhor forma possível.
Gestão financeira
A companhia que possui uma organização empresarial sólida é capaz de administrar suas finanças de forma inteligente. Dessa forma, além de ter controle total sobre os gastos, a empresa sabe otimizar os recursos e identificar falhas. Como resultado, há o aumento da eficiência e lucratividade.
Estruturação e o gerenciamento dos processos
A organização empresarial envolve processos claros e bem definidos a fim de facilitar a execução das tarefas e promover um desempenho consistente e de qualidade.
Sendo assim, a organização empresarial é composta por fluxos bem definidos, identificação de gargalos e implementação de melhorias contínuas.
Estratégias e a definição de metas
Em geral, uma empresa organizada conhece seus objetivos e utiliza estratégias adequadas para alcançá-los. Para isso, ela analisa o mercado, identifica oportunidades, define os planos de ação e acompanha os resultados.
Todos esses processos contribuem para que ela se adapte às mudanças do mercado, se antecipe a possíveis problemas e tome decisões seguras.
Comunicação com os clientes
A partir de uma boa organização, a empresa consegue estabelecer canais eficientes de comunicação com seus clientes, seja por meio de suporte pós-venda ou estratégias de marketing. Isso gera uma maior satisfação do cliente, fortalecimento do relacionamento e aumento da fidelidade.
Quais são os tipos de organização empresarial?
Para organizar uma empresa, é possível utilizar diferentes métodos, considerando o tamanho, estilo e perfil de quem administra. Veja a seguir os três tipos de organização empresarial!
Organização funcional
O modelo de organização funcional é determinado pela função de cada departamento da empresa. Dessa forma, cada setor deve possuir um dirigente especialista na área, que atua dentro do seu departamento, mas não interfere nas tomadas de decisão dos outros.
Isso significa que os coordenadores das várias áreas respondem somente pelo seu setor, de forma focada e especializada.
Nesse cenário, existe o diretor executivo, que está acima de todos os setores e tem autoridade para interferir nas decisões de todas as áreas da empresa.
O ponto positivo é que a empresa possui líderes com profundo conhecimento em seus setores, que conseguem tomar decisões seguras e assertivas. No entanto, os departamentos podem ficar muito isolados, dificultando a comunicação e troca de informações.
Organização linear
A organização linear é o modelo mais conhecido e tradicional. Nela, os níveis de hierarquia são bem definidos e as decisões são sempre top-down — ou seja, do topo para baixo.
Nesse sentido, os profissionais do topo do comando tomam decisões, criam estratégias e comunicam o que foi decidido aos subordinados que cumprem as ordens.
Apesar de ter uma implementação fácil, já que a execução das decisões é ágil, os líderes podem ficar sobrecarregados, pois não podem delegar parte de seu trabalho.
Ademais, também podem ocorrer falhas de comunicação, visto que a informação parte do topo e passa por muitos níveis até chegar na base.
Linha-staff
Esse modelo une as duas maneiras de organização citadas. Assim, há um comando hierárquico e os diferentes departamentos possuem autonomia de trabalho, sendo que eles interagem mais entre si.
O intuito é promover uma maior cooperação entre os diversos setores, seguindo uma hierarquia regida pelos coordenadores de cada área. Dessa forma, há uma troca muito maior de informações e, também, cooperativa, que contribui para a conquista de objetivos em comum.
Entretanto, apesar dos benefícios deste modelo de organização, pode haver conflito, já que os gestores interferem em áreas diversas, mas não podem tomar decisões fora de seus departamentos.
Quais são as vantagens da organização empresarial?
A princípio, uma boa organização empresarial é capaz de beneficiar diversas áreas. Veja a seguir suas principais vantagens:
Eficiência operacional e melhoria da produtividade
Ao investir em uma organização bem estruturada, é possível obter mais eficiência nos processos, otimizar o uso de recursos e minimizar desperdícios.
Além disso, a organização contribui para uma distribuição clara de responsabilidade, o que aumenta a produtividade das equipes.
Melhoria na comunicação interna
Uma boa organização empresarial possibilita uma comunicação mais clara e eficaz nas equipes, evitando conflito de informações. Dessa forma, as decisões podem ser tomadas de maneira rápida e eficiente.
Boa adaptação às mudanças
A partir de uma organização flexível, as empresas conseguem se adaptar rapidamente às mudanças de mercado e, assim, permanecem competitivas.
Dicas de como melhorar a organização empresarial
Existem algumas práticas que podem ajudar a melhorar a organização empresarial. São elas:
Realize backups
Para manter os dados seguros, é fundamental fazer o backup. Por isso, lembre-se de criar cópias e armazená-las em um local separado, com o objetivo de proteger essas informações contra perdas, danos ou exclusão acidental.
Nesse sentido, o recomendado é testar periodicamente a recuperação desses backups para garantir sua integridade e disponibilidade.
Outra solução é a gestão de documentos em nuvem, que proporciona maior segurança em termos de políticas de segurança da informação e de segurança física, uma vez que os arquivos protegidos contra perdas decorrentes de incêndios ou furtos.
Automatize processos
A automatização de processos é um importante aliado da boa organização empresarial. Por meio de tecnologias e ferramentas adequadas, é possível otimizar tarefas e reduzir a dependência de intervenção manual. Como resultado, ocorre o aumento da eficiência e minimização de erros e retrabalhos.
Utilize softwares para organização empresarial
Por ter uma ampla gama de recursos, os softwares de organização empresarial ajudam a realizar a gestão da empresa por meio da centralização de informações, agilidade de processos e facilidade na tomada de decisões estratégicas.
Vale destacar que a escolha de um software adequado deve levar em consideração as necessidades específicas do seu negócio.
Gestão de documentos eficiente e o armazenamento em nuvem na organização empresarial
Não há como promover a organização de uma empresa sem investir na organização de documentos. Essa é uma tarefa fundamental em todas as empresas, independente do tamanho ou segmento, pois melhora o desempenho e agilidade das equipes ao facilitar a localização e o acesso aos arquivos.
Nesse caso, uma das formas mais eficazes de organizar e armazenar os documentos dos departamentos é com o uso de plataformas de gestão, que possibilitam o controle completo dos arquivos.
Outro ponto importante que deve ser lembrado é o armazenamento seguro desses documentos. Uma forma de garantir essa segurança é pelo armazenamento em nuvem, que torna possível a automatização de todo o ciclo de vida do documento e, como resultado, traz mais agilidade aos processos do dia a dia.
Entre as soluções disponíveis no mercado com essa funcionalidade, temos a Assinei. A plataforma é especializada em gestão de documentos e oferece soluções integradas para assinaturas eletrônicas e armazenamento em nuvem.
Com a Assinei, a empresa ganha uma grande parceira na implementação da organização empresarial. Por meio da plataforma, é possível elaborar, gerenciar, assinar, criar tarefas e armazenar documentos em uma única solução.
Conheça outras funcionalidades da Assinei abaixo:
- Monitoramento e unificação das informações e dos histórico de documentos;
- Definição de alertas e prazos para gestão de documentos;
- Modelos produtos de documentos e contratos para edição;
- Envio de assinaturas com validade jurídica e no padrão ICP-Brasil, com ou sem certificação digital;
- Gestão de documentos e contratos mais efetiva.
Conclusão
Como explicamos neste artigo, a organização empresarial determina a maneira como as tarefas são divididas, além dos níveis de autoridade e como será a comunicação dentro da organização.
Entre as vantagens que as empresas podem adquirir por meio da organização empresarial, estão o aumento da produtividade e da eficiência operacional, a melhoria na comunicação interna e a facilidade de adaptação às mudanças.
Que tal começar a evoluir a organização da sua empresa pelos documentos?
Solicite uma demonstração da Assinei e conheça, na prática, como nossas funcionalidades podem tornar seus processos mais eficientes.
Gostou desse conteúdo? Então, aproveite e leia nosso artigo sobre organização de documentos digitais.
