A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) mudou completamente a maneira como as empresas lidam com os documentos. Nela, os processos são executados no ambiente digital, garantindo mais praticidade, produtividade, conformidade legal e segurança.
Esse tipo de gestão está se tornando cada vez mais comum em pequenas, médias e grandes empresas. Por isso, elaboramos um artigo para explicar, com detalhes, como ela funciona.
Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe a seguir!
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um processo que envolve o gerenciamento, armazenamento, controle, classificação e monitoramento de documentos no ambiente digital.
Portanto, podemos dizer que a GED substitui ou complementa os processos tradicionais de gerenciamento de documentos em papel, garantindo assim a segurança e fácil acesso a informações escritas, imagens, arquivos de áudio e outros tipos de documentos eletrônicos.
Qual é o objetivo da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
O principal objetivo da GED é organizar e sistematizar as informações para que sejam acessadas de forma mais fácil e eficiente.
Assim, ao utilizar a GED é possível:
- Acelerar a tomada de decisão e resultados dos negócios;
- Promover economia, precisão e otimização na administração;
- Proporcionar o acesso aos documentos de forma estratégica e inteligente;
- Controlar o armazenamento, fluxo e compartilhamento de documentos.
Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
Para realizar a GED, é necessário ter o auxílio de tecnologias que permitam criar, capturar, armazenar, organizar, indexar, recuperar e distribuir documentos e informações de forma digital.
Dessa forma, é possível substituir o processo de gestão manual com documentos em papel por um no qual o gerenciamento de informações é mais eficiente e acessível.
A Assinei, por exemplo, é uma plataforma especializada em gestão de documentos eletrônicos que permite a elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de documentos em um único lugar.
Quais são as fases para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em uma empresa?
O gerenciamento de documentos no ambiente digital tem como base a digitalização e arquivamento desses arquivosa.
Entre as etapas que compõem esse processo, temos:
- Captura de documentos nos processos internos da empresa por meio de uma tecnologia específica;
- Gestão documental que envolve a criação, edição, revisão e eliminação de documentos digitais;
- Melhoria contínua desse processo dentro da empresa.
Confira a seguir pontos importantes que devem ser considerados na implementação da GED na sua empresa!
Captura de documentos
Na implementação, o primeiro passo é converter os documentos em papel em formato eletrônico. Isso pode ser feito por meio de scanners, impressoras multifuncionais, aplicativos de captura móvel ou integração com sistemas de origem eletrônica.
Armazenamento digital
Após realizar a digitalização dos documentos, é necessário armazená-los em repositórios digitais seguros, como na nuvem. Assim, é possível garantir a integridade, segurança e acesso controlado às informações.
Indexação e classificação
Outro passo importante é indexar e categorizar os documentos com base em metadados, como nome do arquivo, data de criação, palavra-chave, entre outros. Isso vai facilitar a busca e a recuperação posterior desses arquivos.
Controle de acesso
O controle de acesso ajuda a estabelecer as pessoas que estão autorizadas a visualizar, editar ou excluir documentos. Essa prática é fundamental para manter a segurança e privacidade das informações.
Esse controle pode ser feito por meio de um sistema de gestão de documentos.
Workflow e colaboração
Muitos sistemas de GED permitem a automação de fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível definir processos de aprovação, revisão e colaboração em documentos, o que contribui para o aumento da produtividade.
Rastreabilidade
Após automatizar os fluxos e definir processos, é importante investir na rastreabilidade dos documentos. Assim, a empresa consegue ter o controle sobre quando, quem e o que foi feito no acesso dos arquivos, trazendo mais segurança às informações.
Retenção e descarte
Por meio de um sistema eletrônico, é possível configurar políticas de retenção de documentos para cumprir regulamentações e requisitos legais. Essa prática facilita o descarte seguro de documentos que não são mais necessários.
Integração com outros sistemas
Por fim, a integração com outros sistemas, como sistemas de gestão empresarial (ERP) e sistemas de recursos humanos, otimiza a troca de informações e evita a duplicação de dados.
Quais são as principais vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para as empresas?
A GED pode beneficiar as empresas de diversas formas. Conheça a seguir suas principais vantagens!
Agilidade e eficiência
- Agilidade nos processos internos da empresa;
- Mais rapidez no fechamento de novos negócios;
- Gerenciamento automatizado de processos;
- Facilidade para integrar equipes e colaboradores de diversos departamentos da empresa;
- Simplificação na criação de workflows automatizados para aprovações e revisões de documentos;
- Aumento da produtividade;
- Desburocratização e agilidade nos processos legais, que exigem responsabilidade sobre cumprimento de prazos.
Organização e controle
- Mais precisão na procura por informações, documentos e arquivos específicos;
- Controle em todos os processos que envolvem documentos importantes;
- Centralização e organização de informações e dados;
- Rastreabilidade e histórico completo de alterações de documentos;
- Menos risco de perda, extravio ou danos a documentos importantes.
Economia e sustentabilidade
- Diminuição de custos com impressão, cartório, transporte e logística de documentos;
- Economia de papel que, consequentemente, contribui para a preservação do meio ambiente;
- Redução de custos com impressão e logística;
- Melhor aproveitamento do espaço físico.
Segurança e conformidade
- Maior segurança e controle de acesso;
- Conformidade com regulamentações legais;
- Mais facilidade na resposta a auditorias e processos legais;
- Assinaturas digitais para aprovações e consentimentos;
- Acesso seguro a documentos em dispositivos móveis;
- Compartilhamento seguro de documentos com equipes remotas ou parceiros externos;
- Maior segurança e controle de acesso a informações sensíveis.
Tomada de decisão e competitividade
- Tomadas de decisões mais assertivas;
- Análises de dados e insights mais precisos;
- Aumento da competitividade da empresa;
- Aumento da satisfação do cliente devido a maior rapidez no atendimento e na resolução de problemas;
- Mais credibilidade.
Quais áreas e setores podem ser beneficiados com a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A GED pode ser aplicado em diversos setores. Alguns exemplos são:
- Área da saúde
- Segmento jurídico e contábil;
- Educação.
Área da saúde
Na área da saúde, é possível aplicar a GED em clínicas e operadoras de planos de saúde. Assim, por meio de sistema de gerenciamento de documentos, é possível armazenar, acessar e organizar prontuários, resultados de exames, laudos e outros.
Além disso, a gestão eletrônica de documentos oferece melhorias em relação ao compartilhamento de informações entre usuários dos serviços, profissionais e pacientes.
Segmento jurídico e contábil
A GED também tem sido muito utilizada nos setores jurídico e contábil. Isso porque profissionais dessas áreas precisam arquivar documentos importantes de clientes, operações e processos.
Com isso, eles conseguem reduzir erros, atrasos e riscos à integridade e ao sigilo das informações.
Educação
As instituições de ensino trabalham diariamente com documentos que vão desde matrículas de alunos até arquivos financeiros. Por isso, precisam de bom gerenciamento documental, não só para garantir a organização de arquivos como para melhorar a segurança e agilidade no dia a dia.
Portanto, a GED no setor da educação ajuda a otimizar o fluxo de trabalho e facilita o acesso aos arquivos digitais de forma prática e eficiente.
Como a Assinei se relaciona com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A Assinei é uma plataforma especializada em gestão de documentos com soluções integradas para assinaturas eletrônicas e digitais.
Sendo assim, ela pode ser utilizada na implementação da GED nas empresas, uma vez que permite a elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamentode documentos em um único lugar.
Com a Assinei, não é mais necessário gerenciar documentos por planilhas extensas. Na plataforma você pode:
- Controlar e unificar as informações e histórico dos documentos;
- Criar tarefas e alertas, definir prazos, armazenar ou utilizar modelos prontos;.
- Enviar assinaturas no padrão ICP-Brasil, com ou sem certificação digital;
- Tornar sua gestão mais efetiva.
Em resumo, ela reúne as seguintes funcionalidades:
Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de todos os seus documentos.
Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas da organização. O administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão.
Fácil integração: preparada para integrações via API com diversos sistemas, além de possuir integração nativa com os softwares Siagri da Aliare.
Workflow das assinaturas: permite a determinação do fluxo de assinaturas dos documentos. Assim é possível escolher quem são os participantes e como devem assinar.
Tecnologia blockchain: utiliza da criptografia HASH SHA 512 e da tecnologia blockchain para garantir a segurança dos documentos na plataforma. Todas as operações realizadas estão em conformidade com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os documentos ficam seguros em um único repositório.
Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza a utilização de assinatura digital ou eletrônica.
Modelos de contratos e templates: criação e utilização de modelos de documentos e contratos, sendo possível configurar e personalizar antes de enviar para assinatura.
Conclusão
Neste artigo, aprendemos como a GED consiste em um processo que envolve o gerenciamento, armazenamento, controle e monitoramento de documentos no ambiente digital.
Esse processo pode ser feito com a ajuda da tecnologia, que permite organizar e sistematizar as informações para que sejam acessadas de forma mais fácil e eficiente.
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