O certificado digital para empresas é a identidade digital da pessoa jurídica no meio eletrônico. Além de possibilitar a assinatura de documentos, com ele também é possível realizar transações online com mais segurança.
Neste artigo, vamos explicar como o certificado digital funciona e quais são suas vantagens para as empresas.
Quer entender mais sobre o assunto?
Então, continue a leitura para saber mais…
O que é certificado digital para empresas e para que serve?
O certificado digital para empresas é basicamente uma identidade digital da empresa, que possibilita a assinatura de documentos com validade jurídica e a realização de transações online de forma segura.
Sendo assim, o documento serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online com segurança, privacidade e agilidade.
No geral, as empresas podem utilizar o certificado digital nas seguintes situações:
- Envio e assinatura digital de documentos (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações etc.);
- Envio de declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
- Realização de transações bancárias online com segurança;
- Participação de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
- Assinatura de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), escriturações contábeis e fiscais;
- Realização de login em ambiente restritos, como o Portal e-CAC da Receita Federal;
- Envio de informações para o eSocial.
Vale ressaltar que a assinatura digital, feita por meio do certificado digital, dispensa o reconhecimento de firma em cartório, o que garante mais agilidade aos processos.
Desse modo, podemos afirmar que as pessoas jurídicas ganham várias vantagens no dia a dia com o uso dos certificados digitais, visto que ele facilita as transações em qualquer operação que necessite de identificação e validação jurídica pela internet.
Como assinar um documento com certificado digital?
Certamente, das possibilidades de uso do certificado digital, a que mais se destaca é a assinatura digital.
Considerada a modalidade mais segura das assinaturas eletrônicas, a assinatura digital utiliza obrigatoriamente o certificado digital, que deve ser emitido por uma instituição autorizada.
No Brasil, as instituições que emitem o certificado digital são as Autoridades Certificadoras (AC) e as Autoridades de Registro (AR), que fazem parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A Assinei está incluída na segunda categoria.
Existem diversos modelos de certificado digital disponíveis no mercado. De forma geral, essas identidades têm validade de um a três anos e podem ser armazenadas em mídia (cartão ou token), nuvem ou ser instaladas diretamente em um dispositivo.
Independente de qual for o modelo, todo certificado digital possui uma chave criptográfica pública ou privada — ou seja, um nome e um número exclusivo que garante segurança ao usuário. Essa chave compõe um sistema de criptografia assimétrica, no qual só é possível acessar os dados por meio da chave correta, que consegue decodificá-los.
Isso significa que a geração dessas duas chaves — pública e privada — ocorre de forma aleatória, por meio de funções matemáticas que trabalham em conjunto. Logo, tudo o que uma chave assina, apenas a outra chave é capaz de autenticar, o que garante maior segurança ao documento.
A importância de uma plataforma especializada em assinatura digital
Sendo assim, além do certificado digital, para assinar um documento digitalmente é preciso utilizar uma plataforma especializada nessa operação. Dessa maneira, você garante que a assinatura foi realizada em um ambiente seguro, que garante a proteção dos seus dados e o amparo jurídico da modalidade.
Afinal, devemos lembrar que assinar um documento por meio de um certificado digital é um ato reconhecido por lei (no caso, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020) e que possui o mesmo valor jurídico que um documento físico com assinatura e autenticado em cartório.
Nesse tipo de ferramenta, você irá elaborar ou fazer o upload do documento a ser assinado na própria plataforma. Lá, após preenchê-lo com as informações necessárias e adicionar os participantes — ou seja, as pessoas que devem assiná-lo —, você envia o documento para assinatura por e-mail, mensagem SMS ou Whatsapp.
Desse modo, todo o processo de assinatura consegue ser realizado online, sem envolver custos com papel, transporte, impressão ou despacho de documentos.
Quais são as categorias de certificado digital?
Existem quatro categorias de certificados digitais. São elas:
- Tipo A: mais popular, é ideal para quem precisa assinar documentos e emitir notas fiscais;
- Tipo S: utiliza a criptografia para garantir sigilo nas transações;
- Tipo T: conhecido como “carimbo do tempo”, certifica a existência do documento ou a assinatura em determinado dia e horário;
- Certificado digital em nuvem: como o seu armazenamento é em nuvem, o acesso é possível por qualquer dispositivo eletrônico.
Nos acompanhe para ver mais sobre elas abaixo!
Certificados digitais tipo A: A1 e A3
Podemos encontrar o certificado Tipo A em dois modelos: o A1 e o A3.
A diferença entre essas duas versões é que a instalação do certificado A1 é feita em um computador, enquanto o certificado A3 é armazenado em um dispositivo criptográfico, como um token ou smartcard.
Independente de qual dos modelos você escolher, os certificados digitais tipo A permitem a realização da assinatura digital de documentos e de outras transações online.
No geral, o objetivo desses certificados digitais é confirmar e identificar o assinante, seja ele pessoa física ou jurídica.
Certificados digitais tipo S
Este modelo, que também recebe o nome de certificado de sigilo, é ideal para proteger informações sensíveis e com alto valor.
Sendo assim, essa modalidade de certificado permite que somente pessoas autorizadas acessem o conteúdo dos documentos.
Certificados tipo T
O certificado digital do tipo T também é conhecido como carimbo do tempo. Em resumo, ele é responsável por atestar a existência do documento ou assinatura em determinado dia e horário.
Portanto, este modelo é um certificado digital que funciona não só para validar um documento, mas também para atestar a data e hora em que determinada atividade foi realizada.
Certificado digital em nuvem
Na prática, este modelo é um certificado digital armazenado em nuvem, disponível como e-CPF (para pessoas físicais) e e-CNPJ (para pessoas jurídicas).
Dessa forma, o acesso a este modelo de certificado digital é possível por meio de qualquer dispositivo eletrônico. A autorização do uso ocorre por meio de um aplicativo instalado no smartphone, em que também se pode consultar o histórico de uso do documento.
Como obter um certificado digital?
Para obter o certificado é necessário seguir alguns passos. Confira!
1. Escolha uma Autoridade Certificadora ou uma Autoridade de Registro
Primeiramente, para adquirir seu certificado digital, é necessário entrar em contato com uma AR, como a Assinei, ou uma AC de primeiro nível vinculada à ICP-Brasil.
Conforme a hierarquia da infraestrutura, a primeira entidade será responsável por encaminhar a solicitação do seu certificado digital à AC de 1º nível, que realizará a emissão da identidade.
2. Selecione o modelo de certificado digital ideal
Veja as opções oferecidas pela certificadora e selecione a mais indicada para o seu caso.
A Assinei, por exemplo, disponibiliza dois tipos de certificado digital: o A1 e o em nuvem.
Você pode adquirir o seu certificado digital via Assinei clicando aqui ou no banner abaixo:
3. Apresente a documentação necessária
Neste passo, é necessário apresentar alguns documentos pessoais e da empresa para que a entidade ateste a veracidade dos dados.
Alguns dos documentos que a autoridade pode solicitar são:
- Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário);
- Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF);
- Cartão do CNPJ impresso.
4. Coleta de dados biométricos
Além de apresentar os documentos, a autoridade que irá emitir o seu certificado digital também deverá coletar seus dados biométricos.
Anteriormente, este processo costumava ser apenas presencial. Nesse caso, a autoridade realizava a coleta das impressões digitais do requerente.
No entanto, com a pandemia do Covid-19 e a necessidade de adotarmos o distanciamento social, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil, autorizou o processo de validação por videoconferência por meio da Instrução Normativa (IN) nº 05/2021.
De acordo com o ato, durante a videoconferência, a coleta de dados biométricos ocorre pela captura de face do requerente do certificado digital, que deve atender as condições e parâmetros técnicos da normativa.
5. Aguarde o envio do certificado
Após a coleta de dados biométricos e da validação de todas as informações, a autoridade emitirá o certificado e posteriormente, irá disponibilizá-lo no formato do modelo.
Quais empresas devem ter certificado digital?
A princípio, qualquer pessoa física ou jurídica pode obter o certificado digital.
Entretanto, quando falamos de empresas, o certificado digital se torna obrigatório nos seguintes casos:
- Empresas que estão inscritas nos regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido;
- Empresas que emitem NF-e.
A única exceção é o microempreendedor individual (MEI), que na maioria dos casos, não tem essa obrigatoriedade. No entanto, ele pode optar pelo certificado digital voluntariamente, de forma a utilizar a assinatura digital e garantir mais segurança para suas operações digitais.
Já as empresas que se enquadram no regime tributário do Simples Nacional, por sua vez, tem o certificado digital exigido em casos diferentes.
Geralmente, essas empresas precisam do certificado digital quando possuem mais de um funcionário. No entanto, de forma mais específica, a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/18 define que o certificado digital é necessário para as microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte nas seguintes situações:
- Para recolher o Fundo de Garantia de Tempo e Serviço (FGTS), entregar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e enviar informações trabalhistas pelo eSocial;
- No momento em que a legislação municipal ou o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- No fornecimento de informações referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
- Na apresentação de informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.
Dessa forma, com a obrigatoriedade do certificado digital em variadas operações fiscais, logo podemos concluir que o governo federal deve ampliar cada vez mais o uso da identidade em outras obrigações, órgãos e programas.
Quais são as vantagens do certificado digital para empresas?
Entre as vantagens que o certificado digital pode oferecer para as empresas, podemos citar:
Assinatura digital
Uma das principais vantagens do certificado digital é a possibilidade de assinar documentos digitalmente com total segurança.
Como a identidade utiliza criptografia, uma tecnologia de segurança extremamente avançada, o uso do certificado digital vale como um atestado da confiabilidade da operação ou do documento em questão.
Assim, sua empresa oferece aos parceiros e clientes mais segurança aos dados que eles informam durante as operações digitais.
Além disso, vale ressaltar que essa questão ganhou ainda mais importância juridicamente com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Elaboração de diversos documentos
É possível utilizar o certificado digital na assinatura de contratos digitais e em documentos de diversos setores, como educação, agronegócio, contabilidade, entre outros.
Ademais, outra possibilidade do certificado digital é na elaboração de procurações eletrônicas. Estes documentos servem para conceder a um indivíduo a permissão de fazer algo em nome do titular, o que facilita ainda mais a formalização de negócios à distância.
Mobilidade
Com o certificado digital, é possível formalizar os negócios a distância, uma vez que é possível assinar documentos com assinatura digital via smartphone, tablet ou computador.
Redução de custos
Uma vez que é possível realizar diversas operações de forma eletrônica, sem a necessidade de imprimir ou se deslocar para a coleta e entrega de documentos, há a redução de custos da empresa.
Além disso, é possível evitar gastos com abertura e reconhecimento de firma, espaço físico para armazenamento de documentos, custos com envio, entre outros.
Qual o prazo de validade do certificado digital para empresas?
A validade do certificado digital para empresas, ou e-CNPJ, pode variar entre 12 e 36 meses, dependendo do tipo de certificado e do fornecedor. Logo, é fundamental verificar a data de validade do certificado e renová-lo antes do vencimento para evitar problemas como atrasos em obrigações fiscais e acesso a portais online.
Veja o prazo de validade de acordo com a modalidade:
- Certificado digital A1: possui validade de 12 meses. Ele é armazenado no computador ou em nuvem, o que permite a utilização em diversos dispositivos sem a necessidade de mídia física como token ou cartão;
- Certificado digital A3: a validade pode ser de 12, 24 ou 36 meses, dependendo da opção escolhida no momento da compra. Este tipo de certificado é armazenado em uma mídia física (token ou cartão) ou na nuvem, oferecendo mais segurança por não poder ser copiado para outros dispositivos.
Sendo assim, é importante estar atento à data de validade do seu certificado digital para evitar interrupções nas atividades da empresa.
Exemplos práticos do uso do certificado digital em empresas
O certificado digital se tornou uma ferramenta essencial para otimizar processos e garantir a segurança em diversas atividades. Veja alguns exemplos:
Assinatura digital de documentos
O certificado digital pode ser utilizado para assinar diversos tipos de documentos como contratos e procurações.
Na prática, é possível assinarcontratos de compra e venda, prestação de serviços, acordos de confidencialidade e outros documentos importantes de forma eletrônica, com validade jurídica. Isso agiliza negociações e reduz custos com papel e envio.
Para exemplificar, imagine um escritório de advocacia que precisa formalizar um contrato de honorários com um cliente em outra cidade. O documento digital é então assinado eletronicamente por ambos, utilizando seus respectivos certificados digitais.
Dessa forma, é possível garantir a validade jurídica do documento sem a necessidade de encontros presenciais ou envio de documentos físicos.
Emissão de documentos fiscais eletrônicos
A emissão e assinatura da NF-e são realizadas obrigatoriamente com o certificado digital, garantindo a validade fiscal da operação e a autenticidade do emissor.
Da mesma forma que a NF-e, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) exige o certificado digital para sua emissão e validade em transações de serviços.
Por exemplo, uma indústria de confecção que comercializa seus produtos para diversas lojas interestaduais pode gerar a NF-e em seu sistema e assiná-la digitalmente com o certificado, agilizando tanto o faturamento quanto a logística de entrega.
e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte)
Com o certificado digital, sua empresa pode acessar diversos serviços da Receita Federal de forma online, sem a necessidade de se deslocar fisicamente. Isso inclui:
- Consulta de informações cadastrais e fiscais;
- Emissão de Certidões Negativas de Débito (CND);
- Entrega de declarações e demonstrativos;
- Realização de parcelamentos de débitos;
- Procurações eletrônicas;
- Acesso ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).
Considere um escritório de contabilidade que precisa enviar mensalmente a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) de seus diversos clientes. Ao utilizar o certificado digital (e-CNPJ) para acessar o e-CAC e transmitir as declarações eletronicamente, ele economiza tempo e recursos.
eSocial
O envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregados pode ser feito eletronicamente por meio do eSocial e a assinatura desses arquivos exige o certificado digital da empresa.
Um exemplo prático é quando uma clínica médica precisa enviar informações sobre seus pacientes para o eSocial, referentes a eventos de saúde e segurança do trabalho. A assinatura desses arquivos eletrônicos é realizada com o certificado digital, garantindo a autenticidade e a integridade dos dados transmitidos.
Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
A transmissão de arquivos digitais de escrituração contábil e fiscal (ECD, ECF, EFD) é realizada com a assinatura digital através do certificado, garantindo a autenticidade e a integridade dos dados enviados.
Sistemas estaduais e municipais
Muitos estados e municípios também utilizam o certificado digital para o acesso a serviços online relacionados a impostos estaduais (ICMS) e municipais (ISS), como emissão de guias de pagamento e inscrição estadual/municipal.
Como o certificado digital pode ajudar empresas a se adequarem à LGPD?
O certificado digital e a LGPD estão diretamente relacionados, pois o certificado digital é uma ferramenta que ajuda a garantir a segurança e a conformidade com as normas da LGPD no tratamento de dados pessoais.
Na prática, a LGPD estabelece regras para a coleta, armazenamento e uso de dados pessoais. O certificado digital, por sua vez, atua como uma camada de segurança adicional, assegurando a autenticidade e a integridade das informações.
Como o certificado digital ajuda na LGPD:
- Autenticação e identificação: o certificado digital permite identificação e autenticação de pessoas ou entidades, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a dados sensíveis;
- Assinatura eletrônica: assinatura digital confere validade jurídica a documentos e transações online, o que é fundamental para processos de consentimento e gestão de dados;
- Segurança e Confiança: ao usar o certificado digital, as empresas demonstram seu compromisso com a segurança e a proteção de dados pessoais, o que fortalece a confiança dos usuários;
- Facilidade na implementação da LGPD: ocertificado digital facilita a implementação de processos de consentimento e gestão de dados, como a assinatura digital de contratos e a validação de identidades, tornando o cumprimento da LGPD mais eficiente.
Em resumo, o certificado digital é uma ferramenta que facilita o cumprimento da LGPD, pois garante a segurança das transações, a validade jurídica das assinaturas e a proteção dos dados pessoais.
Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é o certificado digital e como esta identidade pode ser útil para as empresas.
Por meio do certificado digital, é possível assinar documentos e realizar transações online com muito mais segurança.
Seu uso se tornou comum em muitas organizações, visto que já é uma exigência para aquelas sob os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido e as que NF-e.
Na Assinei, nós trabalhamos com duas modalidades de certificado digital: o A1 e o em nuvem.
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