A assinatura de documentos online tornou-se uma prática comum, principalmente em pequenas e grandes empresas. Além de reduzir custos, ela garante o aumento da agilidade e produtividade nos processos.
Neste artigo, vamos explicar como assinar documentos online e apresentar suas principais vantagens.
Acompanhe a seguir!
Quais assinaturas são utilizadas no ambiente online?
No ambiente online é possível utilizar a assinatura eletrônica e assinatura digital. Entenda a seguir as diferenças entre as duas modalidades:
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é uma ferramenta usada para confirmar que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento eletrônico. Ela é classificada em três categorias: simples, avançada e qualificada.
- Simples: conhecida como assinatura básica, essa modalidade utiliza dados como nome completo, CPF e RG para validar os documentos;
- Avançada: exige o uso de certificado digital; no entanto, não restringe a emissão desse documento apenas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
- Qualificada: exige o uso do certificado digital validado pela ICP-Brasil;
Assinatura digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza a criptografia para conferir segurança e integridade a documentos eletrônicos.
Além disso, ela está ligada à tecnologia por meio de um certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), sendo regulada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Vale destacar que para uma pessoa utilizar a assinatura digital, será necessário a aquisição de um certificado digital, emitido por uma instituição autorizada.
Como funciona a assinatura de documentos online?
A princípio, para assinar um documento online, será preciso ter uma assinatura eletrônica ou digital, além de elaborá-lo em formato eletrônico. Confira o passo a passo:
- Elaborar o documento: criar o documento em formato eletrônico, incluindo as informações relevantes;
- Identificar e incluir as partes no fluxo de envio: adicionar as pessoas que vão assinar o documento;
- Enviar o documento: enviar o documento para e-mail para as partes interessadas;
- Assinar o documento: as partes envolvidas devem ler e assinar o documento eletrônico com assinatura eletrônica ou digital. Em seguida, a assinatura é registrada em um sistema eletrônico com data, hora e local;
- Arquivar o documento: o documento assinado deve ser armazenado em um sistema seguro, que proteja a sua integridade.
Todo esse processo pode ser feito por meio de uma plataforma especializada em assinatura eletrônica/digital e gestão de documentos.
Qual a segurança da assinatura de documentos online?
Primeiramente é importante ressaltar que a assinatura eletrônica e a assinatura digital são seguras juridicamente, com amparo nas leis MP nº. 2.200-2/2001 e Lei nº. 14.063/2020, e também quanto à proteção de dados.
Em geral, a assinatura eletrônica é uma ferramenta segura, pois utiliza criptografia e certificado de segurança. Desse modo, é possível diminuir os riscos de fraudes, além de assegurar a autenticidade e integridade dos documentos assinados.
Ademais, com a assinatura eletrônica, é possível garantir mais segurança, uma vez que os documentos não ficarão sujeitos a fraudes e adulterações, que podem ocorrer nas assinaturas manuscritas.
Sendo assim, a partir do uso de recursos como senhas, autenticação de dois fatores e criptografia, a assinatura de documentos online assegura que o documento permanecerá seguro.
Como fazer a assinatura de documentos online?
A princípio, para assinar um documento online, é necessário ter uma assinatura eletrônica ou digital.
No caso da modalidade de assinatura digital, como explicamos anteriormente, é necessário utilizar o certificado digital. A seguir, vamos explicar como adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora.
1. Escolha uma Autoridade Certificadora: o primeiro passo para adquirir o seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras (AC) subordinadas à ICP-Brasil para a emissão do documento.
2. Selecione o certificado ideal: verifique as opções oferecidas pela certificadora e selecione a melhor para o seu caso. É possível emitir a identidade para pessoa física ou jurídica.
3. Apresente a documentação: apresente os documentos pessoais ou da empresa à certificadora.
No caso de pessoa jurídica, por exemplo, é preciso apresentar os documentos de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário), documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF) e cartão do CNPJ impresso.
4. Agende a validação: você tem duas opções: comparecer pessoalmente na certificadora, para validar o documento, fazer o cadastro biométrico e assinar alguns termos; ou realizar todo o procedimento de forma remota.
5. Aguarde a entrega ou retire o certificado: após a validação presencial, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias.
Após adquirir o certificado digital, você já pode utilizar a assinatura digital nos documentos online.
Para ter segurança nesse processo, o ideal é utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Além de garantir a proteção dos seus dados e operar conforme as exigências da legislação brasileira, essa ferramenta também possibilita a automatização de todo o processo de assinatura e gerenciamento de documentos.
Com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas, para fazer a assinatura de documentos online, basta elaborar ou fazer o upload do documento eletrônico na plataforma, adicionar nome e e-mail dos participantes para, então, enviar o arquivo para assinatura.
Uma opção de sistema de gestão de assinaturas eletrônicas é a Assinei. Além de oferecer soluções integradas à gestão de documentos, a plataforma é Autoridade Registradora vinculada ao ITI e disponibiliza a emissão de certificado digital.
Em quais situações utilizar a assinatura de documentos online?
A assinatura digital e eletrônica podem ser utilizadas em documentos de diversos segmentos. Veja alguns exemplos abaixo:
Recursos Humanos
- Contratos de trabalho;
- Aviso e recibo de férias;
- Holerite;
- Termo de rescisão do contrato de trabalho;
- Carta de demissão.
Contabilidade
- Balanço patrimonial;
- Balancete contábil;
- Contratos de compra;
- Propostas comerciais;
- Recibos comerciais.
Saúde
- Laudos médicos;
- Receitas médicas.
Jurídico
- Acordos trabalhistas;
- Contratos de forma geral;
- Documentos societários;
- Procurações.
Agronegócio
- Contrato de Barter;
- Cédula de Produto Rural (CPR);
- Contrato de compra e venda de grãos;
- Contrato de armazenagem de grãos;
- Duplicata;
- Termo de cessão;
- Termo de fiança;
- Recibo;
- Termo de quitação.
Quais as vantagens da assinatura de documentos online?
O uso da assinatura em documentos online pode oferecer diversos benefícios, como o aumento da eficiência e produtividade nas empresas.
A seguir, listamos as principais vantagens:
Praticidade
A praticidade é uma das grandes vantagens de utilizar a assinatura de documentos online — para utilizá-la, basta ter um dispositivo eletrônico com acesso à internet.
Na prática, as partes não precisam se deslocar para assinar o documento, pois o documento pode ser assinado em qualquer lugar e horário.
Agilidade
Como o processo de assinar o documento na plataforma de assinatura eletrônica é rápido, as negociações são realizadas de forma ágil. Afinal, não é necessário perder tempo com impressão, deslocamento, trânsito e envio de documentos pelo correio.
Além disso, algumas plataformas, como a Assinei, disponibilizam a assinatura em lote, que permite assinar vários documentos de uma só vez.
Redução de custos
O processo de assinar documentos em ambiente online ajuda a reduzir custos, já que não é necessário enviar ou solicitar a entrega de documento físico e gastar com transporte ou despacho.
Além disso, não é preciso imprimir documentos online. Assim, é possível reduzir os gastos com gráficas, papelarias e com o papel, manutenção da impressora e toners da própria empresa.
Menos erros
É fato que, durante a elaboração, os documentos em papel estão mais suscetíveis às falhas humanas. No caso dos documentos eletrônicos, o fluxo de informações é contínuo, com revisões constantes, diminuindo as chances de erros.
No entanto, caso os erros ocorram, no documento eletrônico é mais fácil e rápido de realizar a correção. Assim, as negociações continuam sendo realizadas com agilidade.
Conclusão
Neste artigo, explicamos como a assinatura de documentos online funciona, em quais situações ela pode ser utilizada e suas principais vantagens.
Na Assinei, você consegue assinar os documentos de forma eletrônica e gerenciá-los de forma fácil, prática e segura.
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