Já imaginou ter um certificado digital corporativo para uso em todos os processos que envolvem documentação na sua empresa?
Pois saiba que é possível! Este tipo de certificado digital, utilizado especialmente nas interações internas, é uma forma das empresas terem mais segurança e validade jurídica nas suas operações.
Neste artigo, vamos explicar o que é o certificado digital corporativo e quais são as vantagens do documento.
Então, continue a leitura e nos acompanhe!
O que é o certificado digital corporativo?
De forma simples, podemos definir o certificado digital corporativo como um documento utilizado para as operações eletrônicas internas de uma empresa.
Desse modo, este tipo de certificado digital é de uso apenas dos próprios colaboradores da empresa. A adoção do documento visa trazer mais segurança, praticidade e amparo jurídico aos processos internos com documentos e contratos digitais que exigem assinatura.
Qual é a validade jurídica do certificado digital corporativo?
Como mencionamos acima, uma das razões pelas quais as empresas adotam o certificado digital corporativo é pelo uso do documento garantir validade jurídica às transações internas que são formalizadas com assinatura.
O uso do certificado digital no Brasil tem amparo na Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A lei instituiu o documento no país e criou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), órgão responsável por garantir a integridade de aplicações que utilizam certificados digitais e documentos em formato eletrônico.
Geralmente, a emissão e gerenciamento dos certificados digitais é sempre feita por uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil.
No entanto, no caso do certificado digital corporativo, a emissão não é realizada pela ICP-Brasil. Como o documento é de uso interno, normalmente as empresas que o utilizam criam sua própria infraestrutura de chaves públicas.
Sendo assim, para adotá-lo, as empresas criam sua própria Autoridade Certificadora, que neste contexto tem o nome de Autoridade Certificadora Privada ou Autoridade Certificadora Corporativa. A entidade fica responsável por todos os procedimentos relacionados à emissão do documento, desde as diretrizes para uso até o gerenciamento dos processos.
Art. 10, § 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Como está disposto na redação deste artigo, a medida não impede o uso do certificado digital não emitido pela ICP-Brasil. No entanto, para que ele seja válido juridicamente, ambas as partes devem concordar que ele é um meio legítimo de comprovação.
Em quais situações é possível utilizar o certificado digital corporativo?
O certificado digital corporativo pode ter diferentes usos na empresa.
Vejamos abaixo algumas possibilidades!
Assinatura digital de contratos
O principal uso do certificado digital corporativo é na assinatura digital de contratos. A modalidade, além de ter validade jurídica, é segura e facilita a formalização dos acordos, que antes levariam dias para recolher todas as assinaturas.
Diversas áreas podem se beneficiar da assinatura digital. O departamento contábil, por exemplo, pode utilizá-lo em documentos que exijam assinatura, como balancetes e escriturações.
Além das transações internas, áreas como a de vendas podem utilizar o certificado digital em comunicações e negócios com clientes e fornecedores, como na hora de formalizar propostas comerciais e contratos de adesão. Adotar a assinatura digital neste contexto, inclusive, contribui para o aumento da produtividade no setor.
Documentação do RH
A área de Recursos Humanos é um dos que costumam ter um grande volume de documentação. Por isso, a assinatura digital via certificado digital corporativo é uma funcionalidade valiosa no setor, que pode utilizá-la na digitalização de diversos processos.
O primeiro deles é o da admissão de colaboradores ou estagiários, em que diferentes tipos de contratos de trabalho admitem o uso de assinatura digital.
Demais documentações, como avisos de férias e termos para retiradas de documentos, também podem ser elaboradas de forma eletrônica e enviados para assinatura digital por e-mail, SMS ou Whatsapp.
Assinatura de atas e documentações do dia a dia
Além de contratos e documentos jurídicos, o dia a dia das empresas também envolve documentações menos formais, mas que ainda assim exigem assinatura.
Dois exemplos são as atas de reuniões ou listas de presença. Ambos documentos, assim como demais atos internos da empresa, também aceitam a assinatura digital. Nessas situações, o uso do certificado digital corporativo confere mais segurança e evita possíveis fraudes.
Acesso aos sistemas
Muitas empresas possuem sistemas operacionais próprios. O certificado digital corporativo pode ser uma etapa a mais na hora do colaborador realizar o login, de forma a garantir mais segurança na hora do acesso.
Outra possibilidade é o ponto digital. A empresa pode pedir o certificado quando o colaborador registrar seus horários do dia e assim, ter mais um meio de verificar as horas trabalhadas.
Abertura e gerenciamento de franquias
Franquias são um caso especial e muito beneficiado com o uso da versão corporativa do certificado digital.
Processos que demandam o envio da documentação pelo correio, com um tempo longo para o recolhimento de todas as assinaturas, se tornam mais ágeis quando migrados para o digital.
Além disso, privilegiar a documentação eletrônica facilita a comunicação diária entre a empresa matriz e as filiais, que se torna menos burocrática e mais simples.
No fim, ambas as empresas também reduzem custos com impressão e o envio dos documentos.
Quais são as vantagens do certificado digital corporativo para as empresas?
Como vimos acima, o uso do certificado digital corporativo traz benefícios para a comunicação interna e formalização de contratos com clientes e fornecedores.
As principais vantagens do documento estão nesses quatro pontos:
Validade jurídica
O certificado digital corporativo possui validade jurídica pela MP nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020. A última legislação, inclusive, regulamenta o uso do documento nas interações com organizações do setor público.
Segurança dos dados
Como em outras versões do certificado digital, o corporativo utiliza criptografia, recurso tecnológico que transforma dados em códigos.
Desse modo, os dados sigilosos ficam protegidos, com a transmissão do conteúdo autorizada apenas às partes que têm acesso para visualizar o documento.
Agilidade e praticidade
O certificado digital corporativo contribui com a digitalização das empresas, já que promove a migração do processo de documentação para o meio eletrônico.
Com o uso de documentos e contratos digitais, a empresa reduz a burocracia e o tempo gasto para elaboração dos contratos, o que influencia diretamente na agilidade dos processos como um todo.
Redução de custos com papel e impressão de documentos
A adoção de documentos eletrônicos reduz a necessidade de ter e armazenar esses arquivos no formato físico. Desse modo, a empresa diminui os gastos com papel e impressão de documentos, além de também precisar de menos espaço para organizar e guardá-los no estabelecimento.
Como adotar o certificado digital corporativo na empresa?
Para adotar o certificado digital corporativo, a empresa possui duas opções: contratar uma Autoridade Certificadora Corporativa ou criar a sua própria Autoridade Certificadora Corporativa na empresa.
No segundo caso, em que a empresa irá criar sua própria infraestrutura de chaves pública, será necessário contratar uma plataforma específica para gerenciar a Autoridade Certificadora.
Assim, a empresa terá suporte e tecnologia para fornecer os certificados digitais corporativos aos seus colaboradores.
Conclusão
Neste artigo, você viu como o certificado digital corporativo é uma solução que traz mais segurança e validade jurídica nas operações internas de uma empresa.
Entre esses processos, está a formalização de documentos e contratos. Com este tipo de certificado digital, os colaboradores podem utilizar a assinatura digital em diversas transações do dia a dia, sejam elas internas ou com clientes e fornecedores.
Gostou deste conteúdo? Aproveite e leia nosso comparativo entre a segurança da assinatura manuscrita com a eletrônica.
