O certificado digital para empresas é a identidade digital da pessoa jurídica no meio eletrônico. Além de possibilitar a assinatura de documentos, com ele também é possível realizar transações online com mais segurança.
Neste artigo vamos explicar como o certificado digital funciona e quais são suas vantagens para as empresas.
Quer entender mais sobre o assunto?
Então, continue a leitura para saber mais…
O que é certificado digital para empresas e para que serve?
O certificado digital para empresas é basicamente uma identidade digital da empresa, que possibilita a assinatura de documentos com validade jurídica e a realização de transações online de forma segura.
Sendo assim, o documento serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online com segurança, privacidade e agilidade.
No geral, as empresas podem utilizar o certificado digital nas seguintes situações:
- Assinatura e envio de documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações etc.) com assinatura eletrônica;
- Envio de declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
- Realização de transações bancárias online com segurança;
- Participação de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
- Assinatura de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), escriturações contábeis e fiscais;
- Realização de login em ambiente restritos como Portal e-CAC da Receita Federal;
- Envio de informações para o eSocial.
Vale ressaltar que a assinatura digital, feita por meio do certificado digital, dispensa o reconhecimento de firma em cartório, o que garante mais agilidade aos processos.
Desse modo, podemos afirmar que as pessoas jurídicas ganham várias vantagens no dia a dia com o uso dos certificados digitais, visto que ele facilita as transações em qualquer operação que necessite de identificação e validação jurídica pela internet.
Como assinar um documento com certificado digital?
Certamente, das possibilidades de uso do certificado digital, a que mais se destaca é a assinatura digital.
Considerada a modalidade mais segura das assinaturas eletrônicas, a assinatura digital utiliza obrigatoriamente o certificado digital, que deve ser emitido por uma instituição autorizada.
No Brasil, as instituições que emitem o certificado digital são as Autoridades Certificadoras e as Autoridades de Registro, que fazem parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A Assinei está incluída na segunda categoria.
Existem diversos modelos de certificado digital disponíveis no mercado. De forma geral, essas identidades têm validade de um a três anos e podem ser armazenadas em mídia (cartão ou token), nuvem ou ser instaladas diretamente em um dispositivo.
Independente de qual for o modelo, todo certificado digital possui uma chave criptográfica pública ou privada — ou seja, um nome e um número exclusivo que garante segurança ao usuário. Essa chave compõe um sistema de criptografia assimétrica, no qual só é possível acessar os dados por meio da chave correta, que consegue decodificá-los.
Isso significa que a geração dessas duas chaves — pública e privada — ocorre de forma aleatória, por meio de funções matemáticas que trabalham em conjunto. Logo, tudo o que uma chave assina, apenas a outra chave é capaz de autenticar, o que garante maior segurança ao documento.
A importância de uma plataforma especializada em assinatura digital
Sendo assim, além do certificado digital, para assinar um documento digitalmente é preciso utilizar uma plataforma especializada nessa operação. Dessa maneira, você garante que a assinatura foi realizada em um ambiente seguro, que garante a proteção dos seus dados e o amparo jurídico da modalidade.
Afinal, devemos lembrar que assinar um documento por meio de um certificado digital é um ato reconhecido por lei (no caso, a Medida Provisória nº 2.200-2 e Lei nº 14.063/2020) e que possui o mesmo valor jurídico que um documento físico com assinatura e autenticado em cartório.
Nesse tipo de ferramenta, você irá elaborar ou fazer o upload do documento a ser assinado na própria plataforma. Lá, após preenchê-lo com as informações necessárias e adicionar os participantes — ou seja, as pessoas que devem assiná-lo —, você envia o documento para assinatura por e-mail, mensagem SMS ou Whatsapp.
Desse modo, todo o processo de assinatura consegue ser realizado online, sem envolver custos com papel, transporte, impressão ou despacho de documentos.
Para entender melhor como funciona esse processo, confira nosso artigo sobre como fazer assinatura digital.
Quais são as categorias de certificado digital?
Existem quatro categorias de certificados digitais. São elas:
- Tipo A: mais popular, é ideal para quem precisa assinar documentos e emitir notas fiscais.
- Tipo S: utiliza a criptografia para garantir sigilo nas transações;
- Tipo T: conhecido como “carimbo do tempo”, certifica a existência do documento ou assinatura em determinado dia e horário.
- Certificado digital em nuvem: como o seu armazenamento é em nuvem, o acesso à identidade é possível por qualquer dispositivo eletrônico.
Nos acompanhe para ver mais sobre elas abaixo!
Certificados digitais tipo A: A1 e A3
Podemos encontrar o certificado Tipo A em dois modelos: o A1 e o A3.
A diferença entre essas duas versões é que a instalação do A1 é feita em um computador, enquanto o A3 é armazenado em um dispositivo criptográfico como um token ou smartcard.
Independente de qual dos modelos você escolher, os certificados digitais tipo A permitem a realização da assinatura digital de documentos e de outras transações online.
No geral, o objetivo desses certificados digitais é confirmar e identificar o assinante, seja ele pessoa física ou jurídica.
Certificados digitais tipo S
Este modelo, que também recebe o nome de certificado de sigilo, é ideal para proteger informações sensíveis e com alto valor.
Sendo assim, essa modalidade de certificado permite que somente pessoas autorizadas acessem o conteúdo dos documentos.
Certificados tipo T
O certificado digital do tipo T também é conhecido como carimbo do tempo. Em resumo, ele é responsável por atestar a existência do documento ou assinatura em determinado dia e horário.
Portanto, este modelo é um certificado digital que funciona não só para validar um documento, mas também para atestar a data e hora em que determinada atividade foi realizada.
Certificado digital em nuvem
Na prática, este modelo é um certificado digital armazenado em nuvem, disponível como e-CPF (para pessoas físicais) e e-CNPJ (para pessoas jurídicas).
Dessa forma, o acesso a este modelo de certificado digital é possível por meio de qualquer dispositivo eletrônico. A autorização do uso ocorre por meio de um aplicativo instalado no smartphone, em que também se pode consultar o histórico de uso do documento.
Como obter um certificado digital?
Para obter o certificado é necessário seguir alguns passos. Confira!
1. Escolha uma Autoridade Certificadora ou uma Autoridade de Registro
Primeiramente, para adquirir seu certificado digital, é necessário entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR), como a Assinei, ou uma Autoridade Certificadora (AC) de primeiro nível vinculada à ICP-Brasil.
Conforme a hierarquia da infraestrutura, a primeira entidade será responsável por encaminhar a solicitação do seu certificado digital à AC de 1º nível, que realizará a emissão da identidade. Nós explicamos como funciona essa organização no nosso artigo sobre a ICP-Brasil, que você pode acessar por este link.
2. Selecione o modelo de certificado digital ideal
Veja as opções oferecidas pela certificadora e selecione a mais indicada para o seu caso.
A Assinei, por exemplo, disponibiliza dois tipos de certificado digital: o A1 e o em nuvem.
Você pode adquirir o seu certificado digital via Assinei clicando aqui ou no banner abaixo:
3. Apresente a documentação necessária
Neste passo, é necessário apresentar alguns documentos pessoais e da empresa para que a entidade ateste a veracidade dos dados.
Alguns dos documentos que a autoridade pode solicitar são:
- Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário);
- Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF);
- Cartão do CNPJ impresso.
4. Coleta de dados biométricos
Além de apresentar os documentos, a autoridade que irá emitir o seu certificado digital também deverá coletar seus dados biométricos.
Anteriormente, este processo costumava ser apenas presencial. Nesse caso, a autoridade realizava a coleta das impressões digitais do requerente.
No entanto, com a pandemia do Covid-19 e a necessidade de adotarmos o distanciamento social, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil, autorizou o processo de validação por videoconferência por meio da Instrução Normativa (IN) nº 5/2021.
De acordo com o ato, durante a videoconferência, a coleta de dados biométricos ocorre pela captura de face do requerente do certificado digital, que deve atender as condições e parâmetros técnicos da normativa.
5. Aguarde o envio do certificado
Após a coleta de dados biométricos e da validação de todas as informações, a autoridade emitirá o certificado e posteriormente, irá disponibilizá-lo no formato do modelo.
Quais empresas devem ter certificado digital?
A princípio, qualquer pessoa física ou jurídica pode obter o certificado digital.
Entretanto, quando falamos de empresas, o certificado digital se torna obrigatório nos seguintes casos:
- Empresas que estão inscritas nos regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido;
- Empresas que emitem NF-e.
A única exceção é o microempreendedor individual (MEI), que na maioria dos casos, não tem essa obrigatoriedade. No entanto, ele optar pelo certificado digital voluntariamente, de forma a utilizar a assinatura digital e garantir mais segurança para suas operações digitais.
Já as empresas que se enquadram no regime tributário do Simples Nacional, por sua vez, tem o certificado digital exigido em casos diferentes.
Geralmente, essas empresas precisam do certificado digital quando possuem mais de um funcionário. No entanto, de forma mais específica, a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/18 define que o certificado digital é necessário para as microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte nas seguintes situações:
- Para recolher o Fundo de Garantia de Tempo e Serviço (FGTS), entregar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e enviar informações trabalhistas pelo eSocial;
- No momento em que a legislação municipal ou o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- No fornecimento de informações referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
- Na apresentação de informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.
Dessa forma, com a obrigatoriedade do certificado digital em variadas operações fiscais, logo podemos concluir que o governo federal deve ampliar cada vez mais o uso da identidade em outras obrigações, órgãos e programas.
Quais são as vantagens do certificado digital para empresas?
Entre as vantagens que o certificado digital pode oferecer para as empresas, podemos citar:
Assinatura digital
Uma das principais vantagens do certificado digital é a possibilidade de assinar documentos digitalmente com total segurança.
Como a identidade utiliza criptografia, uma tecnologia de segurança extremamente avançada, o uso do certificado digital vale como um atestado da confiabilidade da operação ou do documento em questão.
Assim, sua empresa oferece aos parceiros e clientes mais segurança aos dados que eles informam durante as operações digitais.
Além disso, vale ressaltar que essa questão ganhou ainda mais importância juridicamente com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Elaboração de diversos documentos
É possível utilizar o certificado digital na assinatura de contratos digitais e em documentos de diversos setores, como educação, agronegócio, contabilidade, entre outros.
Ademais, outra possibilidade do certificado digital é na elaboração de procurações eletrônicas. Estes documentos servem para conceder a um indivíduo a permissão de fazer algo em nome do titular, o que facilita ainda mais a formalização de negócios à distância.
Mobilidade
Com o certificado digital, é possível formalizar os negócios a distância, uma vez que é possível assinar documentos com assinatura digital via smartphone, tablet ou computador.
Redução de custos
Uma vez que é possível realizar diversas operações de forma eletrônica, sem a necessidade de imprimir ou se deslocar para a coleta e entrega de documentos, há a redução de custos da empresa.
Além disso, é possível evitar gastos com abertura e reconhecimento de firma, espaço físico para armazenamento de documentos, custos com envio, entre outros.
Conclusão
Neste artigo, explicamos o que é o certificado digital e como esta identidade pode ser útil para as empresas.
Por meio do certificado digital, é possível assinar documentos e realizar transações online com muito mais segurança.
Seu uso se tornou comum em muitas organizações, visto que já é uma exigência para aquelas sob os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido e as que NF-e.
Na Assinei, nós trabalhamos com duas modalidades de certificado digital: o A1 e o em nuvem.
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Gostou desse conteúdo? Aproveite e leia nosso artigo sobre assinatura eletrônica para grandes empresas.
