Você sabe o que é ciclo de vida dos contratos?
O termo, que se refere aos processos necessários para a elaboração de um acordo, também se relaciona com uma série de boas práticas para o gerenciamento de negociações.
Nos acompanhe e conheça mais sobre a importância desse processo abaixo!
O que é o ciclo de vida dos contratos?
De forma simples, podemos definir o ciclo de vida dos contratos como um conjunto de etapas que constituem a jornada contratual — ou seja, o período que abrange desde a necessidade a ser suprida pelo contrato até o seu encerramento.
Trabalhar com o ciclo de vida dos contratos está diretamente ligado ao gerenciamento desses documentos. Por meio da gestão de ciclo de vida dos contratos — também conhecido pelo seu termo equivalente em inglês, Contract Lifecycle Management (CLM) —, as empresas podem acompanhar seus acordos e cumprir com as obrigações e prazos com mais eficiência.
Por que é importante fazer a gestão do ciclo de vida dos contratos?
A gestão do ciclo de vida dos contratos é uma prática essencial para as empresas. A partir dela, as instituições conseguem monitorar o processo contratual de modo mais próximo, além de trazer mais organização para os fluxos de trabalho de suas áreas.
Outras vantagens da gestão do ciclo de vida dos contratos incluem:
- Gerenciamento mais amplo dos contratos;
- Melhor acompanhamento dos prazos;
- Cumprimento das obrigações (termos) com mais eficiência;
- Menos ocorrência de multas e outras penalidades;
- Elaboração de relatórios e análises com mais praticidade.
Quais são as fases do ciclo de vida dos contratos?
Como vimos acima, a gestão do ciclo de vida dos contratos está ligada às fases que compõem a jornada contratual.
Desse modo, é essencial saber, primeiramente, quais são essas etapas. Vejamos elas a seguir:
1. Pré-contratação
É a etapa em que devemos definir o objetivo do contrato.
Vamos pensar, por exemplo, no departamento comercial de uma empresa. Ao receber um comunicado que o setor precisa de um novo vendedor, a área de recursos humanos, por sua vez, deverá providenciar um contrato de trabalho para o cargo, conforme as especificações necessárias.
Agora, vamos então supor que o departamento comercial, em conjunto com a área de recursos humanos, definiu que o vendedor tenha uma contratação por tempo indeterminado.
Além do tipo de contrato, nesta fase da pré-contratação, também é necessário definir algumas outras informações, como:
- Valor da remuneração;
- Jornada de trabalho;
- Período de experiência;
- Prazo do contrato de trabalho.
Com essas informações, a área de recursos humanos pode elaborar a minuta, documento que funciona como um rascunho do contrato.
2. Contratação
Nesta etapa, temos a formalização e a negociação do contrato. É quando a parte contratante irá apresentar o documento e as condições do acordo para o contratado. Este, por sua vez, irá analisar as cláusulas e verificar se concorda com elas ou gostaria de solicitar ajustes nas condições.
Até que ambas as partes estejam satisfeitas com o contrato, pode ser necessário realizar diversos rascunhos até todos estarem de acordo com as cláusulas.
Mesmo com o vai e volta, que pode ser desgastante, não se esqueça do mais importante — elaborar um contrato que contemple as necessidades do contratante e respeite os direitos e deveres das partes de forma justa. Desse modo, você evita que no futuro, o acordo entre as partes se desgaste por discordâncias ou penalidades.
Assim, quando todos estiverem em conformidade com o contrato, poderemos finalizar esta fase e seguir para a pré-execução.
3. Pré-execução
Com o contrato pronto, é hora de formalizá-lo com as assinaturas e prepará-lo para sua execução.
Por isso, chamamos a terceira etapa do ciclo de vida dos contratos de pré-execução. Nela, a empresa prepara a execução técnica e administrativa do acordo.
No entanto, como isso funciona na prática?
Novamente, vamos utilizar o exemplo da contratação do vendedor, que mencionamos na primeira fase do ciclo. Na pré-execução desse contrato, a empresa deve cuidar de detalhes como:
- Cópias dos documentos necessários para a formalização do contrato (identidade, carteira de trabalho, entre outros);
- Abertura ou cadastro da conta salário para o pagamento do salário;
- Preparação do treinamento e o kit de boas vindas para receber o profissional;
- Uniforme e os equipamentos necessários (computador e celular, por exemplo) para que o novo colaborador realize seu trabalho;
- Criação do e-mail corporativo e da conta do trabalhador no sistema da empresa, para que ele possa acessar os arquivos.
Já em outro contexto, como em um contrato de compra de materiais, os quesitos mudam, mas seguem o mesmo raciocínio.
Neste caso, por exemplo, teríamos o calendário de entrega dos materiais, as datas e contas bancárias para pagamento dos produtos, entre outras informações.
Independente do tipo, o contratante pode formalizar o contrato por diferentes tipos de assinatura, como a manuscrita, eletrônica ou a digital. Entretanto, é essencial que a modalidade escolhida esteja descrita no documento e que ambas as partes concordem em utilizá-la.
Dessa forma, podemos dizer que a fase da pré-execução abrange o momento desde a formalização até a execução do contrato.
4. Execução
Chegamos na fase mais importante do ciclo de vida dos contratos: a execução!
De forma geral, podemos resumir essa etapa como o andamento do acordo. Por isso, é a fase mais longa e complexa do ciclo de vida do contrato.
Na execução, é necessário acompanhar pontos como:
- Cronograma de atividades e entregas;
- Verificação de pagamentos;
- Prazos (como data de vigência, vencimento, entre outros);
- Possíveis aditivos e prorrogações;
- Demais funções previstas no contrato.
A ideia é que com o acompanhamento regular, a gestão dos contratos seja mais organizada, de forma a reduzir possíveis riscos que influenciem na plena execução do acordo.
5. Encerramento
O encerramento, última fase do ciclo de vida dos contratos, ocorre quando o acordo não está mais vigente. Neste contexto, não há a renovação do acordo.
Sendo assim, após a expiração do contrato, é hora de fazer uma análise final e verificar pontos como:
- Ações e pagamentos realizados;
- Cumprimento das atividades, prazos e pagamentos;
- Documentação com registros das atividades e pagamentos.
Se todas as etapas e atividades forem concluídas, então o contrato poderá ser encerrado.
Como fazer uma gestão eficiente do ciclo de vida dos contratos?
Agora que você conhece as fases do ciclo de vida dos contratos, vamos para a gestão dos documentos!
Existem algumas dicas que podem ajudar você nesse processo. Vejamos elas abaixo!
1. Comunicação é essencial
Primeiramente, vamos destacar um dos pontos primordiais de qualquer contrato: uma comunicação eficiente.
Quando estiverem negociando, é imprescindível que as partes comuniquem com clareza o que desejam estabelecer nessa relação. Dessa forma, todos os participantes poderão chegar a um contrato que contemple suas vontades e necessidades.
2. Alinhe as expectativas e outros pontos necessários
Relacionado à comunicação, temos o alinhamento de expectativas.
Este é um ponto fundamental para estabelecer um bom contrato e, por consequência, uma relação bem sucedida. Assim, é possível acordar possibilidades e resultados reais para o cronograma de atividades, entrega e remuneração, sem surpresas ou inconveniências que podem deteriorar a negociação.
Além das expectativas, também é importante comunicar todos os pontos necessários, que podem gerar atritos ou dificuldades, nas primeiras etapas do contrato. Desse modo, antes de o contrato estar em uma etapa mais avançada, as partes já definiram suas metas e responsabilidades.
3. Faça uma análise de riscos
Neste período de alinhamento das expectativas, algo que pode ajudar é uma análise de riscos.
O termo, que se refere ao processo de identificar ameaças e oportunidades com impactos pertinentes ao contexto em questão, pode ajudá-lo a elaborar um contrato mais seguro.
No caso, essa segurança de que falamos é em relação aos pontos que podem prejudicar a negociação. Com a análise de riscos, as partes podem se preparar com antecedência ou, até mesmo, minimizarem essas questões problemáticas.
4. Seja específico nas cláusulas
Após alinharem as expectativas e todos os pontos necessários, é hora de elaborar o contrato.
Nesta etapa (a da pré-contratação), é importante ser o mais claro possível nas cláusulas. Dessa maneira, você evita interpretações errôneas ou equivocadas que podem atrapalhar o relacionamento das partes.
5. Organize e armazene seus contratos
Algo que sempre acompanha uma boa gestão é, claro, a organização.
Com os contratos, isso não é diferente. Ao trabalharmos com eles, o ideal é definir um sistema próprio que possa atender suas necessidades da melhor forma.
Para desenvolver essa estrutura de organização — e, por consequência, de armazenamento desses arquivos —, considere esses pontos:
- Categorização, em que você separa os documentos de acordo com:
- Estrutura organizacional (ou seja, os setores e áreas) da empresa;
- Função de cada contrato;
- Assunto (ou seja, o conteúdo de arquivo).
- Classificação: neste caso, você pode optar por classificações como gênero, formato, tipologia, dentre outras;
- Nomenclatura: é possível utilizar códigos próprios ou adotar uma terminologia mais comum, mas que sigam uma lógica (por exemplo, o nome do arquivo pode identificar a categoria e classificação do arquivo);
- Pastas: de forma ideal, essa sistematização deve seguir os critérios mencionados acima. Assim, fica mais fácil encontrar os contratos.
6. Utilize contratos e assinaturas eletrônicas
É fato: vivemos em um mundo cada vez mais digital, em que a comunicação e outras negociações passam a ser inteiramente no meio eletrônico.
As empresas têm se adaptado a nova realidade, com a redução da impressão de documentos e a preferência por contratos digitais na hora de realizar o acordo.
Esse novo formato traz vantagens não só para a negociação, como para a gestão do ciclo de vida dos contratos. Afinal, por serem documentos eletrônicos, o acesso, organização e acompanhamento desses arquivos fica mais ágil e simples.
Além disso, na hora de formalizar o acordo, os contratos digitais têm mais uma vantagem: o uso de assinatura eletrônica ou digital.
Ao mesmo tempo que são mais práticas, devido ao fácil acesso e uso, essas modalidades também possuem validade jurídica, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2001.
Para aprender a utilizar as modalidades em seus contratos, confira nosso artigo com o passo a passo para criar diferentes tipos de assinatura.
7. Opte por uma gestão automatizada
Assim como os contratos e assinaturas eletrônicas trazem mais praticidade, a gestão automatizada também contribui para um acompanhamento mais ágil.
Em uma plataforma como a Assinei, por exemplo, você acompanha o ciclo de vida dos contratos em um dashboard intuitivo e visual, que simplifica o gerenciamento.
Uma das vantagens são os filtros, que facilitam a visualização dos status dos contratos (ou seja, se os documentos ainda estão como rascunho, foram assinados, estão aguardando a assinatura ou foram cancelados).
Certamente, outro destaque da Assinei é o espaço com tarefas pendentes. O usuário pode criar atividades para ele mesmo ou para outros colegas que trabalham com ele. Isso facilita, por exemplo, o acompanhamento das entregas.
Além disso, também podemos destacar os próprios avisos da plataforma em relação aos prazos, um dos pontos indispensável do ciclo de vida dos contratos.
Conclusão
Como vimos, o ciclo de vida dos contratos é essencial para organização dos negócios.
Por isso, é importante gerenciá-lo de forma apropriada. Assim, as empresas promovem relações mais vantajosas, evitam multas e penalidades e, principalmente, garantem mais eficiência em suas negociações.
Gostou desse conteúdo? Aproveite e confira nosso artigo sobre gestão de contratos empresariais.
