A classificação de documentos é uma etapa muito importante da gestão de arquivos, pois facilita o acesso das informações e evita o risco de extravios, danos ou perdas.
Neste artigo, vamos explicar o que é classificação de documentos, apresentar os principais tipos e um passo a passo de como implementá-la na sua empresa.
Acompanhe a seguir!
O que é classificação de documentos?
A classificação de documentos consiste em organizar os documentos e agrupá-los conforme suas semelhanças e diferenças, atribuindo-lhes códigos, títulos e categorias que facilitam a localização e recuperação dos arquivos.
Na prática, o processo de classificação ajuda a manter os documentos seguros e evitar risco de extravios, danos ou perdas.
Por que a classificação de documentos é importante para empresas?
A princípio, a classificação de documentos é importante porque facilita o acesso às informações e garante que elas permaneçam seguras. Além disso, esse processo permite:
- Organizar e estruturar a gestão de arquivos;
- Selecionar, armazenar e buscar documentos de forma ágil;
- Estabelecer controle de acesso, o que reduz o risco de perda e vazamento de dados;
- Cumprir as normas de segurança de dados e as regulamentações vigentes;
- Definir os prazos de arquivamento de um documento e qual será a sua destinação final.
Quais são as vantagens da classificação de documentos para uma empresa?
A classificação de documentos pode oferecer diversas vantagens para as empresas. Veja as principais a seguir:
Otimiza o espaço físico e digital: a classificação permite eliminação de documentos duplicados, desnecessários e que já cumpriram o seu prazo de guarda. Com isso, é possível liberar espaço.
Facilita o acesso e a consulta: ao classificar os documentos, é possível encontrar as informações de forma rápida e precisa. Assim, não é preciso perder tempo com buscas ou documentos desorganizados.
Cumpre as normas e as leis: a classificação ajuda no cumprimento das exigências legais — como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — e regulatórias que determinam a forma, o prazo e o destino dos documentos, evitando assim, multas, penalidades ou processos judiciais.
Garante a segurança e a confidencialidade: ao classificar documentos sigilosos e não sigilosos, é possível definir os níveis de acesso e de restrição para cada tipo de documento. Dessa forma, a empresa previne o vazamento, a perda ou a alteração indevida das informações.
Quais são os tipos de classificação de documentos?
Existem vários tipos de classificação de documentos, que podem ser combinados ou complementados conforme as necessidades e os objetivos de cada empresa.
Para escolher o tipo de classificação de documentos, é preciso considerar as características e finalidades dos documentos, bem como os prazos e os destinos dos mesmos.
Confira a seguir os tipos mais comuns:
- Forma: o estágio de preparação do documento, se é pré-original, original ou pós-original;
- Espécie: refere-se à natureza e à disposição das informações do documento, que pode ser ata, ofício, contrato, decretos e certidões;
- Gênero: corresponde ao tipo de suporte documento, que pode ser textual, iconográfico, cartográfico, sonoro, audiovisual, informático e digital;
- Formato: refere-se às características físicas e técnicas do documento — ou seja, livros, fichas, cadernos e outros;
- Data: o momento de produção ou de recebimento do documento. Pode ser classificado por critérios cronológicos como ano, mês, dia e hora;
- Tipo: refere-se à configuração do documento de acordo com a atividade que o gerou, como certidão de nascimento, contrato de trabalho ou de prestação de serviço e outros;
- Natureza do assunto: corresponde ao tema ou ao conteúdo do documento, que pode ser ostensivo ou sigiloso;
- Relevância: representa o grau de importância ou de valor do documento para os processos administrativos. Sendo assim, pode ser classificado por critérios como urgência e prioridade.
Como implementar uma classificação de documentos?
Para implementar a classificação de documentos na sua empresa é importante considerar as etapas abaixo:
- Identificar as atividades principais da empresa ou instituição;
- Organizar as informações das atividades;
- Sistematizar os documentos produzidos em cada atividade;
- Definir um sistema de nomenclatura padronizado;
- Separar os documentos de acordo com a importância e frequência de uso;
- Utilizar códigos de classificação e uma tabela de temporalidade para destinação dos documentos.
Todo esse processo pode ser feito a partir do passo a passo a seguir:
Passo 1
Comece identificando quais são as principais atividades realizadas pela sua empresa. Vale lembrar que essas informações podem ser encontradas em documentos da empresa, tais como estatutos, atas e portarias.
Caso você não encontre esses dados de forma sistematizada, faça uma descrição analítica das atribuições da sua instituição.
Passo 2
Com a lista de atividades em mãos, organize todas essas informações. Em seguida, guarde os documentos de onde esses dados foram extraídos para garantir o melhor registro de todas as atribuições.
Passo 3
Logo após, identifique e sistematize os documentos que são produzidos em cada uma das atividades e defina um sistema de nomenclatura padronizado.
Passo 4
Elabore um sistema de códigos para organizar esses documentos. Esse processo pode ser feito por meio de números, nome da atividade ou das duas formas.
O uso de um sistema de cores também pode ajudar na organização e, principalmente, na localização dos documentos.
Passo 5
Por fim, crie uma tabela de temporalidade para determinar o ciclo de vida dos documentos com base na frequência de uso, período de armazenamento e a destinação final.
Como a classificação de documentos facilita a gestão de arquivos?
Em geral, a classificação de documentos é uma etapa fundamental na gestão de arquivos. Isso porque permite organizar, preservar e acessar informações de forma rápida e segura.
Na prática, ela facilita a gestão de arquivos porque:
- Define prazos de arquivamento e destinação final dos documentos;
- Permite agrupar documentos por temas, facilitando a recuperação;
- Possibilita a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos;
- Contribui para a conformidade legal;
- Evita perda de tempo e recursos;
- Minimiza riscos.
Como a Assinei pode facilitar sua classificação de documentos?
A melhor forma de realizar a classificação de documentos é utilizando um software de gestão de documentos como a Assinei. Em nossa solução, disponibilizamos recursos que facilitam e possibilitam uma administração segura do ciclo de vida e armazenamento dos documentos.
Na Assinei, é possível fazer todo o processo de classificação de documentos com agilidade e segurança. Afinal, ela permite a categorização e organização de arquivos.
Além disso, os documentos ficam armazenados na nuvem e são fáceis de serem acessados. Por meio do uso de palavras-chave na barra de pesquisa, você encontra e rastreia os documentos em poucos segundos.
Entre as funcionalidades da Assinei você vai encontrar:
- Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos: elaboração, gerenciamento, assinatura, criação de tarefas e armazenamento de todos os seus documentos em uma única solução;
- Gestão de documentos por cofres e pastas: criação de cofres e pastas para todas as áreas da organização. Na plataforma, o administrador da conta é quem decide os níveis de acesso, adicionando ou removendo os usuários que possuem permissão;
- Workflow das assinaturas: permite a determinação do fluxo de assinaturas dos documentos. Assim, é possível escolher quem são os participantes e como devem assinar;
- Segurança: utiliza a criptografia e tecnologia blockchain para garantir a segurança dos documentos na plataforma. Todas as operações realizadas estão em conformidade com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001;
- Armazenamento em nuvem: acesso dos documentos de qualquer lugar. Os documentos ficam seguros em um único repositório, sem a necessidade de impressões;
- Assinaturas digitais e eletrônicas: disponibiliza o uso de assinatura eletrônica ou digital para formalização dos documentos.
Conclusão
Como vimos, a classificação de documentos é uma etapa importante na gestão de arquivos. Em geral, esse processo é importante porque facilita o acesso às informações e garante que elas permaneçam seguras.
Na Assinei, você elabora, classifica, assina, gerencia e armazena documentos de forma prática e segura. Clique no banner abaixo para solicitar uma demonstração!
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