Entre todas as ferramentas digitais disponíveis para prestadores de serviço, a assinatura eletrônica para pessoas jurídicas é uma das mais vantajosas.
Essa modalidade de assinatura, que possui validade jurídica pela legislação brasileira, possibilita que pessoas jurídicas assinem os mais variados documentos e contratos de forma prática e segura.
Neste artigo, vamos esclarecer o que é a assinatura eletrônica e quais são as principais vantagens para pessoas jurídicas.
Ao final, também iremos explicar como as pessoas jurídicas podem começar a utilizar a assinatura eletrônica.
Vamos lá?
Continue a leitura para saber mais.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para identificar a autoria ou aprovação de um conteúdo em um documento ou contrato digital.
Válida juridicamente no Brasil desde a publicação da MP nº 2.200-2/2001, a assinatura eletrônica pode ser utilizada em diferentes tipos de documentos, tanto em interações com o setor privado como com o público.
No Brasil, a assinatura eletrônica é classificada em três categorias, definidas a partir da publicação da Lei nº 14.063/2020. São elas:
- Assinatura eletrônica simples: utiliza um conjunto de informações digitais para comprovar a autenticidade do signatário;
- Assinatura eletrônica avançada: utiliza certificados digitais não emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outras tecnologias para comprovar a autenticidade do signatário. Equivale ao que se chama de assinatura digital;
- Assinatura eletrônica qualificada: exige obrigatoriamente o uso de certificado digital no padrão da ICP-Brasil. Também equivale ao que se chama de assinatura digital.
Quais são as vantagens da assinatura eletrônica para pessoas jurídicas?
A assinatura eletrônica oferece diversos benefícios para as pessoas jurídicas. Confira os principais abaixo:
Praticidade
É inegável que a assinatura eletrônica torna todo o processo de formalização de contratos muito mais ágil e simples.
Com a assinatura eletrônica, em vez de assinar os contratos presencialmente, é possível formalizar o documento à distância, por meio de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet.
Assim, um processo que incluiria gastos com deslocamento e impressão de documentos, além de demandar um tempo considerável para a realização de todas as etapas, é concluído com mais praticidade.
Mobilidade
Não importa qual seja o dispositivo eletrônico — qualquer aparelho com acesso à internet te permite assinar um documento de forma digital.
Isso é possível pois a assinatura eletrônica, independente da modalidade, consegue ser realizada em plataformas online especializadas que disponibilizam a funcionalidade.
Desse modo, não importa o dia, horário ou local – desde que você tenha acesso à internet, será possível assinar um documento de forma eletrônica.
Essa mobilidade é bastante vantajosa para negociações à distância e urgentes, que precisam ser finalizadas em um curto tempo hábil.
Agilidade
Além da mobilidade e praticidade, outra vantagem da assinatura eletrônica é a agilidade que ela proporciona para as negociações.
Para assinar com assinatura eletrônica, basta criar uma conta ou fazer login na plataforma em que o documento está hospedado. Este processo é simples, veloz e leva poucos minutos, como explicamos no artigo sobre como criar diferentes tipos de assinatura.
Para trazer ainda mais velocidade ao processo de formalização de documentos, algumas plataformas, como a Assinei, disponibilizam a assinatura eletrônica em lote, que permite com que você assine vários documentos de uma só vez.
Redução de custos
Sabemos que pessoas jurídicas, de forma geral, costumam lidar com um grande volume de documentos. Pense então quando é necessário recolher as assinaturas das partes — é preciso realizar visitas e encontros presenciais, enviar o documento pelo correio ou despacho e em algumas situações, autenticar o contrato no cartório.
Todas essas etapas demandam tempo e, especialmente, gastos, que também incluem os custos com a impressão desses documentos.
Com a assinatura eletrônica, no entanto, esses gastos não são mais necessários, já que não há necessidade de imprimir, enviar ou assinar os documentos de forma presencial. Todo esse processo será realizado de forma digital, com agilidade e sem burocracia.
Segurança
A assinatura eletrônica, quando realizada em uma plataforma especializada, oferece segurança dos dados a todas as partes envolvidas.
Diferentes tecnologias, como a blockchain e a criptografia, são utilizadas durante o processo de assinatura e protegem os documentos de alterações e acessos não autorizados.
A criptografia utilizada na assinatura eletrônica qualificada (ou assinatura digital) que utiliza certificado digital ICP-Brasil, por exemplo, equivale a uma assinatura manuscrita com reconhecimento de firma.
A assinatura eletrônica para pessoas jurídicas pode ser utilizada em quais contratos e documentos?
A assinatura eletrônica pode ser utilizada em qualquer contrato desde que não exista uma lei que proíba expressamente o uso da modalidade no tipo de documento em questão.
Desse modo, é possível usar a assinatura eletrônica em contratos e documentos de diversas áreas de uma pessoa jurídica. Alguns exemplos são:
- Recursos Humanos: contratos de trabalho, aviso e recibo de férias, holerite, acordos de confidencialidade, aditivos contratuais, termo de rescisão e carta de demissão;
- Comercial: contratos de vendas e propostas comerciais;
- Compras: contratos de fornecimento, pedidos de compras e cotações;
- Contabilidade: balanço patrimonial, balancete contábil e recibos comerciais;
- Financeiro: empréstimos, financiamentos e aplicações financeiras;
- Jurídico: acordos trabalhistas, contratos de forma geral, documentos societários, petições e procurações.
Como pessoas jurídicas podem começar a utilizar a assinatura eletrônica?
Para começar a assinar com assinatura eletrônica, o primeiro passo é utilizar uma plataforma especializada neste tipo de assinatura, que deve operar conforme as exigências da lei.
Nela, é possível elaborar ou fazer o upload de contratos e documentos que você irá assinar e enviar para parceiros, clientes e colaboradores assinarem eletronicamente.
Cada plataforma utiliza tecnologias, dados e evidências digitais pré-definidos para comprovar a autoria.
Geralmente, para assinar um documento com a assinatura eletrônica simples, basta informar nome, e-mail e senha do representante da pessoa jurídica, que terá sua própria conta na plataforma.
No caso das modalidades assinatura eletrônica qualificada e assinatura eletrônica avançada, também será preciso selecionar o certificado digital, que deverá estar instalado no dispositivo (computador, celular ou tablet), conectado por token/cartão ou armazenado na nuvem.
Além desses dados, na hora de visualizar e assinar o documento na plataforma, também será necessário informar o nome fantasia da empresa, número do CNPJ e do CPF ou RG.
Conclusão
Neste artigo, explicamos como a assinatura eletrônica traz diversas vantagens para as pessoas jurídicas, como mais agilidade às negociações e redução de custos com impressão e envio de documentos.
Ao final, apresentamos com pessoas jurídicas podem começar a utilizar a assinatura eletrônica em diferentes documentos e contratos.
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