Auditoria: conheça como funciona o procedimento e aprenda a gerenciar seus documentos

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Entenda como funciona a auditoria e aprenda a organizar e gerir a documentação da sua empresa para o procedimento.

A auditoria é um procedimento essencial para o pleno funcionamento das empresas. Por meio dela, é possível analisar a eficiência das operações e promover mudanças para evoluir esses processos.

Como a auditoria envolve uma análise minuciosa dos processos, o procedimento geralmente trabalha com uma extensa documentação.

Por isso, é importante ter cuidado na hora de organizar e gerir esses documentos, de forma a facilitar o trabalho da auditoria.

Neste artigo, vamos te apresentar o conceito, princípios, tipos e como uma empresa pode se preparar para a auditoria.

Além disso, também vamos explicar como você pode organizar e gerir sua documentação para facilitar o trabalho dos auditores.

Nos acompanhe!

O que é auditoria e qual sua importância?

De modo simples, podemos definir auditoria como o procedimento para averiguar a eficiência de atividades ou processos.

Dessa forma, a ideia da auditoria é avaliar, de forma objetiva e independente, se os processos atendem os padrões definidos.

Por isso, o procedimento em si é abrangente — com as devidas adaptações, ele pode ser adotado em diferentes departamentos e empresas.

Entretanto, independente do contexto, o que não muda, é o objetivo geral da auditoria: verificar se os processos da instituição seguem os padrões definidos e investigar se há possíveis falhas, que possam comprometer os resultados.

Quando a auditoria deve ser realizada?

A recorrência da auditoria depende da instituição e da necessidade do procedimento.

Geralmente, quem define a frequência é a própria empresa. Pode-se optar, por exemplo, em realizar a auditoria em períodos específicos (como ao fim de todo semestre).

Essa, inclusive, é a opção mais recomendada. Assim, a auditoria passa a ser parte do calendário da empresa e contribui para a construção de uma cultura que visa a otimização e melhoria dos processos.

Em certas situações, pode ser necessário realizar a auditoria fora dessa frequência padrão. A empresa, por exemplo, pode observar dados incongruentes no resultado de um projeto. Nesse contexto, a auditoria é adotada para verificar as informações e identificar o motivo que levou ao problema.

Quais são os princípios da auditoria?

Apesar de cada auditoria ter sua própria finalidade, existem certos princípios que de forma geral, guiam o procedimento.

Essas diretrizes são importantes porque atestam a confiabilidade da auditoria e tornam a ferramenta eficaz.

No Brasil, a NBR ISO 19011, da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), é referência para auditorias de sistema de gestão da qualidade e ambiental. De acordo com a norma, existem cinco princípios básicos para o procedimento. São eles:

1. Conduta ética

É o fundamento do profissionalismo do auditor. Conforme define a ABNT, quatro pontos devem orientar a conduta ética: confiança, integridade, confidencialidade e discrição.

2. Apresentação justa

Ao realizar uma auditoria, é essencial que o profissional reporte as informações com exatidão.

Portanto, isso inclui relatar os obstáculos que sejam encontrados e as opiniões divergentes entre a equipe de auditoria e o auditado. Sobretudo, o mais importante é a veracidade das constatações.

3. Cuidado profissional

Em uma auditoria, é preciso que o profissional exerça suas funções com diligência. Afinal, o procedimento envolve a análise de diversos documentos e dados, alguns dos quais podem ser confidenciais.

Além disso, conforme as conclusões da auditoria, podem ocorrer mudanças profundas na empresa. Por isso, o auditor precisa ser responsável e atuar com o objetivo final em mente.

4. Independência

Seja a auditoria interna ou externa (vamos explicar mais sobre isso à frente), a equipe de auditoria está suscetível a tendências ou conflitos de interesse.

Desse modo, é importante que os auditores tenham independência para desenvolver seu trabalho com objetividade. Assim, é possível assegurar que as conclusões da auditoria foram baseadas apenas nas evidências encontradas.

5. Abordagem baseada em evidência

A abordagem da auditoria deve seguir um método racional, baseado em evidências.

No entanto, o que pode ser considerado uma evidência de auditoria?

De acordo com a norma NBR ISO 19011, as evidências são registros, apresentação de fatos ou outras informações pertinentes aos critérios de auditoria. Estes, por sua vez, são os fundamentos que os auditores irão utilizar como padrão para a análise dos dados coletados.

Sendo assim, com a avaliação das evidências, é possível verificar se os resultados da auditoria são confiáveis.

Quais são os modelos de auditoria?

Quando falamos em modelos de auditoria, nós podemos classificar as auditorias em interna ou externa.

Auditoria interna

Neste modelo, os responsáveis por realizar a auditoria são os colaboradores da própria empresa.

O objetivo é aferir se os processos estão de acordo com os procedimentos internos e, a partir dos resultados, realizar uma análise crítica sobre as atividades auditadas.

Assim, a empresa poderá verificar gargalos que podem estar afetando os processos operacionais e definir ações para resolvê-los.

Além disso, vale ressaltar que o ideal é que os colaboradores recebam treinamento para realizar o procedimento.

Auditoria externa

A auditoria externa, por sua vez, é realizada por auditores independentes ou empresas especializadas. O propósito desse modelo segue o objetivo geral do procedimento: averiguar os processos internos da empresa.

Por lei, as empresas de grande porte — as que possuem ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões — são obrigadas a adotarem a auditoria externa.

Essa obrigatoriedade está expressa na Lei nº 11.638/2007. De acordo com a legislação, essas empresas devem contratar a auditoria externa para averiguar suas demonstrações financeiras — ou seja, seus relatórios contábeis.

Quais são os tipos de auditoria?

Mesmo que, basicamente, a auditoria seja um procedimento para verificar processos, existem tipos específicos.

Alguns deles são:

  • Ambiental: avalia quais são os impactos das atividades da empresa no meio ambiente;
  • Contábil: verifica o patrimônio e toda a documentação financeira da empresa;
  • De qualidade: examina se os processos, produtos e serviços da empresa estão de acordo com as normas da empresa e diretrizes externas;
  • Empresarial: mais ampla, averigua a empresa de modo geral, com foco nos processos internos e no desenvolvimento;
  • Financeira: investiga se os valores (boletim de caixa, notas fiscais, recebidos, entre outros) estão de acordo com os extratos bancários. Também analisa aplicações e investimentos;
  • Fiscal (ou tributária): verifica e mapeia as obrigações tributárias da empresa (como impostos);
  • Jurídica: feita por advogados especializados, visa preparar e adequar a empresa às exigências da legislação;
  • Operacional: é focada nos processos e operações da empresa;
  • Trabalhista: apura os procedimentos utilizados nas contratações da empresa, verifica se eles estão de acordo com a legislação e busca prevenir ajuizamento de ações trabalhistas.

Quando falamos de uma auditoria de sistema de gestão, podemos ainda classificá-la em auditoria de primeira, segunda e terceira parte:

  • Primeira parte: é equivalente à auditoria interna, ou seja — é quando o procedimento por colaboradores da própria empresa;
  • Segunda parte: também conhecida como auditoria de fornecedor, é um procedimento para verificar se os processos dos fornecedores atendem a empresa que é cliente.
  • Terceira parte: é a auditoria externa, em que se contrata uma empresa ou profissionais para realizar o procedimento. O objetivo é certificar o sistema de gestão da empresa.

Como se preparar para uma auditoria?

Antes de realizar a auditoria, é preciso que a empresa se prepare e organize alguns pontos.

1. Escolha o modelo de auditoria

Primeiramente, é preciso definir qual será o modelo de auditoria: interna ou externa.

Se a empresa optar pela primeira opção, é preciso ter em mente que a equipe de colaboradores precisa ser treinada para o procedimento.

Afinal, de nada adianta providenciar uma auditoria — um trabalho que demanda tempo e esforço — se o processo não for adequado.

Entretanto, se a empresa optar pela auditoria externa, é indispensável procurar uma equipe de profissionais que seja certificada para realizar o tipo de auditoria em questão.

2. Defina um programa para auditoria

Após escolher o modelo de auditoria, é hora de organizar o programa de auditoria.

A norma NBR ISO 19011 define o programa de auditoria como um “conjunto de um ou mais auditorias para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico.”

Sendo assim, o programa de auditoria deve incluir:

  • Objetivo, para atender os requisitos das partes interessadas e direcionar o planejamento e realização das atividades;
  • Responsáveis pela realização e gerenciamento da auditoria;
  • Recursos, como o capital necessário para realizar o procedimento, disponibilidade de auditores e especialistas, entre outros;
  • Procedimentos, como o planejamento do programa, ações de acompanhamento e monitoramento, entre outros.

3. Organize e separe a documentação necessária

Um ponto central em qualquer auditoria é a organização dos documentos.

Essa é uma questão chave tanto no preparo da auditoria, etapa que estamos vendo agora, como nas outras, da realização e da análise dos resultados.

A organização dos documentos para a auditoria está diretamente relacionada a forma como a empresa trabalha com sua documentação.

Se a instituição já tem a prática de organizar e arquivar os documentos de acordo com um padrão, o preparo para a auditoria fica mais simples, já que é fácil encontrar os arquivos necessários.

Com os contratos no formato eletrônico ou digitalizados, esse cenário se torna ainda mais descomplicado! Em questão de minutos, os profissionais conseguem selecionar e encontrar os arquivos para o procedimento.

No entanto, se o contexto é diferente, então a etapa levará mais tempo e esforço.

O ideal é separar os documentos em pastas de acordo com uma classificação. Você pode organizá-los por função, data, conteúdo… a equipe deve optar pelo padrão que for mais conveniente para auditoria.

Outra dica valiosa, como vimos acima, é optar por documentos no formato digital sempre que possível. Assim, você simplifica toda essa etapa, desde a organização até ao envio dos arquivos, caso o cenário seja de uma auditoria externa.

Mais à frente iremos lhe orientar com dicas de como organizar os documentos para a auditoria. Siga nos acompanhando!

Como fazer uma auditoria?

Agora que vimos como sua empresa pode se preparar para a auditoria, vamos aprender quais são os passos para realizar o procedimento.

1. Comunique a auditoria às partes envolvidas

Antes de iniciar a auditoria, é importante que as áreas envolvidas estejam a par do procedimento.

Esse é um ponto crucial para reforçar a confiança e transparência da empresa com os colaboradores.

Por isso, além de avisar que a auditoria será realizada, também é essencial comunicar o objetivo e a importância do trabalho.

2. Mapeie os processos

Agora, é hora de mapear os processos que serão analisados.

Para realizar o mapeamento, a equipe responsável deve se orientar com base no programa definido. Desse modo, as ações e tarefas serão definidas de acordo com o planejamento e os recursos disponíveis.

3. Analise os processos

Com o mapeamento pronto, agora a equipe deve partir para a análise dos processos.

Nesta etapa, os auditores irão verificar a rotina atual da empresa e identificar possíveis riscos.

E o que são esses riscos? São possíveis erros que interferem no pelo funcionamento dos processos e, por consequência, da empresa.

Ademais, é também na análise que os auditores irão identificar as falhas e incoerências dos processos. Além do mapeamento, os auditores utilizam a documentação que é referência ou registra essas ações para analisar as ações.

4. Verifique os controles internos

Algumas empresas possuem controles internos para promover a eficiência operacional. Esses mecanismos ou regras ajudam a manter a qualidade e integridade dos processos.

Os controles internos estão diretamente relacionados a identificação de riscos.

Por isso, é importante que a auditoria teste e verifique se esses métodos podem eliminar ou minimizar os riscos identificados.

5. Analise os resultados e elabore os relatórios

A partir das constatações e informações coletadas no procedimento, a equipe deve analisar criticamente os resultados da auditoria.

Após essa análise, é hora de elaborar o relatório. Nele, os auditores devem informar como realizaram o procedimento, qual foi o intuito da análise, os obstáculos encontrados e, por fim, quais são as conclusões e recomendações.

Se a avaliação foi positiva, a equipe deve informar a eficácia dos processos. No entanto, se o resultado for negativo, é preciso identificar os problemas e sugerir maneiras de solucioná-los.

É importante ressaltar que mesmo no caso de uma análise favorável, sugestões também podem ser feitas, a fim de aperfeiçoar os processos.

Em algumas auditorias, a empresa também pode solicitar ações de acompanhamento, que devem ser informadas no relatório.

Como organizar os documentos para a auditoria?

Agora que você entendeu como realizar a auditoria, vamos para a organização dos documentos.

1. Categorize e classifique os documentos

O primeiro passo para organizar os documentos é definir categorias e subcategorias.

No geral, é comum que as empresas adotem três critérios principais para a classificação dos documentos:

  1. Estrutural: a estrutura organizacional — ou seja, a divisão interna da empresa em departamentos, áreas, entre outros — orienta a classificação;
  2. Funcional: a função de cada documento;
  3. Assunto: o conteúdo do arquivo é a base para a classificação.

Além dessas categorias, também podemos classificar os documentos por:

  • Gênero: o modo como o documento é apresentado (por exemplo, textual ou em planilha);
  • Espécie: classifica o documento a partir da natureza e finalidade de uso das informações (o contrato, por exemplo, é uma espécie de documento);
  • Tipologia: é o tipo do documento. Podemos definir como a configuração que documento assume a partir da espécie (como exemplo, o contrato é a espécie e o contrato de trabalho é o tipo).
  • Forma: estágio da preparação do documento. Pode ser pré-original (rascunho), original ou pós-original (cópia).
  • Formato: considera as características técnicas e físicas do documento (por exemplo, se ele é um livro ou ficha).
  • Natureza do assunto: define se o assunto do documento é ostensivo (a divulgação não representaria um ônus para a empresa) ou sigiloso.

2. Nomeie os arquivos

Em um cenário com documentos digitais, o ideal é nomear os arquivos de forma que fique mais fácil encontrá-los.

Há diferentes possibilidades para a nomenclatura. Algumas empresas criam códigos próprios; outras, por sua vez, preferem optar por nomes mais simples.

O mais recomendado é que a nomenclatura siga a lógica de categorização dos arquivos.

Pense em uma instituição de ensino, por exemplo. Para organizar as matrículas dos alunos de um determinado curso, a faculdade pode optar por identificar o arquivo com o nome do aluno, sua turma e o ano de matrícula.

3. Organize por pastas

Após nomear os arquivos, é hora de organizá-los em pastas. Essa é uma sistematização que funciona tanto para documentos físicos como para os digitais.

Assim como a nomenclatura, o ideal é que a organização das pastas siga a lógica da categorização dos documentos. Desse modo, fica mais fácil encontrá-los.

Para você visualizar melhor como funciona, vamos utilizar o departamento contábil de uma empresa como exemplo.

Neste cenário, a contabilidade adota documentos eletrônicos. Para organizar as propostas comerciais enviadas, o departamento pode seguir essa estrutura de pastas:

  • Contabilidade
    • Propostas comerciais
      • Ano 2021
        • Cliente X

4. Estabeleça uma rotina de organização e arquivamento

Estabelecer uma rotina de organização de documentos é uma prática que beneficia a empresa e a torna mais preparada para próximas auditorias.

Em um cenário com documentos eletrônicos, adotar essa rotina é ainda mais fácil. Logo que cria e salva os arquivos, o colaborador já pode nomeá-lo com o padrão definido e movê-lo para a pasta correta.

Se não for possível realizar isso no momento em que ele trabalha com o arquivo, uma sugestão é definir um dia e horário específico para organizar e arquivar os documentos.

Da mesma forma, a ideia de estipular esse período específico para a organização também funciona com documentos físicos. A empresa pode optar por selecionar colaboradores para a tarefa, além de definir um local próprio (seja uma sala ou uma estante) para o armazenamento dos arquivos.

Como a organização e gestão eletrônica de documentos contribuem para a auditoria?

Você aprendeu acima como organizar os documentos de forma eficiente.

Essa organização traz ainda mais benefícios para a auditoria, bem como para a gestão de documentos da empresa, quando é feita de forma eletrônica.

A seguir, confira os principais benefícios da organização e gestão eletrônica de documentos para a auditoria.

1. Ganho de tempo

O trabalho da auditoria envolve a análise de uma documentação extensa.

Quando não há a organização desses arquivos, a área que terá seus processos auditados e os auditores precisarão realizar esse trabalho, que demanda um tempo considerável da auditoria.

No entanto, se os documentos já estiverem organizados, o trabalho dos auditores nesta etapa se torna mais simples. O cenário com arquivos eletrônicos é ainda mais vantajoso, pois facilita o acesso, a busca e a análise das informações. Dessa maneira, a equipe ganha tempo e pode seguir para outra fase da auditoria.

2. Redução de custos

Em um cenário com documentos físicos, a organização requer mais trabalho, tempo e dinheiro. Afinal, separar, catalogar e guardar esses arquivos requer cuidado no armazenamento, com local adequado e uso de pastas e outros materiais para que os documentos não se danifiquem com o tempo, calor, sujeira ou traças.

Nesse sentido, para realizar a auditoria, pode-se optar por fazer cópias dos documentos em vez de utilizar os arquivos originais, o que gera mais gastos.

Além disso, caso o procedimento seja no modelo externo, será necessário se deslocar até a empresa de auditoria com os documentos ou despachá-los pelo correio.

Por isso, além de prezar pela organização, o melhor é optar por documentos eletrônicos e pela digitalização dos que estão em formato físico. Dessa forma, a empresa facilita o acesso e envio desses arquivos — ela pode utilizar uma plataforma de armazenamento em nuvem ou entregá-los em um HD externo — e elimina os gastos que teria com armazenamento e o despacho desses documentos.

3. Otimização do trabalho

Com a organização e gestão eletrônica dos documentos, a equipe de auditoria pode otimizar melhor seu trabalho.

Essa otimização beneficia a equipe de várias formas. Algumas delas são:

  1. Mais agilidade nas atividades que envolvem a documentação;
  2. Menos gastos com a documentação (cópias, envio, deslocamento e armazenamento);
  3. Mais segurança no manuseio e arquivamento da documentação;
  4. Melhor aproveitamento do tempo e mais produtividade para a equipe.

Conclusão

Conseguiu entender melhor como funciona a auditoria?

Ao longo do artigo, vimos como o procedimento é uma importante ferramenta de gestão, que ajuda as empresas a monitorar e verificar a eficácia de seus processos.

Desse modo, realizar a auditoria regularmente é importante. Com a avaliação, a empresa não fica estagnada — no procedimento, ela pode identificar pontos de melhora e aprimorar suas atividades.

Por fim, é também na auditoria que podemos avaliar a conformidade das operações da empresa com as normas e regulamentos do setor.

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