Documentos e processos de RH: como ter mais agilidade com o uso da assinatura eletrônica e digital

Imagem de destaque para Blog Post da Assinei sobre Processos de RH (Foto: Freepik)
Saiba quais são os documentos e processos de RH e entenda como a assinatura eletrônica e digital podem agilizar o trabalho desse setor.

Para evoluir os processos de RH e torná-los mais eficientes, gestores e colaboradores procuram, cada vez mais, tecnologias que possam trazer mais praticidade ao departamento.

Nesse cenário, uma das melhores maneiras de ganhar mais agilidade no dia a dia do setor é com uma plataforma de gestão de documentos e assinatura eletrônica.

Por isso, vamos explicar neste artigo quais são os documentos e processos de RH e como utilizar a assinatura eletrônica no setor.

Confira a seguir!

Quais são os processos de RH?

O departamento de Recursos Humanos é responsável pelo relacionamento entre a empresa e o funcionário.

Sendo assim, o setor exerce o papel de melhorar os resultados da empresa com base nas pessoas, alinhando as políticas de Recursos Humanos com a estratégia da organização.

Em resumo, ele tem por finalidade selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa.

Por isso, é composto pelos seguintes processos:

  • Provisão;
  • Aplicação;
  • Remuneração;
  • Desenvolvimento;
  • Manutenção;
  • Monitoração.

A seguir, vamos ver mais sobre cada um desses processos de RH.

Nos acompanhe!

Provisão

A provisão está relacionada com o processo de recrutamento e seleção.

Sendo assim, esse processo é responsável por garantir que a empresa tenha, de maneira regulamentada, talentos com capacidades e competências necessárias para o cumprimento das suas funções e realização das atividades.

Por isso, o processo de Provisão é realizado com base em três etapas:

Planejamento de RH: é o processo de diagnóstico de quantidade de pessoal necessário para que a empresa continue em funcionamento;

Recrutamento e seleção: é a identificação e contratação de profissionais talentosos para a empresa;

Admissão: é o processo burocrático relacionado à regulamentação de novos colaboradores.

Aplicação

Não há dúvida que uma boa gestão exige a definição de tarefas e avaliação dos resultados gerados pelos colaboradores.

Esta é, justamente, a função do processo de aplicação no RH. O procedimento está diretamente associado aos cargos e execução das tarefas dentro da empresa:

Mapeamento de cargos: processo que envolve o organograma da empresa e a definição de funções de cada um dos cargos.

Avaliação de desempenho: compara os resultados esperados e o desempenho real de cada um dos colaboradores.

Remuneração

A remuneração é um dos elementos que mais motivam os funcionários a permanecerem nas empresas.

Por isso, é importante definir um processo de reconhecimento de resultados por meio de recompensas financeiras.

Sendo assim, alguns elementos são essenciais, como:

Definição de salários: consiste em estipular e pagar a remuneração regular aos colaboradores.

Benefícios e programas de incentivo: definição de estratégias de incentivo e motivação dos colaboradores por meio de recompensas, premiações e benefícios.

Desenvolvimento

Em geral, investir na capacitação dos colaboradores contribui para o aumento da motivação e da produtividade.

Nesse sentido, esse processo de RH está relacionado aos programas de Treinamento e Desenvolvimento (T&D), que consiste em diagnosticar as necessidades dos funcionários e investir em ações de capacitação.

Manutenção

Manter os talentos na empresa é fundamental para economizar custos e garantir um bom ambiente de trabalho.

Para isso, é importante observar fatores como:

Relações trabalhistas: é essencial manter os funcionários dentro nas normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Ambiente de trabalho e clima organizacional: o ambiente e o clima da empresa devem favorecer a realização das atividades da melhor forma possível.

Monitoração

Na prática, processos de monitoração têm grande impacto na gestão da empresa como um todo. Afinal, são eles que contribuem para decisões mais assertivas e a longevidade da organização.

Por isso, é importante utilizar ferramentas como:

Banco de dados: registra e armazena todos os dados relativos aos seus colaboradores, como jornada de trabalho, banco de horas, entre outros.

Quais são os contratos e documentos dos processos de RH?

Agora que você já entende como funcionam todos os processos de RH, vamos explicar quais são os principais documentos e contratos utilizados nesse setor.

Em síntese, para executar os processos de RH citados anteriormente, é necessário utilizar alguns documentos essenciais.

Confira os principais abaixo, divididos por setor:

Setor de Admissão

No setor de admissão do RH, os documentos mais comuns no dia a dia são:

  • Contrato de Trabalho;
  • Livro ou ficha de registro de funcionários;
  • Recibo de CTPS.

Vamos ver mais sobre cada um deles!

Contrato de Trabalho

O contrato de trabalho pode ser definido como um acordo que trata das relações de emprego entre empregado e empregador. Logo, ele serve para estipular as regras e estabelecer um vínculo empregatício entre as partes.

Na prática, existem diversos tipos de contrato de trabalho. Veja alguns a seguir:

  • Contrato de experiência: tem o prazo máximo de 90 dias, com possibilidade de ser fixado para períodos menores ou dividido em dois períodos. Ao fim do prazo, pode ser extinto por ambos ou o empregado pode ser efetivado.
  • Contrato de aprendizagem: é um contrato de trabalho especial e com prazo determinado. Possui duração máxima de dois anos, anotação na CTPS e a garantia de todos os direitos trabalhistas e previdenciários.
  • Contrato de estágio: conhecido como Termo de Compromisso de Estágio (TCE), também é um contrato de trabalho especial. Possui prazo determinado, com duração máxima de dois anos, exceto no caso de estagiário portador de deficiência física.
  • Contrato por prazo indeterminado: é um contrato com data prevista para início, mas sem previsão de término. O termo final ocorrerá por vontade de uma das partes, podendo ser por justa causa ou sem justa causa.
  • Contrato por tempo parcial: considera-se trabalho em regime de tempo parcial aquele cuja duração não exceda a vinte e cinco horas semanais.

Livro ou ficha de registro de funcionários

O livro ou ficha de registro de funcionários é um documento que contém todas as informações relacionadas ao vínculo empregatício dos funcionários de uma empresa. É uma obrigação acessória — ou seja, uma declaração que o departamento do RH deve prestar aos órgãos governamentais responsáveis — para todos os empregadores que está prevista na CLT.

Dessa forma, esse registro deve ser realizado no momento da admissão e atualizado sempre que houver alguma mudança na relação empregatícia — como, por exemplo, alteração de função, aumento salarial ou acidente de trabalho.

Entretanto, vale ressaltar que sem esse registro, o empregado não pode iniciar suas atividades. Assim, caso não haja o livro, a empresa estará sujeita a multa.

Além disso, o documento deve estar sempre disponível para a fiscalização trabalhista.

Recibo de CTPS

Conforme o artigo 29 da CLT, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado deverá ser apresentada ao empregador, mediante recibo, o qual realizará as anotações necessárias atinentes ao contrato de trabalho e procederá com a devolução da mesma em até 48 horas.

Nesse sentido, o recibo de CTPS é o documento que confirma a entrega da carteira de trabalho do empregado no prazo de até 48 horas. O recebo deve contar informações referentes à admissão, remuneração, função, entre outros dados.

Setor de Compensação

O setor de compensação é responsável pelos seguintes documentos:

  • Folha de ponto;
  • Folha de Pagamento
  • Aviso e Recibo de Férias;
  • Recibo 13º salário;
  • Guias de Recolhimento;
  • Comunicado de acidente de trabalho (CAT).

Vamos ver mais sobre cada um deles abaixo!

Folha de ponto

Esse documento serve para verificar o comparecimento dos colaboradores ao trabalho. Além disso, é utilizado para registrar faltas, atrasos e idas ao médico.

Em geral, as organizações que possuem mais de dez funcionários são obrigadas a manter todos os registros de folha de ponto.

Folha de pagamento

Em resumo, a folha de pagamento consiste em um relatório mensal da remuneração efetuada aos colaboradores de uma empresa.

Nela, constam o total de salários brutos, descontos legais e o valor líquido atribuído a cada funcionário.

Aviso e Recibo de Férias

O aviso de férias é basicamente um comunicado que a empresa entrega ao empregado para informá-lo sobre a concessão das suas férias.

Sendo assim, este documento deve ser entregue ao colaborador com antecedência mínima de 30 dias.

Já o recibo de férias, por sua vez, é similar ao contracheque e tem a finalidade de comprovar a quitação da remuneração referente ao período de férias do colaborador.

Recibo de pagamento do 13º salário

De acordo com a legislação, o 13º salário deve ser pago em duas parcelas: a primeira, a título de adiantamento, entre os meses de fevereiro a novembro, correspondente à metade da remuneração; e a segunda, até 20 de dezembro do correspondente ano.

Nesse caso, o recibo do 13º salário é o documento utilizado para comprovar o pagamento de ambas as parcelas.

Guias de Recolhimento

De modo geral, as guias de recolhimento são documentos utilizados para recolher taxas, impostos e contribuições, conforme o respectivo órgão.

Alguns exemplos são:

  • Guia da Previdência Social: documento para pagamento do seguro recolhido pelo INSS.
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP): utilizado para recolher o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) dos empregados.
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF): usado para o recolhimento dos valores relativos à multa rescisória, ao aviso prévio indenizado (se for o caso), aos depósitos do FGTS do mês da rescisão e do mês imediatamente anterior.
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana (GRCSU): documento de recolhimento obrigatório. Tem como objetivo custear as atividades sindicais.
  • Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF): guia que serve para o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) de colaboradores que recebem acima de um valor estipulado anualmente.

Comunicado de acidente de trabalho (CAT)

O Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) é um documento emitido pela empresa com a finalidade de registrar um acidente de trabalho ou doença ocupacional.

Setor de Desligamento

Quando o RH realiza o desligamento de um colaborador, é necessário trabalhar com os seguintes documentos:

  • Termo de Rescisão do contrato de trabalho;
  • Carta de demissão;
  • Aviso prévio;
  • Extrato de Fundo de Garantia.

Termo de Rescisão do contrato de trabalho

Em síntese, o Termo de Rescisão do contrato de trabalho é o documento que formaliza o fim do vínculo empregatício entre empregado e empregador.

Sendo assim, o termo contém dados referentes às verbas rescisórias que o colaborador receberá.

Carta de demissão

A carta de demissão é basicamente um comunicado entregue pelo empregado à empresa, no qual ele solicita o seu desligamento de forma voluntária.

Aviso Prévio

O aviso prévio é o documento que a organização entrega ao empregado para informá-lo sobre o tempo que ele precisa trabalhar quando pede demissão ou quando tem seu contrato de trabalho rescindido pela empresa.

Extrato de Fundo de Garantia

O Extrato de Fundo de Garantia é, basicamente, o documento que exibe as contas vinculadas ao FGTS do colaborador informado.

Nele, estão presentes os dados cadastrais do empregador e do empregado, o saldo e a sua última atualização.

Como a assinatura eletrônica pode trazer benefícios aos documentos e processos de RH?

Como vimos, o setor de RH trabalha diariamente com uma grande quantidade de documentos.

Por isso, uma ferramenta que pode ser uma grande aliada do departamento é a assinatura eletrônica. Com ela, é possível agilizar a elaboração e a formalização de documentos, reduzindo o tempo gasto durante todo o processo.

Vamos entender mais sobre como a ferramenta funciona abaixo!

Assinatura eletrônica

Primeiro, antes de tudo, precisamos explicar que quando falamos em assinatura eletrônica, existem duas modalidades possíveis: a assinatura eletrônica e assinatura digital.

A modalidade assinatura eletrônica é qualquer forma de identificação eletrônica que pode ser confirmada por um conjunto de dados e evidências digitais.

Na prática, ela não necessita de um certificado digital para ser realizada, sendo que seu uso possui validade garantida pelo acordo entre as partes.

Sendo assim, para comprovar a realização desse acordo, pode-se utilizar uma cláusula específica em contrato ou até mesmo por e-mail ou mensagens de SMS ou Whatsapp.

Essa modalidade é amparada juridicamente pela MP nº 2.200-2/2001, que além de regulamentar a assinatura mediante certificação digital, também define que o certificado não é a única forma válida para comprovar a autoria e integridade das assinaturas eletrônicas.

Assinatura digital

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica que utiliza o certificado digital. Isso significa que ela utiliza a criptografia para assegurar a integridade dos documentos eletrônicos.

Assim como a assinatura eletrônica, a assinatura digital possui validade jurídica pela MP nº 2.200-2/2001.

Além disso, por utilizar a criptografia assimétrica, recurso tecnológico que transforma dados em códigos e adotar o uso de chave pública e privada, a assinatura digital é considerada incontestável.

Afinal, uma vez que o documento é assinado digitalmente, não há margem para dúvidas sobre quem é o autor da assinatura — ou seja, é praticamente impossível negar a autoria.

Assinatura híbrida

Em síntese, a assinatura híbrida é basicamente a junção das duas modalidades de assinatura eletrônica — isto é, a digital, que utiliza o certificado digital e a eletrônica, que não utiliza o certificado.

Logo, nessa modalidade, os dois tipos de assinatura são usados em um mesmo documento.

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Como utilizar a assinatura eletrônica em documentos e processos de RH?

Agora que você conheceu a definição de assinatura eletrônica e suas modalidades, é importante esclarecer que para começar a assinar os documentos do RH eletronicamente será necessário contratar uma plataforma segura que ofereça a funcionalidade, como a Assinei.

Em seguida, treine a equipe envolvida nos processos de assinatura de documentos da área, fornecendo o suporte necessário para que ela se adapte à nova realidade.

Por fim, já utilizando o software de assinatura eletrônica no departamento, centralize os documentos na plataforma para facilitar o gerenciamento e acesso, sempre que necessário.

Vale ressaltar que ao utilizar a assinatura eletrônica, o departamento tem acesso às seguintes vantagens:

  • Redução de custos;
  • Diminuição de riscos de extravio;
  • Aumento da produtividade;
  • Gestão eficiente dos documentos;
  • Armazenamento de documentos fácil;
  • Recrutamento e seleção mais eficientes.

Como a Assinei pode te ajudar com os processos de RH?

A Assinei é uma startup que simplifica os processos de gestão de documentos e assinaturas eletrônicas por meio de uma plataforma simples, segura e inovadora.

Conheça a seguir as funcionalidades da Assinei e veja de que forma ela pode ajudar a melhorar os processos de RH:

  • Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, para que você tenha mais eficiência em todo o processo de gestão;
  • Gestão de documentos por cofres e pastas, para facilitar a organização e definir os níveis de acesso aos arquivos;
  • Fácil integração via API com outros sistemas ERP, além de possuir integração nativa com os softwares Aliare;
  • Workflow das assinaturas, que facilita definir o fluxo quem são os participantes do documento e como eles devem assiná-lo;
  • Armazenamento em nuvem, que permite o acesso aos documentos de qualquer lugar e gera mais mobilidade para as empresas;
  • Assinaturas digitais, eletrônicas e, ainda, a possibilidade de utilizar as duas modalidades em um único documento com a assinatura híbrida.
  • Modelos de contratos e templates, que facilitam a configuração e personalização dos documentos.

Conclusão

Por ser uma área que trabalha com um alto volume de documentos, o RH precisa buscar meios de agilizar e gerar mais eficiência para os processos que compõem o setor.

Portanto, vimos que o uso de uma plataforma de assinatura eletrônica garante mais praticidade e eficiência, uma vez que possibilita assinar e armazenar os documentos à distância e com segurança.

Que tal começar a gerenciar e assinar os documentos do departamento de RH da sua empresa de forma fácil e segura?

Clique aqui ou no banner abaixo e experimente, na prática, como nossa plataforma pode te ajudar.

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